Microsoft OneNote gehört zu den beliebtesten Programmen, um verschiedene Inhalte zu erstellen, zu verwalten und zu präsentieren. Einsteiger entdecken die Notiz-App oft auf eigene Faust und probieren viel selbst aus.
Viele Büroarbeiter und Lehrkräfte haben meist gar keine andere Wahl: Sie erhalten weder eine Fortbildung für OneNote noch passendes Schulungsmaterial für die ersten Schritte. Dann werden auf gut Glück beliebige Unterlagen und Notizen auf irgendwelchen Seiten eingefügt.
Die Erfahrung zeigt: Das rächt sich spätestens, wenn im Arbeitsalltag oder in der Schule Probleme auftauchen. Im schlimmsten Fall lassen sich Notizbücher plötzlich nicht mehr synchronisieren, und wichtige Inhalte verschwinden offenbar spurlos.
Deshalb verrate ich Dir hier 7 typische Fehler, die Anfänger beim Einsatz von OneNote vermeiden sollten. Vielen Dank auch an meine treue Community bei Facebook, BlueSky, Threads & Co. für die hilfreichen Kommentare.
Fehler Nr. 1: Alte Version von OneNote verwenden
Du solltest vorab sicherstellen, dass Du auf Deinem PC die aktuelle Version von OneNote nutzt und alle Updates dafür installiert hast. Was sich so selbstverständlich liest, wird aus verschiedenen Gründen oft zum Problem:
- Neben dem aktuellen Desktop-Programm ist auf vielen PCs noch eine einfach gehaltene App vorinstalliert. Die App mit dem Namen OneNote für Windows 10 wird von Microsoft aber nicht mehr weiterentwickelt, teilweise funktioniert sie schon nicht mehr vollständig.
![OneNote für Windows: Download und Installation [Anleitung]](https://www.malter365.de/wp-content/plugins/pt-content-views-pro/public/assets/images/lazy_image.png)
OneNote für Windows installieren: Anleitung für PC
- Dazu kommt: Lehrkräfte bekommen vielerorts Dienstgeräte für die Schule gestellt, die nicht gut eingerichtet sind und nicht kontinuierlich betreut werden. Manchmal können und dürfen sie die Office-Programme auf den Laptops nicht selbst installieren bzw. aktualisieren. Oft kommen sie gar nicht auf die Idee, sich vor dem Einstieg mit OneNote um ein entsprechendes Update zu kümmern.
Stelle also unbedingt sicher, dass die Software auf Deinem PC auf dem aktuellen Stand ist. So vermeidest Du spätere Probleme.
Fehler Nr. 2: Nur ein Notizbuch für alle Inhalte nutzen
Beim ersten Start sehen Einsteiger in der Regel schon ein vorbereitetes Notizbuch, vermutlich sogar mit ihrem eigenen Namen versehen. So will Microsoft uns den Start mit OneNote so einfach wie möglich machen.
Das verführt dazu, direkt irgendwelche Inhalte auf der angezeigten Seite einzufügen, ohne OneNote erst mal sinnvoll einzurichten oder sich vorab mit der Struktur der digitalen Notizbücher zu beschäftigen.
Anfänger legen dann sämtliche Inhalte in diesem einen Notizbuch ab, das immer unübersichtlicher wird und immer mehr Speicherplatz belegt. Unordnung und Probleme mit der Synchronisierung sind quasi vorprogrammiert.
Fehler Nr. 3: Notizbuch am falschen Speicherort erstellen
Wer in OneNote neue Notizbücher erstellt, hat mehrere Optionen: Je nach Version kannst Du verschiedene Speicherorte auswählen. Dazu gehören vor allem die persönliche Cloud OneDrive, die gemeinsame Cloud SharePoint, auf dem Windows-PC auch die interne Festplatte oder ein Ordner im Netzwerk.
OneNote: Neues Notizbuch erstellen [Anleitung]
Wer dabei nicht aufpasst, findet seine Inhalte im schlimmsten Fall irgendwann nicht mehr wieder. Diese Gefahr besteht vor allem, wenn Du mehrere Microsoft-Konten parallel nutzt – persönlich, schulisch und beruflich.
Fehler Nr. 4: Notizbuch-Dateien eigenmächtig verschieben
Bei der Arbeit mit OneNote musst Du eigentlich nie mit einzelnen Dateien hantieren. Die Software kümmert sich im Hintergrund automatisch darum, Deine Notizbücher samt der enthaltenen Abschnitte und Seiten zu verwalten. Das finde ich im Alltag wirklich praktisch!
Trotzdem erreichen mich regelmäßig Hilfegesuche von Einsteigern. Sie sind dann auf die Idee gekommen, Notizbuch-Dateien auf der Festplatte oder in der Cloud in einen anderen Ordner zu verschieben. Weil sie es nicht besser wissen, sorgen sie damit für ständige Fehlermeldungen in OneNote und zerschießen sich unabsichtlich ihre Inhalte.
Mache Dich also unbedingt mit den Speicherorten und den Zusammenhängen innerhalb des Notizbuch-Kosmos vertraut. Auch dafür empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher für OneNote.
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Das Original: »OneNote für Einsteiger« mit vielen neuen Tipps – auch als PDF-Download
Fehler Nr. 5: OneNote als Dateispeicherort verwenden
OneNote ist auch so beliebt, weil man so viele verschiedene Inhalte in den Notizbüchern ablegen kann. Texte, Formen, Bilder, Dokumente, Videos, handschriftliche Skizzen und sogar interaktive Online-Elemente: OneNote ist ein wahrer „Allesfresser“!
Für Wissensarbeiter und Lehrkräfte ist das natürlich besonders praktisch: Sie können unterschiedlichstes Material in den Notizbüchern ablegen und von hier aus jederzeit wieder aufrufen. Besonders beliebt ist zum Beispiel die Option, PDF-Dokumente als Dateiausdruck in OneNote einzufügen.
PDF in OneNote einfügen: Dokument als Dateiausdruck...
Das Problem: Große Dateien wie E-Books, Fotos und Videos belegen hier zusätzlich viel Speicherplatz. So umfangreiche Notizbücher wiederum sorgen beim Synchronisieren per Cloud eher für Probleme.
Deshalb ist es meist sinnvoller, externe Dateien in OneDrive zu speichern und dann in OneNote zu verlinken bzw. einzubetten.
Fehler Nr. 6: Notizbücher versehentlich mit anderen teilen
Manchmal möchte man eine gefüllte Notizbuchseite per E-Mail an eine andere Person senden. So kann man zum Beispiel vorbereitete Elternbriefe, Checklisten oder Tafelbilder verschicken. Das klappt in OneNote ganz einfach und mit wenigen Klicks.
OneNote: Seite per E-Mail senden [Anleitung für Out...
Doch Einsteiger machen dabei manchmal einen folgenschweren Fehler: Sie verwechseln diese Möglichkeit mit der Funktion Teilen und geben dann ungewollt ihr komplettes Notizbuch samt aller Inhalte für andere frei.
In meinen Schulungen für OneNote erlebe ich übrigens, dass das vor allem iPad-Nutzern schnell passiert. Also Vorsicht beim leichtfertigen Erteilen des Zugriffs auf Deine Notizbücher!
Fehler Nr. 7: Kein Backup machen!
Ich nutze OneNote jetzt seit rund 15 Jahren für so ziemlich alle Lebensbereiche – von der Seminarplanung über die Urlaubsvorbereitung bis hin zur Verwaltung von Abrechnungen und sonstigen Unterlagen. Von Dateiverlusten bin ich dabei bislang verschont geblieben. Toi toi toi!
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es natürlich trotzdem jederzeit zu Problemen kommen, zum Beispiel weil die Synchronisierung per Cloud hakt oder weil Dein Dienstgerät defekt ist.
Deshalb lohnt es sich, regelmäßig Backups zu machen und dabei alle Inhalte zu sichern. Ich bevorzuge dabei die Methode, Notizbücher komplett zu exportieren und die Dateien auf einem externen Datenträger zu sichern.
Der größte Fehler: Anleitung für Einsteiger nicht lesen!
Viele der obigen Fehler kannst Du vermeiden, indem Du Dich einmal mit den Grundfunktionen von Microsoft OneNote vertraut machst. Dafür empfehle ich Dir gerne meine beliebten Anleitungen – speziell für Anfänger*innen:
Fehlt Dir ein typischer Fehler in dieser Liste? Dann bin ich wie immer gespannt auf Deinen Kommentar unter diesem Beitrag!
