In dieser Anleitung kümmern wir uns um Dein Adressbuch. Dank Sicherung in der Cloud kann es kaum verloren gehen kann. Um Kontakte digital zu speichern, nutzen wir den Dienst Outlook als Dreh- und Angelpunkt fürs digitale Büro.
Ich zeige Dir, wie sich neue Kontakte in der Web-App erstellen lassen. Dank Synchronisierung kannst Du dann auch in der Desktop-Version von Outlook auf Dein Adressbuch zugreifen.
Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit den Grundlagen von Outlook vertraut bist und vielleicht schon eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Adresse für die Kommunikation nutzt. Mehr über die Einrichtung und Möglichkeiten der Software und der vielen weiteren digitalen Tools erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.
Neuer Kontakt in Outlook Online
Zunächst gehen wir hier von der Web-App im Browser aus, die Du mit allen Lizenzen nutzen kannst. Du erreichst die Oberfläche von Outlook Online wie gewohnt im Online-Portal von Microsoft 365.
Wechsle unten links über das dritte Symbol zur Ansicht Personen. Alternativ solltest Du diese Option auch links im App-Menü von Microsoft 365 finden.
Zunächst enthält Dein Adressbuch vermutlich noch keine Einträge.
Links oben siehst Du die Schaltfläche Neuer Kontakt. Wenn Du darauf klickst, erscheint eine Eingabemaske. Die Felder sind eindeutig beschriftet und können entsprechend ausgefüllt werden.
Füge links neben dem Namen auf Wunsch ein Foto der Person hinzu. Du kannst es von Deinem Computer hochladen.
Das Bild wird dann bei jeder weiteren Kommunikation mit der Person angezeigt, zum Beispiel in Chats per Microsoft Teams, beim Teilen von Dateien oder in E-Mails via Outlook.
Weitere Informationen zum Kontakt hinzufügen
Unter Mehr hinzufügen rechts unten kannst Du noch weitere Informationen zu Deinem Kontakt ergänzen, zum Beispiel weitere Telefonnummern, eine Adresse oder das Geburtstagsdatum. Letzteres erzeugt übrigens auch automatisch einen Eintrag im Geburtstagskalender, den Du in der Kalenderansicht von Outlook anzeigen kannst.
Wenn Du zuletzt auf Erstellen klicken, werden alle Angaben gespeichert. Du findest die Person jetzt links in der Liste unter Ihre Kontakte.
Möchtest Du einen Eintrag Bearbeiten oder Löschen? Markiere die Person und wähle die entsprechende Funktion oben in der Menüleiste.
Alternativ kannst Du diese Funktionen auch per Klick auf die rechte Maustaste abwenden. Wenn Du später eine bestimmte Person suchst, kannst Du alle Einträge in der Kontaktliste Nach Vorname oder Nach Nachname sortieren.
Noch schneller findest Du einen Kontakt über die Suchfunktion ganz oben in der Leiste.
Mit manchen Personen kommunizierst Du erfahrungsgemäß häufiger als mit anderen. So kannst Du zum Beispiel häufig kontaktierte Kolleg*innen Zu Favoriten hinzufügen.
Diese Favoriten kannst Du Dir dann links in der Spalte gesammelt anzeigen lassen und so schneller auf sie zugreifen.
Verzeichnis aller Personen in Microsoft 365 (Education)
Keine Sorge: Du musst nun nicht alle Infos zu Deinem Kollegium und allen Schülern einzeln händisch eingeben. Alle Personen, die in Deiner Schule als Benutzer von Microsoft 365 registriert sind, findest Du bereits links unten unter Verzeichnis in der Liste All Users (zu Deutsch: »Alle Nutzer«).
Im besten Fall werden diese Informationen von den Verantwortlichen an Deiner Schule gepflegt. Für weitere Infos zur Administration der Benutzerkonten empfehle ich Dir mein Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.
Du kannst Einträge in diesem Verzeichnis in Dein persönliches Adressbuch übernehmen und mit weiteren Informationen ergänzen.
Wähle die gewünschte Person aus und nutze die Funktionen Zu Kontakten hinzufügen bzw. Zu Favoriten hinzufügen – entweder über die Buttons im Menü oben oder per Klick auf die rechte Maustaste.
Dein Adressbuch eignet sich auch zum Verwalten von Personen außerhalb Deiner Firma oder Schule. Erstelle also gerne noch weitere Kontakte, die Du griffbereit haben möchtest. Das können zum Beispiel Telefonnummern und Mail-Adressen von Kunden oder offizielle Ansprechpartner bei Behörden sein.
Dafür musst Du übrigens nicht immer in die Personen-Ansicht wechseln: In der Web-App von Outlook kannst Du Absender von E-Mails mit wenigen Schritten direkt als Kontakt hinzufügen.
Wähle dazu eine Nachricht im Posteingang aus und verweile mit dem Mauspfeil über dem Namen. Hinter den drei Punkten im Info-Feld stecken wieder die Funktionen Zu Kontakten hinzufügen bzw. Zu Favoriten hinzufügen.
Kontaktlisten in Outlook Online
Um später mehrere Kontakte gleichzeitig anzuschreiben, kannst Du Kontaktlisten anlegen, die mehrere Personen umfassen. Das können Listen für Deine Kurse, für bestimmte Kolleg*innen in einem Team oder für eine Vereinsgruppe sein.
Ich erkläre Dir hier in kurzen Schritten, wie Du eine Kontaktliste für Dein Team erstellst:
- Klicke auf den kleinen Pfeil rechts neben Neuer Kontakt.
- Wähle den Eintrag Neue Kontaktliste aus.
- Vergib einen aussagekräftigen Namen für die Liste.
- Trage alle gewünschten Personen oder alternativ deren Mail-Adressen ein.
- Füge auf Wunsch eine Beschreibung hinzu.
- Per Klick auf Erstellen wird die Kontaktliste gespeichert.
Oft führen mehrere Wege zum Ziel. Du kannst alternativ auch mehrere Personen in Deinen Kontakten markieren und dann gesammelt über das Menü oben eine Neue Kontaktliste erstellen.
Kontakte synchronisieren mit Desktop-Version und Smartphone-App
Du ahnst es vielleicht schon: Dank Synchronisation sind alle Kontakte mit den dazugehörigen Infos auch in der Desktop-Version von Outlook zu sehen.
Voraussetzung dafür ist, dass Dein Benutzerkonto in dem Programm einmalig fest eingerichtet wurde. Wie das funktioniert, erkläre ich Dir ebenfalls in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.
Das Office-Programm bietet dann im Menüband unter Ansicht diverse Möglichkeiten, Deine Kontakte anzuzeigen und nach verschiedenen Feldern zu sortieren. Probiere aus, welche Ansicht Dir hier zusagt.
Zudem kannst Du die mobile App von Outlook nutzen, um Deine Kontakte auch auf dem Smartphone zu nutzen, zum Beispiel für Anrufe oder Kurzmitteilungen. Insofern lohnt es sich aus vielen Gründen, Dein digitales Adressbuch zu nutzen und aktuell zu halten.