Wie ist ein Notizbuch in OneNote aufgebaut? Um die Logik der Software gut nachvollziehen zu können, musst Du zunächst den Aufbau der digitalen Notizbücher und ihre Struktur in OneNote verstehen.
Wenn Du das Prinzip von Microsoft OneNote einmal verinnerlicht hast, findest Du Dich in der Benutzeroberfläche des Programms viel besser zurecht. Außerdem kannst Du die Ordnung Deiner Inhalte dann problemlos an Deine persönlichen Bedürfnisse anpassen.
Dabei ist OneNote flexibel. Du kannst die Struktur Deiner Notizbücher mit den darin vorhandenen Abschnitten und Seiten jederzeit ändern. Inhalte lassen sich beliebig umbenennen und verschieben. Du kannst also Dein Ordnungssystem ständig an Deine aktuellen Anforderungen ausrichten, ohne dass Deine bestehenden Notizen und Unterlagen in OneNote verloren gehen.
Die Beispiele in dieser Anleitung zeigen Dir, wie Du Notizbücher in OneNote für verschiedene Aufgaben im Alltag strukturieren kannst. Um die Software noch besser kennenzulernen, empfehle ich Dir gerne mein beliebtes Handbuch „OneNote für Einsteiger„.
Einfaches Ordnungssystem in OneNote
In OneNote hantierst Du hauptsächlich mit digitalen Notizbüchern. Der Aufbau eines Notizbuchs entspricht im Prinzip einer typischen Ordnungsmappe aus dem Schreibwarenladen, wie Du sie sicher schon oft genutzt hast oder noch nutzt.
So eine Ordnungsmappe hat an der Seite meist farbige Registerkarten als Trenner. Diese Trenner kannst Du für verschiedene Themenfelder und Kategorien beliebig beschriften.
Dazwischen sortierst Du dann unterschiedlichste Unterlagen ein, zum Beispiel Rechnungen, Briefe, Zeitungsartikel, Notizen, Zeichnungen oder Fotos.
Dieses Ordnungsprinzip hat sich in vielen Büros und Sekretariaten bewährt, auch für Aktenordner und Schubladen mit Hängeregistern. Es ist also naheliegend, dass sich Microsoft bei seinen digitalen Notizbüchern ebenfalls daran orientiert. Wie sich diese Struktur in der Benutzeroberfläche der Software wiederfindet, hängt von der jeweiligen Version von OneNote ab.
Du kannst nahezu unendlich viele Notizbücher, Trenner und Seiten erstellen, ohne dafür teure Ordner oder Papier nachkaufen zu müssen. Zusätzlich sparst Du dank OneNote viel Kraft und Platz: Die digitalen Mappen machen nämlich weder Deine Tasche schwerer noch verstopfen sie Deine Regale im Büro oder Arbeitszimmer.
Beispiele für Struktur in OneNote
Für jeden übergeordneten Zweck kannst Du in der Software also ein separates Notizbuch erstellen, zum Beispiel jeweils ein Notizbuch für Kochrezepte, für die Urlaubsplanung, für Versicherungsunterlagen, für eingehende Rechnungen und vieles mehr.
Schau Dir mal die Beispiele auf den folgenden Abbildungen an. So oder so ähnlich könnte jeweils die Struktur Deiner ersten eigenen Notizbücher für den Alltag mit OneNote aussehen.
In jedem dieser Notizbücher habe ich bereits ein paar farbige Registerkarten angelegt und beschriftet. In OneNote werden diese Reiter übrigens Abschnitte genannt. Sie entsprechen den farbigen Trennern in einem realen Notizbuch.
Die Farben der Notizbücher und Abschnitte kannst Du aus einer Vorauswahl festlegen – ganz nach Deinem Geschmack. Sie können Dir bei umfangreicheren Notizsammlungen dabei helfen, den Überblick zu behalten.
In jedem Abschnitt lassen sich dann beliebig viele Seiten erstellen. Auf diesen Seiten kannst Du wiederum verschiedene Inhalte einfügen, zum Beispiel Texte, Bilder und handschriftliche Notizen. So füllst Du Dein digitales Notizbuch – ganz ähnlich wie ein echtes Notizbuch.
Bitte merken!
Es ist egal, auf welchem Gerät Du OneNote nutzt: Die Struktur der digitalen Notizbücher ist immer gleich. Sie bestehen grundsätzlich aus Abschnitten und Seiten, auf denen Du eigene Inhalte einfügen kannst.
An den bisherigen Beispielen erkennst Du, dass Dir OneNote bei der Struktur keine Vorgaben macht – anders als viele andere Programme und Plattformen. Du kannst hier alles so einrichten und benennen, wie es Deinem persönlichen Ordnungssinn entgegenkommt.
Die einen sortieren ihre Unterlagen nun mal lieber nach Themen oder Projekten, die anderen organisieren es lieber nach Jahrgängen, Zeiträumen oder sonstigen Bezeichnungen.
Darüber hinaus gilt: Fast alles, was Du einmal eingerichtet hast, lässt sich jederzeit wieder ändern, verschieben oder umbenennen. Du kannst beim Ausprobieren also nichts kaputt machen und musst Dich auch nicht mit dem Speichern einzelner Dateien herumschlagen. Darum kümmert sich OneNote für Dich im Hintergrund.
Mehr Ebenen, mehr Struktur in OneNote
Natürlich ist so eine einfache Notizbuchstruktur wie in den obigen Abbildungen erst der Anfang. Für manche Aufgaben im Büroalltag brauchst Du vermutlich ein komplexeres Ordnungssystem.
Auch das ist in OneNote kein Problem: Du kannst das Notizbuch um weitere Hierarchieebenen ergänzen. Dafür gibt es zum Beispiel Abschnittsgruppen in OneNote, mit denen sich mehrere Abschnitte sinnvoll zusammenfassen bzw. gruppieren lassen.
Vielleicht hast Du auf dem PC bereits eine ähnlich durchdachte Ordnerstruktur für Deine Dateien angelegt. Ein Vorteil von OneNote ist, dass Du jederzeit zwischen den Abschnitten und Seiten hin und her springen kannst und alle Inhalte darin direkt zur Verfügung stehen.
Zudem lassen sich Deine gesammelten Infos und Unterlagen schnell nach bestimmten Begriffen und Themen durchsuchen. Du musst dafür nicht erst Deine über die Festplatte verstreuten Ordner, Unterordner und Dateien durchforsten und die Dokumente mühselig einzeln öffnen und schließen. Das spart im Alltag viel Zeit.
Auch digitale Seiten, die Du innerhalb der einzelnen Abschnitte anlegst, kannst Du auf mehreren Ebenen sortieren. Mehr über Abschnittsgruppen und Unterseiten sowie viele weitere Funktionen der Software erfährst Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.
