OneNote: PDF-Export von Seiten, Abschnitten & Notizbüchern

Du kannst alle Inhalte aus OneNote in PDF-Dateien umwandeln. Die Desktop-Version für Windows bietet die Möglichkeit, einzelne Seiten, ganze Abschnitte oder sogar ein komplettes Notizbuch zu exportieren. Wie der PDF-Export aus OneNote klappt und was Du dabei beachten solltest, zeige ich Dir in dieser Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du mit schon mit OneNote arbeitest und mit den wichtigsten Funktionen vertraut bist. Einsteiger lernen das Notizbuch-Programm von Microsoft 👉🏻 in meinen Praxishandbüchern von Grund auf kennen.

Wichtiger Hinweis!

Nutzt Du bislang OneNote für Windows 10? Die App wird in Kürze eingestellt! Microsoft empfiehlt den Umstieg auf die Desktop-Version.

OneNote für Windows: Umzugshelfer - E-Book

Für den reibungslosen Wechsel habe ich eine ausführliche Anleitung geschrieben. Sichere Dir jetzt meinen „Umzugshelfer“ mit vielen Abbildungen in einem Format Deiner Wahl:


Warum OneNote-Seiten ins PDF-Format umwandeln?

Microsoft OneNote hat sich mittlerweile als Software für persönliche Notizen, für berufliche Wissenssammlungen und für die Aufbewahrung von Dokumenten etabliert. Doch was nützen die digitalen Inhalte, wenn sie ausschließlich in den Notizbüchern schlummern?

Treue Leser*innen wissen schon, dass man Informationen aus OneNote an andere Personen weitergeben kann:

  • Nicht zu vergessen: Deine Aufzeichnungen in OneNote lassen sich natürlich auch auf Papier ausdrucken!

Zusätzlich bietet OneNote eben auch den Export in andere Dateiformate an. Die wohl bekanntesten Formate PDF und Word sind für Texte und Dokumente besonders beliebt.

Ich habe auf diesem Weg zum Beispiel 👉🏻 meine bislang veröffentlichten Bücher vorbereitet: Die Inhalte habe ich in ein OneNote-Notizbuch mit mehreren Abschnitten geschrieben und die fertigen Kapitel am Ende gesammelt als Word-Datei exportiert. Die Export-Funktion ist aber auch praktisch, wenn Du ein 👉🏻 OneNote-Notizbuch dauerhaft löschen und die Inhalte vorher vorsichtshalber archivieren möchtest.

Vorteile & Nachteile von PDF-Dateien

PDF-Dokumente werden auf jedem Bildschirm gleich angezeigt. Sie haben ein festes Layout und enthalten in der Regel alle Schriftarten und Design-Elemente. Deshalb sind die Dateien ein wenig größer als reine Textdateien.

PDF-Datei mit festem Layout – geöffnet mit Microsoft Edge
PDF-Dokument mit festem Layout

Rechnungen, Magazinartikel, Arbeitsblätter und E-Books werden meist als PDF-Dateien ausgetauscht. Man kann sie mit verschiedenen Apps und Programmen öffnen, mittlerweile sogar 👉🏻 mit dem Internetbrowser Microsoft Edge. Geschützte PDF-Dokumente lassen sich aber nicht ohne größere Umstände bearbeiten.

Vorteile & Nachteile von Word-Dokumenten

Microsoft Word ist nach wie vor die meist genutzte Textverarbeitung der Welt. Das Office-Programm speichert Dokumente mit den Endungen .doc bzw. .docx. Auch Seiten und Abschnitte in OneNote lassen sich als Word-Datei exportieren.

Diese Dateien lassen sich mit Word und vielen anderen Programmen bearbeiten und beliebig verändern. Auch die kostenlose Büro-Software LibreOffice kann mit den .docx-Dateien umgehen. Leider kann es dabei passieren, dass das Layout – je nach Gerät und Programm-Version – anders angezeigt wird als geplant.

Entscheide Dich also vorab: Soll man den Textinhalt nach dem Umwandeln noch flexibel bearbeiten können – oder willst Du ein Dokument mit einheitlicher Darstellung weitergeben? Dann ist der PDF-Export aus OneNote die bessere Wahl!


Anleitung: Inhalte aus OneNote als PDF exportieren

Jetzt zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie einfach das Exportieren von Inhalten aus OneNote funktioniert:

  1. Wechsle zuerst zu der Seite oder zu dem Abschnitt, den Du in ein PDF-Dokument umwandeln möchtest. In diesem Beispiel nutze ich dafür ein Kochrezept für Kinder.
Seite in OneNote mit Text, Tabelle und Foto
Seite in OneNote mit Text, Tabelle und Foto
  1. Klicke oben links im Menüband erst auf Datei und dann auf Exportieren. In der folgenden Ansicht kannst Du zunächst auswählen, ob Du die aktuelle Seite, den Abschnitt mit allen enthaltenen Seiten oder das komplette Notizbuch umwandeln möchtest.
  1. Auf der rechten Seite entscheidest Du Dich für das gewünschte Dateiformat, hier also PDF (PDF-Datei). Ein komplettes Notizbuch kannst Du hier übrigens nur ins PDF-Format umwandeln, nicht in ein Word-Dokument.
Exportieren aus OneNote als PDF-Datei
Exportieren aus OneNote als PDF-Datei
  1. Klicke dann auf die Schaltfläche Exportieren unter der Auswahl. OneNote öffnet den Datei-Explorer, in dem Du den Speicherort und einen Dateinamen für den PDF-Export festlegst.
  1. Sobald Du auf Speichern klickst, wird der ausgewählte Bereich umgehend umgewandelt. Je nach Umfang kann das ein paar Sekunden oder wenige Minuten dauern.
  1. Du solltest unbedingt prüfen, ob OneNote alle Inhalte wie gewünscht exportiert hat. Öffne die PDF-Datei in Deinem bevorzugten Programm, zum Beispiel in 👉🏻 Microsoft Edge oder dem bekannten PDF-Reader Adobe Acrobat.
exportierte PDF-Datei - geöffnet in Microsoft Edge
exportierte PDF-Datei – geöffnet in Microsoft Edge

Tipps für den PDF-Export aus OneNote

Manche Nutzer*innen sind unzufrieden mit dem Ergebnis. OneNote versucht beim Exportieren, die Inhalte auf eine PDF-Seite zu bringen. Das klappt je nach Umfang und Anordnung der Texte, Bilder und Notizen nicht gut. Schließlich ist eine Seite in OneNote prinzipiell unendlich groß. Beim PDF-Export orientiert sich die Software wiederum am DIN-A4-Format.

Für diesen Zweck kann es hilfreich sein, OneNote-Seiten von Vornherein aufs Papierformat DIN A4 zu begrenzen. So siehst Du schon beim Erstellen von Inhalten, ob alle Elemente ihren Platz im PDF-Dokument finden. 👉🏻 Eine Anleitung dafür findest Du bereits hier im Blog.

Mich nervt außerdem, dass OneNote beim PDF-Export automatisch einen Hinweis auf die aktuelle Seitenanzahl einfügt – in der Grundeinstellung am unteren Rand des Dokuments. Das kannst Du mit einem etwas umständlichen Trick verhindern:

  1. Klicke vor dem Exportieren erst unter Datei auf Drucken und dann auf Seitenansicht.
  1. In dem neu geöffneten Fenster kannst Du einstellen, dass keine Fußzeile eingefügt werden soll. Diese Einstellung gilt dann auch für den PDF-Export.
Fußleiste in der Seitenansicht deaktivieren
Fußleiste in der Seitenansicht deaktivieren
  1. Jetzt kannst Du der obigen Anleitung folgen und die Seiten oder Abschnitte wie beschrieben exportieren. Beachte aber, dass sich OneNote die Einstellung für die Fußzeile nicht dauerhaft merkt.

Für welche Zwecke nutzt Du den PDF-Export in OneNote? Wie klappt das Umwandeln der Inhalte bei Dir? Ich freue mich auf Deine Erfahrungswerte als Kommentar unter diesem Artikel! Außerdem möchte ich Dir 👉🏻 meine Praxis-Handbücher mit vielen weiteren Tipps und Ideen für Deinen Alltag mit digitalen Notizbüchern.

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Über Stefan Malter:

  • Als Autor schreibe ich 👉🏻 Bücher und Blog-Artikel - vor allem über digitale Tools im Bildungsbereich.
  • Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft Innovative Educator (MIE) Expert und als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

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