PowerPoint: Präsentation übersetzen mit Copilot [Anleitung]

Bislang war es in PowerPoint echt mühsam, eine Präsentation in eine andere Sprache zu übersetzen – trotz eingebautem Übersetzer. Das ändert sich jetzt dank Microsoft Copilot.

Der KI-Assistent kann Deine komplette Präsentation mit allen enthaltenen Texten in eine beliebige andere Sprache übersetzen. Wie das funktioniert und was Du dabei beachten solltest, erkläre ich Dir in dieser Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du eine passende Lizenz für Microsoft 365 hast, mit der Du Copilot innerhalb der Office-Programme nutzen kannst. Du solltest außerdem mit den Grundfunktionen der Software vertraut sein. Sonst empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher für PowerPoint – speziell für Schule und Unterricht.

Übersetzungsfunktion in PowerPoint

Eigentlich ist der Online-Dienst Microsoft Translate schon lange in PowerPoint integriert. Damit kann man schnell mal einen Text auf einer Folie übersetzen lassen – auch ohne KI und zusätzliche Lizenz für Copilot:

1. Markiere den gewünschten Text auf der Folie. Das können wahlweise nur der Inhalt eines Textfelds oder mehrere vorhandene Absätze sein. Mit der Tastenkombination Strg + A markierst Du übrigens alle Objekte auf einmal.

2. Wechsle oben im Menüband zur Registerkarte Überprüfen und klicke dort auf die Schaltfläche Übersetzen. Sie öffnet die dazugehörige Ansicht auf der rechten Seite des Programmfensters.

3. Die Sprache des ausgewählten Texts wird in der Regel automatisch erkannt. Du kannst sie sonst auch anpassen.

4. Lege darunter die gewünschte Sprache für die Übersetzung fest. In der Auswahl bietet Microsoft auch Einträge für regionale Unterschiede an, also zum Beispiel für Englisch in den USA oder für Spanisch in Lateinamerika.

5. Die Übersetzung wird sofort angezeigt. Du kannst sie direkt in Deine Präsentation übernehmen, indem Du auf die Schaltfläche Einfügen klickst. Der bisherige Text auf der Folie wird dann ersetzt.

Leider lässt sich mit dieser Methode nicht die komplette Präsentation auf einmal übersetzen. Dafür musst Du wirklich jede Folie einzeln aufrufen und die Texte wie beschrieben markieren.

Präsentation von KI übersetzen lassen

Einfacher und schneller klappt das mit Copilot. Der integrierte KI-Assistent übernimmt in PowerPoint alle Arbeitsschritte für Dich und denkt auch darüber hinaus mit.

Du findest auch die Schaltfläche für Copilot oben im Menüband, und zwar ganz rechts auf der Registerkarte Start. Ein Klick darauf öffnet den Chatbot rechts in der Spalte.

In dem Eingabefeld kannst Du die KI nun einfach in natürlich Sprache um die Übersetzung bitten. Der Prompt könnte zum Beispiel lauten:

„Übersetze die Präsentation auf Spanisch.“

Copilot bittet Dich vorsorglich darum, die gewünschte Zielsprache zu bestätigen. Du kannst jetzt noch eine andere Sprache in das Feld eingeben. Klicke dann auf die Schaltfläche Übersetzen, um den Vorgang zu starten.

Je nach Umfang der Präsentation braucht die KI ein bisschen Zeit. Danach kannst Du Dir das Ergebnis in einem neuen Programmfenster ansehen.

Bist Du mit dem Ergebnis zufrieden? Du kannst alle Texte weiterhin manuell bearbeiten und die neue Datei dann schließlich speichern. In der Titelleiste siehst Du, dass PowerPoint bereits einen neuen Dateinamen mit passender Endung vorschlägt.

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Vorteile von Copilot in PowerPoint

Im Vergleich ist die KI dem herkömmlichen Übersetzer aus mehreren Gründen überlegen. Das sind aus meiner Sicht die wichtigsten Vorteile:

• Copilot übersetzt die gesamte Präsentation für Dich, also wirklich alle enthaltenen Folien auf einmal. Wenn man sich manuell darum kümmert, übersieht man vielleicht mal ein Textfeld.

• Die KI berücksichtigt eigenständig alle Texte in der Datei und übersetzt zum Beispiel auch die Notizen zu Deinem Vortrag sowie die Bezeichnungen der Abschnitte.

• Für jede Übersetzung erstellt PowerPoint eine Kopie der bestehenden Datei, die Du separat speichern kannst. So bleibt das Original Deiner Präsentation erhalten, und Du kannst die Version in der anderen Sprachen gezielt am gewünschten Speicheort sichern.

• Du kannst den Vorgang beliebig oft wiederholen und die Präsentation direkt hintereinander in mehrere Sprachen übersetzen lassen. Das ist zum Beispiel praktisch wenn Du in einem weltweit agierenden Konzern oder in einer Schule mit vielen Nationalitäten arbeitest.

Ein Hinweis ist mir zuletzt noch wichtig – egal welche Methode Du in PowerPoint nutzt: Automatisch generierte Übersetzungen können Fehler enthalten, missverständlich formuliert sein oder nicht zum eigentlichen Kontext passen.

Verlasse Dich also niemals zu 100 Prozent auf das Ergebnis der KI – vor allem wenn Du mit der Zielsprache nicht vertraut bist!

Bevor Du die Präsentation an andere weitergibst oder veröffentlichst, solltest Du die Qualität der Übersetzung immer nochmal von einer Person mit entsprechenden Sprachkenntnissen begutachten lassen. Sicher ist sicher!

Im Vergleich zum manuellen Übersetzen spart der Einsatz von Copilot aber natürlich viel Zeit und Arbeit. Das gilt übrigens auch für das Erstellen und Gestalten von Präsentationsfolien. Wie das funktioniert, erfährst Du in meinen beliebten Handbüchern für PowerPoint.