Kaum eine Software polarisiert so sehr wie Microsoft Excel. Die einen möchten nicht mehr ohne die Tabellenkalkulation auskommen. Den anderen graut es davor, sich mit den Funktionen und Formeln auseinandersetzen zu müssen.
Auf dieser Seite findest Du einen einsteigergerechten Überblick über die wichtigsten Möglichkeiten von Microsoft Excel für Schule und Beruf. Vielleicht kann ich Dir mit diesem Beitrag ja Lust darauf machen, die Grundfunktionen der Software zu entdecken.
Ich setze hier voraus, dass Du ein Benutzerkonto für Microsoft 365 hast. Damit kannst Du in jedem Fall die Web-App von Excel nutzen, je nach Lizenz auch das Desktop-Programm und die App für mobile Geräte.
Mehr über diese Voraussetzungen erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Das Problem mit Excel
Microsoft Excel ist also die weltweit bekannteste Software für Tabellenkalkulation. Die Office-App eignet sich zum Berechnen von Kosten, zum Auswerten von Umfragen und zum Nachhalten von Schulnoten.
Das Problem: Excel ist zwar ähnlich bekannt und verbreitet wie die Textverarbeitung Word, gilt aber als kompliziert zu lernen und etwas sperrig zu bedienen.
Entsprechend trauen sich auch nur wenige freiwillig an das Programm heran. Dabei kann Dich die Tabellenkalkulation bei vielen Aufgaben im Arbeitsalltag und auch privat unterstützen.
Nach meiner Erfahrung muss man sich zuerst auf die Logik der Software einlassen. Mit weiterer Einarbeitung wirst Du die Funktionsweise von Excel sicher schnell verinnerlichen.
Arbeitsmappen, Blätter, Tabellen und Zellen
In Excel erstellst Du keine Dokumente, sondern Arbeitsmappen. Jede Arbeitsmappe kann mehrere Blätter mit Tabellen enthalten.
Klicke auf das Pluszeichen am unteren Bildschirmrand, um ein neues Blatt hinzuzufügen und zu benennen.
Zwischen den Blättern kannst Du bei der Bearbeitung jederzeit hin und her springen und ihre Reihenfolge nachträglich mit gedrückter linker Maustaste verschieben.
In die Zellen einer Tabelle kannst Du beliebige Werte eingeben, zum Beispiel Zahlen oder Textbausteine.
Klicke auf eine Zelle und tippe drauf los. Du siehst Deine Eingabe in der aktuell ausgewählten Zelle auch im Funktionsfeld über der Tabelle.
Tabellen gestalten in Excel
Mithilfe der Funktionen im Menüband kannst Du die Schriftart anpassen, bestimmte Zellen farbig markieren, Rahmenlinien setzen und sogar Illustrationen einfügen.
Du kannst auch die Höhe einer Zeile und die Breite einer Spalte manuell korrigieren. Auf diese Weise entstehen übersichtliche Projektpläne und Schaubilder.
Oft gefragt: Ein Blatt in Excel ist zwar nicht unendlich groß, kann aber mehr als 16.000 Spalten und mehr als eine Million (!) Zeilen umfassen. Das sollte für die meisten Zwecke im Arbeitsalltag wohl ausreichen.
Zahlenformate anpassen
Du hast Einfluss darauf, wie Excel die eingetragenen Werte darstellt, zum Beispiel auf zwei Nachkommastellen gerundet oder mit Prozentzeichen versehen.
Gib am besten auch an, welche Zahlenformate in der Tabelle vorkommen: Handelt es sich um Uhrzeiten, um Postleitzahlen oder um Geldbeträge in einer bestimmten Währung?
Die Auswahl der richtigen Zahlenformate ist auch wichtig, wenn Du mit Excel irgendwelche Berechnungen anstellen willst.
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Formeln & Funktionen in Excel
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Mehrwert: Excel kann nämlich Bezüge zwischen den Einträgen herstellen, also zum Beispiel Beträge zusammenrechnen und Textteile verketten.
Dafür gibt es zahlreiche Funktionen. Ich erkläre Dir das Prinzip der Formeln und Funktionen hier in Kürze:
- Jede Zelle in einer Tabelle hat eindeutige Koordinaten: einen Buchstaben für die Spalte und eine Zahl für die Zeile. So kannst Du die Position genau angeben.
- Du kannst in einer Zelle nicht nur einen festen Wert eintragen, sondern auch eine dynamische Formel, die immer mit dem Gleichheitszeichen beginnt und dann auf andere Zellen verweist. Wenn Du dabei die typischen Rechenzeichen verwendest (+ plus, – minus, * mal, / geteilt), gibt Excel sofort das Ergebnis in der Zelle aus.
- Formeln können auch Funktionen enthalten, die zum Beispiel den Mittelwert oder die Anzahl der vorhandenen Werte ermitteln. Die Zellbezüge stehen dabei meist in Klammern. In der deutschen Version von Excel trennst Du die einzelnen Werte per Semikolon. Mit einem Doppelpunkt definierst Du einen Bereich, der mehrere Werte einer Zeile bzw. Spalte umfasst.
Was geht noch mit Microsoft Excel?
- Wenn Du aus einem Datenbereich eine formatierte Tabelle mit Kopfzeile machst, kannst Du die enthaltenen Werte leicht sortieren und filtern.
- Außerdem kann Excel bestimmte Zellen automatisch hervorheben, zum Beispiel den höchsten Betrag in einer Spalte oder fehlende Werte in einer Zeile. Das klappt mit der sogenannten Bedingten Formatierung.
- Excel-Profis jonglieren mit langen Formeln und kniffligen Funktionen, die über mehrere Tabellen und Blätter hinweg funktionieren. Dafür brauchst Du entweder jahrelange Erfahrung – oder Unterstützung von Copilot in der Randleiste.
- Der KI-Assistent hilft vor allem Einsteiger*innen dabei, passende Verkettungen zu generieren und Fehler in Deinen Auswertungen zu finden. Du kannst Fragen zur Arbeitsmappe stellen, Tabellen ausfüllen und sämtliche Daten analysieren lassen.
- Berechnete Ergebnisse lassen sich außerdem visualisieren. Excel stellt Daten und Statistiken auf Wunsch als Balken- oder Tortendiagramm dar. Bei Änderungen an den Werten werden die Grafiken automatisch aktualisiert. Sie lassen sich zudem in Word, PowerPoint & Co. einbetten.
Excel im Zusammenspiel
Kurzum: Microsoft Excel ist ein mächtiges Office-Programm für viele Zwecke – von der einfachen Buchhaltung und der Berechnung von Schulnoten über die Analyse von Umfragen und wissenschaftlichen Experimenten bis hin zur Visualisierung von Geschäftsergebnissen und Datensammlungen.
Falls Du also in irgendeiner Form mit Zahlen, Daten und Formeln zu tun hast, dann lohnt sich die Einarbeitung. Im Internet findest Du haufenweise Schulungsmaterial, Videokurse und Angebote für Trainings.
Ich persönlich schätze vor allem das Zusammenspiel mit den vielen anderen Anwendungen in Microsoft 365. Mehr darüber erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch für Einsteiger.
