Microsoft Lists ist ein weiteres Online-Tool in Microsoft 365, mit dem man Listen erstellen und verwalten kann. So weit, so klar.
Aber was unterscheidet Lists von anderen Listen-Apps? Für welche Zwecke eignet sich die Software mit Blick auf Job und Schule? In diesem Beitrag lernst Du die Web-App von Lists und ihre wichtigsten Funktionen kennen.
Noch eine App für Listen?
Auf den ersten Blick gibt es in Microsoft 365 schon ausreichend Möglichkeiten, um Listen für verschiedene Zwecke zu erstellen.
- Vielleicht kennst und nutzt Du schon Microsoft To Do für eigene Aufgaben- oder Einkaufslisten.
- Auch die Notizbuch-App OneNote eignet sich, um schnell Listen zu erstellen und Informationen entsprechend zu ordnen.
- Tools wie Planner und Project bieten sich ebenfalls an, um Listen zu erstellen und die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen.
- Manche Anwender nutzen wiederum einfach Excel oder Access, um diverse Inhalte aufzulisten und im Blick zu behalten.
Warum gibt es also zusätzlich noch Microsoft Lists? Was kann die Online-App im Vergleich besser?
Individuelle Listen mit individuellen Metadaten
Eine Liste in Microsoft Lists kann viele einzelne Einträge enthalten. Jedem Listenelement kannst Du weitere feste Eigenschaften zuordnen, die Du vorher in verschiedenen Spalten festlegst.
Diese Eigenschaften können zum Beispiel kurze Beschreibungstexte, Datumsangaben oder vordefinierte Auswahlfelder sein. Das Prinzip erinnert an eine Datenbank mit vorab definierten Metadaten.
Beispiel: Geräteverwaltung mit Microsoft Lists
Für diese Anleitung habe ich eine Liste angelegt, mit der eine Einrichtung die Ausleihe von technischem Zubehör verwalten kann. Das können zum Beispiel Mikrofone, Tablets oder hilfreiche Adapter sein.
Jeder Eintrag entspricht einem Gerät, dem ich jeweils eine Kategorie und eine Seriennummer zugeordnet habe. In der Liste kann man außerdem angeben, welche Person die Technik wann ausgeliehen und zurückgegeben hat.
Für eine bessere Übersicht lassen sich die Listenelemente nach ihren jeweiligen Eigenschaften sortieren. Die Spalten und ihre möglichen Einträge kannst Du bei Bedarf ändern und beliebig erweitern.
Dank der nutzerfreundlichen Darstellung finden sich Einsteiger schnell zurecht. Hilfreich sind auch die verschiedenen Ansichten, um die Listenelemente übersichtlich anzuzeigen
Erfahrene Anwender vermuten es vielleicht schon: Listen in Microsoft Lists entsprechen einer vereinfachten Variante der Sharepoint-Listen. Wer schon mal eine Datenbank mit Access erstellt hat, wird die Logik ebenfalls schnell durchdringen.
Neue Liste erstellen mit Microsoft Lists
Microsoft Lists ist eine Web-App, die Du im Online-Portal von Microsoft 365 findest. Du kannst die Listen also ausschließlich im Browser aufrufen und bearbeiten.
- Melde Dich wie gewohnt in der Web-Oberfläche von Microsoft 365 an. Klicke links unten auf Apps und dann rechts auf der Seite auf den Hinweise Alle Apps.
- In der Übersicht solltest Du den Eintrag für Lists finden, der Dich zur Startseite der Web-App führt. Dort siehst Du Deine bereits erstellten Listen und kannst direkt eine Neu erstellen.
- Auf dem Bildschirm erscheint eine Auswahl von Vorlagen mit bereits vorgegebenen Spalten, die sich individuell anpassen lassen. Alternativ kannst Du eine bestehende Excel– oder CSV-Datei hochladen. Ich entscheide mich für eine einfache Liste ohne irgendwelche Vorgaben.
- Der Assistent führt Dich durch die weiteren Schritte: Vergib einen Namen und einen Speicherort. Danach kannst Du noch ein Icon und eine Farbe festlegen. So erkennst Du die Liste später schneller wieder.
- Mache Dich am besten zuerst mit den Möglichkeiten unter Spalte hinzufügen vertraut. Überlege Dir vorab, welche Metadaten Du für Deine Listenelemente brauchst. Die Felder in der Tabelle können zum Beispiel auch für Orte, Links oder Bilder stehen.
- Im nächsten Schritt kannst Du die Liste dann endlich mit Einträgen füllen. Klicke dafür links oben auf Neues Element hinzufügen. Alternativ kannst Du auch die Rasteransicht nutzen, um Einträge direkt in der Tabelle hinzuzufügen.
Weitere Möglichkeiten mit Microsoft Lists
Microsoft 365 lebt ja davon, dass die verschiedenen Apps und Tools miteinander verbunden sind. Das gilt auch für mögliche Interaktionen mit Microsoft Lists.
- Du kannst eine erstellte Liste als Reiter in Microsoft Teams einbinden. So können alle Team-Mitglieder bequem auf diese Liste zugreifen und Einträge bearbeiten, ohne Lists dafür eigens im Browser aufrufen zu müssen.
- Eine Liste muss nicht in Microsoft Lists gefangen bleiben. Du kannst sie auch in eine Excel-Datei exportieren und dann anderweitig bearbeiten. Die Funktion für den Export findest Du oben im Menü.
- Programmierfreudige Anwender haben vielleicht schon mal mit Power Apps oder Power Automate experimentiert. Die Daten in einer Liste können damit Grundlage für eine interaktive App werden oder automatisierte Aktionen auslösen, zum Beispiel für Benachrichtigungen bei einer wichtigen Änderung.
Hinter den weiteren Funktionen steckt also viel Potenzial für komplexere Anwendungsgebiete. Schau Dir gerne auch das folgende Beispielprojekt an: Wie erstellt man mit Microsoft Lists ein einfaches Ticketsystem für IT-Support und Sekretariat?
Für welche Zwecke nutzt Du Microsoft Lists? Verwaltet ihr Literatur oder die Einführung neuer Kollegen mithilfe der Listen? Welche Ideen hast Du noch für diese praktische App? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Blog-Artikel!
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