Microsoft 365 für Lehrer: Office kostenlos mit Schullizenz!

Viele Lehrerinnen und Lehrer nutzen Microsoft Office bzw. Microsoft 365 Education kostenlos. Von ihrer Schule haben sie ein Benutzerkonto mit entsprechender Lizenz zugewiesen bekommen. Damit können sie beliebte Programme wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook herunterladen und auch zu Hause auf dem PC installieren.

Im Online-Portal von Microsoft 365 Education findest Du die Installationsdatei als Download. Ob, wo und wie Du als Lehrer die Office-Apps herunterladen, installieren und einrichten kannst, erfährst Du in dieser Anleitung.

Welche Lizenz brauchen Lehrer für Microsoft Office?

Für Schulen und Bildungseinrichtungen bietet Microsoft verschiedene Lizenzen an, mit denen Lehrer die Software kostenlos nutzen können:

  • Office 365 Education A1 können alle Schulen gratis beziehen. Die Lizenz enthält die bekannten Office-Tools und weitere Dienste als Web-Anwendungen. Das heißt: Schüler und Lehrer können die Software nur als Office Online im Browser sowie mit den Apps für mobile Geräte nutzen. Für Dokumente und Dateien steht dafür viel kostenloser Speicherplatz in der Cloud OneDrive zur Verfügung.
  • Mit den kostenpflichtigen Angeboten Microsoft 365 A3 bzw. Microsoft 365 A5 können Lehrer und Schüler die Office-Programme auch auf dem PC installieren. Oft gibt es Rahmenverträge, die Kreise, Gemeinden oder Schulträger für ihre Schulen abschließen.

Die Desktop-Programme bieten deutlich mehr Funktionen als die Web-Apps im Browser. Sie lassen sich auch offline nutzen, also ohne Internetverbindung. In einem früheren Blog-Artikel findest Du mehr Infos über die Lizenzen und Inhalte von Microsoft 365 Education.

Stellt Dir Deine Schule keine passende Lizenz zur Verfügung? Alternativ hast Du die Möglichkeit, selbst eine Lizenz für Microsoft 365 inklusive Office-Paket zu erwerben. Wenn Du die Software auf eigene Kosten abonnierst, kannst Du die Programme zudem für private Zwecke nutzen – und Deine Familie ggf. auch.

Aus meiner Sicht lohnt sich die Anschaffung für Lehrer: Du kannst mit der Software-Sammlung viel Arbeit und Zeit bei der Unterrichtsvorbereitung und Selbstorganisation sparen.

Schlummert auf Deinem PC noch eine andere, vielleicht ältere Version von Microsoft Office – aktiviert mit einer gültigen Lizenz? Prima! Stelle dann noch sicher, dass Du die Office-Software mit Deinem Benutzerkonto verbunden hast und so bequem auf alle Inhalte in der Cloud zugreifen kannst.

Das wird auch oft gefragt: Wie kann man den KI-Assistenten Microsoft Copilot als Lehrer*innen nutzen? Der Chatbot ist in jedem Schulkonto enthalten. Nur für die Integration in die Office-Programme benötigst Du noch eine zusätzliche kostenpflichtige Lizenz.


Microsoft Office installieren und einrichten

Auf einem neuen PC mit dem Betriebssystem Windows ist Microsoft Office manchmal schon vorinstalliert. Im besten Fall kannst Du Download und Installation dann überspringen.

Prüfe also zunächst im Startmenü, ob Du dort schon Einträge für Programme wie Excel, PowerPoint und Word entdeckst. Dann musst Du Microsoft Office nämlich nur noch einmalig mithilfe einer Seriennummer oder Deines Benutzerkontos als Lehrer aktivieren – so wie weiter unten beschrieben. Dadurch wird die Dir zugewiesene Lizenz Deiner Schule erkannt.

Du hast die Office-Programme noch nicht auf Deinem PC? Sofern Deinem Schulkonto eine entsprechende Lizenz für Microsoft 365 Education bzw. Office 365 zugewiesen ist, kannst Du die Installationsdatei herunterladen.

Nach der Login im Online-Portal von Microsoft 365 entdeckst Du rechts oben die Schaltfläche Apps installieren.

Apps installieren - Download-Optionen in Microsoft 365
Apps installieren – Download-Optionen in Microsoft 365

Hier empfehle ich Dir den Klick auf Weitere Installationsoptionen und dann auf Apps und Geräte anzeigen. Dann siehst Du wirklich alle Möglichkeiten für den Download von Microsoft Office – auch Wunsch auch in einer anderen Sprachversion.

Office installieren im Online-Portal von Microsoft 365
Office installieren im Online-Portal von Microsoft 365

Microsoft Office für 32-Bit oder 64-Bit

Vorab musst Du nun eine Entscheidung mit technischem Hintergrund treffen: Die Office-Programme gibt’s in zwei verschiedenen Versionen – und zwar als 64-Bit und 32-Bit.

Kurz erklärt: Die 64-Bit-Version nutzt neuere PC-Hardware besser aus und sollte deshalb flotter arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass Dein Computer einen geeigneten modernen Prozessor hat und Windows in der passenden Version installiert ist.

Das kannst Du vorsorglich in den Windows-Einstellungen prüfen. Wechsle dort zu System und dann ganz unten zu Info. Unter Gerätespezifikation ermittelst Du, ob Du mit einem 64-Bit-Betriebssystem arbeitest oder stattdessen auf die 32-Bit-Version zurückgreifen musst.

PC-Info in den Windows-Einstellungen
PC-Info in den Windows-Einstellungen

Klick nun auf der Seite im Browser auf Office installieren. Damit startest Du den Download einer relativ kleinen Datei mit dem Namen OfficeSetup.exe

Eine Kurzanleitung auf dem Bildschirm zeigt Dir außerdem, wie Du die Datei öffnest und damit die Installation startest.

Erst wenn Du diese Setup-Datei auf dem PC startest, wird die eigentliche Software aus dem Internet heruntergeladen. Alle weiteren Schritte für die Installation von Microsoft Office geschehen dann automatisch.

Office wird heruntergeladen und installiert
Office wird heruntergeladen und installiert

Du musst also nur abwarten und Dich währenddessen um nichts weiter kümmern. Die Dauer hängt von der Geschwindigkeit Deiner Internetverbindung und Deinem Gerät ab.

Nach einer Weile bestätigt ein Fenster die erfolgreiche Installation von Microsoft Office. Danach findest Du im Startmenü die Einträge für Programme wie Excel, Outlook, PowerPoint und Word.

Nächste Schritte nach der Installation von Microsoft Office

Nach der Installation solltest Du direkt sicherstellen, dass Microsoft Office mit gültiger Lizenz aktiviert und mit einem oder mehreren Benutzerkonten verbunden ist. Das hat den Vorteil, dass Du die Desktop-Programme in vollem Umfang nutzen und auf Deine Dateien in der Cloud zugreifen kannst.

Außerdem werden bestimmte Einstellungen synchronisiert, sodass Du Office auf jedem Gerät so nutzen kannst, wie es Dir persönlich am liebsten ist. In einer separaten Anleitung erkläre ich Dir, wie die Anmeldung in den Office-Programmen funktioniert.

Außerdem solltest Du regelmäßig prüfen, ob Microsoft Updates für die Office-Programme bereitstellt. So hältst Du die Software auf Deinem PC sicher und profitierst auch als Lehrer regelmäßig von neuen Funktionen.

Wie Du danach die verschiedenen Programme in der Schule und für Deinen Unterricht einsetzt, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin stelle ich Dir die verschiedenen Apps und Dienste anhand vieler Beispiele vor.

Über den Autor

Ich bin Stefan Malter, Autor und Medientrainer aus Dortmund. In meinen Büchern und Schulungen lernst Du, digitale Tools produktiv und kreativ einzusetzen.

Weitere Tipps für Microsoft 365 sowie die enthaltenen Apps findest Du hier auf Malter365.de.

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