Einführung von Microsoft 365: Alte Arbeitsabläufe prüfen (1)

Vor der Einführung von Microsoft 365 in Deiner Firma oder Schule solltest Du eine Bestandsaufnahme machen und bisherige Arbeitsabläufe analysieren.

• Wie arbeitet ihr aktuell im Team bzw. in den verschiedenen Abteilungen?

• Welche Arbeitsabläufe sind bereits digitalisiert – vielleicht sogar mithilfe von Microsoft-Programmen?

• Gibt es Ressourcen- und Zeitfresser, die Deine Kolleg*innen von wichtigen Aufgaben abhalten oder im Alltag nerven?

Um diese Fragen kümmern wir uns hier im ersten Teil meiner Artikel-Serie 👉🏻 Microsoft 365: Einführung in Unternehmen & Schulen. Die Informationen werden Dir sehr bei der Planung und Umsetzung der weiteren Schritte helfen.

Je besser Du nämlich den Status Quo in Deiner Organisation kennst und auf den Prüfstand stellst, desto besser kannst Du danach mögliche Ziele definieren.

---

Bestehende Arbeitsweisen auf dem Prüfstand

Bei meinen 👉🏻 Schulungen und Beratungen zu Microsoft 365 bin ich oft überrascht – und die Verantwortlichen auch: Auf Führungsebene ist meist gar nicht bekannt, wie sich die Arbeitsgruppen bislang organisieren.

Wer dann mal genau hinschaut und nachfragt, wird oft doppelte oder unnötige Arbeitsschritte entdecken. Effizient organisiert ist der Alltag oft nicht. Deshalb lohnt sich so eine Analyse in jedem Fall – unabhängig von einer möglichen Implementierung von Microsoft 365.

Erstelle dabei am besten eine große Skizze und zeichne die bestehenden Tagesabläufe und Zuständigkeiten in den Bereichen auf: Wer macht wann welche Handgriffe? Wo gibt es Schnittmengen und Übergaben zwischen Deinen Mitarbeitenden?

Natürlich arbeitet jede Einrichtung anders und hat jeweils eigene Herausforderungen zu meistern. Auf die folgenden Probleme stoße ich wiederum regelmäßig, bevor die Einführung von Microsoft 365 überhaupt spruchreif ist.

---

Gewachsene Arbeitsprozesse im Team

Arbeitsabläufe in Büros und Schulen erinnern mich oft an Efeu. Die Pflanze wächst unaufhörlich, kreuz und quer.

Dabei findet Efeu immer seinen Weg. Das Gewächs klettert sogar Wände hoch und runter. Kontrollieren lässt sich das Wachstum aber kaum – vor allem wenn sich das Efeu irgendwann verknotet …

Ähnlich verhält es sich meist mit Arbeitsprozessen, die irgendwann mal im Teams besprochen und festgelegt wurden. Sie sind mit der Zeit gewachsen, wurden unter wechselnden Mitarbeiter*innen weitergegeben und haben sich irgendwann verselbstständigt.

Wer solche Abläufe nicht im Blick behält, wundert sich irgendwann über die Auswüchse. Auch Missverständnisse im Team können dafür sorgen, dass manche Arbeitsschritte irgendwann vernachlässigt oder sogar doppelt gemacht werden.

Irgendwann ist kaum noch nachvollziehbar, wie bestimmte Prozesse zustande gekommen sind und sich verselbstständigt haben. Das wieder rückgängig zu machen, ist aufwändig und nervt alle Beteiligten. Kennst Du das?

---

Zeitverschwendung durch fehlende Software-Kenntnisse

A propos Wildwuchs: In vielen Firmen und Einrichtungen haben sich die Mitarbeiter selbst beigebracht, wie sie die vorhandenen PC-Programme nutzen – ohne spezielle Schulungen.

Jeder nutzt Büro-Software wie Word, Excel und Outlook auf seine eigene Weise und hat sich mit der Zeit ein individuelles Ordnungsssystem aufgebaut. Immerhin reichen die Kenntnisse, um die Aufgaben im Alltag irgendwie zu lösen.

Dabei wird allerdings viel Potenzial verschenkt und vor allem Zeit verschwendet. Die meisten Menschen nutzen nur einen Bruchteil der vorhandenen Funktionen. Sie wissen oft gar nicht, wie man mit Mail-Vorlagen in Outlook, Formatierungen in Word und Datenanalysen in Excel jede Menge Arbeit sparen kann.

Noch problematischer wird’s dann bei der Zusammenarbeit im Team. Wenn Kolleg*innen die Software auf unterschiedliche Arten verwenden, kann das zu Missverständnissen bei der Verständigung führen.

---

Fehlende Absprachen und Vereinbarungen

Lass uns hier direkt anknüpfen: Häufig gibt es in Organisationen gar keine Vereinbarungen darüber, wie wichtige Dateien benannt und wo sie gespeichert werden sollen. Irgendwann wird es schwierig, bestimmte Dokumente oder Präsentationen wiederzufinden. Das ständige Durchforsten von Ordnern kostet wiederum viel Zeit und verursacht Frust.

Das gilt vor allem, wenn Mitarbeitende mal wegen Urlaub oder Krankheit nicht im Büro sind – oder gar nicht mehr Teil des Teams. Dann wird besonders deutlich, warum Absprachen für die gemeinsame Dateiablage so wichtig sind.

Dasselbe gilt für Kommunikationswege in der Firma oder in der Schule. Die einen verschicken Mitteilungen per E-Mail und veröffentlichen Ankündigungen im Intranet. Die anderen schreiben sich in einer WhatsApp-Gruppe oder Direktnachrichten bei Instagram.

Zwangsläufig kommt es irgendwann zu dem Punkt, an dem wichtige Informationen an einem Teil der Belegschaft vorbeigehen. Im schlimmsten Fall werden Nachrichten an bestimmte Verteiler gar nicht mehr wahrgenommen und gelesen. Deshalb braucht jedes Unternehmen Vereinbarungen dazu, wo wann was in welcher Form kommuniziert wird.

---

Microsoft 365 als Chance fürs Unternehmen

Diese und weitere Probleme im Arbeitsalltag kann Microsoft 365 zwar nicht automatisch und auf Anhieb lösen. Viele Apps und Dienste der Software-Sammlung machen es Dir aber leichter, Prozesse zu vereinfachen, Abläufe zu vereinheitlichen, die Zusammenarbeit zu regeln und gesuchte Informationen schneller aufzurufen.

🎯 Du kennst jetzt also die Herausforderungen in Deinem Team. Du hast sicher auch schon Ideen dazu, welche Ziele Du mit der Einführung der digitalen Tools erreichen willst. Um Deine 👉🏻 Erwartungen an Microsoft 365 geht’s in Teil 2 dieser Artikel-Serie.