Microsoft 365 Education: Datenschutz in der Schule [Update 2024]

Täuscht mein Eindruck? Über Jahre haben Befürworter und Gegner heftigst über den Einsatz von Microsoft 365 in der Schule gestritten. Mittlerweile scheint sich die Diskussion aber sehr beruhigt zu haben. Statt endlos juristisch zu theoretisieren und auf klare Richtlinien „von oben“ zu warten, haben viele Schulen nämlich einfach Fakten geschaffen:

• Die einen setzen zufrieden auf OneNote, Teams & Co., um digital zu unterrichten und sich im Kollegium auszutauschen. Fragen zum Datenschutz wurden einfach vorab sachlich im Hintergrund geklärt. Von den oft befürchteten oder angedrohten „rechtlichen Problemen“ hört man dort schlicht nichts.

• Die anderen haben schulterzuckend hingenommen, dass die Schulorganisation über andere Plattformen stattfinden muss oder soll. Zuhause wiederum arbeiten viele Lehrkräfte einfach weiterhin mit den Office-Programmen von Microsoft – und keinen stört’s.

Die Ermüdung beim Thema Datenschutz spüre ich übrigens darüber hinaus: Vor einiger Zeit wurde man im Internet noch offen angefeindet und persönlich beleidigt, wenn man Microsoft-Software im Kontext Schule auch nur erwähnt hat. Doch selbst die moralinsaure Mastodon-Blase scheint ihre Angriffslust verloren (oder kapituliert?) zu haben. Bei früher auffällig renitenten Akteuren scheint die heiße Luft raus zu sein.

Zur Wahrheit gehört aber auch: Zahlreiche Fragen zum Datenschutz sind immer noch ungeklärt – und viele Lehrkräfte weiterhin verunsichert. Deshalb habe ich diesen schon älteren Beitrag – ursprünglich von 2020 – nun komplett aktualisiert und beschreibe hier den aktuellen Stand: Ist der Einsatz von Microsoft 365 in Schulen nun erlaubt oder verboten? Was sollten Lehrer*innen wissen und beachten, wenn sie mit dem beliebten Software-Paket arbeiten (wollen)?

Die Position der Gegner zu Microsoft 365 in Schulen

Microsoft 365 Education ist eine Sammlung verschiedener Apps und Online-Dienste. Einige Teile davon sind speziell auf den Einsatz in der Schule zugeschnitten. Das Angebot enthält zum Beispiel zusätzliche Anwendungen und hilfreiche Funktionen, die Lehrkräfte auf der ganzen Welt für digitalen Unterricht nutzen, darunter spezielle Lerntools und Assistenten für verschiedene Fächer.

Allerdings ist die Verwendung von Microsoft 365 in Schulen teilweise umstritten – bislang vor allem aus zwei Gründen:

• Einigen Kritikern missfällt grundsätzlich der Einsatz von professioneller Software im Bildungsbereich. Sie befürchten die Abhängigkeit von einem kommerziellen Anbieter – in diesem Fall auch noch von einem US-Unternehmen.

• Einige Datenschützer vertreten die Auffassung, dass Microsoft mit seinem Angebot gegen geltendes EU-Recht verstoße, und zwar gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deshalb raten sie pauschal von der Nutzung der Apps und Cloud-Dienste ab.

Argumente für Microsoft-Software im Bildungsbereich

Trotz dieser Vorbehalte: Befürworter argumentieren vor allem damit, dass die Anwendungen weit verbreitet und leicht zu bedienen sind.

• Software von Microsoft sei vergleichsweise einfach und intuitiv zu erlernen. Mit dem riesigen Funktionsumfang und der Vielseitigkeit von Microsoft 365 könne zudem keine frei verfügbare Alternative mithalten. Vor allem schulspezifische Tools wie das Kursnotizbuch, die unkomplizierte Integration der Cloud und die umfassenden Möglichkeiten für mehr Barrierefreiheit gelten als einzigartig.

• Software von Microsoft gilt als Branchen-Standard. Firmen würden erwarten, dass Schüler*innen die bewährten Programme beherrschen lernen – und nicht irgendwelche funktional rückständigen Open-Source-Lösungen wie Libre Office oder die in manchen Ländern eigens entwickelten, aber im Alltag oft unzumutbaren Lernplattformen.

Ich finde sowohl die Argumente der Befürworter als auch der Kritiker prinzipiell nachvollziehbar. Von der oft einseitigen, undifferenzierten und teilweise sehr emotional geführten Diskussion halte ich persönlich aber nichts. Zudem habe ich in meinen Blog-Artikeln schon oft kritisiert, wie unglücklich sowohl der US-Konzern als auch die zuständigen Datenschutzbeauftragten in der Vergangenheit öffentlich kommuniziert haben.

Als Medientrainer setze ich schon seit Jahren lieber auf die Vermittlung Medienkompetenz. Sowohl hier auf dieser Website als auch in meinen Handbüchern und Schulungen befürworte ich einen bewussten und mündigen Umgang mit digitalen Tools. Es kommt nämlich in der Regel nicht darauf an, ob Du eine Software nutzt, sondern wie Du die Software nutzt.

Was ich damit meine, erkläre ich in diesem Beitrag. Lass uns einen differenzierten Blick auf die Sachlage werfen und uns eine eigene Meinung zum Einsatz von Microsoft 365 in der Schule bilden.

Worum geht’s eigentlich beim Datenschutz?

Zur Klarstellung vorab: Natürlich finde ich das Thema Datenschutz wichtig! Nicht umsonst erwähne ich es eigeninitiativ in nahezu jeder Lehrerfortbildung sowie in jedem meiner Software-Handbücher.

Ich möchte mich sorgenfrei in der digitalen Welt bewegen können. Ich möchte selbst entscheiden, wem ich meine persönlichen Daten und Inhalte anvertraue. Von Betreibern und Dienstleistern erwarte ich, dass sie meine privaten Informationen vor ungewolltem Zugriff schützen.

Beim Datenschutz geht es aber nicht nur um meine eigenen Daten, sondern auch um den Schutz personenbezogener Daten Dritter, zum Beispiel von Kolleg*innen, von Schüler*innen oder von Elternteilen.

Wenn Du Daten einer anderen Person speicherst oder anderweitig digital verarbeitest, muss diese Person damit einverstanden und darüber informiert sein. Das gilt übrigens für jede Software und hat überhaupt nichts speziell mit Anwendungen von Microsoft zu tun.

Digitales Unterrichtsmaterial – meist unproblematisch!

Jetzt schlagen wir die Brücke zur konkreten Anwendung im Schulalltag: Viele Lehrkräfte bereiten ihr Unterrichtsmaterial mithilfe digitaler Tools vor. Sie entscheiden sich bewusst für bestimmte Programme und verfassen zum Beispiel Lesetexte mit Word, Arbeitsblätter mit OneNote, Präsentationen mit PowerPoint, Tafelbilder mit Microsoft Whiteboard und vieles mehr.

In aller Regel enthält diese Art von Unterrichtsmaterial überhaupt keine personenbezogenen Daten. Aus rechtlicher Sicht sind die Inhalte demnach nicht besonders schützenswert, die Nutzung der Programme also völlig unproblematisch. Es gibt keinerlei nachvollziehbare Grundlage dafür, irgendwelche Anwendungen für diese Zwecke pauschal zu verbieten.

Daraus folgt: Du kannst solche pädagogischen Inhalte für den Unterricht völlig sorgenfrei mit Deinen bevorzugten Microsoft-Programmen erstellen sowie in der dazugehörigen Cloud OneDrive speichern – wenn Du es möchtest. Ohne personenbezogene Daten kannst Du den Datenschutz nicht verletzen!

Erst wenn persönliche Informationen ins Spiel kommen, ist eine Klärung erforderlich. Wenn Ihr Euch zum Beispiel als Kollegium per Microsoft Teams austauschen möchtet oder Eure Kontaktdaten in Outlook verfügbar sein sollen, dann sollten alle Kolleg*innen damit einverstanden sein. Dasselbe gilt für am PC erstellte Briefe an die Eltern, für Berichte über Projektpartner und für ähnliche Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.

Der Konflikt zwischen Microsoft und Datenschützern

Beim nächsten Schritt wird’s etwas kniffliger. Ich fasse deshalb nur die groben Fakten zusammen und vereinfache hier im Sinne der Verständlichkeit bewusst:

• Ich habe oben schon die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erwähnt. Das Gesetz gilt für die gesamte Europäische Union. Es regelt u. a., wie Unternehmen personenbezogene Daten speichern dürfen.

• Microsoft behauptet, alle Vorgaben der DSGVO zu erfüllen. Das Angebot Microsoft 365 (Education) könne demnach datenschutzkonform genutzt werden. Man speichere zum Beispiel alle Inhalte auf Servern innerhalb der EU – größtenteils sogar in Deutschland. Es erfolge auch keine unerlaubte Weiterleitung personenbezogener Daten in die USA.

• Das glauben einige Datenschutzbeauftragten dem Konzern nicht. Aus ihrer Sicht beschreibe Microsoft zudem nicht transparent genug, wie die Daten verarbeitet werden. Aufgrund dieser Vorbehalte raten sie vom Einsatz der Software ab und rücken bislang – trotz diverser Bemühungen von Microsoft – nicht von ihrer Einschätzung ab.

• Es gibt bislang kein einziges Gerichtsurteil dazu, dass Microsoft mit seinem Angebot gegen geltendes Recht verstößt. Viele Juristen halten den rechtskonformen Einsatz von Microsoft 365 unter bestimmten Voraussetzungen für möglich. Eine Neubewertung durch die Datenschutzbeauftragten der Länder steht seit Monaten aus.

• Es gibt kein generelles Verbot der Software: Microsoft 365 wird von vielen großen Unternehmen und Einrichtungen im Arbeitsalltag verwendet. Auch zahlreiche Behörden in Deutschland setzen auf die Apps und Dienste mit integrierter Cloud-Anbindung – freigegeben und abgesegnet von den jeweils zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Der berühmte Flickenteppich an deutschen Schulen

Jetzt blicken wir endlich auf die Situation an Schulen, aber einfacher wird’s leider nicht. Im Gegenteil: Für Schulen in Deutschland gibt es zurzeit nämlich keine einheitliche Regelung, sondern einen absurden Flickenteppich!

• In vielen Bundesländern kommt Microsoft 365 Education problemlos zum Einsatz. Schulträger schaffen dort bewusst Lizenzen für ihre Lehrer und Schüler an, die täglich mit der beliebten Office-Software arbeiten können. Das gilt zum Beispiel auch für unser Nachbarland Österreich – mit Unterstützung des dortigen Bundesbildungsministeriums.

• In anderen Bundesländern wiederum wird Lehrkräften mit rechtlichen Konsequenzen gedroht, wenn sie die Software – oder bestimmte Funktionen darin – einsetzen. Auf den ausgegebenen Dienstgeräten werden die Microsoft-Apps manchmal sogar grundsätzlich gesperrt.

Also: Ob Du die Software sorgenfrei nutzen darfst, hängt tatsächlich davon ab, in welchem Bundesland Du unterrichtest. Ich kenne sogar Fälle, bei denen direkt benachbarte Kommunen bzw. Schulträger unterschiedlich entscheiden. Zur Erinnerung: Überall gilt dasselbe Gesetz!

Auf Nachfrage halten sich die meisten Schul- und Kultusministerien der Länder dazu bedeckt. Viele haben nach eigener Aussage gar keinen Überblick, welche ihrer Schulen welche Software nutzen. Einige folgen offenbar vorsichtshalber dem Unbehagen der Datenschützer.

Meine Meinung: Mehr Medienkompetenz wagen

Treue Leser*innen wissen schon, dass ich als langjähriger Medientrainer lieber auf die Vermittlung von Medienkompetenz statt auf pauschale Verbote setze – auch beim Thema Datenschutz. Was mich persönlich stört und was ich mir wünschen würde, fasse ich hier nochmal zusammen:

• Statt zu differenzieren und nachvollziehbare Regeln für die rechtskonforme Nutzung der Anwendungen zu vermitteln, konstruieren einige Datenschützer mithilfe juristischer Spitzfindigkeiten bedrohlich wirkende Risiko-Szenarien. Die politische Motivation einiger Verantwortlichen schwingt erkennbar mit: Sie wollen den Einsatz von Microsoft 365 in Schulen nicht ermöglichen, sondern verhindern.

• Man hat sich auf Microsoft eingeschossen und will hier offensichtlich ein Exempel statuieren. Hardware und Software von Firmen wie Apple und Google steht bislang nicht ansatzweise so im Fokus – trotz großer Verbreitung in deutschen Schulen. Es braucht aus meiner Sicht endlich generelle Entscheidungen und allgemeingültige Leitlinien für digitale Technologien im Bildungsbereich. Das jahrelange Tauziehen um einen Anbieter frustriert alle Beteiligten und führt augenscheinlich zu keinem Ergebnis.

• Die Diskussion wird auf dem Rücken unserer Lehrer*innen ausgetragen. Sie fühlen sich wahlweise verunsichert oder bevormundet. Einige trauen sich kaum noch, digitale Tools in irgendeiner Form einzusetzen – weil „das mit dem Datenschutz“ so problematisch sei. Das ist die Folge einer seit Jahren unbefriedigenden Debatte – kontraproduktiv in der eigentlich gemeinsamen Sache und beschämend im Ergebnis.

• Medienkompetenz heißt für mich: Den bewussten Umgang mit verschiedenen digitalen Tools erlernen, also auch ihre Vorteile und Nachteile verstehen. Dazu gehören eben sowohl freie Software als auch kommerzielle Tools. Nur wer die unterschiedlichen Angebote mit allen Chancen und Risiken kennenlernt und einschätzen kann, kann sie in Zukunft sicher nutzen und sich kompetent für die beste Lösung entscheiden.

• Apropos „beste Lösung“: Microsoft 365 Education ist einfach ein unschlagbarer Werkzeugkasten mit fantastischen Möglichkeiten für Schule und Unterricht. Davon kann und werde ich hier nicht abrücken – und ich habe über die Jahre wirklich unendlich viele Tools ausprobiert. Keine freie Software und erst recht keine selbst entwickelte Lernplattform der Länder kann auch nur ansatzweise mit dem Funktionsumfang der Apps und Dienste in Microsoft 365 mithalten. Wer das umfangreiche Angebot für besseren Unterricht nutzen möchte, sollte unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit dazu bekommen!

• Wir dürfen gerade den Bereich Schule und Bildung nicht von Vornherein von neuen Technologien ausschließen. Microsoft und andere US-Anbieter haben gerade nun mal bei der Entwicklung von Cloud-Software und Künstlicher Intelligenz die Nase vorn. Die KI-Tools mit Bedacht einzusetzen, sollte selbstverständlich möglich sein. Theoretische Bedenken dürfen aber die Offenheit für praktischen Fortschritt nicht behindern.

Microsoft und die Vertrauensfrage

Ich will hier auch die andere Seite nochmal in den Fokus rücken: Aus meiner Sicht hat Microsoft in den vergangenen Jahren viel zu wenig dafür getan, transparent zu informieren und Vertrauen aufzubauen.

Die Bedenken der Datenschutzbeauftragten so lange wie möglich zu ignorieren und nicht selbstbewusst Stellung zu beziehen, war meines Erachtens nicht klug. Dadurch hat man nach meiner Beobachtung viele verunsicherte Schulen verloren. Verantwortliche Schulleitungen haben sich irgendwann aus reiner Vorsicht für andere Plattformen entschieden, obwohl sie viel lieber mit Programmen wie OneNote und Microsoft Teams arbeiten würden.

Vor allem in den USA hatte man zunächst wenig Verständnis für die Bedenken aus Europa. Das habe ich einige Male persönlich erlebt, zum Beispiel in Diskussionen mit den Entwicklern vor Ort. Unsere vorsichtige Haltung zum Datenschutz wurde eher belächelt statt ernst genommen. Immerhin hat man sich bei Microsoft mittlerweile darum bemüht, auf Kritik und Vorgaben der EU zu reagieren.

Antworten und Empfehlungen für Lehrer*innen

Jetzt habe ich so einen langen Text geschrieben und bin Dir immer noch brauchbare Antworten schuldig: Was heißt das alles nun für Lehrkräfte, die sich für Microsoft 365 Education in Schule und Unterricht interessieren? Kannst Du die Software nutzen, ohne gegen den Datenschutz zu verstoßen und ohne rechtliche Probleme zu befürchten?

• Natürlich musst Du Dich in Deiner beruflichen Rolle an Vorgaben halten und solltest Dich über die in Deinem Bundesland bzw. an Deiner Schule geltenden Bestimmungen informieren. Diese gelten in der Regel nicht nur für die Arbeit mit Microsoft-Software, sondern für jede Art von digitalen Daten im Schulnetzwerk, auf der heimischen Festplatte und für die Nutzung von Cloud-Speichern.

• Wie oben beschrieben: Für die Erstellung von Unterrichtsmaterial und pädagogischen Inhalten solltest Du die meisten Programme sorgenfrei verwenden können. Solange Du keine personenbezogenen Daten nutzt, verletzt Du schließlich auch nicht den Datenschutz. Lerne bewusst zu ent- und unterscheiden, was Du wann darfst – und was nicht.

• Informiere Dich bei den verantwortlichen Schulträgern in Deinem Bezirk und bei den Behörden in Deinem Bundesland, ob und in welcher Form Du die Software einsetzen darfst. Vielleicht gehörst Du ja zu den Glücklichen, die sich über das Thema Datenschutz keine allzu großen Gedanken machen müssen.

• Falls in Deiner Region gerade noch abgewogen wird: Kommuniziert als Kollegium offen Euren Bedarf, um ggf. notwendige Prozesse anzustoßen und vor Ort etwas in Bewegung zu setzen. Vielleicht bietet sich mit Erlaubnis der Behörden auch eine Erprobungsphase für Deine Schule an. Denkt dabei unbedingt daran, das ggf. notwendige Einverständnis aller beteiligten Kolleg*innen und Eltern einzuholen.

• Thematisiert und versachlicht das Thema Datenschutz im Team: Wie steht Ihr als Schule dazu? Was ist Euch wichtig? Der sichere und bewusste Umgang mit privaten Daten gehört meiner Meinung nach zur modernen Medienkompetenz. Die Einführung von Microsoft 365 Education kann also auch eine wunderbare Gelegenheit sein, sich fortzubilden. Je besser Du informiert bist, desto sicherer fühlst Du Dich im Umgang damit.

Ich werde die Entwicklungen rund um den Datenschutz an Schulen weiter gespannt verfolgen. Natürlich interessiert mich auch Deine Meinung zum Thema sowie zum Einsatz von Microsoft 365 und der Office-Anwendungen in der Schule – gerne als Kommentar unter diesem Artikel.