Microsoft 365: Ich bin überfordert! [Kommentar]

Es liegt an mir. Mein Gehirn hat nicht mehr die Kapazität, um die Auswüchse von Microsoft 365 gedanklich zu erfassen. Die Software-Sammlung ist mittlerweile so komplex, dass ich merklich den Überblick verliere. Kurzum: Ich bin überfordert!

Kein Wunder: Die Entwickler bei Microsoft zünden gerade einen Turbo nach dem anderen. Sie überschlagen sich mit immer neuen Apps und Funktionen. Dazu kommen endlose Querverbindungen zwischen den enthaltenen Online-Diensten sowie die ausufernde Einbettung von Drittanbieter-Software. Vor allem mit der Integration des mächtigen KI-Assistenten Microsoft Copilot macht der Konzern aktuell Schlagzeilen.

Warum ich die aktuelle Entwicklung des Angebots ziemlich kritisch sehe, verrate ich in diesem Kommentar. Ich beschreibe auch, wo sich Microsoft aus meiner Sicht verzettelt und was das für die Vermittlung der Tools in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung heißt.

Als Trainer zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Ich beschäftige mich seit einigen Jahren mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 – vor allem für den Bildungsbereich, mittlerweile hauptberuflich. Ich habe viel Freude daran, neue Software auszuprobieren und darüber nachzudenken, wie uns digitale Tools das Leben leichter machen.

Meine Ideen vermittle ich in Schulungen zu Microsoft 365, in meinen Handbüchern und in diesem Blog – nach Möglichkeit mit leicht nachvollziehbaren Beispielen. Auf dem Weg dahin habe ich als Autor und Medientrainer meist drei persönliche Herausforderungen:

  • Ich will zunächst den Zweck neuer Apps und Dienste verstehen.
  • Ich will mindestens die Grundfunktionen der Tools selbst ausprobieren.
  • Danach habe ich den Anspruch, den Sinn der einzelnen Apps und Dienste verständlich vermitteln zu können.

Das alles fällt mir bei Microsoft 365 allerdings immer schwerer. Vermutlich geht das nicht nur mir so – und ich halte das für ein Problem, das auch Microsoft früher oder später auf die Füße fallen wird.


Früher war alles einfacher – auch Microsoft-Software

Früher konnte man Software aus dem Microsoft-Kosmos leicht einordnen und erklären. Jede Anwendung hatte einen klar definierten Zweck. Das ist bei den Klassikern bis heute so:

  • Mit Word erstellt man Dokumente.
  • PowerPoint ist für Präsentationen gedacht.
  • Outlook dreht sich um E-Mails, Termine und Kontakte.
  • Mit Paint lassen sich digitale Bilder malen.
  • usw.

Auch für Tools im Microsoft Store bekamen Entwickler später die Empfehlung: Jede App soll möglichst eine Aufgabe lösen!

Dass dieses Credo gut funktioniert, zeigt auch der Erfolg mobiler Geräte: Apps für Smartphone und Tablet haben ebenfalls meist einen eindeutigen Zweck – vom Taschenrechner bis zum Routenplaner, vom Videoplayer bis zur Essensbestellung. Das können Anwender*innen auf der ganzen Welt nachvollziehen.

Cloud als psychologische Herausforderung

Plötzlich kam die Cloud. Daten ließen sich nicht mehr (nur) auf dem Endgerät speichern, sondern in irgendeiner „Wolke“.

Ich lasse hier mal die endlose Datenschutz-Diskussion beiseite. Auch psychologisch gesehen hat der Siegeszug von Cloud-Lösungen viele Anwender*innen herausgefordert. Das stelle ich auch heute noch bei meinen Fortbildungen für Microsoft-Software fest.

Langsam gewöhnen sich Menschen daran, keine CDs mehr im Schrank zu haben und Songs stattdessen bei Spotify & Co. zu streamen. Immer mehr Anwender*innen akzeptieren gedanklich und emotional, dass E-Mails, Fotos und sogar ganze Software-Anwendungen oft nur noch in der Cloud liegen.

(Dass diese „Wolke“ eigentlich ein Server bei einem Anbieter ist, erkläre ich in Schulungen vorsorglich trotzdem.)

Trotz aller Vorteile ist das Arbeiten in der Cloud für viele nach wie vor nicht selbstverständlich. Nach meiner Erfahrung sind die Web-Apps von Word, Excel, PowerPoint und OneNote nicht ansatzweise so bekannt und beliebt wie die auf dem PC installierten Programme. Dabei würde den meisten wohl der geringere Funktionsumfang der Online-Versionen reichen.


Doppelt gemoppelt hält nicht besser!

Die nächste Entwicklung war aus meiner Sicht ein schleichender Prozess: In den vergangenen Jahren kam es bei Microsoft-Software zu immer mehr Dopplungen und Überschneidungen.

Immer häufiger haben mich Fragen dazu erreicht, warum verschiedene Apps doch eigentlich dieselben Aufgaben erfüllen. Als Trainer musste ich oft genauer herausarbeiten, wie sich die Tools im Detail unterscheiden.

  • Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?
  • Macht man Video-Anrufe lieber mit Skype oder mit Microsoft Teams?
  • Erstelle ich Aufgaben besser in Microsoft To Do oder in Planner?
  • Warum sollte ich die Whiteboard-App nutzen, wenn ich Tafelbilder auch in OneNote zeichnen kann?
  • usw.

Die Apps und ihre Unterschiede wurden spürbar erklärungsbedürftiger. Schon an diesem Punkt hatte ich das ungute Gefühl, dass Microsoft Parallelwelten entstehen lässt. In einigen Bereichen hat man sich ganz offensichtlich verzettelt. Hier mal zwei Beispiele:

Beispiel 1: Apps für digitale Notizen

Wer braucht eigentlich drölf verschiedene Orte für digitale Notizen?

  • Die Notizbuch-Software OneNote hat man lange vernachlässigt und steckt jetzt endlich wieder Energie in die Entwicklung der Desktop-Version für Windows.
  • Parallel entstand die App Sticky Notes für Kurznotizen. Die digitalen Klebezettel ähneln den Schnellen Notizen in OneNote und sind mittlerweile in verschiedenen Apps integriert.
  • Dann tauchten Besprechungsnotizen (Meeting Notes) in Microsoft Teams auf, die bis heute keine verlässliche Heimat haben, irgendwann aber mal in OneNote integriert werden sollen.
  • Plötzlich erschien Microsoft Journal – noch eine App für digitale Notizbücher – mit intelligenten Stiftgesten und beeindruckender Handschrifterkennung.

Währenddessen erstellt der Durchschnittsanwender einfach ein neues Word-Dokument und notiert Ideen mithilfe der dortigen Zeichenfunktionen.

Beispiel 2: Aufgaben und To-Do-Listen

  • Aufgaben sind seit vielen Jahren fester Bestandteil von Outlook.
  • Dank interaktiver Checkboxen lassen sich Aufgaben in OneNote auflisten, abhaken und sogar mit Outlook verknüpfen.
  • Dann wird aus dem aufgekauften Tool Wunderlist die leicht zu bedienende App Microsoft To Do – mittlerweile auch als Web-App verfügbar und in Outlook integriert.
  • Um Aufgaben für mehrere Personen im Blick zu behalten gibt es wiederum Planner, obwohl sich auch Listen in Microsoft To Do mit anderen teilen lassen.
  • Microsoft Lists hat viele mögliche Einsatzzwecke, wird aber auch als Aufgabenverwaltung beworben.
  • In Kürze wird Microsoft das gemeinsame Planungs-Tool Loop veröffentlichen, das auch wieder ein Aufgabenmodul enthält …

Ganz ehrlich: Wie soll man einem durchschnittlichen Anwender nun guten Gewissens eine bestimmte Notiz-App oder ein Aufgaben-Tool in Microsoft 365 empfehlen?

So sehr ich eine große Auswahl schätze: Dieses Sammelsurium braucht kein Mensch – auch wenn Verfechter sicher Argumente für ihre bevorzugte Lösung parat haben. Der Sinn hinter diesen Entwicklungen lässt sich in Einsteiger-Schulungen für Microsoft-Software schon lange nicht mehr verständlich vermitteln.

Teams & Co: Alles ist mit Allem verbunden!

Richtig anspruchsvoll wird’s dann, wenn man Fortgeschrittenen das Zusammenspiel der Apps und Dienste in Microsoft 365 näherbringen möchte.

Die meisten haben mittlerweile verstanden, dass Microsoft Teams der Dreh- und Angelpunkt für viele Anwendungen sein kann. Die Strategie, alle Dienste unter einer Haube zu haben, können die meisten gut nachvollziehen.

Dazu gehört im Bildungsbereich vor allem das reibungslose Zusammenspiel von Microsoft Teams und OneNote. Mit diesen Verbindungen der Apps lassen sich viele Aufgaben im Schulalltag und rund um digitalen Unterricht erledigen.

Ich arbeite in Schulungen gerne mit konkreten Beispielen, um weitere mögliche Querverbindungen innerhalb von Microsoft 365 aufzuzeigen:

  • E-Mails in Outlook lassen sich in einem Notizbuch in OneNote ablegen.
  • Online-Umfragen mit Forms kann man mithilfe von Excel auswerten.
  • Mit PowerPoint erstellte Videos lassen sich direkt in Stream veröffentlichen.
  • usw.

Wenn ich die Köpfe zum Rauchen bringen will, treibe ich es gerne auf die Spitze. Wie mächtig der Werkzeugkasten Microsoft 365 wirklich ist, wird vielen durch solche sich aufbauenden Schaubilder erst richtig klar:

Zusammenspiel verschiedener Apps in Microsoft 365
Zusammenspiel verschiedener Apps in Microsoft 365

Schwieriger wird’s bei Zusammenhängen, die man als Nutzer*in auf Anhieb nicht wahrnimmt oder wahrnehmen soll. Wer zum Beispiel per Microsoft Teams Dateien austauscht, vermutet oft nicht, dass im Hintergrund eigentlich der SharePoint als Speicherort dient.

Spätestens bei Anwendungen wie Power Apps und Power Automate steigen dann alle aus, die sich nicht per se für IT interessieren. Wofür die Tools da sind und welchen Stellenwert die Power Platform innerhalb von Microsoft 365 hat, lässt sich im Zweifel zumindest noch erklären.


Microsoft auf Speed: Wildwuchs ohne Ende

Doch jetzt bin ich am Limit! Ich stoße an meine Grenzen, weil Microsoft einfach immer mehr Apps und Dienste auf den Markt wirft – scheinbar ohne Sinn und Verstand.

Der US-Konzern überschlägt sich gerade bei der Veröffentlichung neuer Funktionen und treibt mit unkontrolliertem Wildwuchs die oben beschriebenen Probleme auf die Spitze.

Beispiel: KI & ChatGPT – alles nur Preview

Ich verstehe, dass Microsoft beim Thema Künstliche Intelligenz im Wettbewerb mit anderen Firmen steht. Mit der Investition ins allgegenwärtige ChatGPT hat man sich einen Startvorteil teuer erkauft.

Jetzt wird die beeindruckende KI auf Biegen und Brechen in so ziemlich jede verfügbare Software integriert. Auch der Bildgenerator DALL-E3 von denselben Entwicklern wird munter überall eingebaut.

Die unfertigen Tools bekommen dann einfach den Zusatz Preview. Wir dürfen den Wildwuchs dann exklusiv testen – als Versuchskaninchen für Microsoft.

Der Bildersteller DALL-E3 läuft zum Beispiel

  • im Microsoft Designer, einer neuen Grafik-App (Preview),
  • im Image Creator, einer neuen Website von Bing (Preview),
  • direkt im Chatbot Copilot, zum Beispiel auf der Website und in Microsoft Edge,
  • demnächst wohl auch in Office-Apps wie PowerPoint.

Zig neue Baustellen, zig verschiedene Anlaufstellen für denselben Zweck: Ich erkenne jedenfalls keine klare Strategie dahinter – und gut kommunizieren lässt sich das dem allgemeinen Publikum auch nicht.

Beispiel: Windows 11 und das Insider-Programm

Auch bei bewährter Software fehlt mir gerade eine Linie. Anwender*innen werden plötzlich von neuen Funktionen überrascht, die übermorgen schon wieder futsch sein können.

Am Betriebssystem Windows 11 schraubt Microsoft regelmäßig. An allen Ecken und Enden tauchen neue Features auf. Im PC-Alltag muss man öfter mal suchen, wo sich bestimmte Einstellungen denn nun schon wieder verstecken.

Wer Glücksspiele mag, registriert sich als Windows Insider und testet die regelmäßigen Vorschauversionen. Wer wann welche Funktionen ausprobieren darf, ist anscheinend Willkür. Nicht ohne Grund schränkt der von mir sehr geschätzte Autoren-Kollege Martin Geuß (Dr. Windows) seine Berichterstattung über neue Insider Builds ein.

Ist offenbar auch egal: Hauptsache, Bing mit ChatGPT wird öffentlichkeitswirksam integriert!

Beispiel: Microsoft Edge und seine Zusatzfunktionen

Ähnlich kritisch sehe ich die Entwicklung von Microsoft Edge. Der Browser war anfangs schlank und schnell – und damit eine fantastische Alternative zu Chrome und Firefox.

Doch mittlerweile platzt das Menü aus allen Nähten, weil das Team eine unüberschaubare Zahl an Einstellungen integriert. Ständig gibt’s neue Zusatzfunktionen, die bei einem Update wieder verschwinden können.

Allein die Seitenleiste in Microsoft Edge hat mittlerweile eine abwechslungsreiche Metamorphose hinter sich. Die meisten Nutzer*innen kennen die Seitenleiste vermutlich gar nicht. So bekommen sie immerhin nicht mit, dass der Shortcut plötzlich nicht mehr funktioniert oder dass sich die Anordnung abgelegter Websites nach wie vor nicht ändern lässt.

Ist offenbar auch egal: Hauptsache, der Copilot mit Bing bzw. ChatGPT wird öffentlichkeitswirksam integriert!

Microsoft Loop: Die Dauerschleife geht weiter!

Der nächste Heilsbringer soll Microsoft Loop sein. Das Tool wurde 2021 vorgestellt und steht jetzt öffentlich zur Verfügung – natürlich als kostenlose Preview.

Und was bitte soll Microsoft Loop sein? Laut offizieller Website geht es um die Zusammenarbeit im Team. Man könne mit Loop gemeinsam planen und Ideen an einem Ort zusammenbringen, so der schwammig formulierte Text.

Website von Microsoft Loop
Website von Microsoft Loop

Ich formuliere es mal anders: Loop ist ein bisschen Teams, ein bisschen OneNote, ein bisschen Planner, ein bisschen Lists … Auch der unvermeidliche KI-Copilot soll in Kürze integriert sein.

Wem das noch nicht kompliziert genug ist, der kann sich auf die Loop-Komponenten freuen. Das sind quasi interaktive Bausteine, die sich wiederum in andere Apps in Microsoft 365 einbetten lassen. Wenig überraschend zeigt das Beispiel auf der Website ein Aufgaben-Modul …

Loop-Komponenten
Loop-Komponenten

Auch Loop ersetzt also keine bestehende Anwendung, sondern erweitert die Software-Sammlung um eine weitere Plattform, die irgendwie alles ein bisschen kann. Dazu kommen zahlreiche Querverbindungen, die jedem Wissensarbeiter eine zusätzliche Transferleistung abverlangen.

Wie man Loop einfach erklären kann oder gar schulen soll, wird mich noch einige schlaflose Nächte kosten. Ganz ehrlich: Da blickt doch keiner mehr durch!


Ich bin nicht allein – auch nicht bei Microsoft.

Es liegt also an mir. Meine Vorstellungskraft reicht nicht mehr aus, um Microsofts Vorstellungen von einer modernen Arbeitswelt selbst in vollem Umfang zu begreifen und im nächsten Schritt anderen verständlich zu vermitteln. Dafür ist die Welt von Microsoft 365 zu komplex geworden.

Das geht offenbar nicht nur mir so. In meinen Fortbildungen treffe ich oft auf IT-Verantwortliche, die das ausufernde Software-Sammelsurium mittlerweile überfordert. Ich weiß auch, dass so mancher Microsoft-Mitarbeiter keinen Überblick mehr über die vielen verfügbaren Tools hat. Das ist ehrlicherweise auch ein bisschen beruhigend.

Als langjähriger Microsoft MVP stehe ich zum Beispiel regelmäßig im Austausch mit dem Product Team von OneNote. Bei den gemeinsamen Videokonferenzen wird schnell deutlich, dass die Entwickler zwar ihre Notizbuch-App kennen. Sobald es um Vergleiche zu anderen Anwendungen in Microsoft 365 geht, fehlt den Kolleg*innen das nötige Know-how.

Bei so einem großen Konzern erwarte ich natürlich nicht, dass jeder jedes Produkt kennt. Gerade entstehen aber parallel so viele ähnliche Tools, dass der Hersteller ganz offensichtlich den Überblick über sein eigenes Portfolio verliert – oder nicht mehr in der Lage ist, seine vielen Produkte verständlich zu erklären und eindeutig zu positionieren.

Zeit der Digitalisierung, Zeit der Aufklärung

Laut Website soll Microsoft 365 dabei unterstützen, „sich auf die wichtigen Dinge im Leben zu konzentrieren“. Das will ich auch in Zukunft tun und nur noch Anwendungen vorstellen, die unser Leben wirklich vereinfachen.

Denn nach wie vor bin ich der Überzeugung, dass man in Job und Schule viel Arbeit und Zeit sparen kann, wenn man digitale Tools sinnvoll einsetzt. Die Kunst wird es allerdings sein, noch besser zu selektieren, welche Software im Alltag wirklich hilft und uns nicht nur beschäftigt hält.

Ich werde als Autor dieses Blogs und als Medientrainer weiterhin meinen Teil dazu beitragen, das Angebot von Microsoft zu sortieren und über die Möglichkeiten aufzuklären. Schließlich wollen wir ja gerade möglichst viele Menschen für die Möglichkeiten der Digitalisierung gewinnen – trotz oder mithilfe von Microsoft 365.

Wie behältst Du den Überblick über Microsoft 365? Wie beobachtest Du die unbändige Entwicklung neuer Apps und Dienste? Ich bin gespannt auf Deine Meinung als Kommentar unter diesem Beitrag!

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Stefan Malter als Dozent im Klassenzimmer

2 Gedanken zu „Microsoft 365: Ich bin überfordert! [Kommentar]“

  1. Das Blöde an der ganzen Nummer ist in meinem Fall etwas ganz anderes. Wir liefern Support für unsere Kundenfirmen. Das machen wir in unserer Truppe seit über 25 Jahren.
    Der gesamte Support hat sich verändert, seitdem es M365 gibt. Und zwar dergestalt, dass Microsoft irgendeine neue hochgejazzte Funktion über den Zaun aufs Volk wirft und unsere Kundenfirmen das dann unbedingt ausprobieren wollen.
    Scheitern die dann, machen die bei uns Support-Tickets auf. Da kann es schon mal dumm kommen, dass du als Supporter von irgendeiner Funktion, die irgendeinen superduper Namen trägt, noch nichts gehört hast und denkst, dass dich der Kunde veralbert.
    Im Support und im Managed Service kommst du gar nicht so schnell hinterher, wie Microsoft die Änderungen raushaut. Und das Verflixte daran ist dann, dass es immer häufiger vorkommt, dass dann irgendwelche Updates lang eingeführte Parade-Produkte (Beispiel: Exchange Server) zerhäckseln und du dir im Support irgendwas ausdenken musst, was im schlimmsten Fall alles noch schlimmer macht.
    Ich werde wohl über kurz oder lang den Support für Wasserkocher übernehmen. Die kochen Wasser oder auch nicht. Ohne irgendwelche hochgejazzten Funktionen wie KI. Wobei, man weiß ja nie wie am Beispiel vom Backofen …

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Über den Autor

Ich bin Stefan Malter aus Dortmund. Meistens erkläre ich Lehrkräften, wie sie mit Microsoft 365 Education viel Zeit und Arbeit sparen - in meinen Blog-Artikeln, Handbüchern, Videokursen und Fortbildungen.

Stefan Malter | Autor | Medientrainer | Moderator
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