Stundenplan-Vorlage zum Ausfüllen & Ausdrucken mit Access ⭐

Mit einem neuen Stundenplan starten Lehrer und Schüler ins neue Schuljahr. Viele suchen jetzt im Internet nach einer Vorlage für einen Stundenplan, die man selbst ausfüllen und ausdrucken kann. Auch Stundenplan-Apps für Smartphone und Tablet sind zur Zeit beliebte Downloads. Das Problem: Die meisten Vorlagen und Apps sind limitiert. Man kann sie nicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Mit der 👉🏼 Datenbank-Software Access von Microsoft habe ich deshalb ein interaktives Tool für einen Stundenplan erstellt. Du kannst die funktionsfähige Vorlage aus dem Mitgliederbereich herunterladen und beliebig für die Schule bearbeiten (s.u.). Auch Schüler*innen können das Stundenplan-Tool nutzen. Außerdem erkläre ich Dir hier, wie Du die Vorlage in Access selbst erweitern könntest.


Vorlage mit Access öffnen und ausfüllen

Um die Stundenplan-Vorlage zu nutzen, musst Du Dich nicht mit Microsoft Access und Datenbanken auskennen. Access muss aber 👉🏼 als Teil von Microsoft Office auf Deinem PC oder Laptop installiert sein. Das Programm gehört je nach Lizenz auch zu 👉🏼 Microsoft 365 (Education). Im Startmenü von Windows kannst Du prüfen, ob Du Access schon auf Deinem Computer hast.

Stundenplan-Tool als Download

Lade Dir im nächsten Schritt meine voll funktionsfähige Stundenplan-Vorlage herunter. Du findest sie im ⭐ Mitgliederbereich bei Patreon, wenn Du meine Arbeit als Autor unterstützt. Die Datei gibt’s alternativ auch einzeln auf der Lehrmaterial-Plattform eduki.com.

Entpacke und öffne die Datei – und damit automatisch die Programmoberfläche von Access. Die Vorlage ist so eingerichtet, dass Du sofort einen vorausgefüllten Stundenplan sehen solltest.

Stundenplan-Vorlage in Access öffnen
Stundenplan-Vorlage in Access öffnen

Das Ausfüllen der Vorlage funktioniert ganz einfach über die Kombinationsfelder in der Tabelle: Lehrer können darin ihre Fächer und die dazugehörigen Klassen auswählen. Ich gehe aber davon aus, dass Du meine vorab ausgewählten Angaben im Menü erst noch anpassen willst.


Eigene Fächer und Klassen für Stundenplan eintragen

Du kannst deshalb Deine eigenen Fächer und Klassen bequem in die Vorlage eintragen. Klicke dazu auf die jeweiligen Buttons oben rechts im Stundenplan. In einem neuen Fenster kannst Du dann jeweils Deine Fächer und Klassen ausfüllen und danach für die Schulstunden auswählen.

Stundenplan-Vorlage in Access öffnen
Stundenplan-Vorlage in Access öffnen

Hilfreich sind noch die Buttons unten in der Fußleiste des Access-Formulars:

  • Alles löschen – Alle Felder im Stundenplan werden unwiederbringlich geleert. Du kannst also frisch mit dem Ausfüllen beginnen.
  • Kurz-Anleitung im Blog – Rufe nochmal diese Website auf, um die Tipps zur Vorlage jederzeit nachzulesen.
  • Stundenplan drucken – Wenn Du mit dem Ausfüllen der Vorlage fertig bist, kannst Du den Stundenplan per Knopfdruck ausdrucken oder per Druckertreiber in Windows als PDF-Datei speichern.

Aufbau der Stundenplan-Vorlage in Access

Kennst Du Dich schon ein bisschen mit dem 👉🏼 Datenbank-Programm Access aus? Als Medientrainer finde ich es ja immer auch wichtig, dass Lehrende sich selbst mit der Software auseinandersetzen.

Deshalb erlaube ich ausdrücklich, dass Du die Vorlage an Deine eigenen Bedürfnisse in der Schule anpasst. Ich habe die Access-Datei bewusst so erstellt, dass Du den Aufbau möglichst gut nachvollziehen kannst. Datenbank-Profis würden sicher noch einiges anders machen.

In den Optionen kannst Du erst den Navigationsbereich einblenden und Dir dann alle Objekte in der Access-Datenbank anzeigen lassen. Wie üblich besteht die Datei aus Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten, die links in der Spalte aufgelistet sind.

Access-Objekte in der Stundenplan-Vorlage
Access-Objekte in der Stundenplan-Vorlage

Objekte der Access-Datei im Überblick

  • Die Tabellen für die einzelnen Tage speichern die Angaben, die Du im Stundenplan-Formular einträgst. Die Zahlen in der Tabelle sind Verweise auf die Einträge in den Vorlagen-Tabellen tblFaecher und tblKlassen. In Access arbeitet man mit solchen Zahlen-Codes, weil diese viel weniger Speicherplatz verbrauchen als viele Texteinträge.
  • Die Abfragen enthalten hier dieselben Einträge wie die Tabellen. In einer sauber aufgebauten Datenbank arbeitet man nach Möglichkeit mit Abfragen als Verweisen, auch um die ursprünglichen Tabellen nicht versehentlich zu beschädigen.
  • Das Formular mit der Bezeichnung frm_00_stundenplan ist das Hauptformular für den Stundenplan. Es enthält wiederum jeweils ein Unterformular pro Wochentag – jeweils in einer Spalte eingefügt.
  • Die beiden Unterformulare sfm_xx_faecher und sfm_xx_klassen sind die Pop-Up-Formulare, in denen Lehrende ihre eigenen Schulfächer und Kurse eintragen können.
  • Die Berichte ganz unten sind notwendig, um den fertigen Stundenplan mit allen Einträgen anzuzeigen und als Ansicht ohne Menü-Schaltflächen auszudrucken.

Weitere Tipps und Ideen für die Stundenplan-Vorlage

Wie oben beschrieben: Wenn Du es Dir in Access zutraust, kannst Du die ⭐ Vorlage für den Stundenplan beliebig anpassen. Ein paar Anregungen habe ich hier für Dich gesammelt:

  • Gestalte den Formularkopf der Stundenplan-Vorlage um, zum Beispiel mit dem Logo Deiner Schule oder einem schönen Hintergrundbild.
  • Fortgeschrittene können den Stundenplan um weitere Infos erweitern. Wie wäre es zum Beispiel mit Uhrzeiten in der ersten Spalte und einem weiteren Auswahlfeld, um eine Raum-Angabe für jede Schulstunde auszuwählen?
  • Welche Möglichkeiten fallen Dir ein, um den Stundenplan noch anderweitig zu verwenden? Statt die ausgefüllte Vorlage auf Papier auszudrucken, kannst Du sie zum Beispiel per virtuellem Druckertreiber in ein digitales Notizbuch in 👉🏼 OneNote einfügen. So kannst Du Stundenpläne bequem mit anderen Personen teilen oder sogar handschriftliche Notizen hinzufügen.
Stundenplan in OneNote
Stundenplan in OneNote

Download für Dich!

Mein Stundenplan-Tool findest Du im ⭐ Mitgliederbereich bei Patreon – zusammen mit vielen weiteren Vorlagen und Downloads. Die Datei gibt’s alternativ auch einzeln auf der Lehrmaterial-Plattform eduki.com.

Übrigens: Wie Du OneNote für Schule und Unterricht nutzt und welche Office-Apps und -Tools Du als Lehrer*in noch kennen solltest, erfährst Du ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

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