In diesem Beitrag widmen wir uns den Web-Apps in Microsoft 365, also den Online-Versionen der bekannten Office-Programme sowie weiterer Anwendungen innerhalb des Software-Pakets.
So wie der Copilot Chat sind auch die Web-Apps grundsätzlich Bestandteil jeder Lizenz für Microsoft 365. Je nach Lizenz können einige Funktionen beschnitten sein oder fehlen.
Wo findet man die Web-Apps in Microsoft 365?
Verschiedene Wege führen zu den einzelnen Web-Apps. Ich stelle sie Dir hier nacheinander vor:
App-Startfeld im Online-Portal
Melde Dich im Online-Portal von Microsoft 365 an. Links oben – auf Höhe des Copilot-Logos – siehst Du das App-Startfeld mit neun kleinen Punkten. Ein Klick darauf öffnet ein Menü mit verschiedenen Symbolen.
Wenn Du in diesem Menü keine App-Symbole bzw. nur den Eintrag Erstellen siehst, dann ist Dein Benutzerkonto offenbar noch nicht mit einer Lizenz für Microsoft 365 verknüpft. Wende Dich im Zweifel an Deinen IT-Administrator.
Von hier aus kannst Du die angezeigten Anwendungen jeweils aufrufen – ähnlich wie im Startmenü von Windows. Klicke einfach auf das gewünschte Symbol.
Der Internetbrowser öffnet die passende Web-App dann in einer neuen Registerkarte. Dazu kommen wir gleich.
Alle Apps in Microsoft 365 anzeigen
Es braucht einen zusätzlichen Klick auf Weitere Apps und dann nochmal rechts am Rand auf Alle Apps, um eine Übersicht aller verfügbaren Anwendungen zu sehen.
Mehr Infos sowie Anleitungen für die wichtigsten Anwendungen findest Du in meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Apps an App-Startfeld anheften
Du sparst viele Klicks, indem Du Deine bevorzugten Werkzeuge an das App-Menü anpinnst. Fahre dafür mit dem Mauspfeil über ein Element in der Auswahl. Hinter den drei Punkten steckt die Option Anheften.
Die Einträge erscheinen dann sofort in dem Menü. So lassen sich Deine Lieblings-Apps in Zukunft noch schneller aufrufen. Auf dieselbe Weise kannst Du sie auch wieder Loslösen, also aus dem App-Startfeld entfernen.
Web-Apps per URL aufrufen
Den Umweg über das Online-Portal kannst Du Dir auch sparen: Jede Web-App hat nämlich auch eine eigene URL.
Wenn Du diese Adresse in Deinem Browser aufrufst, kannst Du Dich auf der jeweiligen Internetseite anmelden und dann die Anwendung direkt im aktuellen Browser-Tab nutzen.
Die Links zu den meisten Web-Apps setzen sich wie folgt zusammen:
https://[appname].cloud.microsoft
Auf diese Weise gelangst Du direkt zu word.cloud.microsoft, forms.cloud.microsoft und whiteboard.cloud.microsoft.
Von Web-App zu Web-App wechseln
Sobald Du in einer der Web-Apps angemeldet bist, wechselst Du leicht zu einer anderen. Klicke dafür links oben auf die neun im Quadrat angeordneten Punkte.
Über die App-Symbole gelangst Du zu den anderen Anwendungen. Du kannst hier auch nach Apps suchen oder ganz unten direkt eine neue Datei erstellen. Der Eintrag Microsoft 365 Copilot führt zurück zur Startseite mit dem KI-Chat.
Besonderheiten der Web-Apps in Microsoft 365
Das Arbeiten im Internetbrowser ist anfangs vielleicht gewöhnungsbedürftig. Es ist schließlich immer noch üblicher, Apps und Programme auf dem eigenen Computer bzw. Tablet zu installieren und die Software dann direkt auf dem Gerät aufzurufen.
Stattdessen liegen die Benutzeroberflächen quasi in der Cloud bereit, also online auf den Servern von Microsoft. Daraus ergeben sich diverse Vorteile und Nachteile.
Vorteile der Web-Apps
Der größte Vorteil: Dank der Web-Apps kannst Du Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote an jedem beliebigen PC, Laptop oder Tablet aufrufen. Du brauchst nur einen aktuellen Browser und eine verlässliche Internetverbindung.
Du bist also nicht an das Betriebssystem Windows gebunden, sondern hast auch auf anderen Plattformen wie macOS und Linux jederzeit Zugriff auf Microsoft 365. Selbst auf mobilen Geräten mit Android, iOS & iPadOS kannst Du die Web-Apps im Browser aufrufen. Das ist auch praktisch, falls Du auf einem beruflichen Laptop oder Tablet keine weitere Software herunterladen und installieren kannst, darfst oder willst.
Dazu kommt: Die Anwendungen belegen auf diese Weise keinen Speicherplatz auf der Festplatte. Du musst auch nicht wie sonst an regelmäßige Updates denken: Die Web-Apps stehen immer automatisch in der aktuellen Version zur Verfügung.
Die Online-Versionen der Office-Programme sehen mittlerweile fast so aus wie die umfangreichen PC-Programme. Sie enthalten alle grundlegenden Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Dazu gehört das Menüband oben unter der Titelzeile. Auf mehreren Registerkarten sind die wichtigsten Funktionen verteilt – von Start über Einfügen bis Ansicht.
Um das Layout des Menübands anzupassen, klickst Du ganz rechts am Rand auf den kleinen Pfeil nach unten. Wechsle zum Beispiel zum Einzeiligen Menüband, das einfach und übersichtlich gehalten ist. Bei Bedarf kannst Du das Menüband auch ausblenden.
Übrigens: Wenn Du die Web-Apps aufrufst, kannst Du den Internetbrowser vorübergehend in den Vollbildmodus umschalten und Dich so besser auf die Arbeit an Deinen Dokumenten konzentrieren. Im Browser Microsoft Edge blendet die Funktionstaste [F11] die Adresszeile, die Favoritenleiste und die Statusanzeige am unteren Bildschirmrand aus. Du siehst nur die aktuelle Internetseite auf dem Monitor, in diesem Fall eben die Benutzeroberfläche der Web-App. So fühlt sich die Arbeit fast so an wie mit der installierten PC-Version. Drücke erneut die Taste [F11], um den Vollbildmodus zu beenden.
Natürlich kannst Du mehrere Web-Apps parallel öffnen und sie in verschiedenen Browser-Tabs verwenden. Erstellte Texte, Präsentationsfolien und Tabellen werden direkt beim Bearbeiten in der Cloud gespeichert. Du kannst die Web-Apps jederzeit schließen, ohne dass irgendwelche Inhalte verloren gehen.
Nachteile der Web-Apps
Die Nachteile möchte ich ebenfalls nicht verschweigen: Du brauchst eben wie oben beschrieben immer eine Online-Verbindung, um per Browser auf die Web-Apps und die in der Cloud gesicherten Dateien zugreifen zu können.
Schnelles Internet und stabiles WLAN sind aber längst nicht an allen Orten selbstverständlich. Wenn das Netzwerk in Deiner Firma oder Schule mal streikt oder grundsätzlich unzuverlässig ist, hast Du keinen Zugriff auf die Software. Auch mobiles Arbeiten, zum Beispiel im Zug oder in einem schönen Café, ist so nicht immer möglich.
Außerdem wirken die Web-Apps im Browser teilweise wie abgespeckte Versionen der vollwertigen Office-Programme für den PC. Die Online-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote bieten spürbar weniger Möglichkeiten als ihre fest installierten Pendants. Aus technischen Gründen musst Du zum Beispiel auf viele Multimedia-Funktionen sowie auf hilfreiche Erweiterungen verzichten.
Zudem ist die Bedienung im Internetbrowser oft schwerfällig. Beim Nachladen von Funktionen kann es zu nervigen Wartezeiten oder sogar Abstürzen kommen. Zudem lassen sich Inhalte nur umständlich von einer zur anderen Anwendung übertragen.
Kurzum: Ich finde grundsätzlich spitze, dass es diese Web-Apps gibt. So kannst Du jederzeit, an jedem Ort und von jedem Gerät aus auf Deine Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Notizen zugreifen.
Die Online-Versionen eignen sich allerdings vorrangig fürs schnelle Ansehen von Dateien sowie deren einfache Bearbeitung. Für Projekte mit umfangreichen Inhalten nutze ich lieber die vielseitigeren PC-Programme mit größerem Funktionsumfang.
Du lernst die Anwendungen und ihre Grundfunktionen in meinem umfassenden Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“ kennen.
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Weitere Einstellungen für Web-Apps
Seit M365 Copilot das Online-Portal gekapert hat, müssen sich langjährige Nutzer umgewöhnen. Das betrifft vor allem die Einstellungen für die Benutzeroberfläche, die schon immer an verschiedenen Orten zu finden waren. Der Einfachheit halber zeige ich Dir in diesem Abschnitt nur die wichtigsten Optionen.
- Wir schauen uns nochmal die Startseite an. Das Menü links in der Spalte lässt sich jederzeit zuklappen und aufklappen. Fahre dafür mit der Maus über das Copilot-Logo links oben und klicke dann auf das Icon Navigation reduzieren / erweitern.
- Hell oder Dunkel: Du kannst das Erscheinungsbild der Startseite anpassen. Klicke auf die drei Punkte links unten neben Deinem Profilnamen, um die Einstellungen zu öffnen. Dort unter Allgemein wechselst Du zum augenschonenden Dark Mode. Die Ansicht kann sich sonst auch nach den Systemeinstellungen richten.
- Was dürfen und sollen Kolleg*innen innerhalb Deiner Einrichtung (und ggf. auch Copilot) über Dich wissen? Klicke zuerst links unten auf Deinen Namen und dann auf Mein Microsoft365-Profil. Hier kannst Du Dein Profil aktualisieren und zum Beispiel Deine Kontaktdaten, Deine Projekte und Deine persönlichen Fähigkeiten eintragen. Eventuell kannst Du einige Einträge nicht selbst ändern, weil Deine IT-Abteilung sie verwaltet, zum Beispiel Deinen Namen und den Firmennamen.
- Willst Du die hinterlegte Mobilfunknummer oder das aktuelle Kennwort ändern, weil es Dir zu unsicher erscheint? Klicke erneut unten links auf Deinen Profilnamen und dann auf Konto anzeigen. In einem neuen Browser-Tab siehst Du zahlreiche Einstellungen zu Deinem persönlichen Benutzerkonto. Wechsle links im Menü zu den Sicherheitsinformationen und ändere dort die gewünschten Einträge.
- Klicke auf derselben Webseite auf Einstellungen und Datenschutz. Hier kannst Du die voreingestellte Sprache sowie die angezeigte Zeitzone ändern, zum Beispiel wenn Du die Apps in einer anderen Muttersprache oder in einem Unternehmen im Ausland nutzen möchtest.
- Unter Datenschutz rechts daneben kannst Du gesammelte Nutzerdaten löschen, darunter den Suchverlauf, Informationen zu häufig angeschriebenen Kontakten und Deine bisherigen Chats mit M365 Copilot.
- Manche Menschen haben zwei oder mehrere Benutzerkonten für Microsoft 365, zum Beispiel jeweils getrennt für berufliche, schulische und private Zwecke. Du kannst Dich auf der Startseite links unten Mit einem anderen Konto anmelden. Der Internetbrowser merkt sich und zeigt an, mit welchen Benutzerkonten Du schon mal angemeldet warst. So kannst Du in Zukunft schnell und bequem zwischen Deinen Profilen wechseln, ohne Dich umständlich abzumelden und anzumelden.
Dieser schnelle Kontowechsel klappt übrigens auch innerhalb der meisten Web-Apps, dort jeweils rechts oben über Dein Profilbild in der Titelzeile.
Abmelden vom Online-Portal
Wenn Du Dich an einem fremden oder an einem gemeinschaftlich genutzten PC angemeldet hast, dann solltest Du Dich zuletzt unbedingt wieder vom Online-Portal abmelden.
Klicke dafür ein weiteres Mal auf Deinen Benutzernamen und dann rechts oben auf den Hinweis Abmelden. Beachte auch die weiteren Hinweise im Browser-Fenster.
So stellst Du sicher, dass nachfolgende Nutzer*innen am selben Computer keinen Zugriff mehr auf Deine Dateien und auf Deine Chatverläufe in Microsoft 365 haben. Du möchtest ja sicher vermeiden, dass Kolleg*innen oder gar Fremde einen Blick auf Deinen E-Mail-Verkehr oder auf Deine persönlichen Unterlagen werfen können.
Also: Nach Deiner Online-Session das Abmelden nicht vergessen!
Im nächsten Beitrag erfährst Du, wie Du die Office-Programme auf dem PC installierst und Dich mit Deinem Benutzerkonto anmeldest:
