Outlook: E-Mail an OneNote senden [Anleitung]

Wie voll ist Dein Postfach in Outlook? Hast Du wirklich einen Überblick über Deine E-Mails? Oder suchst Du regelmäßig nach älteren Nachrichten zu einem bestimmten Thema? Manchmal kann es sinnvoll sein, eine E-Mail aus Outlook an OneNote zu senden – direkt zu den thematisch passenden Unterlagen.

• Vielleicht haben Dir Vorgesetzte, Kunden oder Projektpartner eine wichtige Information geschickt, die Du aufbewahren möchtest.

• Vielleicht willst Du eine bestimmte Kommunikation mit Kolleg*innen oder Verwandten separat speichern und mit Notizen versehen.

• Vielleicht möchtest Du bestimmte Rechnungen, Dokumente und sonstige per E-Mail eingegangene Unterlagen an einem Ort sammeln und vergleichen.

Wie Du eine E-Mail aus Outlook an ein Notizbuch in OneNote senden kannst, zeige ich Dir in dieser Anleitung.

E-Mails spielen in der privaten und beruflichen Kommunikation nach wie vor eine große Rolle. Die wohl bekannteste Software zum Verwalten Deines Postfachs sowie Deiner Kalender und Kontakte ist Microsoft Outlook. Ich setze hier voraus, dass das Programm schon samt Benutzerkonto auf Deinem PC eingerichtet ist.

E-Mail in Outlook an OneNote senden

Im folgenden Beispiel geht es um eine Online-Bestellung. Du hast bereits ein digitales Notizbuch mit passenden Abschnitten für Ausgaben und Verträge erstellt.

Ein Online-Shop hat Dir per E-Mail eine Rechnung für eine Bestellung gesendet. Diese Nachricht willst Du nicht (bzw. nicht nur) in Deinem überfüllten Postfach in Outlook aufbewahren. Die E-Mail soll zusätzlich im Notizbuch abgelegt werden.

Outlook für Windows

Zunächst zeige ich Dir die Funktion in der Windows-Version von Outlook. Sie sollte dort verfügbar sein, wenn Microsoft 365 mit den Office-Programmen auf Deinem PC installiert ist.

Klicke mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Nachricht im Posteingang. Du siehst dann den Eintrag An OneNote senden im Kontextmenü.

Alternativ solltest Du die Funktion auch oben im Menü finden, und zwar auf der Registerkarte Start und in der Befehlsgruppe Verschieben.

Falls die Funktion dort nicht zur Verfügung steht, musst Du sie vielleicht erst aktivieren. Schaue Dir dafür die passenden Einstellungen in den Optionen von Outlook an, und zwar unter Erweitert und dann unter Add-Ins.

Wenn Du auf das Symbol klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin kannst Du auswählen, in welchen Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail als neue Seite einfügen möchtest. Zur Wahl stehen alle Notizbücher, die aktuell in OneNote geöffnet sind.

Entscheide Dich für einen Speicherort und klicke auf OK. Outlook startet dann den Vorgang, der ein paar Sekunden dauern kann. Danach siehst Du die E-Mail auf der Seite im Notizbuch. Beim Senden an OneNote bleiben sowohl der Adresskopf als auch das Layout der ursprünglichen Nachricht erhalten.

Auf diese Weise kannst Du nun jede gewünschte E-Mail zusätzlich in OneNote speichern – also wo sie inhaltlich hingehört und wo Du sie wiederfinden willst.

Frage Dich auch, ob Du die Nachricht jetzt überhaupt noch in Deinem Posteingang aufbewahren musst oder löschen kannst. In jedem Fall kann diese Funktion Deine Mail-Postfächer in Outlook entlasten und Dir in Zukunft viel Zeit beim Suchen von Nachrichten sparen.

• Den Titel der Seite kannst Du natürlich auf Wunsch ändern, damit Du die E-Mail später gut wiederfindest. Auch die weiteren Inhalte auf der neu erstellen Seite lassen sich in OneNote bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötigen Text aus der Nachricht löschst oder zusätzliche Erläuterungen einfügst.

• Der Windows-Version ist es übrigens völlig egal, aus welchem Postfach diese Nachricht stammt und in welchem Benutzerkonto das Notizbuch gespeichert ist – anders als in der Web-App Outlook Online (s. u.). So kannst Du E-Mails auch kontoübergreifend archivieren.

• Wenn Du das Notizbuch noch für Deine Familienmitglieder freigibst, können diese schließlich auf die gesammelten Rechnungen, Kochrezepte und sonstige Inhalte zugreifen. Du musst also nicht mehr jede E-Mail einzeln an sie weiterleiten. Wie Du Notizbücher mit anderen Personen teilst, zeige ich Dir in meinem beliebten Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Outlook auf dem iPad

Auf dem iPad musst Du erst eine Erweiterung aktivieren, um eine Nachricht von Outlook an OneNote senden zu können.

Tippe in der Benutzeroberfläche der Outlook-App links unten auf das kleine Zahnrad. Scrolle in den Einstellungen nach unten bis zum Eintrag Add-Ins. Dort findest Du den Eintrag »An OneNote senden«.

Tippe auf das Pluszeichen in derselben Zeile, um das Add-In in der Outlook-App zu aktivieren. Wechsle dann im Posteingang zur gewünschten E-Mail.

Rechts unter der Uhrzeit bzw. dem Datum der Nachricht siehst Du drei kleine Punkte. Wenn Du auf diese Punkte tippst, erscheint das frisch aktivierte Add-In im Kontextmenü links oben als Option.

Berühre das Icon und melde Dich – falls nötig – nochmal mit Deinem Microsoft-Konto an. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Notizbücher in der Cloud zu sehen sind. Wähle aus, in welchen Abschnitt Du die E-Mail einfügen möchtest.

Outlook Online

Die Funktion An OneNote senden steht auch in der Web-App von Outlook zur Verfügung – bislang offenbar nur für private Microsoft-Konten. Beachte auch, dass Du Dich hier innerhalb eines Benutzerkontos bewegen musst, also dass Postfach und Notizbuch zum selben Microsoft-Konto gehören.

Wähle die E-Mail im Posteingang aus oder öffne sie in einem neuen Fenster. Die Funktion An OneNote senden siehst Du dann zum Beispiel oben neben den anderen Symbolen. Sie verbirgt sich auch im Menü hinter den drei Punkten.

Beim ersten Mal musst Du Dich hier eventuell nochmal mit Deinem Benutzerkonto anmelden. Danach solltest Du wieder auswählen können, in welchem Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail speichern willst.

Mehr Infos zum Zusammenspiel von OneNote, Outlook und weiteren Microsoft-Apps findest Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin widmen wir uns auch dem Einfügen von Inhalten aus dem Internet in ein digitales Notizbuch.