Wie kannst Du in OneNote ein neues Notizbuch erstellen? Das zeige ich Dir in dieser Anleitung. Du erfährst, wie Du neue Notizbücher in den verschiedenen Versionen von OneNote anlegen kannst und was Du dabei jeweils beachten solltest.
Notizbuch erstellen in OneNote für Windows
Ich gehe davon aus, dass Du die aktuelle Desktop-Version von OneNote bereits auf dem PC installiert hast. Sie ist ein fester Bestandteil von Microsoft 365. Du kannst die Software aber auch einzeln herunterladen und einrichten. Für diese Schritte und einen umfassenden Einstieg empfehle ich Dir gerne mein Grundlagen-Handbuch für Microsoft OneNote.
Wir werden nun ein erstes eigenes Notizbuch erstellen und mit Inhalt füllen – hier beispielhaft für Kochrezepte. Das funktioniert natürlich ähnlich für jedes andere Thema oder sonstige Zwecke.
Um in der Windows-Version von OneNote ein neues Notizbuch zu erstellen, gibt es zwei bewährte Wege:
- Klicke links im Notizbuchbereich mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich. Wähle dann im Kontextmenü den Eintrag Neues Notizbuch…
ODER
- Klicke links oben im Menüband von OneNote auf Datei und dann in der linken Spalte auf Neu.
Beide Wege führen Dich zu einer Eingabemaske im Hintergrund. Hier kannst Du nun entscheiden, wo Du das neue Notizbuch erstellen willst und wie es heißen soll.
Nur in der Windows-Version von OneNote kannst Du Dich frei entscheiden: Wo soll das neue Notizbuch gespeichert werden?
- in Deiner persönlichen Cloud OneDrive,
- auf Websites im SharePoint, die Du gemeinsam mit einem Team nutzt,
- lokal, also auf dem gerade genutzten PC oder
- auf einem externen Speichermedium oder einem Netzwerkordner, den Du per Klick auf den Eintrag Durchsuchen festlegen kannst.
Um das Notizbuch an einem Online-Speicherort zu erstellen, muss das Desktop-Programm natürlich mit dem passenden Benutzerkonto verbunden sein.
In einem separaten Blog-Beitrag erfährst Du mehr über die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Speicherorte in OneNote.
Notizbuch lokal erstellen
Klicke auf Dieser PC, um das neue Notizbuch auf Deiner Festplatte abzulegen. Auf der rechten Seite kannst Du ihm dann einen eindeutigen Namen geben.
Bitte beachten!
Der Name des Notizbuchs darf aus Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen bestehen. Die folgenden Sonderzeichen sind bei der Eingabe nicht erlaubt:
/ * ? » | < > : . % #
Wenn Du auf Notizbuch erstellen klickst, kümmert sich OneNote um die weiteren Schritte. Danach erscheint das neue Notizbuch in der linken Spalte. Den lokalen Speicherordner kannst Du ab jetzt bei der Arbeit mit OneNote vernachlässigen.
Notizbuch in der Cloud erstellen
Wenn Du Dich für die Cloud entscheidest, wählst Du erst links das verbundene Benutzerkonto. Danach klickst du rechts auf Durchsuchen und bestimmst den gewünschten Ordner in OneDrive bzw. auf der Website im SharePoint.
Den Notizbuchnamen trägst Du unten im Explorer-Fenster ein und klickst noch auf Erstellen. Das Speichern in der Cloud kann dann ein paar Sekunden dauern. OneNote richtet direkt die automatische Synchronisierung ein.
Währenddessen öffnet sich noch eine Meldung auf dem Bildschirm. OneNote fragt Dich, ob Du das neue Notizbuch jetzt schon für andere Personen freigeben möchtest. Zum jetzigen Zeitpunkt entscheiden wir uns hier für »Jetzt nicht«.
Das frisch erstellte Notizbuch erscheint schließlich links im Notizbuchbereich. Es enthält bereits einen ersten Abschnitt mit einer noch unbenannten Seite.
Farbe, Anzeigename und Speicherort ändern
Auf Wunsch kannst Du noch die automatisch vergebene Farbe des Notizbuch-Symbols ändern. Die Farben dienen vor allem der schnelleren Orientierung, wenn Du später mehrere Notizbücher in OneNote geöffnet hast.
Klicke mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch in der Spalte und wähle dann im Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften. In dem neuen Fenster bietet OneNote dann eine Auswahl von 16 verschiedenen Farbtönen für das Notizbuch an.
Du kannst hier auch einen anderen Anzeigenamen für das Notizbuch eintragen, der dann in der Benutzeroberfläche zu sehen ist. Der eigentliche Name der Datei in der Cloud ändert sich dadurch aber nicht.
Die Funktion ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Du auf ein freigegebenes Notizbuch einer anderen Person zugreifen darfst, Du den Inhalt aber innerhalb Deiner Liste unter einem anderen Namen besser zuordnen kannst.
Außerdem siehst Du hier den aktuellen Speicherort des Notizbuchs. Er lässt sich auf Wunsch über die Schaltfläche rechts nachträglich ändern.
Neues Notizbuch auf dem iPad erstellen
Auf dem iPad unterstützt OneNote ausschließlich Notizbücher, die in der Cloud gespeichert sind. Deshalb kannst Du beim Erstellen eines neuen Notizbuchs keinen anderen Speicherort wählen. Ich setze hier voraus, dass Du in der App schon mit Deinem Microsoft-Konto verbunden bist.
Öffne OneNote auf dem iPad, klappe links den Notizbuchbereich auf und tippe unten auf das Pluszeichen mit der Beschriftung Notizbuch. Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster. Hier gibst Du einen Namen für das neue Notizbuch ein.
Auch hier gilt, dass der Notizbuchname bestimmte Sonderzeichen nicht enthalten darf, zum Beispiel Punkte, Kommas, Sternchen, Fragezeichen, Prozent und einige weitere. Beschränke Dich bei der Bezeichnung also auf Buchstaben und Zahlen, eventuell noch Leerzeichen, Minuszeichen oder Klammern.
In der Zeile darunter hast Du direkt die Möglichkeit, eine von mehreren Farben für das neue Notizbuch zu wählen. Auch auf dem iPad kannst Du die Farbe später noch jederzeit ändern. In der dritten Zeile siehst Du, in welchem Microsoft-Konto das neue Notizbuch gespeichert wird.
Hinweis:
Einen anderen Speicherort kannst Du hier nur auswählen, wenn Du in der App parallel mit weiteren Benutzerkonten angemeldet bist. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Du Deine privaten und Deine beruflichen Notizen getrennt halten willst oder musst.
Zuletzt musst Du nur noch auf die Schaltfläche Erstellen tippen. Wenn Du die obigen Schritte befolgt hast, erstellt OneNote dann Dein neues Notizbuch wie gewünscht in der Cloud.
Das Notizbuch ist sofort einsatzbereit und wird in der OneNote-App angezeigt. Du findest den neuen Eintrag in der Spalte ganz links.
Jetzt kannst Du beliebig viele weitere Notizbücher für verschiedene Zwecke hinzufügen. Klicke dazu ein weiteres Mal auf das Pluszeichen links unten. Der Dialog zum Erstellen eines neuen Notizbuchs öffnet sich dann jeweils erneut.
Notizbuch in OneNote Online erstellen
Auch in der Web-App OneNote Online kannst Du ein neues Notizbuch erstellen – also direkt in der Cloud. Du kannst später aber nicht nur per Browser auf die Inhalte zugreifen. Das online erstellte Notizbuch lässt sich jederzeit mit den Anwendungen für PC, Tablet und Smartphone synchronisieren.
Öffne die Web-App im Internetbrowser Deiner Wahl, zum Beispiel über das Online-Portal von Microsoft 365 oder über die offizielle Website von OneNote.
Auf der Startseite von OneNote Online erscheinen zunächst alle Notizbücher, die Du zuletzt verwendet hast. Über die Schaltflächen in der Reihe darüber kannst Du Dir weitere Inhalte der Cloud anzeigen lassen, zum Beispiel nur Deine Notizbücher oder alle Notizbücher, die andere Personen für Dich online freigegeben haben.
Mit dem purpurfarbenen Button oben legst Du ein Neues Notizbuch an. Vergib einen passenden Namen und klicke auf Erstellen. In einem neuen Browser-Tab öffnet sich danach die Benutzeroberfläche von OneNote Online.
Natürlich ist das neu erstellte Notizbuch jetzt noch komplett leer. Du kannst direkt damit beginnen, Abschnitte anzulegen, Seiten mit Inhalten zu befüllen und so Dein persönliches Wissensarchiv aufzubauen.
Hinweis für Fortgeschrittene
Es gibt weitere Möglichkeiten, neue Notizbücher zu erstellen. Gemeinsam genutzte Notizbücher richtest Du am besten direkt im jeweiligen SharePoint ein.
Auch innerhalb von Microsoft Teams findest Du Optionen für spezielle Notizbücher zur Zusammenarbeit, die dann in der Benutzeroberfläche der Software eingebettet werden.
Der Einfachheit halber habe ich mich hier auf die herkömmlichen Notizbücher konzentriert. Das Einfügen und Bearbeiten von Inhalten funktioniert aber in allen Konstellationen nahezu gleich.
Wie Du verschiedene Inhalte in OneNote einfügst, die Multimedia-Funktionen nutzt und Deine Notizbücher mit anderen Personen teilst, erkläre ich Dir ausführlich in meinen beliebten Handbüchern zu Microsoft OneNote.
