Das Speichern von Inhalten funktioniert in OneNote anders, als Du es vielleicht noch von anderen typischen PC-Programmen kennst. In dieser Anleitung erfährst Du mehr über das Synchronisieren von Notizbüchern in OneNote.
Speichern von Dokumenten am PC
Wenn Du früher zum Beispiel mit Microsoft Word oder einer ähnlichen Software ein Dokument erstellt hast, musstest Du die Datei manuell sichern – spätestens beim Schließen des Fensters. Wenn Du die Datei nicht gespeichert hattest, war der komplette, mühsam verfasste Text im schlimmsten Fall für immer verschwunden.
Dasselbe kann auch heute noch passieren, wenn eine Software plötzlich abstürzt – im schlimmsten Fall während der Arbeit an einem aufwändigen Brief oder an einem wichtigen Protokoll.
Deshalb haben es sich viele Menschen vorsorglich angewöhnt, ihre Dateien regelmäßig zwischendurch zu sichern. Vielleicht bist Du ja auch darauf trainiert, ständig auf irgendwelche Diskettensymbole zu klicken, um in diversen Anwendungen Deine Zwischenstände zu speichern.
Mehrere Geräte, mehrere Probleme
Mehr Aufwand haben alle, die mit mehreren Geräten an mehreren Orten arbeiten. Sie erstellen ihre Aufzeichnungen oft im Büro, zum Beispiel an einem PC mit größerem Monitor. Auf Dienstreisen nehmen sie wiederum einen tragbaren Laptop oder ein Tablet mit – oft das offiziell ausgegebene Dienstgerät.
Zum Übertragen der Inhalte von Gerät zu Gerät kommen dann USB-Sticks, Speicherkarten und externe Festplatten zum Einsatz. Manche senden sich Dateien selbst per E-Mail zu.
Dabei gibt es noch ein Risiko: Wer Dateien mit Kolleg*innen austauscht und bearbeitet, bringt irgendwann fast zwangsläufig die verschiedenen Versionen mit mehreren Zwischenständen an unterschiedlichen Speicherorten durcheinander.
Zum Glück setzt sich das Speichern von Dateien in einer Cloud immer weiter durch – auch bei privaten Anwender*innen. Die oben beschriebenen Arbeitsschritte kannst Du Dir bei vielen Apps in Microsoft 365 sparen. Von der direkten Anbindung an OneDrive profitierst Du auch beim Speichern der Notizbücher in OneNote.
In einem separaten Blog-Beitrag erfährst Du mehr über die unterschiedlichen Speicherorte in OneNote.
Automatische Synchronisierung in OneNote
OneNote erkennt jede Änderung an einem Notizbuch innerhalb von wenigen Sekunden und startet die Synchronisierung dann automatisch. Du musst also beim Erstellen von Inhalten nie mehr selbst ans Speichern denken und eben auch keine Dateien mehr per USB-Stick hin und her kopieren.
Sobald Du einen Abschnitt hinzufügst, einen Text in OneNote bearbeitest oder eine Seite löschst, werden die Änderungen umgehend mit der Cloud abgeglichen. So ist auch online immer die neueste Version Deiner Notizbuch-Inhalte gesichert.
OneNote zeigt Dir an, dass gerade eine automatische Synchronisierung läuft. An den Notizbuch-Symbolen in der linken Spalte erscheint dann jeweils ein kleines Rädchen. Sobald alle Änderungen mit dem Speicherort synchronisiert sind, verschwindet das Rädchen wieder.
Bei lokal gespeicherten Notizbüchern – auf der Festplatte oder im Netzwerk – startet der Speichervorgang ebenfalls, ohne dass Du ihn manuell anstoßen musst. OneNote sichert die betreffenden Abschnitte und Seiten im Hintergrund.
Das alles gilt auch, wenn Du während der Arbeit mit OneNote zu anderen Seiten, Abschnitten, Notizbüchern oder Programmfenstern wechselst, zum Beispiel zum Nachschlagen einer Information oder zum Kopieren von Inhalten. Auch dann musst Du nicht ständig ans Speichern denken und kannst beliebig hin und her springen, ohne dass dabei Änderungen verloren gehen.
Hast Du gerade keine Internetverbindung, zum Beispiel im Zug oder in einer Schule ohne WLAN? Dann startet OneNote später die Synchronisierung automatisch, sobald Du wieder Zugriff aufs Internet hast. Bis dahin sind die Inhalte natürlich nur auf dem jeweiligen Gerät verfügbar.
Synchronisierung manuell starten und kontrollieren
Möchtest Du sicherstellen, dass OneNote alle Änderungen speichert? Du kannst die Synchronisierung jederzeit manuell anstoßen. Das ist auch sinnvoll, wenn Du ungeduldig aufs Übertragen bestimmter Inhalte von einer anderen Person oder von einem anderen Gerät wartest.
Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch-Symbol und dann im Kontextmenü auf den Eintrag »Dieses Notizbuch jetzt synchronisieren«. Alternativ funktioniert dafür auch das Tastenkürzel Shift + F9 bzw. nur F9 für alle in OneNote geöffneten Notizbücher.
Du kannst auch den aktuellen Stand aller geöffneten Notizbücher prüfen. Das kann zum Beispiel bei Fehlermeldungen oder sonstigen Merkwürdigkeiten sinnvoll sein.
Im Kontextmenü findest Du dafür die Option Notizbuch-Synchronisierungsstatus. OneNote öffnet ein neues Fenster mit einem Überblick über alle Inhalte und der Uhrzeit der letzten automatischen Speicherung.
Hier werden auch Fehlermeldungen angezeigt, falls es bei der Synchronisierung irgendein Problem gab. Die Schaltfläche Alle synchronisieren findest Du rechts oben im Fenster. Du kannst Notizbücher aber auch einzeln abgleichen lassen.
Wenn Du bei wichtigen Notizbuch-Inhalten unbedingt sicherstellen möchtest, dass OneNote alle Änderungen mit der Cloud synchronisiert hat und speichern konnte, kannst Du das zusätzlich mithilfe der Web-App OneNote Online überprüfen.
Öffne dafür OneNote Online im Browser. Wenn Du mit Deinem Benutzerkonto angemeldet bist, kannst Du einen Blick in Deine Notizbücher in der Cloud werfen und so den tatsächlichen Erfolg der Synchronisierung checken.
Wie Du Notizbücher erstellen, verwalten und mit Inhalten füllen kannst, erfährst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.
Moin, ich habe den Kalender erstanden: auf dem PC läuft er auf OneNote prima … aber ich bekomme ihn nicht auf mein iPhone und iPad installiert.
Gibt es eine Anleitung?
Liebe Grüße Ulli
Lieber Ulli, das kriegen wir hin! Du meinst vermutlich die Vorlage für meinen 👉🏻 Jahreskalender mit OneNote. Beim 👉🏻 Importieren der Notizbuchdatei auf dem Windows-PC ist wichtig, dass als Speicherort für die Vorlage die Cloud OneDrive auswählst. Dann kannst Du den Kalender auch auf dem iPad und anderen Geräten öffnen und synchronisieren. So bleibst Du überall auf dem aktuellen Stand. Toi toi toi!