Power Automate für Job & Schule

Wie helfen digitale Tools dabei, den Alltag in Job und Schule zu erleichtern? In diesem Blog findest Du schon viele Tipps und Ideen zum Zeitsparen. Eine noch recht unbekannte App dafür ist Power Automate, das auch in Microsoft 365 (Education) steckt.

Mit Power Automate lassen sich zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben im Team oder bei der Selbstorganisation automatisieren. Der Online-Dienst verbindet dabei verschiedene Apps in Microsoft 365 miteinander und löst bei bestimmten Ereignissen bestimmte Aktionen aus. Beispiele für den Einsatz von Power Automate in Job und Schule findest Du in diesem Blog-Artikel.

Ich setze hier voraus, dass Du eine passende 👉🏼 Lizenz von Microsoft 365 zur Verfügung hast und so Power Automate im Online-Portal kostenlos nutzen.


„Wenn …, dann …“ – Das Prinzip von Power Automate

Power Automate funktioniert nach dem Prinzip „Wenn …, dann …“. Das heißt: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, dann löst der Online-Dienst automatisch eine bestimmte Aktion aus.

Das hier wäre ein Beispiel für einen typischen Ablauf:

  • WENN die Temperatur auf über 27 Grad steigt,
  • DANN wird automatisch „Hitzefrei!“ verkündet – und zwar
  • SOWOHL per E-Mail an Abteilungsleitung / Schulleitung
  • ALS AUCH in einem Kanal in Microsoft Teams! 😎☀️

Auf der folgenden Abbildung siehst Du, wie dieser Ablauf als sogenannter Flow in der Web-App von Power Automate aussieht. Die einzelnen Elemente werden wie in einem Flussdiagramm dargestellt:

Flow in Power Automate: "Hitzefrei!"
Flow in Power Automate: „Hitzefrei!“

Hier ein paar weitere Anwendungsbeispiele aus dem Bereich Job und Schule:

  • Wenn in Outlook eine E-Mail der Vorgesetzten ankommt, dann soll automatisch eine Aufgabe mit Erinnerung in Microsoft To Do erstellt werden.
  • Wenn eine Kundin oder Schülerin eine Datei per Microsoft Teams schickt, dann soll die Datei automatisch in einem bestimmten Cloud-Ordner in 👉🏼 OneDrive gespeichert werden.
  • Sobald sich Kolleg*innen per 👉🏼 Forms-Formular krankmelden, soll der Fehltag in eine Excel-Datei eingetragen und das Sekretariat benachrichtigt werden.
  • Wenn jemand bei Twitter etwas zu einem bestimmten Thema schreibt, dann soll der Text des Tweets in einem OneNote-Notizbuch abgelegt werden.

Flows, Trigger, Konnektoren und Aktionen in Power Automate

So ein Ablauf nach dem Prinzip „Wenn …, dann …“ nennt sich Flow. In der Benutzeroberfläche von Power Automate gibt es bereits viele Vorlagen für Flows. Du kannst einen Flow aber auch von Grund auf selbst erstellen.

Durch welches Ereignis soll der Flow ausgelöst werden? Das bestimmt der Trigger. Der Trigger kann eine bestimmte Uhrzeit oder ein Mausklick sein. Meist ist der Auslöser ein Ereignis in einem anderen Dienst wie das Eintreffen einer Nachricht oder Veränderungen an einer Datei. In unserem Beispiel ist der Trigger der Anstieg der aktuellen Temperatur im Ort auf über 27 Grad:

Trigger in Power Automate
Trigger in Power Automate

Unter Konnektoren versteht Power Automate die miteinander verbundenen Apps und Online-Dienste in einem Flow. Wenn Du mal durch die verfügbaren Vorlagen stöberst, siehst Du dort jeweils die verwendeten Konnektoren. Einige Konnektoren mit dem Zusatz Premium musst Du leider zusätzlich bezahlen.

Das versteht sich jetzt schon von selbst: Zu jedem Flow in Power Automate gehören mindestens ein Trigger und eine Aktion. Wenn ein Trigger ausgelöst wird, dann soll eine bestimmte Aktion erfolgen – in der Regel ebenfalls in einem der verbundenen Dienste.

automatische Aktion: Nachricht in Microsoft Teams
automatische Aktion: Nachricht in Microsoft Teams

Power Automate auf verschiedenen Geräten

Du kannst Power Automate auf verschiedenen Geräten nutzen. Microsoft bietet den praktischen Automatisierungsdienst in verschiedenen Versionen an:

Für den Einstieg empfehle ich Dir die angebotenen Tutorials. Power Automate erfordert ein bisschen Einarbeitung. Trotzdem kommst Du als Einsteiger*in schnell zu Erfolgserlebnissen – ganz ohne Programmierkenntnisse!

Welche Flows nutzt Du bereits für Job und Schule? Was hat Dir bei den ersten Schritten mit Power Automate geholfen? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen als Kommentar unter diesem Blog-Artikel!

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