Wer Microsoft 365 nutzt, speichert viele Inhalte in der Cloud, also verstreut in OneDrive und SharePoint. Jetzt kümmern wir uns darum, wie Du Deine Dateien suchen und wiederfinden kannst. Auch dabei kann Dich der KI-Assistent Copilot unterstützen.
Ich setze hier voraus, dass Du ein Benutzerkonto für Microsoft 365 hast und Dich im Online-Portal anmelden kannst.
Suchfunktion im Online-Portal
Vielleicht hast Du die Suchfunktion auf der Startseite schon bemerkt. Du findest den Eintrag Suchen links im Navigationsmenü.
Mit der regulären Lizenz für Microsoft 365 sieht die Seite in etwa so aus wie auf der folgenden Abbildung:
- Ganz oben auf der Seite sitzt das Eingabefeld für die Suche.
- Der Bereich Empfohlen direkt darunter zeigt Dateien an, an denen Du weiterarbeiten könntest. Die Auswahl wird automatisch aktualisiert.
- Dann folgt noch der Schnellzugriff mit einer Ãœbersicht Deiner zuletzt verwendeten, geteilten und favorisierten Dateien. Diese Ãœbersicht mit ihren Sortier- und Filteroptionen erinnert an die Startseite von OneDrive Online.
Im Suchfeld gibst Du meist ein Stichwort oder mehrere Begriffe ein. Schon während der Eingabe erscheinen passende Ergebnisse, die zum Beispiel Dateinamen, Seiten, Kontakte und Anwendungen in Microsoft 365 umfassen.
Drücke die [Eingabe]-Taste auf Deiner Tastatur, um alle Suchergebnisse zu sehen. Die Suche berücksichtigt auch Fundstellen innerhalb von Dokumenten und Dateien in der Cloud. Du kannst die Treffer ebenfalls filtern und sortieren.
KI-Funktionen in der Suche
Hast Du die KI-Funktionen auf der Startseite der Suche bemerkt? Fahre zum Beispiel mit der Maus über die Sterne neben einem Dateinamen, um die erweiterte Ansicht zu öffnen. Sie bietet Dir eine Vorschau des Dokuments an.
- Unter Insights siehst Du ein paar Eckdaten zur bisherigen Bearbeitung der Datei. In dem Feld darunter kannst Du außerdem Fragen zum Inhalt stellen.
- Ganz rechts in den Zeilen findest Du schon passende Prompt-Vorschläge. Wenn Du eine der Schaltflächen anklickst, landet die Eingabeaufforderung direkt im Copilot Chat. Die jeweilige Datei ist dort bereits als Anhang eingefügt.
Neue Suche mit Copilot
Noch vielseitiger präsentiert sich die Suchfunktion, wenn Du die Premium-Lizenz für M365 Copilot hast.
- Zum einen kannst Du Suchanfragen dann in natürlicher Sprache stellen, also zum Beispiel nach Inhalten zu speziellen Themen oder von bestimmten Personen fragen. Copilot antwortet Dir dann ähnlich wie im Chat ausführlich.
- Andererseits durchsucht der KI-Assistent wirklich sämtliche Inhalte innerhalb Deines Benutzerkontos, also nicht nur Office-Dokumente, sondern zum Beispiel auch Chats in Microsoft Teams, E-Mails im Postfach, Termine im Kalender und vieles mehr. Auf der rechten Seite werden die Quellen der Suchergebnisse aufgelistet.
Dass die KI Deine Inhalte in der Cloud so umfassend auswerten kann, ist übrigens gar nicht so selbstverständlich. Voraussetzung dafür ist das Konzept Work IQ, eine Art „Intelligenzschicht“ in Microsoft 365 Copilot. Es verbindet Daten, Kontext und Fähigkeiten der KI miteinander. Hier erfährst Du mehr darüber:
Natürlich werden auch bei der Suchfunktion alle vorhandenen Berechtigungen respektiert: Jeder Benutzer sieht weiterhin nur die Inhalte, auf die er innerhalb der Organisation ohnehin schon Zugriff hat.
Inhalte zusammenfassen lassen im Copilot Chat
Mit diesem Wissen (und der entsprechenden Lizenz) kannst Du nicht nur die Suchfunktion voll ausreizen. Auch im Chat kannst Du Dokumente leicht wiederfinden, ohne ihren Dateinamen und ihren Speicherort zu kennen.
Auf Zuruf fasst Copilot den aktuellen Stand von Projekten über alle Inhalte hinweg zusammen.
Ich finde vor allem sinnvoll, dass die verwendeten Referenzen in der Antwort verlinkt werden – so wie sonst Quellenangaben zu Online-Artikeln. Du kannst die Verweise anklicken, um direkt zum erwähnten Element zu gelangen.
Mehr über die Möglichkeiten von Microsoft 365, Copilot & Co. erfährst Du in meinen Schulungen für Einsteiger. Gerne mache ich auch Dein Team fit für den Einsatz der beliebten Software-Sammlung.
