Klassenfahrt digital planen: Praxis-Tipps für Lehrer*innen

Wer eine Klassenfahrt planen darf, muss an viele verschiedene Dinge denken. Zur Organisation gehören ja nicht nur die bloßen Eckdaten zu Anfahrt und Unterkunft.

Lehrer*innen müssen zum Beispiel die Eltern mit Infos versorgen und alle Kosten transparent abrechnen. Und dann willst Du auch noch ein aus pädagogischer und inhaltlicher Sicht wertvolles Programm für die Klassenfahrt vorbereiten …

Die folgenden Schritte sollen Dir beim Planen einer Klassenfahrt als Orientierung dienen. Ich setze dabei auf die beliebtesten Apps und Dienste in Microsoft 365 Education. Für manche Zwecke und Aufgaben gibt es natürlich auch andere Tools und Wege. In jedem Fall kannst Du später alles an Deine persönlichen Vorlieben und Bedürfnisse anpassen.

Regelmäßige Blog-Leser*innen kennen ja schon die wichtigsten Funktionen von Apps wie OneNote und Microsoft Teams. Einsteiger sollten sich am besten erst mit den Tools und ihren Möglichkeiten vertraut machen. Dabei hilft mein umfangreiches Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“ rund um digitalen Unterricht.

Infos zur Klassenfahrt in OneNote sammeln

Als Dreh- und Angelpunkt für die Vorbereitung empfiehlt es sich, ein neues Notizbuch in OneNote zu erstellen. Darin sammelst Du alle Dokumente und Hinweise rund um die Klassenfahrt – zunächst bequem am PC.

Damit Dich die folgenden Abbildungen nicht irritieren: Ich nutze hier die Windows-Version für OneNote. Dank Synchronisierung mit der mobilen App von OneNote hast Du die gesammelten Infos später auch unterwegs parat. So musst Du also keine dicken Stapel mit ausgedruckten Unterlagen mitnehmen.

Außerdem kannst Du das Notizbuch dank Cloud auch den Schüler*innen, den Eltern sowie mitreisenden Kolleg*innen digital zur Verfügung stellen und so jede Menge Papier sparen.

Neues Notizbuch für die Klassenfahrt erstellen

In einer früheren Anleitung kannst Du nachlesen, wie man ein neues Notizbuch in OneNote erstellen kann. Wähle einen eindeutigen Titel, zum Beispiel „Klassenfahrt London 2022“. Erstelle außerdem mehrere Abschnitte wie Organisation, Tagesprogramm und Rechnungen.

Nun füllst Du die Abschnitte nach und nach mit Seiten für alle notwendigen Informationen. Im Abschnitt Organisation kann das zum Beispiel eine allgemeine Seite mit den wichtigsten Kontaktdaten für den Notfall sein, also die Handynummern der mitfahrenden Lehrer*innen und die Anschrift der Unterkunft vor Ort. Nutze dafür die Textfunktionen sowie die angebotenen Kategorien in OneNote.

Auf einer neuen Seite verfassen wir noch eine Einverständniserklärung. Die Vorlage müssen alle Eltern vorher unterschreiben. Weil Du das Dokument ausdrucken möchtest, legst Du das Papierformat in OneNote auf die Größe DIN A4 fest.

Das Dokument kannst Du auch als PDF-Datei exportieren, um es digital zu versenden. Alternativ nutze ich oft die Möglichkeit, OneNote-Seiten per Mail zu versenden. Die Funktion liegt im Menüband auf der Registerkarte Start ganz rechts.

Nutze am besten einen Mail-Verteiler in Outlook, um alle Erziehungsberechtigten auf einmal zu erreichen. Diese können die Einverständniserklärung dann selbst zu Hause ausdrucken und unterschreiben.

Teilnehmerliste als Tabelle in OneNote

Als Nächstes erstelle ich eine Seite für die Teilnehmerliste mit allen wichtigen Schülerdaten, vielleicht auch mit den Rufnummern der Eltern. Die Erlaubnis für die Speicherung der Daten setze ich hier voraus.

Ich füge dafür eine einfache Tabelle in OneNote ein. Zusätzlich ergänze ich ganz rechts eine Checkbox-Spalte. So kann ich zum Beispiel direkt abhaken, welche Eltern bereits alle anfallenden Kosten bezahlt oder überwiesen haben.

Mit so einer Tabelle kannst Du zum Beispiel auch einen Reiseplan für die Klassenfahrt erstellen und im Abschnitt Tagesprogramm einfügen. Vorab planst Du ja sicher, wie Du die einzelnen Tage der Klassenfahrt jeweils mit Programm füllen willst. Welche Sehenswürdigkeiten Du mit Deinem Kurs besuchen willst, recherchierst Du vermutlich im Internet.

Um eine komplette Website oder einen Ausschnitt zu speichern, empfehle ich Dir hier noch mal die Browser-Erweiterung OneNote Web Clipper. Damit kannst Du einen Screenshot der Seite oder den vorhandenen Rohtext sichern. Im Klassenfahrt-Notizbuch lassen sich so zum Beispiel auch Wikipedia-Einträge über Sehenswürdigkeiten oder Infos zu aktuellen Öffnungszeiten einfügen.

Die Desktop-Version von OneNote bietet im Menüband Einfügen ebenfalls an, einen Bildschirmausschnitt zu erstellen. So kannst Du bequem Screenshots von Apps und anderen Programmen sichern, zum Beispiel Wegbeschreibungen aus der Karten-App von Windows.

Dank der Synchronisierung mit der Cloud siehst Du die vielen Infos später in der OneNote-App auf dem Smartphone – auch offline, wenn Du unterwegs sind und vor Ort mal kein Internet zur Verfügung hast.

Rechnungen zur Klassenfahrt verwalten und schützen

Bei der Klassenfahrt fallen auch Rechnungen an, zum Beispiel vom gebuchten Busunternehmen, von der Unterkunft vor Ort oder von Museen, die Dir Gruppentickets anbieten.

Nutzt Du Outlook als E-Mail-Programm? Dann kannst Du die Rechnungen mit wenigen Klicks direkt aus Outlook in OneNote schieben. Die E-Mails werden dann zu neuen Seiten im gewünschten Abschnitt.

Vielleicht hast Du Dokumente als PDF-Datei zugesendet bekommen oder selbst als solche eingescannt, zum Beispiel mit einer der Smartphone-Apps. Füge die Unterlagen dann einfach als Dateiausdruck in OneNote ein.

OneNote-Notizbuch zur Klassenfahrt freigeben

Bislang stehen die gesammelten Infos rund um die Klassenfahrt ausschließlich für Dich selbst zur Verfügung. Gib das Notizbuch also für Kolleg*innen, Eltern und Schüler*innen frei. Folge dabei am besten den Schritten in meiner früheren Anleitung zum Teilen in OneNote.

Beim Teilen legst Du bewusst fest, wer die Seiten nur ansehen bzw. wer sie auch bearbeiten kann. Auf einige Unterlagen sollen Deine Schüler*innen vielleicht nicht zugreifen dürfen, zum Beispiel auf persönliche Daten oder die oben erwähnten Rechnungen. Kein Problem: Schütze einzelne OneNote-Abschnitte mit einem Kennwort. Ohne Passwort sehen andere Nutzer nur ungeschützte Abschnitte.

Kommunikation zur Klassenfahrt per Microsoft Teams

Trotz guter Vorbereitung kommen vor der Fahrt sicher noch Fragen auf. Auch während der Reise möchtest Du die Gruppe vielleicht mit aktuellen Infos versorgen. Erstelle dafür einen eigenen Kanal in Microsoft Teams. Klicke auf die drei Punkte neben dem Team-Namen Deines Kurses und dann auf Kanal hinzufügen.

Im neuen Kanal kannst Du Dich mit den Schüler*innen austauschen, Fragen für alle sichtbar beantworten und Hinweise posten, die alle Mitreisenden dann dank der Smartphone-App für Microsoft Teams auch während der Reise erreichen. Vereinbare vorab mit allen Beteiligten, dass dies der bevorzugte Kommunikationsweg ist.

Auf einer Klassenfahrt entstehen oft viele schöne Fotos und Erinnerungen. Erstelle im Teams-Kanal unter Dateien einen gemeinsamen Ordner, in den alle ihre Bilder zur Ansicht hochladen und auch herunterladen können. So müssen die Fotos nicht auf anderen Wegen umständlich ausgetauscht werden.

Abrechnung, Feedback & mehr …

Weniger Spaß macht die Abrechnung aller Kosten nach der Klassenfahrt. Lasse Dich dabei von der Tabellenkalkulation Excel unterstützen. Bereite eine Excel-Mappe vor, die Du auch in der Office-App fürs Smartphone öffnen kannst. So erfasst Du entstandene Ausgaben schon unterwegs.

Später zu Hause lässt Du die Summe dann automatisch ausrechnen, indem Du die entsprechende Funktion in der Tabellenkalkulation nutzt. Natürlich steht Dir immer auch die Taschenrechner-App in Windows zur Verfügung.

Was hat Deinen Schüler*innen auf der Klassenfahrt besonders gefallen? Was kannst Du beim nächsten Mal bei der Planung besser machen? Ich bin ein großer Freund davon, nach einem Projekt auch Feedback einzuholen. Mit Microsoft Forms kannst Du im Nachgang ein entsprechendes Formular aufsetzen und die Klasse antworten lassen – auf Wunsch auch anonym.

Hinterlege die Ergebnisse am besten in dem OneNote-Notizbuch. So hast Du die Rückmeldungen vor der Vorbereitung der nächsten Klassenfahrt parat und kannst sie bei der Planung berücksichtigen.

Die Anregungen in diesem Blog-Artikel beschreiben einen beispielhaften Workflow. Welche weiteren Apps und Dienste in Microsoft 365 Education unterstützen Dich beim Planen einer Klassenfahrt? Ich freue mich auf Deine Ideen und Erfahrungen als Kommentar!