Microsoft Bookings will die Vergabe von Terminen an externe Personen erleichtern. Du erstellst mit der Software eine Buchungsseite mit Online-Formular und Zugriff auf Deinen Kalender.
So ein eigenes Buchungssystem hat viele Vorteile:
- Kunden und Kollegen können sich selbstständig Gesprächstermine aussuchen oder für Events anmelden.
- Studierende und Eltern können sich online für eine Sprechstunde eintragen.
- Auch Kursangebote mit begrenzten Plätzen kann man über eine selbst erstellte Anmeldeseite belegen lassen.
Du findest Bookings als Web-App im Online-Portal von Microsoft 365. Voraussetzung dafür ist mindestens eine E3- bzw. A3-Lizenz. Mehr über die Software-Sammlung und ihre Möglichkeiten erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch für Einsteiger.
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Buchungsseite erstellen mit Bookings
Öffne die Web-App in Deinem Internetbrowser. Auf der Startseite kannst Du direkt eine neue Buchungsseite erstellen.
Ein Assistent führt Dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Die meisten Angaben und Optionen sind wie immer selbsterklärend.
Du legst unter anderem fest, welche Dienste, also welche Arten von Terminen Du zur Buchung anbietest und wer diese Angebote später überhaupt selbstständig belegen darf. Das klappt auch für Externe, die kein Benutzerkonto für Microsoft 365 haben.
Microsoft Bookings erstellt schließlich eine Buchungsseite mit einem festen Link für Dich. Diesen Link kannst Du dann veröffentlichen oder an andere Personen senden.
Einstellungen für Mitarbeiter, Dienste & Co.
Danach gelangst Du zu einem Menü, in dem Du alle Einstellungen für die Buchungsseite anpassen kannst:
- Plane zum Beispiel eine Pufferzeit zwischen den Terminen ein.
- Du kannst außerdem einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen und angeben, wer wann verfügbar ist.
Am besten schaust Du Dir die vielen Optionen für die Terminvergabe per Bookings mal selbst an.
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Buchungsseite testen
Ich empfehle Dir, die Buchungsseite erst ausgiebig zu testen und das Formular selbst durchzuspielen, bevor Du den Link veröffentlichst und versendest. Das Risiko ist zu groß, dass eine falsche oder fehlende Angabe für Terminchaos sorgt.
Öffne Deine Buchungsseite dafür nicht nur auf dem Desktop-PC, sondern auch auf Tablets und Smartphones. Sie sollte auf allen Geräten einwandfrei angezeigt werden.
Bis die Änderungen auf der Buchungsseite erscheinen, dauert es nach meiner Erfahrung aber immer eine Weile.
Verbindung zum Kalender in Microsoft 365
Der Clou: Sobald jemand auf der Seite einen Termin oder Kurs bucht, bekommst Du nicht nur eine Benachrichtigung per E-Mail, sondern automatisch auch einen Eintrag in Deinem persönlichen Kalender. Alle Buchungen siehst Du zudem in Bookings.
Natürlich lassen sich gebuchte Termine nachträglich verschieben und stornieren. Du kannst auch festlegen, dass die andere Person rechtzeitig vor dem gebuchten Termin eine Erinnerung bekommt.
Alle Angaben zu Diensten, Mitarbeitern und Kunden sind im Menü hinterlegt. Löschen lässt sich die Buchungsseite aber nur im Admin Center von Microsoft 365. Sie ist dort unter Aktive Benutzer eingetragen.
Hier im Blog zeige ich Dir, wie Du Microsoft Bookings für verschiedene Zwecke einrichtest. Meine Schritt-für-Schritt-Anleitungen führen Dich schnell zum Ziel.
