Das Erstellen von Online-Umfragen ist mit Microsoft Forms sehr einfach. Mit der Web-App kannst Du sehr leicht ein passendes Formular mit verschiedenen Fragetypen zusammenbauen und dann per Link teilen. Wie Du die gesammelten Antworten Deiner Umfrage auswerten kannst, erkläre ich Dir in diesem Beitrag zu Microsoft Forms.
Ich setze hier voraus, dass Du mit der App in Microsoft 365 schon vertraut bist und Formulare für eigene Umfragen erstellen kannst. Für die ersten Schritte und einen Überblick über die wichtigsten Funktionen empfehle ich Dir mein Handbuch „Microsoft Forms für Einsteiger“.
Automatische Auswertung in Microsoft Forms
Microsoft Forms nimmt Dir bei der Auswertung einer Umfrage viel Arbeit ab. In der Web-App selbst kannst Du Dir die Ergebnisse der bisherigen Antworten jederzeit anzeigen lassen.
Rufe Dein Formular in der Benutzeroberfläche im Browser auf und wechsle oben zum Reiter Antworten. Hier siehst Du zunächst alle Ergebnisse der Umfrage in einer Zusammenfassung, auf Wunsch auch die individuellen Angaben jedes einzelnen Teilnehmenden.
In der Übersicht oben siehst Du zunächst auf einen Blick, wie viele Antworten insgesamt schon eingegangen sind, wie lange die Besucher durchschnittlich fürs Ausfüllen gebraucht haben und ob Deine Umfrage aktuell noch aktiv oder mittlerweile geschlossen ist.
Die einzelnen Antworten kannst Du nun schrittweise nachlesen, wenn Du auf die Schaltfläche Ergebnisse anzeigen klickst.
Möchtest Du die Ergebnisse der Umfrage mit anderen Personen teilen oder anderweitig veröffentlichen? Die passende Option versteckt sich rechts auf der grauen Fläche hinter drei Punkten. Dort kannst Du die Zusammenfassung drucken oder einen neuen Link zur Weitergabe an andere Personen erstellen.
Hier lassen sich übrigens bei Bedarf auch alle bisherigen Antworten löschen, falls Du das Formular zuvor ausgiebig getestet hast und nun vor der Veröffentlichung bei null anfangen möchtest.
Darunter siehst Du eine detaillierte Auswertung der Umfrage, die Microsoft Forms Dir automatisch zur Verfügung stellt. Du musst also im Prinzip nichts selbst auszählen oder ausrechnen.
Je nach Fragetyp bietet Dir die Übersicht ohne Dein Zutun geeignete Schaubilder zu den Ergebnissen an, zum Beispiel die bekannten und weit verbreiteten Tortendiagramme und Balkengrafiken. So siehst Du auf einen Blick, welche Antworten die Mehrheit der Teilnehmenden gegeben hat.
Klicke jeweils unter den Fragen auf Weitere Details, um Dir zu jeder Frage nacheinander die Antworten der Teilnehmenden einzeln anzusehen.
Die verschiedenen Fragetypen stelle ich Dir in meinem Handbuch zu Microsoft Forms ausführlich vor.
Antworten aus Microsoft Forms für Excel exportieren
Vielleicht reichen Dir die von Microsoft Forms angebotenen Darstellungsformen zu den Ergebnissen nicht für Deine Zwecke aus, zum Beispiel bei umfangreicheren Studien mit geforderter Auswertung im Detail.
Dankenswerterweise stellt Microsoft Dir und allen ambitionierten Statistiker*innen die online gesammelten Daten auf Wunsch auch als Excel-Tabelle zur Verfügung.
Klicke dafür oben auf der Zusammenfassung der Auswertung auf den Texthinweis In Excel öffnen. Daraufhin wird eine passende Datei mit der Endung .xlsx auf Deinen PC heruntergeladen. In der Regel findest Du diese Datei dann im Ordner Downloads – je nach Einstellung in Deinem Browser.
Mithilfe dieser Excel-Tabelle kannst Du die Antworten und Ergebnisse also auch außerhalb von Microsoft Forms nutzen, bearbeiten und archivieren.
Weil die Tabellenkalkulation Microsoft Excel und das dazugehörige Dateiformat weit verbreitet sind, solltest Du die Ergebnisse nun auch leicht in andere Programme importieren können, die sich für ein noch detailliertes Auswerten der Umfrage eignen.
Was ist Dir bei der Auswertung einer Umfrage wichtig? Reichen Dir die Funktionen, die Microsoft Forms anbietet? Was würdest Du Dir noch wünschen, um Antworten besser auswerten zu können? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Blog-Artikel!
Hallo Stefan,
Wo/wie kann ich mir denn die Ergebnisse als Balkengrafik anzeigen lassen ?
Hat das was damit zu tun ob ich eine „Auswahl“ ein „Likert oder eine „Rangfolge“ in der Umfrag erstelle oder wie kann ich das Aussehen/die Darstellung der Antworten beeinflussen ?
Vielen Dank für eine Rückmeldung,
LG, Hu.
Hallo Hubert, vielen Dank für Deine Nachricht. Tatsächlich entscheidet Microsoft Forms selbstständig, welche Darstellung wohl zur jeweiligen Antwort passt – für den schnellen Blick. Auf die Diagramme hast Du hier in der Benutzeroberfläche zunächst keinen Einfluss. Du kannst Dir die Ergebnisse aber leicht als Excel-Datei exportieren lassen und dann jede beliebige Visualisierung auswählen, zum Beispiel Balkendiagramme, Kreisdiagramme und was dort sonst noch so zur Verfügung steht. Viel Erfolg beim Ausprobieren!
Hallo Stefan,
ich habe ein MS Forms über eine Excel LIVE liste erstellt. In der Excel Auswertung sehe ich jedoch nicht die Frage wie sie in der Umfrage gestellt ist; in den Spalten steht nur „Spalte 1“, „Spalte 2“; wie kann ich das synchronisieren, so dass die gestellte Farge in der Excelauswertung in der Spatle als Titel steht? Ich habe bereits ein neues work sheet erstellt doch das scheint nicht zu funktionieren….
Hallo Barbara,
das klingt nach einem besonderen Spezialfall. So eine Frage quasi per Ferndiagnose zu beantworten – also ohne Deine tatsächliche Vorgehensweise zu sehen -, ist mir nahezu unmöglich. Vielleicht hat jemand anders ja mal den entscheidenden Tipp für Dich hier.
Ansonsten kann ich immer nur empfehlen, die von Microsoft vorgesehenen Wege strikt einzuhalten und – falls nötig – eben manuell nachzubessern. Das geht meist schneller, als sich lange mit der Fehlersuche aufzuhalten.
Viele Grüße!
Hallo Stefan,
ich bin den Anweisungen von Microsoft selbst sehr genau gefolgt – das Forms über eine EXCEL LIVE Liste zu erstellen, kam als Vorschlag von MS Forms. Ich verstehe nur nicht, warum in den Spalten die per „LIKED“ Skala erstellt wurden nur Spalte 1, Spalte 2 steht, aber bei den Fragen nach konkreten Daten die Fragen in der jeweiligen Spalte stehen. Müsste das nicht automatisch vom Fomrs in die Excel Spalten für alle Sektionen/ Fragearten transportiert werden?
Hallo,
ich möchte gerne automatische Antworten an E-Mail-Adressen senden, die in Forms als Antwort eingegeben wurden. Gibt es da einen Trick?
Vielen Dank.
Liebe Grüße
Anne
Hallo Anne, na klar! Das kann man gut hinbekommen – am verlässlichsten mithilfe von Power Automate. Damit kann man solche Aktionen automatisieren und zum Beispiel Forms und Outlook miteinander verbinden. Magst Du Dir das mal anschauen? PowerPoint steckt auch in Microsoft 365 und ist wirklich nicht schwierig:
https://www.malter365.de/powerautomate/
Hallo Stefan,
ich bezieh mich auf diese Passage (bin hier über Bing-Suche gelandet): „Hier lassen sich übrigens bei Bedarf auch alle bisherigen Antworten löschen, falls Du das Formular zuvor ausgiebig getestet hast und nun vor der Veröffentlichung bei null anfangen möchtest.“
Ich bastel gerade eine Umfrage, will genau das machen (die test-Antworten rausschmeissen, also Umfrage auf Null setzen), die Option ist aber nicht da. In der Forms-App bekomme ich unter den drei Punkten angezeigt
– Zusammenarbeiten oder duplizieren
– Einstellungen
– Mehrsprachig
– Formular drucken
– Feedback
– Vertragsbedingungen
Finde ich die Funktion zum Antworten löschen woanders? Danke!
Hallo Christian, ich hab’s mir gerade nochmal für Dich angesehen: Die Funktion Antworten löschen verbirgt sich bei mir hinter den drei Punkten neben der Option In Excel öffnen. Bei Dir auch?
Hallo Stefan,
ich experimentiere gerade mit Forms im Zusammenhang mit Klassenarbeiten. Vieles klappt gut, ist es aber auch möglich, bei Multiple Choice Fragen mit mehreren richtigen Antworten automatisch Punkte zu vergeben? Bsp.: es gibt drei Antwortmöglichkeiten, 2 sind richtig – bisher zeigt Forms nur die volle Punktzahl an, wenn die beiden richtigen Antworten angeklickt wurden, bei nur einer richtigen Lösung, gibt Forms keine Teilpunkte – ist dies einstellbar?
Vielen Dank!
Hallo Katrin! So eine automatische Teil-Bewertung ist in Microsoft Forms bislang offenbar nicht möglich. Du kannst im Nachgang immerhin die Punkte manuell anpassen und so auch teilweise richtige Antworten anerkennen. Viele Grüße!
Hallo,
gibt es in Forms die Möglichkeit zu Clustern?
Heißt kann ich bspw. anfangs eine Frage stellen mit Antwort A und B und entsprechend werden die Ergebnisse der Umfrage anschließend so geclustert, dass ich alle Antworten auf A folgend sehe und alle Antworten auf B folgend, obwohl die nachfolgenden Fragen identisch sind?
Danke.
Hallo Bea, solche genaueren Auswertungen sind auch möglich – aber zunächst nicht direkt in Forms. Stattdessen lassen sich die Ergebnisse in Excel exportieren und die Antworten dann beliebig filtern, sortieren, etc.
Hallo,
ich hätte eine Frage, kann ich in Forms auch Fragen bzw. Abschnitte als Ergebnis automatisch zusammenfassen und darstellen? Sprich, es gibt beispielsweise 4 Abschnitte mit je 4 Fragen und die Abschnitte werden als Ergebnis der jeweiligen 4 Fragen zusammengefasst – geht das? Wenn nicht, wie könnte das vonstatten gehen bzw. kenn ihr vlt. ein anderes Programm, das dies kann? vielen Dank und Liebe Grüße
Hallo Mario, die Möglichkeiten für Auswertungen in Microsoft Forms sind begrenzt und dienen eher dem schnellen Blick auf gesammelte Ergebnisse. Um die Daten gezielter auswerten zu können, bietet Forms den Export in eine Excel-Datei an. Das ist dann die richtige Software, um gezieltere Analysen vorzunehmen, beliebig zu kombinieren und in flexiblen Diagrammen darzustellen. Viele Grüße!
Ich würde gerne die Antworten grafisch anders dargestellt automatisiert den Teilnehmenden zukommen lassen als es Teams macht. Gibt es eine Möglichkeit außer die Excel Tabelle zu bearbeiten und dann per Mail ein anderes Diagramm zu schicken?
Vielen Dank für eine Antwort!
Hallo Maren, in Microsoft Forms gibt es nur einige vorgegebene Möglichkeiten, die Ergebnisse anzuzeigen. Schau Dir dazu vielleicht auch mal die recht neue Schaltfläche Präsentieren rechts oben an. Darüber hinaus wirst Du Excel oder eine andere Software nutzen müssen, um die Ergebnisse wie von Dir gewünscht darzustellen (Diagramm o. ä.). Viele Grüße!
Hi Stefan,
Danke für die Möglichkeit. Ich hätte 2 Fragen:
1. die Ergebnisse als Excel können in anderen Programmen importiert werden. Welche?
2. Ich wünsche mir detailliertes Auswerten der Umfrage in einer Druckform zu bekommen, z.B. Prozentteil von ID und Zeilenbeschriftungen…geht es mit Forms?
Danke