Work IQ in Microsoft 365 Copilot

Wer die Entwicklung von Copilot verfolgt, stößt immer häufiger auf den Begriff Work IQ. So nennt Microsoft die „Intelligenzschicht“, auf die die KI im Hintergrund zugreifen kann.

Aus meiner Sicht ist Work IQ nicht nur ein Marketing-Begriff, sondern ein tatsächlicher Gamechanger für die Arbeit mit Microsoft 365 Copilot. Die Vorteile dieses Konzepts erkläre ich Dir in diesem Beitrag.

Immer intelligenter: Entwicklung der Chatbots

Die meisten von uns haben mittlerweile schon mal einen KI-Chat befragt. Die Qualität der Antworten hängt davon ab, auf wie viele und welche gespeicherten Daten das jeweilige Sprachmodell zugreifen kann.

Anfangs waren die Datensätze von ChatGPT & Co. zeitlich begrenzt.
Irgendwann konnten Chatbots aktuelle Online-Inhalte einbeziehen.

Quellenangaben im KI-Chat — Antwort im KI-Chat mit Quellenangaben

Mittlerweile lassen sich die meisten KI-Assistenten gezielt mit eigenen Dokumenten und sonstigen Dateien füttern.
Mit passender Lizenz kann Copilot auf Dateien und Infos zugreifen, die innerhalb von Microsoft 365 gespeichert sind.

Wir haben in den vergangenen Jahren also schon eine bemerkenswerte Entwicklung erlebt – von eher allgemeingültigen Antworten bis hin zu spezielleren und personalisierten Ergebnissen.

Work IQ erkennt die Zusammenhänge

Mit Work IQ geht Microsoft noch einen Schritt weiter: Copilot zitiert nicht nur Inhalte einzelner Dateien, E-Mails und Online-Besprechungen. Die KI soll auch Zusammenhänge erkennen. Hier ein paar Beispiele:

Welche Personen arbeiten regelmäßig zusammen?
Welche Themen tauchen in Chats und E-Mails immer wieder auf?
Welche Dokumente sind für ein Projekt wichtiger als andere?

Aus verstreuten Arbeitsdaten in der Cloud bildet Work IQ also einen sinnvollen Kontext. So versteht das „Gehirn“ von Copilot immer besser, welche Inhalte in Microsoft 365 wirklich relevant sind – für eine bestimmte Person, für eine neue Aufgabe, für die gesamte Organisation.

Aus welchen Ebenen besteht Work IQ?

In der offiziellen Dokumentation von Microsoft werden die Bestandteile von Work IQ unterschiedlich benannt und beschrieben. Inhaltlich läuft es bei diesem Konzept immer auf drei Ebenen hinaus:

1. Daten: Was Copilot als Grundlage nimmt

Copilot kann grundsätzlich auf unterschiedlichste Elemente innerhalb von Microsoft 365 zugreifen.

Dazu gehören zum Beispiel:

Dateien in der Cloud (OneDrive & SharePoint),
E-Mails, Termine und Kontakte in Outlook bzw. Exchange und
Chats und Besprechungen in Microsoft Teams.

Work IQ berücksichtigt dabei nicht nur den Inhalt einer Datei, sondern auch ihre Metadaten und weitere Signale (beteiligte Personen, Uhrzeit der Bearbeitung, etc.).

Work IQ – das KI-Gehirn und seine Quellen

Außerdem kannst Du im Admin Center externe Datenverbindungen einrichten. Über die Connectors erfasst Copilot zum Beispiel Deine Blog-Artikel in WordPress, Deine Kundenkontakte in HubSpot oder Deine Grafikprojekte in Canva.

Connectors im Admin Center von Microsoft 365

Diese vielen Arbeitsdaten sind also die Grundlage für Work IQ. Natürlich werden dabei alle vorhandenen Berechtigungen respektiert: Jeder Benutzer sieht weiterhin nur Inhalte, auf die er innerhalb der Organisation ohnehin schon Zugriff hat.

2. Kontext: Was Copilot sich merkt

Die Daten allein sagen wenig über Deine Rolle im Unternehmen, Deine tatsächlichen Arbeitsbereiche und Deine persönliche Arbeitsweise aus. Deshalb berücksichtigt Work IQ auch Deine bisherigen Aktivitäten, erkennbare Gewohnheiten sowie hinterlegte Präferenzen.

Du hast mehrere Möglichkeiten, um Copilot zu personalisieren. In einer früheren Anleitung habe ich Dir gezeigt, wie Du Benutzerdefinierte Anweisungen hinterlegen und Gespeicherte Erinnerungen verwalten kannst. Dein Arbeitsprofil in Microsoft 365 gehört ebenfalls zum Gedächtnis des KI-Assistenten.

Mehr erfahren:

M365 Copilot personalisieren: Was soll die KI über Dich wissen?

3. Fähigkeiten: Was Copilot damit anfangen kann

Erst die dritte Ebene macht Copilot zum mächtigen Helfer. Die KI kann die Daten in ihrem jeweiligen Kontext nicht nur durchsuchen, sondern auch Handlungen daraus ableiten und passende Aktionen ausführen.

Vorschläge von Copilot zu meiner Arbeitswoche

Microsoft spricht von Skills & Tools, also von Fähigkeiten und Werkzeugen. Copilot kann zum Beispiel:

Termine mit mehreren Aufgaben planen,
Inhalte analysieren und zusammenfassen sowie
Tabellen und Präsentationen erstellen.

Das ist der eigentliche Unterschied zu simplen Chatbots: Work IQ soll Copilot dabei helfen, Deine Absicht besser zu verstehen und dann das passende Werkzeug zu verwenden – wahlweise unter Deiner Kontrolle oder sogar komplett automatisch.

Vorteil für M365 Copilot mit Work IQ

Work IQ macht Copilot noch klüger. Von dieser „Intelligenzschicht“ im Hintergrund profitieren wir sowohl im allgemeinen Chat als auch bei unseren selbst erstellten Copilot Agents:

Du musst nicht in jedem Prompt den gesamten Kontext mitliefern.
Die KI generiert passgenauere Antworten mit internen Verweisen.
Außerdem schlägt Copilot eigeninitiativ weitere Schritte vor.

Zur Erinnerung: Work IQ ist kein Feature, das man ein‑ oder ausschaltet. Es wirkt im Hintergrund – und nur dort, wo Copilot überhaupt Zugriff auf Arbeitsinhalte hat.

Übrigens: Work IQ greift unabhängig vom genutzten KI-Modell. Es spielt also keine Rolle, welche GPT-Version von Open AI Du verwendest oder ob Du in Zukunft auf Claude Opus von Anthropic setzt. Microsoft macht sich also perspektivisch unabhängiger.

Das Zusammenspiel von Daten, Kontext und Fähigkeiten ist in diesem Umfang jedenfalls einzigartig. Hier punktet Microsoft 365 wieder als umfassendes Ökosystem mit zahlreichen Apps, Diensten und Inhalten in der Cloud. In meinen Schulungen für Einsteiger lernst Du die Software-Sammlung und ihre Möglichkeiten besser kennen.