E-Mail in OneNote einfügen [Anleitung]

Wie voll ist Dein Postfach in Outlook? Hast Du wirklich einen Überblick über Deine E-Mails? Oder suchst Du regelmäßig nach älteren Nachrichten zu einem bestimmten Thema?

Stattdessen kannst Du eine E-Mail in OneNote einfügen – direkt bei den thematisch passenden Unterlagen.

Vielleicht haben Dir die Vorgesetze, Kunden oder Projektpartner eine wichtige Information geschickt, die Du aufbewahren möchtest.

Vielleicht willst Du eine bestimmte Kommunikation mit Kolleg*innen oder mit Verwandten separat speichern und mit Notizen versehen.

Vielleicht möchtest Du bestimmte Rechnungen, Dokumente und sonstige per E-Mail eingegangene Unterlagen an einem Ort sammeln und vergleichen.

Wie Du eine E-Mail an OneNote senden kannst – direkt aus Outlook heraus in Dein Notizbuch -, das zeige ich Dir in dieser Anleitung.

E-Mails spielen in der privaten und beruflichen Kommunikation nach wie vor eine große Rolle. Die wohl bekannteste Software zum Verwalten Deines Postfachs sowie Deiner Kalender und Kontakte ist Microsoft Outlook. Ich setze hier voraus, dass das Programm schon samt Benutzerkonto auf Deinem PC eingerichtet ist.

Funktion in Outlook: An OneNote senden

Für das folgende Beispiel habe ich ein Notizbuch erstellt, in dem Rechnungen für Einkäufe, Abonnements und sonstige Verträge gesammelt werden können.

Ein Online-Shop schickt Dir nun per E-Mail eine Rechnung zu einer Bestellung. Diese Nachricht willst Du nicht (bzw. nicht nur) in Deinem Postfach in Outlook aufbewahren, sondern zusätzlich bei den übrigen Unterlagen im Notizbuch einfügen.

Outlook für Windows

Zunächst zeige ich Dir die Funktion in der Windows-Version von Outlook. Sie sollte dort verfügbar sein, wenn Microsoft 365 mit den Office-Programmen auf Deinem PC installiert ist.

Klicke mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Nachricht im Posteingang. Du siehst dann den Eintrag An OneNote senden im Kontextmenü.

Alternativ solltest Du die Funktion auch oben im Menü finden, und zwar auf der Registerkarte Start unter der Befehlsgruppe Verschieben.

Falls die Funktion bei Dir in Outlook nicht zur Verfügung steht, musst Du sie vielleicht erst aktivieren. Schaue Dir dafür die passenden Einstellungen in den Optionen an, und zwar unter Erweitert und dann unter Add-Ins.

Wenn Du auf das Symbol klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin kannst Du auswählen, in welchen Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail als neue Seite einfügen möchtest. Zur Wahl stehen alle Notizbücher, die aktuell in OneNote geöffnet sind.

Entscheide Dich für einen Speicherort und klicke auf OK. Outlook startet dann den Vorgang, der ein paar Sekunden dauern kann. Danach siehst Du die E-Mail auf der Seite im Notizbuch. Beim Senden an OneNote bleiben sowohl der Adresskopf als auch das Layout der ursprünglichen Nachricht erhalten.

Auf diese Weise kannst Du nun jede gewünschte E-Mail zusätzlich in OneNote speichern – also wo sie inhaltlich hingehört und wo Du sie wiederfinden willst.

Frage Dich auch, ob Du die Nachricht jetzt überhaupt noch in Deinem Posteingang aufbewahren musst oder löschen kannst. In jedem Fall kann das Einfügen von E-Mails in OneNote Deine Postfächer in Outlook entlasten und Dir in Zukunft viel Zeit beim Suchen von Nachrichten sparen.

Den Titel der Seite kannst Du natürlich auf Wunsch ändern, damit Du die E-Mail später gut wiederfindest. Auch die weiteren Inhalte auf der neu erstellen Seite lassen sich in OneNote bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötigen Text aus der Nachricht löschst oder zusätzliche Erläuterungen einfügst.

Der Windows-Version ist es übrigens völlig egal, aus welchem Postfach diese Nachricht stammt und in welchem Benutzerkonto das Notizbuch gespeichert ist – anders als in der Web-App Outlook Online (s. u.). So kannst Du E-Mails auch kontoübergreifend archivieren.

Wenn Du das Notizbuch noch für Deine Familienmitglieder freigibst, können diese schließlich auf die gesammelten Rechnungen, Kochrezepte und sonstige Inhalte zugreifen. Du musst also nicht mehr jede E-Mail einzeln an sie weiterleiten. Wie Du Notizbücher mit anderen Personen teilst, zeige ich Dir in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.

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Outlook Online

Die Funktion An OneNote senden steht auch in der Web-App von Outlook zur Verfügung – sowohl für private als auch für berufliche bzw. schulische Microsoft-Konten. Du kannst E-Mails aber nur aus dem Postfach an ein Notizbuch innerhalb desselben Benutzerkontos senden.

Öffne die Nachricht in einem neuen Fenster. Klicke rechts oben neben dem Pfeil zum Weiterleiten auf das viereckige Symbol für weitere Apps. Dahinter verbirgt sich die Funktion An OneNote senden, die sich dann rechts in einer Seitenleiste öffnet.

Beim ersten Mal musst Du dort erst nochmal mit Deinem Benutzerkonto anmelden. Danach kannst Du wieder auswählen können, in welchem Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail speichern willst.

Outlook auf dem iPad

Auf dem iPad musst Du erst eine Erweiterung aktivieren, um von Outlook aus eine E-Mail in OneNote einfügen zu können.

Tippe in der Benutzeroberfläche Deiner Outlook-App links unten auf das kleine Zahnrad. Scrolle in den Einstellungen nach unten bis zum Eintrag Add-Ins. Dort findest Du den Eintrag »An OneNote senden«. Tippe auf das Pluszeichen in derselben Zeile, um das Add-In zu aktivieren.

Wechsle nun im Posteingang zur gewünschten E-Mail. Rechts unter der Uhrzeit bzw. dem Datum der Nachricht siehst Du drei kleine Punkte. Wenn Du auf diese Punkte tippst, erscheint das frisch aktivierte Add-In im Kontextmenü.

Berühre das Icon und melde Dich – falls nötig – nochmal mit Deinem Microsoft-Konto an. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Notizbücher in der Cloud zu sehen sind. Wähle aus, in welchen Abschnitt Du die E-Mail einfügen möchtest.

Mehr Infos zum Zusammenspiel von OneNote, Outlook und weiteren Microsoft-Apps findest Du in meinen Handbüchern für OneNote. Darin widmen wir uns auch dem Einfügen von Inhalten aus dem Internet in ein digitales Notizbuch.