OneNote: Notizbuch kopieren und speichern [Anleitung]

Ein Notizbuch in OneNote zu kopieren, war bislang ziemlich mühsam. Du musstest das gesamte Notizbuch erst exportieren und dann umständlich wieder importieren. Jetzt gibt es eine neue Funktion, mit der Du sofort eine Kopie speichern kannst – auf Wunsch auch direkt in einem anderen Benutzerkonto oder auf dem PC.

Diese neue Funktion ist zum Beispiel praktisch, wenn Du

• den aktuellen Stand eines Notizbuchs als Backup sichern möchtest, bevor Du Inhalte in Deinem Original veränderst;
• ein bestehendes Notizbuch samt aller Inhalte als Vorlage für ein neues Projekt verwenden möchtest;
• ein Notizbuch in ein anderes Benutzerkonto übertragen möchtest, zum Beispiel bei einem Wechsel der Firma oder Schule.

Ich setze hier voraus, dass Du grundsätzlich mit der Software vertraut bist. Für den umfassenden Einstieg empfehle ich Dir gerne meine Handbücher für Microsoft OneNote.

Kopie speichern in OneNote

Die Funktion Kopie speichern findest Du in der Windows-Version von OneNote. Wenn sie auf Deinem PC noch nicht auftaucht, solltest Du mal alle Updates für die Microsoft 365-Apps installieren.

Der gesamte Vorgang kommt Dir sicher bekannt vor, wenn Du in OneNote schon mal ein neues Notizbuch erstellt hast.

1. Wechsle in OneNote zu dem Notizbuch, das Du kopieren möchtest. (Das Duplizieren klappt nur mit Notizbüchern, die nicht als besonders vertraulich gekennzeichnet sind.)
2. Klicke erst links oben auf Datei und dann links in der Spalte auf den Eintrag Kopie speichern.
3. Auf der angezeigten Seite kannst Du nun den gewünschten Speicherort für die Notizbuch-Kopie auswählen. Die verfügbaren Cloud-Optionen hängen davon ab, mit welchen Microsoft-Konten Du in der Software angemeldet bist. Unter Dieser PC kannst Du sonst auch einen Ordner auf Deiner Festplatte bestimmen.

4. Gib zuletzt noch den neuen Notizbuchnamen an, bevor du den Vorgang schließlich startest.

OneNote erstellt Notizbuch-Duplikat

Du musst Dich um nichts weiter kümmern. Schau einfach dabei zu, wie die Software die folgenden Schritte automatisch umsetzt. Je nach Umfang des Notizbuchs kann das Kopieren eine Weile dauern.

• OneNote erstellt ein neues Notizbuch am gewünschten Speicherort und benennt es wie von Dir vorgegeben.
• Dann werden alle vorhandenen Abschnitte und die darin enthaltenen Seiten nacheinander in das neue Notizbuch kopiert. Die Farben der Abschnitte übernimmt OneNote dabei natürlich auch.

• Wenn Du ein Cloud-Konto ausgewählt hast, wird OneNote die Inhalte auch direkt synchronisieren.

Diese Schritte musstest Du sonst mühsam einzeln vornehmen. Dass man ein Notizbuch jetzt so einfach komplett kopieren kann, ist also eine willkommene Erleichterung.

Dupliziertes Notizbuch bearbeiten

Danach kannst Du das duplizierte Notizbuch wie üblich bearbeiten und mit neuen Inhalten füllen. Außerdem lässt es sich auch in der Web-App OneNote Online aufrufen sowie auf anderen Geräten wie iPad und Smartphone öffnen.

Wie das alles funktioniert, erfährst Du in meinen beliebten Anleitungen für OneNote. Darin erfährst Du zum Beispiel auch, wie Du Notizbücher für andere Personen freigibst und die Inhalte mithilfe von KI zusammenfasst.