Du hast eine Lizenz für Microsoft 365 und möchtest die beliebten Office-Apps auf dem Windows-PC installieren. In dieser Anleitung erfährst Du, wie die Installation funktioniert und wie Du die Anwendungen mit Deinem Benutzerkonto verbindest.
Die Office-Programme von Microsoft kommen seit Jahrzehnten auf Büro-Computern zum Einsatz. Im Vergleich zu den Web-Apps haben die installierten Anwendungen viele Vorteile.
Wenn ich die Wahl habe, bevorzuge ich immer die Arbeit mit den PC-Programmen – aus mehreren Gründen:
- Die installierten Versionen der Office-Software sind spürbar flüssiger zu bedienen und haben deutlich mehr Möglichkeiten als die Web-Apps im Browser, vor allem wenn es um multimediale Inhalte und Funktionen geht.
- Auch beim Multitasking mit mehreren Programmfenstern sind die PC-Varianten brauchbarer. Die Fenster lassen sich beliebig anordnen, auch nebeneinander. So kannst Du Dokumente miteinander vergleichen und Inhalte direkt übertragen.
- Zudem lassen sich die installierten Apps und Programme offline nutzen, also ohne Internetverbindung. Du kannst auch Dateien öffnen und bearbeiten, die lokal auf der Festplatte oder im Netzwerk des Unternehmens gespeichert sind.
Falls Du mit einem Apple Mac bzw. einem MacBook arbeitest: Die Office-Programme sollten auf Deinem Bildschirm ähnlich aufgebaut sein wie ihre Pendants auf dem PC. Ich konzentriere mich in dieser Anleitung auf die Windows-Versionen, weil sie weltweit verbreiteter sind.
Voraussetzungen und Vorbereitungen
Du kannst die Office-Programme nur mit bestimmten kostenpflichtigen Lizenzen für Microsoft 365 herunterladen und verwenden.
Wenn Dir also Deine Firma oder Organisation ein Benutzerkonto mit einer solchen Lizenz zugewiesen hat, dann kannst Du die Software eigenständig auf geeigneten Geräten installieren. Befolge einfach die folgenden Anleitungen.
Auf offiziell zur Verfügung gestellten Dienstgeräten wie Laptops und Tablet-PCs sind die Apps und Programme oft schon vorinstalliert. Dann kannst Du Dich bei Deiner zuständigen IT-Abteilung bedanken und die weiteren Schritte für Download und Installation überspringen.
Prüfe also zunächst, ob Du auf Deinen Geräten schon Einträge für Anwendungen wie Word, PowerPoint, OneNote, Excel und Outlook entdeckst. Auf dem PC kannst Du einfach im Startmenü nachsehen.
Klicke auf das Windows-Logo auf der Taskleiste. Oft sind die App-Symbole bereits oben angeheftet, sonst eventuell auch in der Liste darunter zu finden.
Beim ersten Start der PC-Programme musst Du Dich erst mit Deinem Benutzerkonto verbinden – einmalig und so wie weiter unten beschrieben. Dadurch wird die Dir zugewiesene Lizenz für Microsoft 365 meist schon erkannt, sodass Du die Software vollumfänglich verwenden und auf Deine Cloud-Dateien zugreifen kannst.
Vielleicht schlummert auf Deinem Heimcomputer eine frühere Version von Microsoft Office – aktiviert mit einer privaten oder beruflichen Einzelplatz-Lizenz. Je nach Alter der Software lässt sich Dein Benutzerkonto damit noch verbinden. Auf neuere Funktionen musst Du allerdings verzichten.
Wenn Du dagegen Microsoft 365 selbst abonnierst oder eine berufliche Lizenz nutzt, hast Du immer Zugriff auf die aktuellen Programmversionen.
Installationsdatei herunterladen und starten
Um die Office-Programme auf Deinen PC zu bringen, benötigst Du zunächst eine Installationsdatei, die sich im Hintergrund um den Download und die Einrichtung kümmert.
Melde Dich dafür im Online-Portal von Microsoft 365 an und wechsle zur Ansicht Weitere Apps. Rechts oben auf der Seite siehst Du eine Schaltfläche mit der Beschriftung Apps installieren.
Ein Klick darauf zeigt die Option Microsoft 365 Apps, die Dich auf die Download-Seite führt. Entscheide Dich unter Apps und Geräte anzeigen für eine Sprachversion. Du kannst die Office-Programme nämlich nicht nur auf Deutsch nutzen, sondern auch in anderen Sprachen, die Du in dem Drop-down-Menü angezeigt bekommst.
Version auswählen
Außerdem musst Du hier eine Entscheidung mit technischem Hintergrund treffen – zumindest wenn Dein Gerät einen klassischen Intel‑ oder AMD‑Prozessor hat. Dann bietet Microsoft Office weiterhin zwei Varianten an: 64‑Bit und 32‑Bit.
Kurz erklärt: Die 64‑Bit‑Version nutzt moderne PC‑Hardware besser aus und sollte daher flotter arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass Windows 11 in der passenden Version installiert ist.
Das kannst Du in den Einstellungen Deines Betriebssystems prüfen. Wechsle dort zu System und dann ganz unten auf der Seite zu Info. Unter Systemtyp ermittelst Du, ob Du mit einem 64-Bit-Betriebssystem arbeitest oder ob Du stattdessen auf die 32-Bit-Version zurückgreifen musst.
Hast Du ein Gerät mit einem Snapdragon‑Prozessor und nutzt demnach Windows on ARM? Dann musst Du keine Auswahl treffen: Der Installer erkennt Dein System und richtet automatisch die optimierte ARM64‑Version der Software ein.
Klicke also auf der Seite im Browser auf die hellrote Schaltfläche Büro installieren. Damit startest Du nun den Download einer relativ kleinen Datei mit dem Namen OfficeSetup.exe. Erst wenn Du diese Setup-Datei anklickst und die Aktion bestätigst, wird die eigentliche Software aus dem Internet heruntergeladen.
Um alle weiteren Schritte kümmert sich das System automatisch für Dich. Du musst nur abwarten und Dich während des Downloads um nichts weiter kümmern. Wie lange der Vorgang inklusive Installation dauert, hängt von der Geschwindigkeit der Internetverbindung sowie von der Leistung Deines Geräts ab.
Am Ende bestätigt ein Fenster die erfolgreiche Installation. Danach solltest Du die Einträge für die Office-Programme im Startmenü von Windows finden (siehe oben).
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Office-Apps mit Benutzerkonto verbinden
Sobald die Installation abgeschlossen ist, solltest Du als erstes sicherstellen, dass die Software mit gültiger Lizenz aktiviert und mit Deinem Benutzerkonto verbunden ist.
In dieser Anleitung zeige ich Dir die Anmeldung am Beispiel der Textverarbeitung Word. Du kannst den Weg auch in Excel, PowerPoint und OneNote nachvollziehen.
- Öffne Microsoft Word zum Beispiel über das Startmenü. Beim ersten Start wirst Du aufgefordert, die üblichen Lizenzvereinbarungen akzeptieren. Danach kannst Du Dich vielleicht schon mit Deinem Benutzerkonto anmelden.
- Klicke sonst links unten auf den Eintrag Konto, um die Benutzerinformationen für Microsoft Office aufzurufen.
- Auf der angezeigten Seite findest Du den Abschnitt Bei Office anmelden. Klicke unter der kurzen Beschreibung auf die Schaltfläche Anmelden.
- In einem neuen Fenster gibst Du die E-Mail-Adresse zu Deinem Benutzerkonto sowie das dazugehörige Kennwort ein. Das Prinzip kennst Du ja schon von der Anmeldung im Online-Portal von Microsoft 365.
- Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint oben auf der Seite Dein Benutzername. Unter Verbundene Dienste ganz unten auf der Seite siehst Du die Verbindung zur Cloud OneDrive. Zu einem Firmen- bzw. Schulkonto von Microsoft 365 gehören außerdem Websites auf dem gemeinsamen SharePoint.
Du musst Dein Benutzerkonto nur einmalig in einem der Office-Programme einrichten. Die Verbindung zum Microsoft-Konto wird dann automatisch für die anderen Programme des installierten Software-Pakets übernommen.
Ab sofort kannst Du also mit allen installierten Office-Programmen direkt auf Deine Dateien in der Cloud zugreifen – ohne Umweg über die Festplatte. Beim Öffnen und Speichern von Dokumenten wählst Du einfach den gewünschten Speicherort aus.
Unter Dienst hinzufügen lassen sich weitere Microsoft-Konten einrichten. Das ist sehr praktisch, wenn Du Deinen PC sowohl für berufliche als auch für private Aufgaben nutzt. Du musst Dich dann nicht jeweils umständlich abmelden und neu anmelden. Stattdessen kannst Du flexibel auf alle verbundenen Cloud-Speicherorte zugreifen.
Office-Apps mit Lizenz aktivieren
Prüfe auf der rechten Seite unter Produktinformationen noch, ob Deine Lizenz für die Microsoft 365 Apps gültig ist. Ohne gültige Lizenz kannst Du die installierten Office-Anwendungen auf dem PC höchstens zum Ansehen von Dateien nutzen. Erst nach erfolgreicher Aktivierung lassen sich Inhalte auch bearbeiten.
Dafür musst Du Dich hier auf der Seite nochmal separat anmelden. Dabei wird geprüft, ob Deinem Konto eine gültige Lizenz für die Verwendung der Software zugeordnet ist.
Wer Microsoft Office als Privatperson erwirbt, erhält stattdessen meist einen Product Key. Mit dieser Seriennummer musst Du die PC-Programme einmalig aktivieren. Eine Anleitung dafür erhältst Du beim Kauf der Software.
Updates: Office-Apps aktualisieren
Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates, um seine Office-Programme sicher zu halten. Du erhältst in der Regel eine Benachrichtigung auf dem PC, sobald eine neue Version bereitsteht. Die Software aktualisiert sich dann automatisch.
Um direkt von neuen Funktionen zu profitieren, kannst Du auch manuell nach Updates suchen. Klicke dafür erst rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Updateoptionen und dann auf Jetzt aktualisieren (s. Abb. oben). Die neuen Programmversionen werden dann im Hintergrund heruntergeladen.
Sobald die Updates installiert werden können, musst Du die Office-Apps vorübergehend schließen. Achte vorher vorsorglich darauf, dass geöffnete Dateien ordnungsgemäß gespeichert sind.
Weitere Infos und Einstellungen
Je nach Lizenz kannst Du die Office-Apps auf mehreren Geräten parallel installieren. Ich nutze die Software zum Beispiel sowohl auf meinem Desktop-PC als auch auf meinem tragbaren Laptop als auch auf einem kleinen Windows-Tablet. Auf diesen Geräten bin ich jeweils mit demselben Benutzerkonto angemeldet. Dadurch werden einige App-Einstellungen geräteübergreifend synchronisiert.
Dazu gehört das Office-Design, also das Erscheinungsbild der Programmfenster. Auf der Konto-Seite kannst Du Deine bevorzugte Ansicht auswählen. Beliebt ist auch hier der Modus Schwarz, der angeblich die Augen schont und Energie spart. Viele Anwender*innen bevorzugen wiederum die Ansicht Bunt. Die Titelleisten von Word, Excel, PowerPoint und OneNote haben dann verschiedene Farben. So kannst Du mehrere geöffnete Programmfenster auf dem Desktop schnell zuordnen.
Eine Sache kannst Du nicht verhindern: Wenn Du die Office-Apps auf dem Windows-PC installierst, werden automatisch auch drei Zusatz-Tools eingerichtet. Die Symbole werden ohne Dein Zutun auf der Taskleiste abgelegt: People, Files und Calendar.
- People: Du siehst häufig genutzte Kontakte und deren E-Mail-Adressen. Zudem kannst Du nach Personen suchen und Copilot zu Euren Unterhaltungen befragen.
- Files: Du siehst eine Liste Deiner zuletzt verwendeten Dateien und kannst von hier aus direkt öffnen oder teilen. Zudem kannst Du nach bestimmten Inhalten suchen und Copilot Fragen dazu stellen.
- Calendar: Wirf einen Blick auf Deinen Kalender und anstehende Termine.
In den Einstellungen dieser Begleit-Apps (Microsoft 365 companion apps) kannst Du verhindern, dass sie automatisch gestartet werden. Sie lassen sich außerdem von der Taskleiste entfernen und in den Einstellungen von Windows 11 deinstallieren.
Jetzt solltest Du die verschiedenen Apps und ihre Grundfunktionen unbedingt kennenlernen. Dafür empfehle ich Dir gerne mein aktuelles Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“ mit vielen Tipps und Beispielen – einfach erklärt!
