Word in PDF umwandeln: Dokumente konvertieren und speichern

Wie kann man ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umwandeln und speichern? Dafür gibt es gerade in Job und Schule oft gute Gründe. In diesem Blog-Artikel lernst Du verschiedene Möglichkeiten kennen, um aus einem Dokument in Microsoft Word eine PDF-Datei zu erstellen.

Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit der Arbeit in Word vertraut bist. Du solltest eigene Dokumente erstellen können und die wichtigsten Funktionen rund ums Seitenlayout kennen. Im Idealfall kennst Du auch die Unterschiede zwischen der Web-App und dem installierten Desktop-Programm.

Einsteiger können das alles und viel mehr nachlesen: In meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ lernst Du Word und die anderen Office-Programme von Grund auf kennen.

PDF-Format zum Senden von Dokumenten

Viele Anwender*innen erstellen Briefe, Rechnungen, Artikel oder Arbeitsblätter mit Microsoft Word. Das bestätigt auch eine aktuelle Umfrage unter Lehrer*innen bei Twitter.

Wer Word-Dateien an andere Personen weitergibt, stößt aber oft auf ein Problem: Die Dokumente lassen sich zwar auch in anderen Programmen öffnen. Dann besteht aber die Gefahr, dass sich das Layout verschiebt oder Elemente in der Word-Datei nicht korrekt angezeigt werden.

Versende Dokumente deshalb am besten im PDF-Format. Eine PDF-Datei sieht in der Regel auf jedem Computer gleich aus – egal, welches Betriebssystem und welches Programm die Adressaten dafür nutzen. Sie lassen sich außerdem nicht ohne Weiteres von anderen bearbeiten.

Es gibt verschiedene Wege, um aus einem Word-Dokument eine PDF-Datei zu erstellen – je nach Version, die Du zum Gestalten nutzt.

Word Online: Dokument als PDF herunterladen

Word Online ist Teil von Microsoft 365 . Du kannst die Web-App kostenlos im Browser nutzen. Darin lässt sich ein Dokument ohne Umweg ins Format PDF umwandeln.

Klicke im Menü oben auf Datei und dann auf Speichern unter. Dort findest Du die Option Als PDF herunterladen. Das Word-Dokument wird dann automatisch umgewandelt.

Du kannst die PDF-Datei dann an einem beliebigen Platz auf Deiner Festplatte oder wahlweise wieder in Deinem Cloud-Ordner speichern. Öffne das Dokument danach und überprüfe, ob Du mit dem Ergebnis zufrieden bist.

Dafür brauchst Du keine spezielle Software: Du kannst PDF-Dateien mit Microsoft Edge öffnen, dem vorinstallierten Browser in Windows. Darin kannst Du sogar noch handschriftliche Notizen hinzufügen.

Word (Office-App): Dokument als PDF-Datei speichern

Hast Du Microsoft Word als Teil des Office-Pakets auf Deinem PC installiert? Dann kannst Du das aktuelle Dokument auch direkt als PDF-Datei speichern. Der Weg ist derselbe wie in der Web-App: Klicke erst links oben auf Datei und dann auf Speichern unter.

Hier im Menü kannst Du nun einen Speicherort auswählen, zum Beispiel ein verbundener Cloud-Speicher oder ein Ordner auf Deiner Festplatte (Dieser PC).

Gib vor dem Erstellen oben noch einen Dateinamen ein und wähle im Drop-Down-Menü unbedingt PDF aus. Mit der Schaltfläche Speichern wird das Dokument dann wie gewünscht umgewandelt.

Virtueller Drucker zum Erstellen von PDF-Dateien

Mit diesem Trick kannst Du nicht nur Word-Dokumente, sondern Dateien aus jedem anderen Office-Programm ins Format PDF bringen, also auch Arbeitsblätter aus OneNote, Präsentationen aus PowerPoint oder Notentabellen aus Excel.

Ein virtueller Druckertreiber gaukelt Windows und der jeweiligen App vor, dass ein echter Drucker vorhanden ist. Statt auf Papier „druckst“ Du das Dokument dann quasi digital als PDF-Datei aus.

Öffne das gewünschte Dokument im jeweiligen Desktop-Programm. Im Datei-Menü findest Du die Funktion Drucken. Wähle hier unter Drucker die Option Microsoft Print to PDF.

Wenn Du jetzt auf die Schaltfläche Drucken klickst, kannst Du einen Speicherort und einen Dateinamen festlegen. Nach kurzer Zeit findest Du wie gewünscht den virtuellen Ausdruck als PDF-Datei im Ordner.

Viele weitere Tipps rund um die Office-Programme – speziell für Lehrer*innen – gibt’s in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erfährst Du zum Beispiel auch, wie Du PDF-Dateien in digitalen Notizbüchern speicherst und handschriftliche Notizen und Korrekturen einfügst.