Wann kommen welche Eltern zum Elternsprechtag? Wem passt welcher Termin zu welcher Uhrzeit? Einen Elternsprechtag zu planen und organisieren ist erheblich einfacher, wenn Mütter und Väter die Termine selbst online buchen.
Dafür können Schulen Microsoft Bookings nutzen, ein digitales Buchungssystem. Eine kurze Anleitung für die Terminvergabe mit dem Online-Tool findest Du in diesem Blog-Artikel.
Ob Du als Lehrer*in Microsoft Bookings kostenlos nutzen kannst, hängt von der Lizenz Deiner Schule oder Einrichtung ab. Ab dem Plan A3 ist Bookings in Microsoft 365 Education enthalten. Offenbar reicht es sogar aus, wenn nur der Organisator die entsprechende Lizenz hat.
Du kannst die Web-App von Bookings dann wie üblich per Menü im Online-Portal öffnen.
Kalender für Elternsprechtage online erstellen
Auf der Startseite von Bookings kannst Du direkt einen Neuen Kalender erstellen. Klicke auf die Schaltfläche, um Deinen ersten Buchungskalender anzulegen. Danach wirst Du Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt.
In dem Formular gibst Du zunächst Infos zum „Geschäft“ ein, in diesem Fall zu Deiner Schule. Die Angaben und das Logo werden später öffentlich online auf der Buchungsseite für den Elternsprechtag zu sehen sein.
Auf der folgenden Seite wählst Du aus, welche Personen Zugriff auf den Kalender haben sollen. Entscheide hier, welche Kolleg*innen mit entsprechendem Benutzerkonto dafür in Frage kommen.
Danach überspringst Du am besten das Einrichten eines Diensts. Diesen passen wir später gesondert an – speziell zugeschnitten auf den Elternsprechtag an Deiner Schule.
Auf der vorerst letzten Seite entscheidest Du, ob und welche Personen den Online-Kalender zum Buchen von Terminen nutzen können.
Ich gehe davon aus, dass die Eltern Deiner Schüler*innen keine Benutzerkonten für Microsoft 365 Education gestellt bekommen. Wähle also Jeder aus, damit sie als externe Personen außerhalb der Organisation einen Termin buchen können.
Zuletzt klickst Du auf Kalender erstellen. Nach ein paar Sekunden erhältst Du einen Link, unter dem Du Dir den neuen Buchungskalender schon mal online ansehen kannst.
Wir müssen aber noch einiges anpassen, um Termine für den anstehenden Elternsprechtag online organisieren zu können.
Buchungsseite und Dienste anpassen
Auf der linken Seite findest Du ein Menü. Hinter den Einträgen verbergen sich unterschiedliche Einstellungen, um den Kalender und die dazugehörige Buchungsseite anzuzeigen und anzupassen. Wir gehen sie am besten kurz zusammen durch:
Kalender
In dieser Ansicht siehst Du später alle gebuchten Termine auf einen Blick. Du kannst den Kalender auch sortiert nach Mitarbeitern anzeigen lassen oder für andere Zwecke exportieren.
Buchungsseite
Die Buchungsseite bekommen alle Eltern zu sehen, die per Bookings einen Termin für den Elternsprechtag online buchen möchten.
Hier oben findest Du nochmal den Link zur Buchungsseite, den Du später kopieren und auf beliebigen Wegen versenden kannst.
Schau Dir danach die weiteren Einstellungen an:
- Die Zustimmung des Kunden zur Datennutzung solltest Du aus rechtlichen Gründen unbedingt einrichten.
- Die Angaben unter Standardmäßige Planungsrichtlinien gelten für den gesamten Schulkalender. Du kannst sie hier vorerst ignorieren, weil wir sie später speziell für den anstehenden Elternsprechtag festlegen werden.
- Setze die Allgemeine Verfügbarkeit zunächst auf Nicht buchbar. Sonst könnten Eltern nämlich ständig Termine online buchen. Eine andere Option bietet sich in einem Kalender für regelmäßige, wöchentliche Sprechstunden an, zum Beispiel fürs Kollegium bei der Schulleitung.
- Unter Anpassen Ihrer Seite legst Du die Farbe und Design der Buchungsseite fest – mit oder ohne Logo.
- Prüfe auch die Regions- und Zeitzoneneinstellungen, damit Du im Buchungskalender keine ungewollte Zeitverschiebung erlebst.
Kunden
Unter Kunden werden die Kontaktinformationen der Eltern gelistet, die online einen Termin gebucht haben. Du kannst auch händisch noch Väter und Mütter hinzufügen, falls Du einen Termin anderweitig vergibst.
Mitarbeiter
Mitarbeiter sind alle verfügbaren Lehrerinnen und Lehrer. Schau Dir hier jeweils ihre Kontaktdaten und bisherige Buchungen an.
Achte auch darauf, dass die Verfügbarkeiten der einzelnen Kolleg*innen stimmen. Vielleicht ist jemand schon ab 13:00 Uhr, ein anderer erst ab 15:00 Uhr, jemand anderes nur bis 17:00 Uhr buchbar.
Dienste
Dienste sind quasi Arten von Terminen, die in Microsoft Bookings zur Auswahl stehen. Aus dem allgemein eingerichteten Dienst Geschäftszeiten machen wir nun das Element Elternsprechtag.
Die Eingabemaske öffnet sich, wenn Du auf Dienst bearbeiten klickst.
Titel, Kurzbeschreibung und Ort sind selbsterklärend. Auf Wunsch ergänzt Bookings für jeden vereinbarten Termin einen Link für eine Online-Besprechung mit Microsoft Teams. Die nächste Corona-Welle kommt bestimmt … 😏
In diesem Beispiel veranschlage ich pro Elterngespräch eine Dauer von 10 Minuten. Außerdem füge ich jeweils eine Pufferzeit von 5 Minuten hinzu, falls ein Termin mal länger dauert oder Du zwischendurch durchschnaufen möchtest.
Wechsle nun auf der linken Seite zu den Verfügbarkeitsoptionen. Als Planungsrichtlinie kannst Du die Taktung der Gesprächstermine und die Vorlaufzeit für Buchungen angeben.
Der Elternsprechtag findet in der Regel nur an einem bestimmten Tag statt. Das Datum kannst Du unten unter Andere Verfügbarkeit für einen Datumsbereich festlegen. An dem Tag sind Gespräche natürlich nur Buchbar, wenn Mitarbeiter frei sind.
Kunden – also Eltern – sollten außerdem online auswählen dürfen, mit welcher Person – also Lehrer – sie einen Termin vereinbaren möchten. Unter Mitarbeiter zuweisen kannst Du diese Auswahl erlauben.
Vielleicht möchtest Du zuletzt noch Erinnerungen und Benachrichtigungen einrichten. Eltern bekommen auf Wunsch automatisch und rechtzeitig vor dem Elternsprechtag von Bookings eine E-Mail als Erinnerung.
Geschäftsinformationen
Hier findest Du die Infos über Deine Schule, die Du schon beim Erstellen des Buchungskalenders angegeben hast. Ergänze die Angaben zum Beispiel um fehlende Kontaktdaten und Hinweise zu Eurer Datenschutzrichtlinie.
Terminbuchung mit Microsoft Bookings testen und veröffentlichen
Ich empfehle Dir unbedingt, das Buchungssystem erst ausgiebig zu testen, bevor Du den Link veröffentlichst und an die Eltern versendest.
Öffne die Buchungsseite dafür nicht nur auf dem PC, sondern auch auf verschiedenen Smartphones und Tablets. Die Benutzeroberfläche von Bookings sollte auf allen Geräten einwandfrei angezeigt werden und funktionieren.
Um einen Termin für den Elternsprechtag online zu buchen, können Eltern nun zuerst eine Lehrkraft auswählen und sehen dann alle an dem Tag noch verfügbaren Uhrzeiten.
Bookings gibt die Taktung so vor, wie Du sie für diesen Dienst erstellt hast – inklusive Pufferzeiten (s. o.).
Nach der Auswahl geben die Eltern noch ihre Kontaktdaten ein. Wenn sie danach unten auf Buchen klicken oder tippen, wird der Termin entsprechend im Kalender reserviert. Er ist für andere Erziehungsberechtigte nicht mehr online verfügbar.
Du kannst die Buchung dann ab sofort unter den oben genannten Menüpunkten einsehen. Jede Lehrkraft sollte die Termine außerdem in ihrem Kalender sehen können, also auch in Outlook.
Übrigens: Den Link zur Buchungsseite kannst Du nicht nur per E-Mail verschicken, sondern zum Beispiel auch auf Eurer Schulhomepage einbetten. Den passenden HTML-Code dafür findest Du in der Web-App von Bookings unter Buchungsseite.
Die Software-Sammlung enthält noch viele weitere Apps und Tools, um Schule und Unterricht zu organisieren. Praktische Anleitungen dazu findest Du in meinem umfassenden Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“, erschienen im Rheinwerk-Verlag.
Hallo Herr Malter!
Ich habe meinen Elternsprechtag inzwischen ganz gut eingerichtet. Zunächst habe ich nur mit Dummys als Lehrer gearbeitet, um testen zu können. Jetzt habe ich an irgendeiner Stelle gelesen, dass nur 100 Mitarbeiter hinzugefügt werden können. Wissen Sie dazu etwas? Vielleicht auch eine Schule das schon mal mit mehr Lehrkräften ausprobiert?
Meine zweite Frage wäre die, ob Lehrkräfte ohne Bookingslizenz ihre Termine selbst managen können?
Viele Grüße
F. Au
Hallo Herr Malter
Besten Dank für die umfangreiche Anleitung. Das klappt soweit ganz gut. Bei der Testversion ist mir aufgefallen, dass es im Bestätigungsmail die Zeit in a.m. und p.m. angibt. Ich habe sämtliche Einstellungen von Sprache und Region richtig eingestellt. Auf der Buchungsplattform gibt es mir 14:00 Uhr an, die Bestätigung kommt aber auf 2:00 p.m.
Wie kann das behoben werden?
Herzlichen Dank für die Rückmeldung.
Hallo,
Welches Szenario der Einstellung ist denkbar, wenn ein Klassenlehrerteam Termine vergeben möchte? D.h., bei Schülern der eigenen Klasse, nehmen beide Klassenlehrer an der Beratung teil. Jedoch hat jeder Klassenlehrer als Fachlehrer auch noch einzelne Beratungstermine für Schüler weiterer Klassen. Können Termine geblockt werden?
Viele Grüße
Guten Morgen! Bei jeder eingerichteten Art von Termin (also: Dienst) kann man festlegen, dass automatisch mehrere bestimmte Kolleg*innen daran teilnehmen und die Termine entsprechend in deren Kalendern eingetragen werden. Es würde sich in Bookings also anbieten, pro Klasse einen Dienst mit den entsprechenden Angaben einzurichten. Viel Freude beim Ausprobieren!
Hallo Herr Malter,
ich habe bookings für die Terminbuchung der SuS bei unserer Ausbildungsberatung durch die Arbeitsagentur vorbereitet (ich bin einer unserer Stubos).
Leider erlaubt unsere Support nicht, den Account so einzurichten, dass die Beraterin die Termine managen kann (bookings ist für den eingerichteten Account nicht verfügbar. Der Account in bookings hat den Status „Teammitglied“). Dazu wäre ein Mitarbeiteraccount notwendig.
Mir wurde gesagt, dass die Lizenz es nicht zuläßt, externen Personen diesen Zugriff zu erlauben.
Meine entscheidende Frage:
Stimmt das?
Ich kann leider die Lizenzvereinbarung nicht selbst einsehen und muss mich auf die Auskunft unseres Supports verlassen.
Vielen Dank im voraus!
Viele Grüße
Lutz Buschmann
Hallo Herr Buschmann! Zunächst gilt, dass der Online-Dienst Bookings nicht in jeder Lizenz von Microsoft 365 enthalten ist. Insofern kann ich mir vorstellen, dass Gastbenutzer*innen nicht ohne Weiteres jeden Zugriff haben können. Wäre es ggf. denkbar, der Kollegin einfach ein zusätzliches Benutzerkonto mit den entsprechenden Rechten einzurichten – ausschließlich für diesen Zweck? Beste Grüße aus Dortmund, Stefan Malter
Leider ist dieses Szenario in der Praxis nicht umsetzbar aus zwei Gründen:
1. Ist die Terminvergabe für beliebige Personen offen, können auch viele Fake-Termine gebucht werden. Ein Team von unwilligen Schülern könnte somit einen ganzen Sprechtag unmöglich machen.
2. Datenschutz – Es müssen alle Lehrernamen veröffentlicht werden. Viele werden das nicht wollen.
Hallo Gehrt, zunächst vielen Dank für Ihren Kommentar! In der Sache kann ich Ihnen hier nicht zustimmen: Exakt dieses Szenario wird in der Praxis von diversen, auch mir bekannten Schulen so umgesetzt wie hier beschrieben.
Wenn es Sie beruhigt:
1. An wen der Link für die Terminvergabe weitergegeben wird, liegt ja prinzipiell in der Hand der Schule. So könnte er auch ausschließlich an einen E-Mail-Verteiler im Elternkreis geschickt werden. Alternativ gibt es in Bookings auch die Möglichkeit, nur einen bestimmten Personenkreis zuzulassen. Manche Schulen vergeben zum Beispiel Benutzerkonten für Eltern, die dann auch per Teams kommunizieren können.
2. Auch die Datenschutzfrage wird ja bekanntermaßen sehr unterschiedlich gehandhabt. Viele Schulen haben auf ihrer Website ja auch Profile aller Lehrkräfte inkl. Namen veröffentlicht – natürlich mit Zustimmung der Kolleg*innen. Alternativ kann man – wie oben beschrieben – den öffentlichen Zugriff auf die Namensliste verhindern oder einfach mit Kürzeln arbeiten.
Unterm Strich: Wenn Sie Bookings aufgrund irgendwelcher Vorbehalte nicht nutzen möchten, müssen Sie Bookings natürlich nicht nutzen. Ich erlebe, dass viele Schulen sehr froh über die Vereinfachung sind und bewusst mit den von Ihnen gestellten Fragen umgehen.
Beste Grüße!