Copilot Notebooks: Notizbücher mit KI – auch in OneNote (Update)

Hast Du die Copilot Notebooks in Microsoft 365 schon entdeckt? Die Bezeichnung weckt leider falsche Erwartungen. In diesen Notizbüchern kann man nämlich gar keine Notizen erstellen.

Trotzdem sind sie dank KI-Unterstützung eine echte Bereicherung für Deinen Arbeitsalltag. In dieser Anleitung erfährst Du mehr über die intelligenten Notizbücher von Microsoft.

Was ist ein Copilot Notebook?

Ein Copilot Notebook ist eine Art Sammelmappe zu einem bestimmten Thema oder Projekt. Du kannst darin Verweise zu bestehenden Inhalten zusammenstellen, zum Beispiel Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Auch mit Copilot erstellte Seiten (Pages), Notizbuchseiten aus OneNote sowie Links zu Webseiten lassen sich in so einem Notizbuch referenzieren.

Das gesamte Quellmaterial wird mithilfe von KI gescannt. Spätere Änderungen an dieser Materialsammlung werden laut Microsoft in Echtzeit aktualisiert.

Zu diesem Dossier kannst Du Copilot dann befragen, ohne die einzelnen Inhalte selbst aufrufen und durchlesen zu müssen.

Beispiele für KI-gestützte Notizbücher

• Verweise zum Beispiel auf alle Unterlagen zu einem bestimmten Projekt. Lass Dir dann einen ausführlichen Bericht dazu schreiben oder frage im Chat, welche inhaltlichen Fragen noch offenbleiben.
• Sammle alle wissenschaftlichen Studien zu einem Forschungsschwerpunkt und bitte Copilot darum, Gemeinsamkeiten und Widersprüche zu ermitteln.
• Lege ein Notizbuch für alle Gebrauchsanweisungen Deiner elektrischen Geräte an und stelle bei Bedarf Fragen zu bestimmten Funktionen.
• Lade alle Infos rund um die anstehende Dienstreise oder Klassenfahrt hoch. So kannst Du jederzeit kurz nachfragen, für wie viele Personen der Bus reserviert ist, wie nochmal die Jugendherberge heißt und welche Programmpunkte sich für Regenwetter eignen.

Dir fallen sicher noch weitere Beispiele für den Einsatz dieser KI-unterstützten Notizbücher ein.

Anleitung: Copilot-Notizbuch erstellen

Die Copilot Notebooks sind ohne Premium-Lizenz zur Verfügung. Du brauchst nur eine berufliche oder schulische Lizenz für Microsoft 365. Dann erscheinen die Notizbücher im App-Menü. Öffne alternativ den Link https://m365.cloud.microsoft/notebooks.

Du gelangst auf die Startseite, beim ersten Aufruf mit einigen Vorschlägen für neue Notizbücher – basierend auf schon vorhandenen Cloud-Inhalten. Später darfst Du von dort aus Deine bestehenden Notizbücher aufrufen und verwalten.

Für diese Anleitung erstelle ich ein eigenes Notizbuch mit Informationen über ein neues Produkt, und zwar die fiktive Kochmaschine HITZOMIX. Zu den vorhandenen Unterlagen gehören zum Beispiel eine Produktpräsentation, eine Kalkulation für die Herstellung und eine Pressemitteilung zur anstehenden Veröffentlichung.

Ich klicke also auf Neues Notebook erstellen. In einem neuen Fenster gebe ich einen Namen ein und wähle ein passendes Emoji und ein Bild als Deckblatt aus. Außerdem kann ich schon erste Verweise auf Dateien auswählen – wahlweise selbst hochgeladen oder direkt aus der Cloud. Das Suchfeld und die Icons helfen Dir dabei.

Je mehr Inhalte ich auswähle, desto umfassender kann mir Copilot später antworten. Neben den gängigen Office-Formaten werden auch Notizbuchseiten in OneNote, PDF-Dateien und Loop-Komponenten unterstützt.

Mehr über diese verschiedenen Inhaltstypen erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“:

Sobald ich auf die Schaltfläche Erstellen klicke, wird das Notizbuch eingerichtet und in der Cloud gespeichert.

Funktionen der Copilot-Notizbücher

Kurz darauf landest Du auf einer Übersichtsseite, die wir uns hier ausnahmsweise mal von rechts nach links ansehen:

Chat

Ganz rechts in der Spalte erscheint der Copilot Chat. In dem Eingabefeld kannst Du wie üblich Deine Fragen und Aufgaben formulieren. Die KI berücksichtigt automatisch alle hinterlegten Verweise im Notizbuch, ohne dass Du Dich im Prompt auf die jeweiligen Dateien beziehen musst.

Der Chat wird separat gespeichert und innerhalb des Notizbuchs angezeigt. Die Unterhaltung kannst Du später erneut aufrufen, umbenennen oder löschen. Bei Bedarf könntest Du die Antwort sogar in eine Seite umwandeln (Copilot Page), die wiederum zu einem weiteren Verweis im jeweiligen Notebook wird.

Zusammenfassung, Erkenntnisse, Schnellerfassung

In der Mitte des Fensters kannst Du eine KI-generierte Zusammenfassung lesen und jederzeit aktualisieren. Copilot stellt hier außerdem Wichtige Erkenntnisse aus allen bisherigen Verweisen zusammen.

Im Bereich Schnellerfassung dazwischen wählst Du verschiedene Inhaltsformate aus, die aus Deinen hinterlegten Quellen erstellt werden können. So entstehen mit nur einem Klick passende Infografiken, Mindmaps und weitere Dokumente.

Oder wie wäre es mit einer Audioübersicht? In wenigen Minuten erzeugt Copilot einen hörbaren Podcast. Zwei KI-generierte Stimmen unterhalten sich quasi über das Thema des Notizbuchs und vermitteln dabei die referenzierten Inhalte.

Navigation

In der linken Spalte siehst Du schließlich Einträge für die erstellten Inhalte und die hinterlegten Verweise. Von hier aus gelangst Du auch wieder zur Übersicht und kannst jederzeit weitere Verweise hinzufügen.

Weitere Optionen für Copilot Notebooks

Zwei weitere Optionen solltest Du noch kennen: Zum einen kannst Du vorgeben, wie der Chatbot auf Fragen zum ausgewählten Notizbuch reagieren soll. Klicke dafür erst links oben auf den Titel und dann auf Copilot-Anweisungen.

Beschreibe in dem folgenden Eingabefeld die gewünschte Form und den Tonfall der Antworten. Das Prinzip kennst Du schon von der Personalisierung von M365 Copilot.

Außerdem kannst Du anderen Personen in Deiner Firma oder Schule Zugriff auf das Notizbuch gewähren. Die Schaltfläche Freigeben sitzt rechts oben auf der Seite.

Copilot Notebooks in OneNote

Zu guter Letzt schließt sich der Kreis: Die Copilot Notebooks tauchen nämlich auch in der Notizbuch-Software OneNote auf.

Im PC-Programm für Windows werden sie zum Beispiel im Notizbuchbereich ganz links separat behandelt und dort oberhalb Deiner regulären Notizbücher angezeigt.

Unter Start kannst Du Deine vorhandenen Copilot-Notizbücher verwalten. Wenn Du ein Notebook auswählst, wird im restlichen Programmfenster einfach die Web-App mit der obigen Benutzeroberfläche eingebettet. Du musst also kein Browser-Fenster mehr zusätzlich öffnen, um Verweise zu ergänzen und Inhalte zu generieren.

Die Integration der Copilot Notebooks in OneNote ist einerseits naheliegend, kann andererseits aber auch zu Verwirrung führen. Mache Dir die Unterschiede zwischen beiden Arten von Notizbüchern bewusst. Ich bin gespannt, inwiefern Microsoft den Funktionsumfang irgendwann miteinander verschmelzen wird.

Möchtest Du M365 Copilot in Deiner Organisation einführen? Dann denke auch an die passenden Schulungen für Dein Team: