Power Automate: Dateien automatisch in Ordner sortieren

Es gibt Ordner auf der Festplatte, in denen sich mit der Zeit immer mehr Dateien ansammeln – meist aus dem Internet heruntergeladen oder auf die Schnelle irgendwo zwischengespeichert. Das betrifft zum Beispiel den Downloads-Ordner oder oft auch den Desktop.

Die kostenlose Windows-App Power Automate kann diese Dateien für Dich vorsortieren und automatisch in passende Unterordner verschieben. Danach kannst Du die Inhalte gezielter löschen oder anderweitig speichern.

Alle Schritte in dieser Anleitung kannst Du direkt selbst ausprobieren und so in Zukunft viel Zeit sparen. Du lernst, wie Power Automate alle vorhandenen Elemente erfasst und dann in automatisch erstellte Ordner sortiert – hier beispielhaft nach Dateiendungen.

Voraussetzungen und Vorbereitungen

So oder so ähnlich sieht vielleicht auch Dein betreffender Ordner aus: Bilder, Präsentationen, PDF-Dokumente und viele weitere Dateiformate, die sich mit verschiedenen Anwendungen öffnen lassen. Auf diesen Ordner möchte ich Power Automate gleich ansetzen.

Vielleicht kennst Du Power Automate bereits als Web-App im Online-Portal von Microsoft 365. Für den Zugriff auf lokale Dateien musst Du die Desktop-Version aus dem Microsoft Store herunterladen.

Vielleicht ist die App schon auf Deinem Windows-PC vorinstalliert. Du findest das Icon dann im alphabetisch sortierten Startmenü.

Öffne Power Automate und melde Dich mit Deinem Benutzerkonto an. Das kann auch ein persönliches (kostenloses) Microsoft-Konto an.

Von der Startseite aus legen wir nun den passenden Flow an. So nennt Power Automate den automatisierten Ablauf vorgegebener Aktionen.

1. Flow erstellen

Klicke auf die Schaltfläche Neuer Flow. In einem Eingabefeld gibst Du dem Ablauf zunächst einen Namen, damit Du ihn später gut wiederfinden und zuordnen kannst.

Den Schalter darunter kannst Du ignorieren: Für diese einfache Anleitung benötigen wir keine besonderen Programmierkenntnisse.

Mit dem Button Erstellen wird der neue Flow angelegt. In einem neuen Programmfenster wählen wir nun die gewünschten Aktionen aus.

2. Vorhandene Dateien ermitteln

Finde links im Menü die Aktion Dateien im Ordner abrufen – wahlweise oben über die Suchfunktion oder in der Liste darunter unter Ordner.

Ziehe die Aktion mit gedrückter linker Maustaste auf die weiße Arbeitsfläche rechts daneben. Auf dem Bildschirm erscheint eine Eingabemaske mit mehreren Optionen:

• Klicke auf das Eingabefeld Ordner und dann auf das kleine blaue Ordner-Icon. Wähle per Datei-Explorer den unaufgeräumten Ordner auf Deiner Festplatte aus.

• Ich verzichte auf weitere Angaben. Theoretisch kannst Du unter Dateifilter nur bestimmte Dateiendungen berücksichtigen, vorhandene Unterordner einschließen und unter Erweitert die Reihenfolge der erfassten Elemente ändern.
• Voreingestellt ist, dass für die Liste eine Variable mit der Bezeichnung Files erstellst wird. Daran ändere ich ebenfalls nichts.

3. Schleife für alle Dateien anlegen

Die App soll gleich jede Datei in dieser Liste einzeln durchgehen und entsprechend behandeln. Dafür legen wir eine sogenannte Schleife an.

Wechsle links im Menü zur Rubrik Schleifen und ziehe die Aktion mit der Bezeichnung For each in Deinen Flow – natürlich unter die schon vorhandene erste Aktion.

Damit die Schleife die Elemente unserer Liste kennt, geben wir die zuvor erstellte Variable Files an:

• Klicke dafür erst auf das Eingabefeld Iterationswert und danach rechts über dem Feld auf die blaue Schaltfläche {x}. Wähle dann unten die Variable Files aus.
• Wir belassen es dabei, dass das aktuelle Element innerhalb der Schleife jeweils in der Variable CurrentItem zwischengespeichert wird.
• Speichere die Aktion, um zum Bearbeitungsfenster zurückzukehren.

Die folgenden Aktionen platzieren wir innerhalb dieser Schleife, damit sie wiederholt und nacheinander für jedes einzelne Element in unserer Dateiliste ausgeführt werden.

4. Dateiendung ermitteln

In dieser Anleitung wollen wir ja die vorhandenen Dateien nach Dateiformaten sortieren und in entsprechende Ordner sortieren. Deshalb müssen wir zunächst die jeweilige Dateiendung ermitteln.

Die Aktion Dateipfad-Teil abrufen kann den Dateinamen in seine Bestandteile zerlegen. Ziehe sie links aus dem Menü rechts in die Schleife, also zwischen die beiden Einträge For each und End.

Nun passen wir wieder die Optionen der Aktion an:

• Klicke im Eingabefeld Dateipfad auf den blauen Button {x} und wähle die Variable %CurrentItem% aus. Die Aktion gilt dann für das aktuelle Element auf unserer Liste.

• Unter Erzeugte Variablen kannst Du die Schalter vor allen Einträgen deaktivieren – bis auf FileExtension. Dabei handelt es sich nämlich um den Wert für die erkannte Dateiendung.

5. Ordner erstellen

Dieser Schritt ist jetzt fast selbsterklärend: Füge die Aktion Ordner erstellen innerhalb unserer Schleife hinzu und trage die gewünschten Parameter ein:

• Wo sollen die neuen Ordner angelegt werden? Ich nutze als Speicherort weiterhin den Downloads-Ordner meines Benutzerkontos.
• Wie soll Power Automate die Unterordner benennen? Dafür wähle ich die Variable %FileExtension% aus, die sich im vorherigen Schritt aus dem jeweiligen Dateinamen ergeben hat.

Die Aktion merkt sich den Ordnerpfad in der Variablen NewFolder. Diese Angabe brauchen wir als Ziel für den letzten Schritt:

6. Datei verschieben

Die letzte Aktion in unserem Flow heißt Datei verschieben. Damit landet die zu verschiebende Datei %CurrentItem% im jeweiligen Zielordner %NewFolder%. Trage die Variablen also in die dafür vorgesehenen Eingabefelder ein:

• Du kannst noch festlegen, ob Power Automate bereits im Zielordner vorhandene Dateien überschreiben soll.
• Bei diesem Vorgang müssen wir keine weiteren Variablen erzeugen – außer Du möchtest alle verschobenen Elemente protokollieren.

7. Flow ausführen und Ergebnis prüfen

Auf dem folgenden Screenshot siehst Du meinen fertigen Flow mit allen eingefügten Aktionen und den dazugehörigen Variablen – teilweise innerhalb der Schleife.

Du kannst die Schritte vorsorglich mit Deiner Version abgleichen – auch wenn Du andere Ordnerpfade auf Deinem PC ausgewählt hast.

Mit dem Play-Button links oben kannst Du den Flow nun endlich ausführen und ausprobieren. Dabei werden die einzelnen Schritte kurz aufblinken. So kannst Du live verfolgen, wie die Aktionen innerhalb der Schleife mehrfach nacheinander ausgeführt werden.

Ich empfehle Dir danach den Blick in den Zielordner. Wenn Du alles richtig gemacht hast, findest Du dort die automatisch erstellten und nach den Dateikürzeln benannten Ordner.

Du solltest natürlich auch kontrollieren, ob Deine Dateien tatsächlich in den jeweiligen Ordnern gelandet sind.

Flow speichern, von Desktop starten

Klicke links oben im Bearbeitungsfenster auf das Disketten-Symbol, um den frisch erstellten Flow zu speichern.

Du kannst den Ablauf nun jederzeit nochmal verwenden, sobald sich wieder viele Dateien angesammelt haben. Du findest ihn zum Beispiel auf der Startseite der App unter Flows.

Hinter den drei Punkten verbirgt sich außerdem die Option Desktop-Verknüpfung erstellen. Damit kannst Du den Flow direkt starten, ohne erst die App öffnen zu müssen.

Wenn Du das Prinzip von Power Automate verinnerlicht hast, kannst Du auf dieselbe Weise zahlreiche weitere Dateioperationen automatisieren und Dir so viele manuelle Handgriffe sparen. Schreibe Deine Ideen dafür gerne als Kommentar unter diesen Beitrag.