Microsoft Excel mit Copilot & Agent-Modus: Datenanalyse mit KI

Hast Du schon Copilot in Microsoft Excel ausprobiert? Per Chat und im neuen Agent-Modus kannst Du Tabellen erstellen, Daten auswerten und vieles mehr. Tipps und Beispiele dafür gibt’s in dieser Anleitung.

Was der vielseitige KI-Assistent noch alles kann, erfährst Du in meinem beliebten Handbuch „Microsoft Copilot für Einsteiger“.

Was kann Copilot in Excel?

Excel gehört ja traditionell zu den Programmen in der Office-Familie, mit denen viele Menschen auf dem Kriegsfuß stehen. Die Software ist eben komplex und erfordert Einarbeitung.

Vor allem Einsteiger erhoffen sich deshalb, dass die KI ihnen beim Jonglieren mit Tabellen, Daten und Funktionen unter die Arme greift.

So viel vorweg: Copilot kann Dich bei diversen Aufgaben in Excel unterstützen und zum Beispiel

• umfangreiche Datensätze analysieren, wiederkehrende Muster in den Daten erkennen und relevante Trends aufzeigen;
• Budget- und Finanzpläne von Projekten untersuchen und dann Vorschläge für mögliche Einsparungen im Haushalt machen;
• Antworten bei Meinungsumfragen, Daten von Experimenten und Benotungen von Schüler*innen auswerten und eventuelle Auffälligkeiten hervorheben.

Zur Wahrheit gehört auch, dass die Fähigkeiten des KI-Assistenten an Grenzen stoßen. Beim korrekten Interpretieren von Daten, beim sinnvollen Visualisieren von Ergebnissen und beim Erstellen geeigneter Makros braucht es manchmal eben doch oft Fachwissen, Erfahrung und menschliche Intuition.

Außerdem können unklare Prompt-Eingaben und mehrdeutige Begriffe zu Fehlern führen, die sich dann durch alle folgenden Berechnungen ziehen. Sei beim Einsatz von Copilot in Excel also doppelt wachsam!

Chatbot in Microsoft Excel aufrufen

Die Hauptrolle spielt der Chatbot in der Randleiste – sowohl im PC-Programm als auch in der Web-App. Du öffnest ihn per Klick auf den Copilot-Button oben rechts im Menüband unter Start.

Um die KI-Funktionen nutzen zu können, muss die angezeigte Datei im modernen Excel-Format mit der Endung .xlsx vorliegen. Sonst zeigt Dir der Chatbot einen entsprechenden Hinweis.

Für den Agent-Modus zum automatischen Bearbeiten der Tabelle muss die Arbeitsmappe zudem in der Cloud OneDrive gespeichert sein.

Den Aufbau des Chats kennst Du vielleicht schon von der Web-App oder aus den anderen Office-Anwendungen. In der Mitte erscheint das Eingabefeld, direkt darunter einige Beispielen für mögliche Prompts.

Über die Icons ganz oben rufst Du unter anderem Deine Agents, den Chatverlauf, eine neue Unterhaltung und die Einstellungen von Microsoft 365 Copilot auf.

Funktionen im Eingabefeld

Im Eingabefeld gibst Du wie üblich Deinen Prompt ein. Die kleinen Icons für die weiteren Funktionen kennst Du sicher ebenfalls schon:

• Klicke auf das Pluszeichen, um zu Deiner Anweisung ein Dokument oder ein Bild hinzuzufügen, zum Beispiel von einer Datengrafik oder einer abfotografierten Tabelle. Bitte Copilot zum Beispiel darum, den Inhalt zu beschreiben oder zu analysieren.

• Über den Tools-Button rechts daneben kannst Du einen der verfügbaren Agents aktivieren, der sich dann um den Befehl kümmert.
• Mit dem Mikrofon-Symbol startest Du die Spracherkennung, um Deinen Prompt zu diktieren, statt tippen zu müssen.

Der Chatbot antwortet mit unterschiedlichen Arten von Ergebnissen. KI-generierte Tabellen und Diagramme lassen sich in die nebenstehende Excel-Datei einfügen – in der Regel auf ein neues Blatt in der Arbeitsmappe. Sonstige Antworten kannst Du kopieren und dann auch in andere Programme einfügen.

Wie immer gilt: Je präziser und eindeutiger Du die Anweisung formulierst, desto höher ist die Chance, dass die KI wie gewünscht reagiert. Viele Tipps dafür findest Du in meinem Handbuch „Microsoft Copilot für Einsteiger“.

Eine Besonderheit gibt es sowohl in der Web-App als auch im PC-Programm für Windows: Markiere eine oder mehrere Zellen in der Tabelle und klicke auf die rechte Maustaste. Im Kontextmenü findest Du dann mehrere Copilot-Empfehlungen mit passenden Optionen.

Der ausgewählte Befehl wird dann an den Chatbot rechts in der Randleiste übergeben. Die Antwort der KI folgt kurz darauf.

Agent-Modus in Excel aktivieren & ausprobieren

Der neue Agent-Modus geht noch einen Schritt weiter. Du musst den Vorschlag der KI nicht mehr aktiv bestätigen und übernehmen. Stattdessen übernimmt Copilot die Kontrolle über Deine Datei und setzt gewünschte Änderungen direkt in der Tabelle um.

So aktivierst Du Agent-Modus in Excel:

1. Klicke im Eingabefeld des Chatbots auf die Schaltfläche Tools rechts neben dem Pluszeichen.
2. Wähle den ersten Eintrag für den Agent-Modus aus. Das dazugehörige Symbol wird in dem Feld angeheftet. Über das kleine Kreuz kannst Du den Agenten jederzeit beenden.

3. Gib nun Deinen Prompt ein und schaue live dabei zu, wie Copilot die Aufgabe nach Möglichkeit eigenständig erfüllt.

Natürlich kannst Du automatische Änderungen an der Arbeitsmappe in Ruhe nachvollziehen und jederzeit wieder rückgängig machen.

Beispiele für Copilot in Microsoft Excel

Der allgemeine Funktionsumfang der Tabellenkalkulation ist zu vielfältig, als dass ich ihn hier detailliert mit Dir durchgehen könnte. Die folgenden Beispiele geben Dir hoffentlich ein Gefühl dafür, bei welcher Art von Aufgaben Du Copilot in Excel um Unterstützung bitten kannst.

Inhalte erstellen und einfügen

»Erstelle eine Tabelle mit den 10 höchsten Gebäuden auf der Welt, ihrer Höhe und dem Land, in dem sie gebaut wurden.«

»Ergänze eine Spalte mit dem jeweiligen Baujahr.«

Ohne Agent-Modus erstellt Copilot entweder eine neue Arbeitsmappe oder zeigt das Ergebnis als Vorschau in der Randleiste an, sodass Du es mit einem Klick in das aktuelle Blatt übertragen kannst.

Ergänzende Erläuterungen in der Antwort helfen Dir vielleicht dabei, die Funktionsweise und Excel zu verstehen. Das ist nicht nur hilfreich, wenn Du mit der Tabellenkalkulation noch nicht vertraut bist. Fortgeschrittene können die Arbeitsschritte der KI so besser kontrollieren.

Daten sortieren und formatieren

Auch Anweisungen wie die folgenden versteht die KI in der Regel problemlos. Der Chatbot beschreibt geplante Änderungen zunächst nochmal. Sie werden immer erst auf die Tabelle angewendet und übernommen, wenn Du sie jeweils per Klick auf die Schaltfläche Annehmen bestätigst.

»Formatiere die erste Spalte fett.«

»Sortiere die Tabelle alphabetisch nach den Namen der Gebäude.«

»Filtere die Tabelle nach Gebäuden in China.«

Tabellen analysieren und interpretieren

Bei den folgenden Beispielen muss Copilot auch inhaltlich verstehen, worum es Dir gerade geht. Formuliere Deinen Prompt deshalb möglichst einfach und präzise.

Du kannst um bestimmte Aktionen bitten oder einfach nur eine Frage zu den Daten stellen. Die KI wird nach Möglichkeit passend antworten und macht meist auch ihre Arbeitsschritte transparent.

»Hebe alle Gebäude hervor, die in China stehen. Markiere die betreffende Zeile mit der Farbe gelb.«

»Welches Land hat zuletzt den Rekord gebrochen?«

»Sind später gebaute Gebäude höher?«

KI in Excel für Fortgeschrittene

Fortgeschrittene Excel-Fans verwenden sicher mehr Features als durchschnittliche Anwender*innen. Probiere am besten selbst aus, ob Copilot schon Deine Lieblings-Funktionen unterstützt.

»Erstelle eine Pivot-Tabelle für die durchschnittliche Höhe pro Land.«

»Gestalte ein passendes Diagramm.«

»Starte eine erweiterte Analyse mit Python.«

Fragen zu Excel stellen

Falls Du mit den Möglichkeiten von Excel noch nicht so vertraut bist, kannst Du in Zukunft einfach Copilot fragen. Der KI-Assistent erklärt Dir geduldig, wie Du ein bestimmtes Ziel erreichen kannst und welche Funktion Du dafür kennen musst.

»Wie kann ich eine Tabelle aus dem Internet importieren?«

»Wie löscht man doppelte Einträge?«

»Wie müsste eine Funktion lauten, die alle Informationen pro Zeile in einem Hauptsatz zusammenfügt?«

Lass Dich auch einfach mal inspirieren. Wenn Du Daten in Deiner Tabelle markierst, siehst Du im Kontextmenü die Option »Mir etwas über Excel beibringen«. Die KI hat dann sicher eine Idee, welche dazu passende Funktion sie Dir erklären könnte.

Über Copilot kannst Du natürlich auch noch einiges lernen. Dafür empfehle ich Dir gerne meinen Videokurs – speziell für Einsteiger: