Outlook: E-Mail in Termin, Kontakt und Aufgabe umwandeln

Bestimmte Handgriffe wiederholen sich, wenn Du mit Outlook Deinen Kalender und Dein Adressbuch verwaltest. Typisch ist zum Beispiel, dass Du eine E-Mail bekommst, die Du zu einem Termin oder einer Aufgabe umwandeln willst. Vielleicht willst Du den Absender auch direkt als Kontakt speichern. Mit diesem Tipp für die Desktop-Version von Outlook sparst Du dabei in Zukunft viel Zeit.

Ich setze hier voraus, dass Du Outlook bereits für Deine digitale Kommunikation nutzt. Die Software sollte auf Deinem PC installiert und mit Deinen Benutzerkonten eingerichtet sein. Einsteigern empfehle ich mein prall gefülltes Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“.

Neuer Termin / Neuer Kontakt: Der herkömmliche Weg

So machen’s die meisten: Um einen neuen Termin oder Kontakt zu erstellen, wechseln sie in Outlook zum Kalender oder zum Adressbuch. Dort erstellen sie das neue Element jeweils über die Funktion oben im Menü und füllen die Felder dann händisch aus.

Um Angaben aus einer geöffneten E-Mail zu kopieren und zu übernehmen, müssen sie umständlich zwischen den Fenstern in Outlook hin- und herwechseln.

Hilfreich ist es dabei schon mal, wenn man im Umgang mit mehreren Programmfenstern geübt ist und ein paar Handgriffe kennt. Die wichtigsten Tricks lernst Du in meinem Handbuch für Windows 11 kennen.

Drag & Drop in Outlook: Der Trick mit dem Ziehen

Einfacher geht’s mit diesem Handgriff in Outlook: Vermutlich kennst Du das Menü links unten im Programm, in neueren Versionen auch links oben als Leiste. Über die Icons wechselst Du in der Regel von Deinem Postfach zum Kalender, zum Adressbuch oder zur Aufgabenliste.

Probiere mal aus, eine E-Mail aus dem Posteingang auf das Kalender-Symbol links unten zu ziehen und dann loszulassen. Das klappt mit der Maus, mit einem digitalen Stift und mit dem Finger auf einem Tablet-PC mit Touchscreen.

Sofort wird Outlook die E-Mail umwandeln und einen neuen Termin aus der Nachricht erstellen. Als Titel wird der Betreff der E-Mail übernommen. Auch der Mail-Text taucht unten in der Beschreibung auf. So hast Du diese Infos später direkt im Kalender parat, wenn Du dort den Termin öffnest.

Jetzt musst Du nur noch die restlichen Angaben in den Feldern ausfüllen, zum Beispiel den genauen Tag und die Uhrzeit, ggf. auch eine Erinnerung an den Termin.

Mit einem Klick auf Speichern & schließen wird der Termin in Deinem Standard-Kalender eingetragen. Auf Wunsch kannst Du ihn danach auch in einen anderen eingerichteten Kalender in Outlook kopieren.

Klappt auch mit Kontakten und Aufgaben!

Nach demselben Prinzip kannst Du den Absender einer E-Mail als neuen Kontakt speichern. Ziehe dazu die Nachricht aus dem Posteingang auf das Adressbuch-Symbol unten links.

Das Umwandeln der E-Mail in einen Kontakt macht Outlook wieder automatisch. Auch hier kannst Du vor dem Speichern noch die verschiedenen Angaben anpassen ergänzen.

Zuletzt solltest Du noch wissen, dass sich so auch eine E-Mail in eine neue Aufgabe umwandeln lässt – ebenfalls über das Symbol links unten. Mittlerweile nutzen viele dafür aber auch die App Microsoft To Do, die speziell für Aufgabenlisten erstellt wurde und auch im Zusammenspiel mit Outlook funktioniert.

Viele weitere Tipps und Anregungen findest Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ – speziell für Lehrer*innen, die sich für Schule und Unterricht digital und effizient organisieren möchten. Darin erfährst Du zum Beispiel auch, wie Du Outlook für die Kommunikation mit Schülern und Kollegen nutzt und welche anderen Microsoft-Apps den Lehreralltag erheblich vereinfachen können.