Microsoft Teams: Dateien hochladen, Dokumente teilen

Microsoft Teams eignet sich nicht nur für Chats und Online-Besprechungen per Videokonferenz. Du kannst über die Plattform auch Dateien hochladen und Dokumente teilen, zum Beispiel Briefvorlagen für Kolleg*innen oder Unterrichtsmaterial für Schüler*innen. So kannst Du Dir im Alltag viele E-Mails mit großen Anhängen sparen.

In diesem Blog-Artikel erkläre ich Dir, wie Du Dokumente für andere Personen hochladen kannst und was Du beim Teilen von Dateien in Microsoft Teams beachten solltest. Ich setze hier voraus, dass die Software schon in Deiner Firma oder Schule etabliert und für Dein Team bzw. Deine Klasse entsprechend eingerichtet ist.


Dateien in Microsoft Teams hochladen

Öffne Microsoft Teams auf Deinem PC – wahlweise als Desktop-Anwendung oder als 👉🏻 Web-App im Browser. Wechsle dann zu dem Kanal in Deinem Team, in dem die Dateien hochgeladen werden sollen. Im besten Fall passen die Dokumente zum inhaltlichen Schwerpunkt dieses Kanals.

Zu jedem Kanal gehört immer auch eine Registerkarte mit dem Titel Dateien. Klicke auf den Reiter oben, um den Speicherort für die Dateien im aktuellen Kanal zu öffnen. Bei einem neuen Kanal ist der Ordner mit ziemlicher Sicherheit noch leer.

Registerkarte für Dateien in Microsoft Teams
Registerkarte für Dateien in Microsoft Teams

Alle Mitglieder des Teams können bereits auf diesen gemeinsamen Speicherort zugreifen, ohne dass sie dafür noch eine Berechtigung brauchen. Du musst die Dateien also nicht erst eigens für andere Personen freigeben – so wie beim Teilen über die 👉🏻 persönliche Cloud OneDrive.

Zwei Methoden zum Hochladen von Dateien

Um nun eine Datei hochzuladen und online zur Verfügung zu stellen, hast Du im Prinzip zwei Möglichkeiten:

  • Klicke bzw. tippe in der Menüleiste oben erst auf den Eintrag Hochladen und dann auf Dateien. Nun öffnet Teams den Datei-Explorer von Windows. Wechsle zum passenden Speicherort auf Deiner Festplatte und wähle das gewünschte Element aus.
  • Microsoft Teams unterstützt auch die Methode Drag & Drop. Das heißt: Du kannst eine Datei vom Desktop oder aus einem Ordner mit gedrückter Maustaste direkt auf das Fenster ziehen. Teams erkennt diese Geste und startet den Upload, sobald Du die Maustaste loslässt.

Je nach Dateigröße und Internetverbindung kann das Hochladen eine Weile dauern. Wenn der Upload geklappt hat, zeigt Dir Teams eine kleine Erfolgsmeldung. Angekommene Dateien werden sofort in dem Fenster aufgelistet.

hochgeladene Dateien in Microsoft Teams
hochgeladene Dateien in Microsoft Teams

Außerdem kannst Du die Ansicht der Einträge ändern – so wie sonst auch in der Cloud oder im Explorer. Zeige die Dateisymbole zum Beispiel als Kacheln mit Inhaltsvorschau an oder ergänze in der Übersicht weitere Spalten mit weiteren Details zu den Dateien.


Dateien verwalten in Microsoft Teams

Die verschiedenen Möglichkeiten zum Verwalten der hochgeladenen Dateien in Microsoft Teams kennst du vielleicht schon von der Cloud OneDrive. Die meisten Funktionen sind selbsterklärend und leicht nachzuvollziehen.

Datei in Microsoft Teams öffnen

Microsoft Teams lebt vor allem vom Zusammenspiel mit den anderen Apps und Diensten in Microsoft 365. Du kannst viele hochgeladene Dokumente direkt in der Benutzeroberfläche öffnen, ohne dafür ein zusätzliches Programm installieren und starten zu müssen.

Wenn Du eine Datei in einem bekannten Dateiformat anklickst, öffnet sich die passende Web-App – nahtlos eingebettet in Teams. Auf der folgenden Abbildung siehst Du zum Beispiel die Online-Version von Microsoft Word.

Dokument in Word Online - eingebettet in Microsoft Teams
Dokument in Word Online – eingebettet in Microsoft Teams

Von hier aus kannst Du das Dokument auch sofort bearbeiten. Alle in Word Online verfügbaren Funktionen siehst Du wie immer oben im Menü. Änderungen an der Datei werden direkt online in der Cloud gespeichert und sind demnach auch sofort für alle Team-Mitglieder sichtbar.

Microsoft 365 Education - Buchcover

Mehr über die verschiedenen Web-Apps und das Zusammenspiel der Dienste untereinander erfährst Du 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Es richtet sich vor allem an Lehrer*innen und enthält viele Beispiele für digitalen Unterricht mit Microsoft Teams, OneNote & Co.

Dateien in Ordner sortieren

Klicke oben in der Menüleiste auf die Schaltfläche Neu, um am aktuellen Speicherort einen oder mehrere Ordner zu erstellen. Die Ordner kannst Du frei benennen und so mehr Ordnung in die gemeinsame Dateisammlung bringen.

Hochgeladene Dateien lassen sich leicht in die Ordner verschieben, zum Beispiel indem Du sie mit gedrückter linker Maustaste dorthin ziehst. Auch das kennst Du sicher schon vom Verwalten Deiner Dokumente auf dem Windows-PC.

hochgeladene Dateien in Ordner verschieben
hochgeladene Dateien in Ordner verschieben

Dateien umbenennen, kopieren, löschen & mehr

Markiere eine Datei in der Liste, indem Du sie anklickst. Nun werden weitere mögliche Dateioperationen im Menü angezeigt. Sie verbergen sich je nach Bildschirmbreite hinter den drei Punkten oben.

Dateioperationen in Microsoft Teams
Dateioperationen in Microsoft Teams

Die meisten Funktionen in dem Menü sind selbsterklärend: Du kannst eine Datei zum Beispiel Umbenennen, in einen anderen Ordner kopieren oder Löschen. Außerdem kann man eine hochgeladene Datei über dieses Menü auch wieder Herunterladen.

Beachte aber unbedingt, dass es sich hier um einen gemeinschaftlichen Speicherort für alle Mitglieder in dem Team handelt. Jeder kann die Änderungen sehen oder vermisst später eine Datei, die Du aus dem Ordner löschst.


Ordner für Kursmaterialien in Microsoft Teams Education

Es gibt noch eine Besonderheit, wenn Du Microsoft 365 Education als Lehrer*in nutzt, also die Lizenz für Schulen und Bildungseinrichtungen. In dieser Version kannst Du in Teams ja einen Kurs für Deine Schulklasse erstellen und darüber dann Unterrichtsmaterial online verteilen.

Im Kanal Allgemein findest Du unter Dateien schon den speziellen Ordner Kursmaterialien, in den Du Arbeitsblätter und Präsentationen für Deine Schüler*innen hochladen kannst.

Ordner für Kursmaterialien in Microsoft Teams Education
Ordner für Kursmaterialien in Microsoft Teams Education

Für diesen besonderen Ordner hat Microsoft Teams schon bestimmte Zugriffsrechte festgelegt: Nur Lehrer*innen können die Dateien darin bearbeiten oder löschen. Schüler*innen können die enthaltenen Dokumente nur öffnen, aber nicht manipulieren.

Du kannst als Lehrkraft aber natürlich noch zusätzliche Ordner erstellen, die Deine Schüler*innen dann als Speicherort nutzen dürfen. Darin können sie dann eigene Werke für den Unterricht hochladen, zum Beispiel gesammelte Ergebnisse einer Gruppenarbeit oder selbst gestaltete Collagen. Erfahrungsgemäß ist dabei eine besonders gute Kommunikation mit der Klasse wichtig: Wer darf und soll hier – waswannwoin welcher Form hochladen?


Über hochgeladene Dateien in Microsoft Teams informieren

Du willst Deine Kolleg*innen oder Schüler*innen sicher darüber informieren, dass Du neue Dateien für sie in Microsoft Teams hochgeladen hast. Für diese Kommunikation kannst Du im ausgewählten Kanal den ersten Reiter Beiträge nutzen.

  1. Starte über den Button ganz unten eine Neue Unterhaltung in Teams – so wie in einem Chat oder Forum. In dem Eingabefeld kannst Du Deine Nachricht an alle Teammitglieder verfassen.
  1. An diese Unterhaltung kannst Du nun einen Link zum hochgeladenen Dokument anheften. Das funktioniert im Prinzip wie das Anhängen einer Datei als Teil einer E-Mail. Nutze dafür das Symbol mit der Büroklammer unter dem Eingabefeld für Deine Nachricht.
  1. Klicke dann auf Teams und Kanäle durchsuchen und wähle die gewünschte Datei im vorhandenen Ordner aus.
  1. Entscheide Dich für die Option Link freigeben, damit Teams auf die vorhandene Datei verweist und keine unnötige Kopie erstellt.
  1. Sobald Du auf den kleinen Pfeil rechts unten klickst, wird die Nachricht auf der Registerkarte veröffentlicht.
Information im Teams-Kanal über hochgeladene Datei
Information im Teams-Kanal über hochgeladene Datei

Alle Mitglieder im Team bekommen nun eine Benachrichtigung und können die Datei von hier aus sofort öffnen. Sie können auf die Unterhaltung im Kanal auch Antworten und zum Beispiel Fragen zu der Datei stellen.

Anders als bei einer persönlichen E-Mail können hier alle Team-Mitglieder den Kommunikationsverlauf mit verfolgen. Um eine Datei nur an eine bestimmte Person zu senden, kannst Du stattdessen den 👉🏻 Chat in Microsoft Teams nutzen.


Dateien in Microsoft Teams = Dateien im SharePoint

Wer sich in Microsoft 365 schon ein bisschen auskennt, wird jetzt nicht überrascht sein: Du kannst über Microsoft Teams zwar augenscheinlich Dokumente hochladen. Tatsächlich handelt es sich hier aber um die eingebettete Benutzeroberfläche von 👉🏻 SharePoint, dem gemeinsamen Cloud-Speicherort für Gruppen. Hier landen alle Dateien, die Du scheinbar in Teams teilst.

Den Original-Speicherort kannst Du Dir leicht selbst ansehen: Klicke oben im Menü erst auf die drei kleinen Punkte und dann auf den Eintrag In SharePoint öffnen. Nun öffnet Microsoft Teams ein neues Fenster und zeigt Dir die eigentliche Benutzeroberfläche inklusive der hochgeladenen Dateien und erstellten Ordner an. Auch hier findest Du alle erwähnten Funktionen zum Verwalten der gespeicherten Elemente.

SharePoint als eigentlicher Speicherort für hochgeladene Dateien
Speicherort für hochgeladene Dateien in SharePoint

Übrigens: Du kannst die hochgeladenen Dateien Deines Teams auch mit einem Ordner auf Deinem PC oder 🛒 Laptop synchronisieren. So hast Du auch offline zur Verfügung und kannst sie leichter in installierten Programmen bearbeiten. Lies dazu gerne meine 👉🏻 Anleitung für Microsoft Teams.

Mit Microsoft Teams und weiteren Anwendungen in Microsoft 365 hast Du noch viele weitere Möglichkeiten, Dich effizient zu organisieren. Du kannst sie in meinen beliebten Handbüchern für Einsteiger und Fortgeschrittene entdecken. Außerdem bin auch als Dozent und Medientrainer im Einsatz und komme für eine hilfreiche und lebendige 👉🏻 Fortbildung zu Microsoft 365 gerne auch in Deine Firma, Schule oder Einrichtung.

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