Ich liebe das Zusammenspiel von Outlook und OneNote! Wie Du den Inhalt einer Notizbuch-Seite per E-Mail versenden kannst, habe ich Dir 👉🏻 in einem früheren Blog-Artikel bereits erklärt.
Nun zeige ich Dir, wie Du mithilfe von Outlook eine E-Mail an OneNote senden und in einem digitalen Notizbuch einfügen kannst. Von dieser digitalen Ablage für eingegangene Nachrichten kannst Du im Arbeits- oder Schulalltag profitieren.
Idealerweise organisierst Du Dich schon mit digitalen Notizbüchern in OneNote. Viele Tipps und Anregungen dazu findest Du 📓 in meinen beliebten Handbüchern.
- Malter, Stefan (Autor)
Außerdem setze ich voraus, dass Dein Mail-Postfach in Outlook eingerichtet ist und Du mit den Grundfunktionen beider Office-Programme vertraut bist.
E-Mails dort speichern, wo sie hingehören
Wie voll ist Dein Postfach in Outlook? Hast Du einen Überblick über Deine E-Mails – oder suchst Du regelmäßig nach älteren Nachrichten zu einem bestimmten Schul-Thema?
Manchmal ist es sinnvoll, eine E-Mail direkt zu den passenden Unterlagen hinzuzufügen, zum Beispiel in 👉🏻 OneNote.
- Vielleicht hat Dir ein Kollege einen Text oder wichtige Informationen geschickt, den Du aufbewahren möchtest.
- Vielleicht willst Du wichtige Nachrichten von Freunden, Verwandten, Geschäftspartner oder Deinem Chef speichern.
- Vielleicht musst Du Rechnungen, Dokumente und sonstige Unterlagen archivieren.
Es gibt viele Anwendungsfälle für die Funktion, E-Mails aus Outlook an OneNote zu senden.
Im folgenden Beispiel geht es um eine Klassenfahrt: Du hast bereits ein digitales Notizbuch in OneNote erstellt. Darin sammelst Du alle Informationen und Dokumente rund um die Klassenfahrt. Dafür hast Du auch schon entsprechende Abschnitte eingerichtet.
Die Unterkunft – in diesem Fall eine Jugendherberge – hat Dir per E-Mail eine Bestätigung für die Zimmerreservierung gesendet.
Diese wichtige Nachricht willst Du nicht (bzw. nicht nur) in Deinem hoffnungslos überfüllten E-Mail-Postfach in Outlook aufbewahren. Sie soll bei den übrigen Reiseunterlagen in Deinem OneNote-Notizbuch abgelegt und gefunden werden können.
E-Mail an OneNote senden
Zunächst zeige ich Dir die Funktion in der Desktop-Version von Outlook. Sie sollte in der Benutzeroberfläche verfügbar sein, wenn die 👉🏻 Office-Programme auf Deinem PC korrekt installiert sind.
Microsoft 365 im Angebot
Aktuell auf Amazon.de
Falls sie dort nicht zur Verfügung steht – so wie auf den folgenden Screenshots -, musst Du sie vielleicht erst aktivieren. Schaue Dir dafür die passenden Einstellungen in den Optionen von Outlook an, und zwar unter Erweitert und dann unter Add-Ins.
Klicke mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail im Posteingang. Im Kontextmenü siehst Du dann den Eintrag OneNote mit dem gewohnt purpurfarbenen Symbol.
Alternativ solltest Du die Funktion auch oben im Menü finden – auf der Registerkarte Start und in der Gruppe Verschieben.
Wenn Du auf das Symbol klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin kannst Du auswählen, in welchen Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail als neue Seite einfügen möchtest.
In der Auswahl siehst Du alle Notizbücher, die in der Desktop-Version von OneNote aktuell geöffnet und synchronisiert sind.
Entscheide Dich für einen Speicherort und klicke auf OK. Outlook startet dann den Vorgang, der ein paar Sekunden dauern kann.
Beim Senden der E-Mail an OneNote bleiben sowohl der Adresskopf als auch das Layout der ursprünglichen Nachricht erhalten.
Auf diese Weise kannst Du jede gewünschte E-Mail zusätzlich in OneNote speichern – dort wo Sie inhaltlich hingehört und Du sie wiederfinden willst.
Frage Dich auch, ob Du sie dann überhaupt noch im Posteingang aufbewahren musst oder löschen kannst.
In jedem Fall kann diese Funktion Deine Postfächer in Outlook entlasten und Dir viel Zeit beim Suchen von Nachrichten sparen.
Was Du noch wissen solltest:
- Den Titel der Seite kannst Du auf Wunsch ändern, damit Du die E-Mail später gut wiederfindest. Auch die weiteren Inhalte auf der neu erstellen Seite kannst Du in OneNote bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötigen Text aus der Nachricht löschst oder zusätzliche Erläuterungen einfügst.
- Der Desktop-Version ist es völlig egal, aus welchem Postfach die Nachricht stammt und in welchem Benutzerkonto das digitale Notizbuch gespeichert ist – anders als in der Web-App Outlook Online (s. u.). So kannst Du E-Mails auch kontoübergreifend archivieren.
- Wenn Du das Notizbuch für Kolleg*innen freigibst, können diese schließlich auf die gesammelten Unterlagen für die Klassenfahrt oder andere Zwecke zugreifen. Du musst also nicht mehr jede E-Mail einzeln an sie weiterleiten. Das Teilen von Notizbüchern in OneNote erkläre ich Dir ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.
So klappt’s in Outlook Online …
Die Funktion An OneNote senden steht auch in der 👉🏻 Web-App von Outlook zur Verfügung – bislang aber offenbar nur für private Microsoft-Konten.
Beachte auch, dass Du Dich hier in der Regel innerhalb eines Benutzerkontos bewegen musst, also Postfach und Notizbuch zum selben Microsoft-Konto gehören.
Wähle die gewünschte Nachricht im Posteingang aus oder öffne sie in einem neuen Fenster. Das Symbol für die Funktion An OneNote senden siehst Du dann zum Beispiel oben neben den anderen Symbolen. In jedem Fall verbirgt es sich auch im Menü hinter den drei Punkten.
Beim ersten Mal musst Du Dich eventuell nochmal mit Deinem Benutzerkonto anmelden. Danach solltest Du auswählen können, in welchem Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail speichern willst.
Mit OneNote und Outlook haben Lehrende viele Möglichkeiten, ihren Arbeitsalltag effizient zu organisieren. Wie auch Du von diesen und anderen Diensten profitierst, erfährst Du 📙 in meinem vielseitigen Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir zum Beispiel, wie Du Kalender und Adressbücher mit Outlook verwaltest und verschiedenstes Unterrichtsmaterial direkt in OneNote erstellen kannst.
Bücher von Stefan Malter
Jetzt bestellen auf Amazon.de!*
