OneNote: Automatisieren mit Power Automate [Anleitung]

Um das Zusammenspiel von Microsoft OneNote und Power Automate geht’s in dieser Anleitung. Beide Apps sind Teil von Microsoft 365. Beide Apps hast Du in diesem Blog schon kennen gelernt.

• Mit OneNote kannst Du Notizen erstellen, Dokumente verwalten und sonstige Inhalte sammeln – auch über mehrere Geräte hinweg.

• Power Automate ist ein Online-Dienst, mit dem Du verschiedene Apps in Microsoft 365 miteinander verbinden kannst. So lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren.

In diesem Beitrag sammle ich Beispiele dafür, wie Du OneNote und Power Automate miteinander verbinden kannst. Dank der Automatisierung steigerst Du Deine Produktivität und sparst Du im besten Fall viel Zeit!

Optionen von OneNote in Power Automate

Power Automate funktioniert nach dem Prinzip „Wenn …, dann …“. Das heißt: Ein Auslöser (Trigger) sorgt dafür, dass eine bestimmte Aktion automatisch ausgeführt wird.

Das funktioniert mit vielen Diensten in Microsoft 365. Auch OneNote steht als sogenannter Connector in Power Automate zur Verfügung. Dabei kannst Du die Notiz-App sowohl als Trigger als auch als Aktion definieren.

Das solltest Du vorab noch wissen: Der Connector heißt OneNote (Business), weil er nur für geschäftliche Benutzerkonten funktioniert, nicht für Notizbücher in einem privaten Microsoft-Konto.

OneNote als Trigger (Auslöser)

Power Automate kann automatisch eine Aktion starten, wenn in einem Notizbuch …

• … wenn eine neue Seite erstellt wird,
• … wenn ein neuer Abschnitt erstellt wird oder
• … wenn eine neue Abschnittsgruppe erstellt wird.

Aktionen für OneNote

Wenn ein bestimmter Trigger als Bedingung ausgelöst wird, kann OneNote zum Beispiel automatisch …

• … eine neue Seite erstellen,
• … eine bestehende Seite löschen,
• … den Inhalt einer Seite ermitteln,
• … den Inhalt einer Seite aktualisieren,
• … eine Seite löschen,
• … einen neuen Abschnitt erstellen,
• … bestehende Abschnitte ermitteln oder
• … bestehende Notizbücher ermitteln.

Dabei können auch Inhalte zwischen OneNote und einer anderen App ausgetauscht und übertragen werden.

Beispiele für Flows mit OneNote

Ich möchte mit diesem Beitrag erreichen, dass Du ein Gefühl für die Möglichkeiten von Power Automate und OneNote bekommst.

Hier sind ein paar Beispiele dafür, welche Arbeitsabläufe sich mit den beiden Diensten automatisieren lassen:

• Wenn Du eine wichtige E-Mail erhältst, soll Power Automate eine neue Notizbuch-Seite erstellen und den Text der Nachricht darauf einfügen und sichern.

• Dasselbe funktioniert auch mit Nachrichten per Microsoft Teams und mit Antworten, die über ein Online-Formular per Microsoft Forms eintreffen.

• Wenn im Kalender von Outlook ein Termin ansteht, soll OneNote automatisch einen Abschnitt für Gesprächsnotizen vorbereiten.

• Wenn bei Twitter ein Tweet mit einem bestimmten Hashtag veröffentlicht wird, soll der Inhalt auf einer dafür vorgesehenen Seite in OneNote gesammelt werden.

• Wenn jemand eine Notizbuch-Seite einfügt, soll in Microsoft To Do oder Planner eine Aufgabe zum Prüfen des Seiteninhalts erstellt werden.

• Wenn jemand in einem Notizbuch einen neuen Abschnitt erstellt, möchtest Du auf dem Smartphone eine Push-Benachrichtigung erhalten.

• Drücke einen Button in der mobilen App von Power Automate, um Deinen aktuellen Standort in OneNote zu speichern.

Schau Dir auch die Vorlagen in Power Automate an. Dort findest Du weitere Beispiele für Flows, in denen OneNote als Connector zum Einsatz kommt.

Anleitung: Feedback in OneNote sammeln

Ein Beispiel möchte ich mit Dir durchspielen. Ich zeige Dir, wie Power Automate die Antworten einer Online-Umfrage automatisch in einem Notizbuch-Abschnitt sammelt.

Dafür verbinden wir nun Microsoft Forms mit OneNote. Ich habe vorab ein einfaches Formular vorbereitet, in dem man nur seinen Namen und sein persönliches Feedback abgeben kann.

Falls Du mit dem Formular-Tools noch nicht vertraut bist, empfehle ich Dir mein Handbuch „Forms für Einsteiger“. Darin zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie Du Online-Formulare für Umfragen und Quizfragen zusammenstellst.

Schritt 1: Flow in Power Automate erstellen

• Öffne Deinen Browser, rufe das Online-Portal von Microsoft 365 auf und melde Dich mit Deinem Benutzerkonto und Kennwort an.

• Wechsle über das Menü oben links zur Web-App von Power Automate.

• Klicke in der linken Spalte der Benutzeroberfläche auf Erstellen und wähle Automatisierter Cloud-Flow aus.

Schritt 2: Microsoft Forms als Trigger definieren

• In dem neuen Fenster gibst Du dem Ablauf einen Namen. Wähle dann den passenden Flowtrigger für Microsoft Forms aus: „Bei Übermitteln einer neuen Antwort“.

• Power Automate erstellt den neuen Flow in der Cloud und wechselt zum Bearbeitungsmodus.

• Wähle in dem Menü das in Forms vorbereitete Online-Formular aus.

Schritt 3: Daten von Microsoft Forms abrufen

• Jetzt müssen wir Power Automate darum bitten, die abgegebenen Antworten auszulesen. Klicke dafür auf Neuer Schritt, suche nach Microsoft Forms und wähle die Aktion Antwortdetails abrufen.

• Wähle in dem ersten Feld des Blocks wieder das Formular Feedback aus. Unter Antwort-ID wählst Du außerdem den dynamischen Inhalt Antwort-ID aus. Über diese Variable werden die abgerufenen Formular-Eingaben in Power Automate zugeordnet.

Schritt 4: OneNote als Connector ergänzen

Ich habe in OneNote bereits ein neues Notizbuch mit dem Namen Feedback vorbereitet. Im Abschnitt Antworten soll nun für jedes abgesendete Formular eine neue Seite entstehen.

• Klicke auf Neuer Schritt und suche nach OneNote (Business).

• Wähle die passende Aktion aus: „Seite in einem Abschnitt erstellen“.

• Nun kannst Du das vorbereitete Notizbuch und darunter den gewünschten Abschnitt auswählen.

Schritt 5: Seiteninhalt für OneNote formatieren

Jetzt definieren wir, wie die Antworten aus dem Formular auf der neuen Seite in OneNote eingetragen werden.

Dabei gibt’s eine kleine Hürde. Du musst zunächst wissen, dass sich Inhalte in OneNote an der Struktur der Programmiersprache HTML orientieren. HTML-Code kennst Du vielleicht von Internetseiten.

<html>
  <head>
    <title>Seitentitel</title>
  </head>
  <body>
    <h1>Überschrift</h1>
    <p>Textabschnitt</p>
  </body>
</html>

Mit so einem Code-Block definieren wir jetzt, wie Power Automate die neue Notizbuch-Seite in OneNote gestalten soll.

• Klicke im Feld Seiteninhalt auf den Button Codeansicht ganz rechts (</>).

• Nun kannst Du den HTML-Code für die neue OneNote-Seite eintragen. Als Vorlage nehme ich das obige Beispiel.

• Zwei Angaben darin ersetze ich mit dynamischen Inhalten, also den zuvor abgerufenen Inhalten aus dem Online-Formular. Der Name soll zum Seitentitel werden. Das abgegebene Feedback wird zum Textabschnitt unter der Überschrift.

Klicke zuletzt unten auf Speichern. Der neue Flow in Power Automate ist dann sofort aktiv.

Schritt 6: Flow von Power Automate testen

Du solltest jeden neu erstellten Flow ausgiebig testen. Manchmal steckt bei Power Automate der Fehler im Detail.

• Gib also im Online-Formular eine beispielhafte Antwort ein – so wie Du es von den Teilnehmenden erwartest.

• Schau Dir dann an, ob die Einträge wie gewünscht in OneNote ankommen – so wie Du es per HTML-Code formatiert hast.

• Bei Problemen kannst Du auch in Power Automate nachvollziehen, ob der Flow ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Hinweise auf Fehler findest Du zum Beispiel unter der Flowprüfung.

Jeder Connector hat seine Eigenheiten. Mache Dich mit den jeweiligen Optionen vertraut, wenn Du OneNote mit Outlook, Teams, Planner oder anderen Diensten in Microsoft 365 verbinden möchtest. Hinweise dazu findest Du in der Hilfe von Power Automate.

Welche Erfahrungen machst Du mit automatisierten Flows? Für welche Zwecke nutzt Du die Möglichkeiten von OneNote und Power Automate? Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen als Kommentar unter dieser Anleitung!