Outlook: Vorlage für E-Mail erstellen [Anleitung]

Bestimmte E-Mails wiederholen sich: Infos für neue Kolleg*innen, Erinnerungen an Kunden, Newsletter der Schulleitung … Dir fallen sicher noch weitere Beispiele ein.

Um Zeit zu sparen, kannst Du mit Outlook eine Vorlage erstellen. Die Mail-Vorlage lässt sich als Datei auf der Festplatte speichern und dann jederzeit verwenden. In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie einfach Du Vorlagen für E-Mails mit der Desktop-Version von Outlook erstellen kannst.

Ich gehe hier davon aus, dass Du Outlook schon auf Deinem PC installiert und entsprechend eingerichtet hast. Du solltest mit dem Schreiben von E-Mails vertraut sein. Wenn Du das Programm noch nicht kennst, empfehle ich Dir meine Übersicht zu Microsoft Outlook mit einer kurzen Beschreibung.

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Zeit sparen mit Mail-Vorlagen in Outlook

E-Mails machen immer noch einen großen Teil der digitalen Kommunikation aus. Ich schreibe täglich zahlreiche Nachrichten mit Outlook – vor allem im Office-Programm auf dem Windows-PC.

Dabei gibt es auch E-Mails, die ich regelmäßig schreibe und die dann fast denselben Text enthalten. Das können zum Beispiel wiederkehrende Anfragen von Leser*innen oder Infos für potenzielle Marketing-Partner sein.

Viele Nutzer durchforsten dafür erst mühsam ihr Postfach und den Ordner für Gesendete Elemente, um den damaligen Text zu suchen. Diesen müssen sie erst kopieren und dann in einer neu erstellten E-Mail einfügen. Das sind mehrere umständliche Arbeitsschritte, die Du dir mithilfe von Outlook sparen kannst.

Stattdessen kannst Du für solche wiederkehrenden Nachrichten einfach Vorlagen verfassen. Die Mail-Vorlagen lassen sich als Dateien auf der Festplatte speichern und dann bei Bedarf verwenden.

Outlook erstellt dann auf Grundlage dieser Vorlage jeweils eine neue Nachricht, die Du dann nur noch anpassen und an den korrekten Adressaten senden musst.

Anleitung: Vorlage erstellen und senden mit Outlook

1. Erstelle in Outlook eine neue E-Mail und fülle alles aus, was zu der wiederkehrenden Vorlage gehören soll – zum Beispiel den Betreff, eine Begrüßungsformel, den Text und die dazugehörige Signatur. Schicke die Nachricht aber nicht ab!

2. Klicke links oben im Fenster erst auf Datei und dann auf Speichern unter. Im Datei-Explorer kannst Du nun einen Ordner und einen Dateinamen für die Vorlage bestimmen. Ich nutze einen eigens erstellten Ordner für alle Mail-Vorlagen. Ganz wichtig: Wähle unter Dateityp die Option Outlook-Vorlage aus, damit die Datei als solche erkannt wird. Klicke danach auf Speichern.

3. Das Dateisymbol für die Vorlage im Ordner ist ein Briefumschlag. Sobald Du die Datei wie üblich doppelt anklickst, öffnet Outlook die Vorlage direkt als neue Nachricht.

4. Vor dem Versenden möchtest Du den Text der E-Mail vielleicht bearbeiten und zum Beispiel die Anrede individuell anpassen. Trage außerdem noch die Mail-Adresse oben im Feld An ein.

5. Wenn Du jetzt links oben auf Senden klickst, wird die erstellte Nachricht in den Postausgang geschoben. ACHTUNG: Die E-Mail wird jetzt nur verschickt, wenn die Benutzeroberfläche von Outlook geöffnet ist. Sonst beginnt der Versand nämlich erst beim nächsten Start des Programms.

Weitere Möglichkeiten für E-Mail-Vorlagen

Zwei weitere Möglichkeiten möchte ich Dir hier noch zeigen, um beim Schreiben von E-Mails auf Vorlagen zurückzugreifen und so viel Zeit zu sparen:

Vorlage aus OneNote per E-Mail senden

Arbeitest Du schon mit digitalen Notizbüchern? Zum Erstellen und Verwalten von Mitschriften, Dokumenten und sonstigen Informationen habe ich hier schon oft OneNote empfohlen – ebenfalls von Microsoft. Die Software ist ebenfalls ein geeigneter Ort, um E-Mails vorzuschreiben und die Vorlagen dann direkt zu senden.

Dabei kommt die Funktion Seite per E-Mail senden zum Einsatz, die OneNote oben im Menü unter Start anbietet und mit Outlook zusammenarbeitet. Sie macht mit einem Klick aus der aktuellen Notizbuchseite direkt eine neue Nachricht. Wieder musst Du nur eine Adresse angeben, um die E-Mail zu senden.

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Schnellbausteine in Outlook verwenden

Manchmal willst Du in E-Mails vielleicht nur auf bestimmte Formulierungen und wiederkehrende Phrasen zurückgreifen. Dafür eigenen sich die Schnellbausteine in Outlook. Damit lassen sich bestimmte Textpassagen als Vorlagen speichern und immer wieder verwenden. So vermeidest Du übrigens auch Tippfehler.

Du findest die Funktion beim Erstellen einer neuen Nachricht oben im Menü unter Einfügen. Markiere zuerst einen Textbaustein Deiner E-Mail und klicke dann auf Schnellbausteine, um die aktuelle Auswahl im Schnellbaustein-Katalog zu speichern.

Du kannst dem Baustein dann noch einen Namen geben, ihn einer Kategorie zuordnen und eine Beschreibung hinzufügen. Danach steht die Textpassage dort im Menü als Auswahl zur Verfügung.

Du musst sie nun zum Einfügen in eine aktuelle E-Mail einfach anklicken. So lassen sich übrigens auch mehrere und verschiedene Schnellbausteine nacheinander auswählen. Beachte aber, dass die gespeicherten Inhalte nur auf diesem PC zur Verfügung stehen. Sie werden leider nicht per Cloud synchronisiert und gespeichert.

Welche Variante zum Erstellen von Vorlagen nutzt Du in Outlook am häufigsten? Welche Tipps kennst Du noch, um beim Schreiben von E-Mails Zeit zu sparen? Ich freue mich über Deinen Kommentar unter diesem Blog-Artikel!