Neu in OneNote? – Vermeide diese 7 Anfängerfehler!

Wenn man Microsoft OneNote auf eigene Faust ausprobiert, kann man einiges falsch machen! In diesem Blog-Artikel erfährst Du, welche Probleme viele Anfänger mit der Software haben und wie Du die häufigsten Fehler vermeidest.

Einsteiger haben meist gar keine andere Wahl: Sie erhalten in ihrem Unternehmen bzw. in ihrer Schule keine Fortbildung für OneNote und kein geeignetes Schulungsmaterial für die ersten Schritte.

Dann experimentieren sie auf gut Glück mit der App und fügen auf irgendwelchen Seiten irgendwelche Inhalte ein.

Die Erfahrung zeigt, dass sich dieses Unwissen schnell rächt und früher oder später zu Problemen führt. Im schlimmsten Fall lassen sich Notizbücher plötzlich nicht mehr synchronisieren, und wichtige Notizen verschwinden offenbar spurlos.

Deshalb verrate ich Dir hier 7 typische Fehler beim Einsatz von OneNote in Schule und Job. Vielen Dank auch an meine treue Community bei Facebook, BlueSky, Threads & Co. für die hilfreichen Kommentare.

Fehler Nr. 1: Alte Version von OneNote verwenden

Stelle zunächst sicher, dass Du auf Deinem PC die aktuelle Version von OneNote nutzt und alle Updates installiert hast. Das liest sich so selbstverständlich, wird aber aus mehreren Gründen oft zum Problem:

Auf vielen PCs ist nicht das aktuelle Desktop-Programm installiert, sondern eine einfach gehaltene App. Die App mit dem Namen OneNote für Windows 10 wird von Microsoft schon lange nicht mehr weiterentwickelt. Deshalb funktioniert sie auch nicht mehr richtig.

OneNote im Startmenü von Windows — zwei Versionen von OneNote im Startmenü

Dazu kommt: Lehrkräfte bekommen vielerorts Dienstgeräte für die Schule gestellt, die restriktiv eingerichtet sind und nicht kontinuierlich betreut werden. Manchmal können und dürfen sie die Office-Apps auf den Laptops und Tablets nicht selbst installieren bzw. aktualisieren. Oft kommen sie gar nicht auf die Idee, sich vor dem Einstieg mit OneNote um ein entsprechendes Update zu kümmern.

Stelle also unbedingt sicher, dass die Software bei Dir auf dem aktuellen Stand ist. So vermeidest Du spätere Probleme.

Fehler Nr. 2: Nur ein Notizbuch für alles nutzen

Beim ersten Start sehen Einsteiger in der Regel schon ein vorbereitetes Notizbuch, vermutlich sogar mit ihrem eigenen Namen versehen. So will Microsoft uns den Start mit OneNote so einfach wie möglich machen.

Das verführt dazu, direkt irgendwelche Inhalte auf der angezeigten Seite einzufügen, ohne OneNote erst mal sinnvoll einzurichten oder sich vorab mit der Struktur der digitalen Notizbücher zu beschäftigen.

Statt mehrere Notizbücher für verschiedene Zwecke einzurichten, legen Anfänger sämtliche Inhalte in diesem einen Notizbuch ab. Das wiederum wird immer unübersichtlicher und belegt immer mehr Speicherplatz. Unordnung und Probleme mit der Synchronisierung sind quasi vorprogrammiert.

Fehler Nr. 3: Notizbuch versehentlich am falschen Speicherort erstellen

Wer in OneNote neue Notizbücher erstellt, hat mehrere Optionen: Je nach Version kannst Du verschiedene Speicherorte auswählen. Dazu gehören vor allem die persönliche Cloud OneDrive, die gemeinsame Cloud SharePoint, auf dem Windows-PC auch die interne Festplatte oder ein Ordner im Netzwerk.

Mehr erfahren:

Speicherorte für OneNote: Notizbücher sicher speichern

Wer dabei nicht aufpasst, findet wichtige Inhalte im schlimmsten Fall nicht mehr wieder. Diese Gefahr besteht vor allem, wenn Du mehrere Microsoft-Konten parallel nutzt – persönlich, schulisch und beruflich.

Fehler Nr. 4: Notizbuch-Dateien eigenmächtig verschieben

Bei der Arbeit mit OneNote musst Du eigentlich nie mit einzelnen Dateien hantieren. Die Software kümmert sich im Hintergrund automatisch darum, Deine Notizbücher samt der enthaltenen Abschnitte und Seiten zu verwalten. Das ist im Alltag wirklich praktisch!

Trotzdem erreichen mich regelmäßig Hilfegesuche von Einsteigern. Sie sind auf die Idee gekommen, Notizbuch-Dateien auf der Festplatte oder in der Cloud in einen anderen Ordner zu verschieben. Weil sie es nicht besser wissen, sorgen sie damit für ständige Fehlermeldungen in OneNote und zerschießen sich unabsichtlich ihre Inhalte.

Mache Dich also unbedingt mit den Speicherorten und den Zusammenhängen innerhalb des Notizbuch-Kosmos vertraut. Auch dafür empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher für OneNote.

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Fehler Nr. 5: Viele große Dateien einfügen

OneNote ist unter anderem so beliebt, weil man so viele verschiedene Inhalte in den Notizbüchern ablegen kann. Texte, Formen, Bilder, Dokumente, Videos, handschriftliche Skizzen und sogar interaktive Online-Elemente: OneNote ist ein wahrer „Allesfresser“!

Video bei YouTube – eingebettet in OneNote — Onlinevideo in OneNote einbetten

Für Wissensarbeiter und Lehrkräfte ist das natürlich besonders praktisch: Sie können unterschiedlichstes Material in den Notizbüchern ablegen. Besonders beliebt ist zum Beispiel die Option, PDF-Dokumente als Dateiausdruck in OneNote einzufügen.

Mehr erfahren:

PDF in OneNote einfügen: Dokument als Dateiausdruck speichern

Das Problem: Große Dateien wie E-Books, Fotos und Videos belegen grundsätzlich viel Speicherplatz – auch in OneNote. Umfangreiche Notizbücher wiederum sorgen bei der Synchronisierung mit der Cloud eher für Probleme.

Deshalb ist es meist sinnvoller, externe Dateien in OneDrive zu speichern und dann auf Notizbuchseiten zu verlinken bzw. einzubetten. OneNote selbst ist eben nicht als Dateispeicherort gedacht.

Fehler Nr. 6: Notizbücher versehentlich mit anderen teilen

Manchmal möchte man den Inhalt einer Notizbuchseite per E-Mail an eine andere Person senden. So kann man zum Beispiel vorbereitete Elternbriefe, Checklisten oder Tafelbilder verschicken. Das klappt in OneNote ganz einfach und mit wenigen Klicks.

Mehr erfahren:

OneNote: Seite per E-Mail senden [Anleitung für Outlook]

Doch Einsteiger machen dabei manchmal einen folgenschweren Fehler: Sie verwechseln diese Möglichkeit mit der Funktion Teilen und geben dann ungewollt ihr komplettes Notizbuch samt aller Inhalte für andere Personen frei.

In meinen Schulungen für OneNote erlebe ich übrigens, dass das vor allem iPad-Nutzern schnell passiert. Also Vorsicht beim leichtfertigen Erteilen des Zugriffs auf Deine Notizbücher!

Fehler Nr. 7: Kein Backup Deiner Notizbücher vorbereiten!

Ich nutze OneNote jetzt seit rund 15 Jahren für so ziemlich alle Lebensbereiche – von der Seminarplanung über die Urlaubsvorbereitung bis hin zur Verwaltung von Abrechnungen und sonstigen Unterlagen. Von Dateiverlusten bin ich dabei bislang verschont geblieben. Toi toi toi!

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es natürlich trotzdem jederzeit zu Problemen kommen, zum Beispiel weil die Synchronisierung per Cloud hakt oder weil Dein Dienstgerät defekt ist. Das Risiko ist noch größer, wenn Du Notizbücher lokal speicherst.

Deshalb lohnt es sich, regelmäßig Backups zu machen und dabei alle Inhalte zu sichern. Ich bevorzuge dabei die Methode, Notizbücher komplett zu exportieren und die erstellten Dateien auf einem externen Datenträger zu sichern.

Der größte Fehler: Meine Anleitung für Einsteiger nicht lesen!

Es könnte so einfach sein! Viele der obigen Fehler kannst Du vermeiden, indem Du Dich Schritt für Schritt mit den Grundfunktionen von Microsoft OneNote vertraut machst.

Dafür empfehle ich Dir gerne meine beliebten Anleitungen – speziell für Anfänger*innen und Fortgeschrittene:

OneNote für Einsteiger

OneNote für Lehrer

Fehlt Dir ein typischer Fehler in dieser Liste? Dann bin ich wie immer gespannt auf Deinen Kommentar unter diesem Beitrag.