Digitaler Elternabend: Videokonferenz mit Microsoft Teams

Wie können Lehrer*innen einen digitalen Elternabend planen und umsetzen? Als Plattform für Kommunikation und Austausch bietet 👉🏻 Microsoft Teams ja die Möglichkeit, Videokonferenzen durchzuführen. Dank Online-Besprechung sparen sich Mütter und Väter die Anfahrt zur Schule. Sie können bequem von zu Hause oder von ihrem Arbeitsplatz aus teilnehmen. Wie ein digitaler Elternabend mit Teams klappt und wie Du als Lehrer*in eine Videokonferenz dafür planst und organisierst, erfährst Du in diesem Blog-Artikel.

Ich gehe hier davon aus, dass Du Microsoft Teams schon ein bisschen kennst. Im besten Fall hast Du die 👉🏻 Desktop-Version auf Deinen PC heruntergeladen und installiert. Natürlich musst Du darin auch mit Deinem Benutzerkonto angemeldet sein. Einsteiger können Teams auch 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ kennenlernen – mit vielen Tipps und Anregungen speziell für Schule und Unterricht.

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Termin in Microsoft Teams planen und erstellen

Üblicherweise erstellst Du den Termin für eine Online-Besprechung im Kalender von Teams. Wechsle links zum entsprechenden Menüpunkt Kalender. Klicke dann entweder rechts oben auf Neue Besprechung oder direkt im Kalender auf den gewünschten Tag samt Uhrzeit. Die Eingabemaske kennst Du vielleicht vom Eintragen neuer Termine in 👉🏻 Outlook.

Die Zeitzone ist oben vermutlich korrekt eingetragen, kann aber bei Bedarf auch geändert werden. Vergib im darunter stehenden Eingabefeld einen aussagekräftigen Titel für den Termin. Im nächsten Schritt trägst Du alle Personen ein, die Du zur Online-Besprechung mit Teams einladen möchtest.

Die Eltern benötigen dafür übrigens kein 👉🏻 eigens eingerichtetes Benutzerkonto von Deiner Schule. Du kannst sie als externe Gäste einladen, musst dafür allerdings ihre E-Mail-Adressen kennen. Voraussetzung dafür ist, dass im Admin Center von Microsoft 365 Education die Teilnahme von Gastnutzern in Teams erlaubt ist.

Gibt es Personen, deren Teilnahme nicht notwendig, aber ggf. erwünscht ist, zum Beispiel bestimmte Kolleg*innen, die auch in Deiner Klasse unterrichten? Nutze dafür den Eintrag Optional auf der rechten Seite.

Alle weiteren Angaben für den digitalen Elternabend dürften selbsterklärend sein: Passe Datum und Uhrzeit an. Trage im Feld darunter ein, ob sich der Termin in einem bestimmten Rhythmus wiederholen soll. Du kannst die Besprechung auf Wunsch auch einem geeigneten Kanal in Teams zuordnen und einen Ort hinzufügen, falls der Termin nicht nur online, sondern parallel auch in einem Raum in der Schule stattfindet.

Unter Details zu dieser neuen Besprechung eingeben kannst Du geplante Tagesordnungspunkte oder sonstige Hinweise einfügen, die die Teilnehmer vorab kennen sollten.

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Termin für digitalen Elternabend senden

Klicke oben rechts auf Senden, wenn Du alle notwendigen Angaben vorgenommen hast. Danach passiert Folgendes:

• Die Besprechung erscheint als Termin in Deinem Kalender. Du kannst später von hier aus Teilnehmen oder die Angaben Bearbeiten.

• Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. In einem geeigneten Mail-Programm wie 👉🏻 Outlook können die Eltern Dir direkt per Mausklick zusagen oder absagen. Der Termin wird nach Möglichkeit auch in den Kalendern der Eltern gespeichert. Bei Kontakten innerhalb der Schule passiert das dank 👉🏻 Microsoft 365 Education automatisch.

• Sowohl die Einladungs-Mail als auch die Kalendereinträge enthalten einen Direkt-Link, über den die Eltern später an der Online-Besprechung teilnehmen können. Sie müssen dafür nicht zwingend die Teams-App installieren, sondern können auch einfach per Internetbrowser dabei sein (s.u.).

Beachte vorab unbedingt noch die weiteren Besprechungsoptionen. Diese sind erst sichtbar, nachdem Du den Termin gespeichert hast und ihn wieder zur Bearbeitung aufrufst. Klicke dann auf Besprechungsoptionen oben rechts neben der Zeitzone.

In dem neu erscheinenden Fenster kannst Du u. a. festlegen, ob die anderen Teilnehmenden erst in einem Wartebereich landen und dann einzeln zur Videokonferenz zugelassen werden müssen. Entscheide hier zum Beispiel auch, ob Du über neue Teilnehmer informiert werden willst und ob sich die Eltern selbstständig in der Besprechung zu Wort melden dürfen. Du kannst die Optionen später während der Sitzung noch ändern.

Übrigens: Du kannst eine Online-Besprechung für Teams auch komplett in Outlook planen. Wie das funktioniert und wie dort dank Kontaktlisten viel Zeit sparen kannst, erfährst Du 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

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Digitalen Elternabend in Teams starten

Sei als Organisator am besten pünktlich in der Online-Besprechung, bevor der virtuelle Elternabend beginnt. Wenn Teams auf Deinem Gerät installiert und geöffnet ist, solltest Du rechtzeitig vorher eine Erinnerung erhalten. Nach einem Klick auf Jetzt teilnehmen öffnet sich die Besprechungsansicht. Alternativ kannst Du den Link im Kalendereintrag nutzen.

Die Eltern treten der Online-Besprechung am besten bei, indem sie auf den Link in der Einladungs-Mail klicken. Der Link öffnet eine Auswahlseite im 🌍 Browser: Die Teilnehmer können entscheiden, ob sie die Teams-App herunterladen und installieren möchten oder stattdessen direkt im Internetbrowser an der Besprechung teilnehmen – ohne Installation des Programms.

Außerdem kann dann jeder Teilnehmer entscheiden, ob er bzw. sie sich mit 🛒 Mikrofon* und/oder 🛒 Webcam* beteiligen möchte – ähnlich wie bei einem Audio- oder Videoanruf. Viele Laptops und Tablets sind ja entsprechen ausgestattet. Ohne Mikro und Kamera können die Eltern trotzdem zuhören und zuschauen und sich bei Bedarf zumindest per Chat äußern.

Jetzt geht’s los! Alle anwesenden Teilnehmer werden in mehreren Fenstern nebeneinander angezeigt – entweder per Live-Webcam oder stellvertretend mit einem Symbol. Je nach Teams-Version erscheint das Menü mit weiteren Optionen für die Besprechung oben rechts oder mittig unten.

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Optionen während der Videokonferenz mit Teams

Die Liste mit allen Personen in der Online-Besprechung aktivierst Du über das Personensymbol, das für die Option Teilnehmer anzeigen steht.

Videokonferenzen beginnen ja oft mit der Bitte, zunächst alle Mikrofone stummzuschalten. Bei einer hohen Anzahl von Teilnehmern kommen sonst zu viele Nebengeräusche zusammen, die während der Besprechung stören. Organisatoren können deshalb die Mikrofone aller Personen gesammelt deaktivieren – per Klick auf Alle stummschalten in der Kontaktliste auf der rechten Seite.

Sofern Du es in den Besprechungsoptionen nicht verhinderst, können andere Personen ihr 🛒 Mikrofon* jederzeit selbstständig einschalten und sich zu Wort melden. Je nach Anzahl der Teilnehmenden kann es manchmal schwierig sein, sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen und einzuschätzen, wann man mit einem Redebeitrag dazwischenkommt.

Hilfreich ist deshalb auch die Funktion Hand heben in der Menüleiste. Etabliere am besten, dass sich Teilnehmer der Videokonferenz erst auf diese Weise melden. Wenn Du den Online-Elternabend moderierst, siehst Du die Hände in der Teilnehmerliste und kannst dann gezielt das Wort erteilen – wie im Unterricht mit Deinen Schüler*innen.

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Chat und Notizen in der Online-Besprechung

Zu jeder Online-Besprechung in Microsoft Teams gehört auch ein Chat, um etwas zu kommentieren oder parallel Informationen auszutauschen. Blende ihn über das Symbol Unterhaltung anzeigen ein. Bewährt hat sich, dass Teilnehmende hier parallel zur Sitzung Fragen stellen können, ohne Dich dafür während Deines Redebeitrags stören zu müssen. Weise bei den ersten digitalen Elternabenden am besten auf diese Möglichkeit hin.

Möchtest Du Ergebnisse aus der Sitzung schriftlich festhalten und allen zur Verfügung stellen? Nutze dafür die Besprechungsnotizen, die sich im Menü hinter den drei Punkten verstecken.

Am Ende der Videokonferenz verlässt Du die Besprechung über den roten Button. Danach siehst Du in Microsoft Teams unter Chat einen Eintrag für die Sitzung. Hier sind u. a. der bisherige Austausch, geteilte Dateien und die oben erwähnten Besprechungsnotizen abrufbar. Auch im Nachgang kannst Du Dich hier noch austauschen oder Informationen für die Eltern bereitstellen.

Spätestens in der Corona-Zeit haben sich Videokonferenzen per Internet bewährt. Laut 🌍 Online-Umfrage in der Twitter-Community haben viele Lehrende auch schon mal digitale Elternabende angeboten. Vielleicht musst Du Dich trotzdem noch an die Kommunikation auf Distanz gewöhnen. Schließlich verlangt Dir das gleichzeitige Moderieren und Bedienen der Funktionen einige Multitasking-Fähigkeiten ab.

Gegebenenfalls ist es sinnvoll, dass Du Dich beim ersten digitalen Elternabend von befreundeten Kolleg*innen unterstützen lässt, zum Beispiel bei der Moderation der Kommentare im Chat.

Wenn Du eine Videokonferenz mit Eltern im Griff behältst, dann stemmst Du sicher auch Online-Unterricht mit Deinen Schüler*innen. Dabei kannst Du noch viele weitere Funktionen von Microsoft Teams nutzen. Ich erkläre sie Dir ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.