Der Name ist Programm: Microsoft Lists ist eine Anwendung zum Anlegen von Listen mit eigenen Metadaten, zum Beispiel für Aufgaben-Checklisten, Ticketsysteme, Projektpläne und die Verwaltung von Ressourcen.
Du findest Lists als Web-App im Online-Portal von Microsoft 365. Für die ersten Schritte empfehle ich Dir diese Kurzanleitung Mehr über die vielseitige Software-Sammlung erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Das Grundprinzip von Lists
Microsoft Lists ist also eine Online-Anwendung in Microsoft 365, mit der man Listen erstellen und verwalten kann.
So eine Liste in Lists kann viele einzelne Einträge enthalten. Jedem Listenelement lassen sich weitere feste Eigenschaften zuordnen, die Du vorher in verschiedenen Spalten festlegst.
Diese Eigenschaften können zum Beispiel kurze Beschreibungstexte, Datumsangaben oder vordefinierte Auswahlfelder sein. Das Prinzip erinnert an eine Datenbank mit vorab definierten Metadaten.
Beispiel für eine Liste in Lists
Für diese Anleitung lege ich eine Liste an, mit der eine Einrichtung die Ausleihe von technischem Zubehör verwalten kann. Das können zum Beispiel Mikrofone, Tablets oder hilfreiche Adapter sein.
- Jeder Listeneintrag entspricht einem Gerät, dem ich jeweils eine Kategorie und eine Seriennummer zugeordnet habe.
- Man kann zudem angeben, welche Person die Technik wann ausgeliehen und zurückgegeben hat.
Zur besseren Übersicht lassen sich die Elemente nach ihren jeweiligen Eigenschaften sortieren. Die Spalten und ihre möglichen Einträge kannst Du bei Bedarf ändern und beliebig erweitern.
Erfahrene Anwender*innen haben davon vielleicht schon mal gehört: Diese Listen in Microsoft Lists entsprechen eigentlich einer vereinfachten Variante der SharePoint-Listen. Wer schon mal eine Datenbank mit Access erstellt hat, wird die Logik ebenfalls schnell durchdringen.
Einsteiger finden sich dank der nutzerfreundlichen Darstellung und der individuellen Ansichten der Listenelemente schnell zurecht.
Kurzanleitung: Neue Liste erstellen
- Auf der Startseite von Microsoft Lists kannst Du eine neue Liste erstellen und dabei eine Vorlage mit bereits vorgegebenen Spalten auswählen. Alternativ kannst Du eine bestehende Excel– oder CSV-Datei als Ausgangspunkt hochladen.
- Gib einen Namen und einen Speicherort ein. Klicke danach auf den Titel, um ein Icon und eine Farbe auszuwählen. So findest Du die Liste später schneller wieder.
- Mache Dich dann mit den Möglichkeiten unter Spalte hinzufügen vertraut. Überlege Dir vorab, welche Metadaten Du für Deine Listenelemente brauchst. Die Felder in der Tabelle können zum Beispiel auch für Orte, Links oder Bilder stehen.
- Im nächsten Schritt kannst Du die Liste schließlich mit Einträgen füllen. Klicke dafür links oben auf Neues Element hinzufügen. Alternativ kannst Du auch die Rasteransicht nutzen, um Einträge direkt in der Tabelle zu ergänzen.
Microsoft 365 für Einsteiger
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Lists innerhalb von Microsoft 365
Das Zusammenspiel mit anderen Apps macht Lists noch vielseitiger.
- Du kannst eine erstellte Liste als Registerkarte in Teams einbinden oder als Excel-Datei exportieren.
- Programmierfreudige Anwender*innen haben vielleicht schon mal mit Power Apps oder Power Automate experimentiert. Die Daten in einer Liste können Grundlage für eine interaktive App werden oder automatisierte Aktionen auslösen.
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