Was ist Work IQ? – Das fragen sich viele, die Microsoft 365 Copilot aufrufen und links oben im Chat den neuen Button entdecken. Auch in der technischen Dokumentation stößt man häufiger auf den Begriff.
Work IQ – so nennt Microsoft die „Intelligenzschicht“, auf die die KI im Hintergrund zugreifen kann. Aus meiner Sicht ist das nicht nur ein Marketing-Begriff, sondern der größte tatsächliche Mehrwert der Premium-Lizenz für M365 Copilot. Die Vorteile dieses Konzepts erkläre ich Dir in diesem Beitrag.
Immer intelligenter: Entwicklung der Chatbots
In den vergangenen Jahren haben sich KI-Anwendungen wie ChatGPT, Copilot & Co. rasant weiterentwickelt. Die Qualität ihrer Antworten hängt bekanntermaßen davon ab, auf wie viele und auf welche Daten das zugrundeliegende Sprachmodell (LLM) zugreift.
- Anfangs waren die Datensätze von ChatGPT & Co. zeitlich begrenzt.
- Irgendwann konnten Chatbots aktuelle Online-Inhalte einbeziehen.
- Mittlerweile lassen sich die meisten KI-Assistenten gezielt mit eigenen Dokumenten und sonstigen Dateien füttern.
- Mit passender Lizenz kann Copilot auf Dateien und Infos zugreifen, die innerhalb von Microsoft 365 gespeichert sind.
Wir haben in den vergangenen Jahren also eine bemerkenswerte Entwicklung erlebt – von eher allgemeingültigen Antworten bis hin zu spezielleren und personalisierten Ergebnissen.
Work IQ erkennt die Zusammenhänge
Mit Work IQ geht Microsoft noch einen Schritt weiter: Copilot zitiert nicht nur Inhalte einzelner Dateien, E-Mails und Online-Besprechungen. Die KI soll auch Zusammenhänge erkennen können. Hier ein paar Beispiele:
- Welche Personen arbeiten regelmäßig zusammen?
- Welche Themen tauchen in Chats und E-Mails immer wieder auf?
- Welche Dokumente sind für ein Projekt wichtiger als andere?
Aus den verstreuten Arbeitsdaten innerhalb Deiner Cloud bildet Work IQ also einen sinnvollen Kontext. So versteht das „Gehirn“ von Copilot immer besser, welche Inhalte in Microsoft 365 wirklich relevant sind – für eine bestimmte Person, für eine neue Aufgabe und für die gesamte Organisation.
Wie Du verschiedene Inhalte erstellst und gemeinsam mit anderen Kolleg*innen daran arbeitest, erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
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Aus welchen Ebenen besteht Work IQ?
In der Dokumentation von Microsoft werden die Bestandteile von Work IQ unterschiedlich benannt. Inhaltlich läuft es bei diesem Konzept immer auf drei Ebenen hinaus:
1. Daten: Was Copilot als Grundlage nimmt
Copilot kann grundsätzlich auf unterschiedliche Elemente innerhalb von Microsoft 365 zugreifen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Dateien in der Cloud (OneDrive & SharePoint),
- E-Mails, Termine und Kontakte in Outlook bzw. Exchange und
- Chats und Besprechungen in Microsoft Teams.
Der Clou: Work IQ berücksichtigt dabei nicht nur den Inhalt einer Datei, sondern auch ihre Metadaten und weitere Signale (beteiligte Personen, Uhrzeit der Bearbeitung, etc.).
Außerdem kann man im Admin Center externe Datenverbindungen einrichten. Über die Connectors erfasst Copilot zum Beispiel Deine Blog-Artikel in WordPress, Kundenkontakte in HubSpot und Grafikprojekte in Canva.
Diese und viele weitere Arbeitsdaten können also die Grundlage für Work IQ in Microsoft 365 sein.
Natürlich werden dabei alle vorhandenen Berechtigungen respektiert: Jeder Benutzer sieht weiterhin nur die Inhalte, auf die er innerhalb der Organisation ohnehin schon Zugriff hat.
2. Kontext: Was Copilot sich merkt
Die Daten allein sagen wenig über Deine Rolle im Unternehmen, Deine tatsächlichen Arbeitsbereiche und Deine persönliche Arbeitsweise aus.
Deshalb berücksichtigt Work IQ auch Deine bisherigen Aktivitäten innerhalb der Apps und Dienste, erkennbare Gewohnheiten sowie hinterlegte Präferenzen.
Du hast mehrere Möglichkeiten, um Copilot zu personalisieren. In einer früheren Anleitung habe ich Dir gezeigt, wie Du Benutzerdefinierte Anweisungen hinterlegen und Gespeicherte Erinnerungen verwalten kannst. Auch Dein Arbeitsprofil in Microsoft 365 gehört zum „Gedächtnis“ des KI-Assistenten.
3. Fähigkeiten: Was Copilot damit anfangen kann
Erst die dritte Ebene macht Copilot zum mächtigen Helfer. Die KI kann die Daten in ihrem jeweiligen Kontext nicht nur durchsuchen, sondern auch Handlungen daraus ableiten und passende Aktionen ausführen.
Microsoft selbst spricht von Skills & Tools, also von Fähigkeiten und Werkzeugen. Deshalb kann Copilot zum Beispiel
- Termine mit mehreren Aufgaben planen,
- Inhalte analysieren und zusammenfassen sowie
- Tabellen und Präsentationen erstellen.
Das ist der eigentliche Unterschied zu simplen Chatbots von anderen Anbietern: Work IQ soll Copilot also dabei helfen, Deine Absicht im Chat besser zu verstehen und dann eigeninitiativ weitere Schritte vorzuschlagen.
Vielleicht kennst Du schon die Agents, die sogar eigenständig das passende Werkzeug in Microsoft 365 verwenden können – unter Deiner Kontrolle oder komplett automatisch.
Vorteil für M365 Copilot mit Work IQ
Das Zusammenspiel von Daten, Kontext und Fähigkeiten ist wirklich einzigartig. Hier punktet Microsoft 365 mal wieder als umfassendes Ökosystem mit zahlreichen Apps und Diensten in der überall verfügbaren Cloud.
Dabei ist Work IQ kein Feature, das man punktuell ein‑ oder ausschaltet. Es wirkt stets im Hintergrund, sodass Copilot übergreifend Zugriff auf alle Arbeitsinhalte hat, also auch im Chat und innerhalb der Suchfunktion.
In der Praxis kannst Du meist entscheiden, ob Copilot Deine Arbeitsinhalte innerhalb des Benutzerkontos berücksichtigen soll. Im Chat gibt es dafür einen Button – links oben auf der Seite. Er hat zwei mögliche Einstellungen, die Du per Klick änderst:
- Wenn die Schaltfläche Work IQ durchgestrichen, also deaktiviert ist, darf die KI ausschließlich auf allgemein verfügbare Online-Inhalte zugreifen. So kann Copilot keine personalisierten Antworten auf Basis Deiner vorhandenen Infos generieren.
- Wenn der Button Work IQ nur grau hinterlegt ist, kann die KI Deine persönlichen Inhalte einbeziehen. Copilot zitiert aus Deinen E-Mails und Dokumenten, bereitet Termine und Videokonferenzen vor und fasst Chats mit Deinen Kolleg*innen und Kund*innen zusammen.
- Hinter den drei Punkten oben rechts versteckt sich dann noch ein weiterer Schalter: Du kannst die Websuche separat deaktivieren, sodass Copilot ausschließlich auf Grundlage von Work IQ antwortet.
Mit diesem Wissen (und der entsprechenden Lizenz) kannst Du die Suchfunktion und den Chat jetzt voll ausreizen. Du kannst Dokumente leicht wiederfinden, ohne ihren Dateinamen und ihren Speicherort zu kennen. Auf Zuruf fasst Copilot den aktuellen Stand von Projekten über alle Inhalte hinweg zusammen.
Ich finde vor allem sinnvoll, dass die verwendeten Referenzen in der Antwort verlinkt werden – so wie sonst Quellenangaben zu Online-Artikeln. Du kannst die Verweise anklicken, um direkt zum erwähnten Element in Microsoft 365 zu gelangen.
Du möchtest M365 Copilot in Deiner Schule oder Firma einführen? Dann empfehle ich Dir gerne meine Schulungen für Einsteiger:
