OneNote einrichten: Menüband wechseln, Ansicht anpassen

Wer Microsoft OneNote zum ersten Mal öffnet, fühlt sich vielleicht ein bisschen erschlagen von der Benutzeroberfläche mit ihren vielen Menüpunkten und Schaltflächen. Ich möchte Dir den Einstieg so leicht wie möglich machen und zeige Dir in diesem Beitrag, wie Du OneNote beim ersten Start einrichten kannst.

Ich setze hier voraus, dass die Software auf Deinem PC installiert ist. Außerdem solltest Du darin schon mit Deinem Benutzerkonto verbunden sein. Schau Dir sonst erst meine Anleitung für den Download und die Installation von OneNote für Windows an.

OneNote für Windows installieren: Anleitung für PC

Wie kannst Du OneNote herunterladen und installieren? Das musst Du beim Download von OneNote für Windows ...

Am besten spielst Du die folgenden Hinweise parallel an Deinem eigenen Gerät durch. Dabei passen wir auch die Ansicht der PC-Version an. So kannst Du die Elemente auf Deinem Bildschirm auch besser mit den Abbildungen in meinen Blog-Artikeln abgleichen.

OneNote für Windows öffnen

Öffne das Programm zum Beispiel über das Startmenü. Du kannst dafür auf das Windows-Logo in der Taskleiste klicken und dann den Eintrag für OneNote suchen. Schneller klappt das, indem Du die Windows-Taste auf Deiner Tastatur drückst und direkt die Buchstabenfolge »onenote« eintippst.

Das Startmenü zeigt dann den passenden Eintrag an. Drücke die [Eingabe]-Taste, um das Programm zu öffnen.

Weil ich OneNote oft nutze, habe ich das Programmsymbol auch an die Taskleiste von Windows geheftet. So kann ich die Software mit nur einem Klick öffnen. Klicke dafür einfach mit der rechten Maustaste auf das Symbol im Startmenü.

Wenn Du das frisch installierte Programm zum ersten Mal aufrufst, dann sieht die Benutzeroberfläche auf Deinem Bildschirm vermutlich so oder so ähnlich aus:

Ich bin ehrlicherweise nicht überrascht, dass Einsteiger*innen hier nicht auf Anhieb wissen, was sie mit OneNote anfangen sollen und das Programm im Zweifel einfach wieder schließen. Lass uns deshalb zunächst ein paar Anpassungen vornehmen.

Menüband einblenden und wechseln

Direkt unter der Titelleiste befindet sich das Menüband mit Schaltflächen für die wichtigsten Funktionen von OneNote. Das kennst Du so oder ähnlich sicher von anderen Microsoft-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint.

Die Schaltflächen verteilen sich auf mehrere Registerkarten nebeneinander. Sie sind in OneNote mit den folgenden Begriffen beschriftet: Start, Einfügen, Zeichnen, Verlauf, Überprüfen, Ansicht und Hilfe.

Du kannst die Überschriften anklicken bzw. antippen, um die dazugehörigen Funktionen anzuzeigen. Auf dem iPad und in der Web-App sind die Einträge nicht exakt gleich, aber ähnlich.

Vielleicht ist das helle Menüband mit den Funktionen bei Dir nicht auf Anhieb zu sehen, also aktuell eingeklappt. Das kannst Du ganz leicht ändern:

• Klicke einmal auf einen der Einträge oben. OneNote klappt das Menüband dann vorübergehend auf, so dass Du die darunterliegenden Funktionen siehst und auswählen kannst. Danach wird das Menü wieder eingeklappt.

• Klicke zweimal hintereinander auf einen der Begriffe, um das Menüband unter der Titelleiste dauerhaft anzuzeigen. So hast Du alle Funktionen der Software jederzeit griffbereit zur Verfügung. Das ist meine Standardeinstellung.

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Vereinfachtes Menüband vs. Klassisches Menüband

Auf der obigen Abbildung siehst Du das Vereinfachte Menüband. Die schmale Zeile nimmt nicht viel Raum auf Deinem Bildschirm ein. Die Symbole lassen sich auch gut mit dem Finger oder mit einem digitalen Stift treffen. Das ist vor allem auf Tablets und Laptops mit kleineren Displays hilfreich.

Mehr Funktionen bietet das Klassische Menüband. Es ist höher, und die Symbole sind teilweise beschriftet. Diese Ansicht eignet sich für die Arbeit am Desktop-PC.

So kannst Du sie aktivieren: Klicke oben im Menüband mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich und wähle die Option Klassisches Menüband (verwenden).

Auf dieselbe Weise wechselst Du jederzeit zurück zum Vereinfachten Menüband. So kannst Du je nach Situation Deine bevorzugte Ansicht nutzen. Du wirst auf den Abbildungen in diesem Blog beide Menübänder entdecken.

In der Web-App OneNote Online kannst Du ebenfalls zwischen den beiden Menübändern wechseln, und zwar per Klick auf den kleinen Pfeil ganz rechts in der Zeile. Auf dem iPad wiederum gibt es nur eine Variante mit einfachen Icons, die sich gut mit Finger und Stift antippen lassen.

Registerkartenlayout mit Notizbuchliste

Damit die Benutzeroberfläche von OneNote auf allen Geräten möglichst ähnlich aussieht, hat Microsoft der PC-Version eine spezielle Ansicht spendiert, und zwar die Vertikalen Registerkarten. Für neue Nutzer*innen ist diese Ansicht mittlerweile Standard.

• Wer OneNote schon länger kennt und verwendet, ist stattdessen vermutlich mit den Horizontalen Registerkarten vertraut. Dabei ist die Anordnung vorhandener Notizbücher, Abschnitte und Seiten einfach etwas anders.

• Damit wir in meinen Anleitungen auf demselben Stand sind, solltest Du zunächst die modernere Anordnung aktivieren. Du findest die Einstellung oben im Menüband unter Ansicht. Klicke dort auf die Schaltfläche Registerkartenlayout und wähle dann Vertikale Registerkarten aus. Nun sollte die Benutzeroberfläche auf Deinem PC so aussehen wie auf der folgenden Abbildung:

• Links unter dem Menüband siehst Du die Notizbuchliste. In der Regel hat OneNote bereits ein persönliches Beispiel-Notizbuch für Dich erstellt. Je nach Anmeldung und Benutzerkonto heißt es einfach Mein Notizbuch oder trägt sogar Deinen Namen mit Kürzel für Deine Firma bzw. Einrichtung.

• Das Notizbuch enthält schon einen ersten Abschnitt. Du siehst ihn direkt unter dem Titel des Notizbuchs. Er heißt je nach Benutzerkonto Neuer Abschnitt 1 oder Schnelle Notizen.

• Dieser Abschnitt enthält bereits eine leere Seite, sodass Du theoretisch sofort losarbeiten könntest. Die Seite ohne Titel wird in der zweiten Spalte, also rechts neben der Notizbuchliste angezeigt.

Dieses Registerkartenlayout hat einen Vorteil: Du kannst die Notizbuchliste schnell einblenden und ausblenden. So siehst Du im Programmfenster mehr von der aktuell ausgewählten Seite. Klicke bzw. tippe dafür einfach auf das Symbol mit den drei Linien links über dem Notizbuchtitel.

Beispiel-Notizbuch schließen

Wenn Du für das automatisch erstellte Beispiel-Notizbuch keine Verwendung hast, kannst Du es einfach aus der Ansicht entfernen. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Symbol oder seinen Namen und dann im Kontextmenü ganz unten auf Notizbuch schließen.

Danach sollte der Notizbuchbereich komplett leer sein, und Du kannst jetzt von Grund auf eigene Inhalte erstellen und einfügen.

Übrigens: Das Notizbuch ist nach dem Schließen zwar nicht mehr in dem Programm verfügbar, aber auch nicht gelöscht. Es ist immer noch auf der Festplatte oder in der Cloud gespeichert und kann von dort aus jederzeit wieder geöffnet und synchronisiert werden.

Mehr über das Öffnen und Schließen einzelner Notizbücher erfährst Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin zeige ich Dir auch, wie Du die Benutzeroberfläche noch weiter anpassen und OneNote einrichten kannst.