Endlich papierlos! – Unterlagen digital in OneNote

Papierstapel auf dem Schreibtisch, dicke Ordner im Regal, dazu ein Sammelsurium von Dateien auf der Festplatte, in der Cloud und im Mail-Postfach: Kommt Dir das bekannt vor?

Ich arbeite seit vielen Jahren nahezu papierlos. Alle wichtigen Unterlagen habe ich digital parat – komplett durchsuchbar und schnell auffindbar in Microsoft OneNote. In dieser Anleitung erfährst Du, welche Vorteile die Software als Speicherort für sämtliche Dokumente hat.

So viele Dokumente … wo kommen die alle her?

Nicht nur im Arbeitsalltag kommen viele verschiedene Informationen zusammen. Auch privat müssen oder wollen wir bestimmte Dokumente aufheben, zum Beispiel Briefe, Rechnungen, Verträge und Zeugnisse.

Noch immer trudeln diverse Unterlagen per Post ein, also ausgedruckt auf Papier. Bei Behörden bekommst Du Dokumente ebenfalls oft persönlich ausgehändigt.
Im Online-Handel läuft nahezu alles digital ab. Wenn Du ein Produkt bestellst, eine Reise buchst oder eine Versicherung abschließt, erhältst Du den Vertrag in der Regel per E-Mail, meist als Anhang im PDF-Format. Alternativ kannst Du die Belege selbst herunterladen und auf der Festplatte speichern.
Dazu kommen selbst erstellte Dateien in unzähligen Ordnern und Unterordnern, darunter Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und natürlich eigene Fotos.

Unser Ziel: Wir möchten alle Unterlagen an einem gemeinsamen Ort sammeln und so bei Bedarf schnell finden können.

Mein Setup fürs Dokumenten-Management

Für so ein digitales und übersichtliches Ablagesystem benötigst Du keinen Hochleistungsrechner. Jeder halbwegs moderne PC eignet sich, um eigene Dokumente zu verwalten und zu durchsuchen.

Was Du für den Einstieg brauchst:

Mit einer Lizenz für Microsoft 365 kannst Du OneNote auf jeden Fall verwenden. Die Software ist zudem separat verfügbar und auf allen Geräten kostenlos nutzbar.
Entscheide Dich für einen Speicherort. Mit der Windows-Version kannst Du digitale Notizbücher sowohl in der Cloud als auch lokal sichern, zum Beispiel auf der Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk. Jede Lösung hat ihre Vorteile und Nachteile.

Mehr erfahren:

Speicherorte für OneNote: Notizbücher sicher speichern

Um gelegentlich mal ein Papierdokument abzufotografieren, reicht Deine Smartphone-Kamera aus. Ich nutze einen Flachbettscanner, um Unterlagen in besserer Qualität zu digitalisieren.

Angebote bei Amazon.de

Canon Lide 400 Scanner (A4-Flachbett, CIS Sensor, 4,800 x 4,800 DPI, USB-Stromversorgung, 5 Scan-Buttons, Halter für senkrechte Aufstellung) schwarz

jetzt nur 89,99 €

Canon LiDE 300 Scanner CanoScan Flachbettscanner DIN A4 (2.400 x 2.400 DPI, 4 Scantasten, Stromversorgung über USB, ca. 10 s/Farbseite 300 DPI, 48 Bit interne Farbtiefe), schwarz

jetzt nur 69,99 €

Epson Workforce DS-1730 Kompakter Flachbettscanner für kleine Unternehmen und Heimbüros

jetzt nur 287,03 €

Was sind die Vorteile von OneNote?

Ich habe mich für Microsoft OneNote entschieden, weil die Software für die Verwaltung meiner Dokumente viele Vorteile bietet:

Ich habe die volle Kontrolle über die Struktur meiner Ablage. Mein Ordnungssystem besteht aus themenbezogenen Notizbüchern mit individuell benannten Abschnitten. Das ist intuitiv und lässt sich jederzeit anpassen.
In OneNote kann ich alle Arten von Unterlagen einfügen – von Excel-Tabellen bis zu PDF-Dokumenten. Auch E-Mails und eingescannte Briefe lassen sich mit wenigen Klicks an der passenden Stelle ablegen.

Die Inhalte werden direkt auf den Notizbuchseiten angezeigt. Ich muss mich nicht durch Unterordner auf der Festplatte hangeln, um verstreute Dateien einzeln zu öffnen und zu schließen.
Alle Inhalte werden indiziert und sind gesammelt durchsuchbar. In Sekunden spuckt OneNote alle Seiten mit bestimmten Begriffen aus.

OneNote für Einsteiger

Seit 10 Jahren ein Bestseller: Bestelle jetzt meine umfassende Anleitung für Microsoft OneNote!

als Taschenbuch

als E-Book

Zusätzlich kann ich Kategorien vergeben, um Unterlagen zu verschlagworten und so besser auffindbar zu machen.
Die digitalen Notizbücher lassen sich über mehrere Geräte hinweg synchronisieren. So kann ich jederzeit unterwegs auf dem Smartphone einen Blick auf Steuerbescheide, Stromrechnungen und Schulungskonzepte werfen – falls nötig auch offline.

Brauchst Du ein Dokument doch mal auf Papier? Kein Problem! Natürlich kannst Du Seiten in OneNote jederzeit ausdrucken.

Best Practice: 3 Tipps für papierloses Arbeiten

Gewöhne Dir an, eingehende Unterlagen direkt zu digitalisieren und in OneNote abzulegen. Vielleicht hilft Dir auch ein regelmäßiger Termin am Ende der Woche oder des Monats. Ich passe jeweils das Datum auf der Notizbuchseite an den tatsächlichen Posteingang an.
Der wohl größte Anfängerfehler in OneNote: Alle Inhalte in ein einziges Notizbuch einfügen. Das verlangsamt die Synchronisierung und erschwert den Überblick. Erstelle stattdessen mehrere Notizbücher für verschiedene Zwecke. Die kannst Du dann auch separat auf Deinen Geräten öffnen, damit Du nicht unnötig Speicherplatz belegst.

Microsoft OneNote: 7 Fehler, die Anfänger vermeiden sollten

Mehr erfahren:

Microsoft OneNote: 7 typische Fehler (und wie Du sie vermeidest)

Das braucht zunächst Überwindung: Traue Dich, eingescannte Unterlagen wegzuwerfen und so zusätzliche Papierstapel zu vermeiden. Du brauchst die meisten Dokumente nicht im Original.

Wie Du Dein Ordnungssystem dauerhaft im Griff behältst, mit eigenen Notizen ergänzt und mithilfe von KI verbesserst, erfährst Du in meiner beliebten Anleitung „OneNote für Einsteiger“. Das aktuelle Handbuch gibt’s auch digital, also als E-Book im PDF-Format.