Microsoft Teams als Messenger: Chat mit Kontakten

Der Chat in Microsoft Teams funktioniert so einfach wie in vergleichbaren Apps. Auch deshalb setzen mittlerweile viele Firmen, Schulen und sonstige Einrichtungen auf Teams als Messenger für die interne und externe Kommunikation. Dank der Chat-Funktion kannst Du Dir im Arbeitsalltag viele E-Mails sparen: Schreibe die Nachrichten einfach direkt an Kollegen, Schüler oder sonstige Kontakte. In diesem Beitrag stelle ich Dir die Möglichkeiten von Microsoft Teams als Messenger vor.

Ich setze hier voraus, dass Du Microsoft Teams schon eingerichtet hast und mit den Grundfunktionen vertraut bist. Lehrer*innen finden viele Tipps und Beispiele in meinem 📙 Handbuch „Microsoft 365 Education“ – speziell für Schule und Unterricht.


Messenger statt E-Mails – privat und beruflich

Von WhatsApp bis Telegram, vom Facebook Messenger bis hin zu Signal: Messenger-Apps fürs Smartphone sind längst Teil unserer alltäglichen Kommunikation – nicht im privaten Bereich. Auch in Firmen und Betrieben haben sich Chat-Gruppen für den schnellen Austausch untereinander längst etabliert.

Der größte Vorteil: Eilige Fragen lassen sich per Chat meist schneller klären. Außerdem sparst Du Dir das Schreiben aufwändiger E-Mails, die unnötig viel Speicherplatz in Postfächern einnehmen. Im besten Fall lässt sich die Chat-Funktion sowohl auf dem PC als auch als App auf dem Handy nutzen.

Diese Voraussetzungen bringt Microsoft Teams als Messenger mit. Du kannst die Software zum Beispiel als Client für Windows oder als 👉🏻 App für Smartphone und Tablet installieren. Alternativ steht Teams jederzeit online als 👉🏻 Web-App im Browser zur Verfügung.


Gastzugriff in Teams für externe Kontakte aktivieren

Du erreichst in Teams grundsätzlich alle Personen, die ein 👉🏻 Benutzerkonto innerhalb Deiner Organisation haben. Auf Wunsch lassen sich auch externe Kontakte wie Projektpartner oder Eltern einladen, mit denen Du dann ebenfalls chatten kannst.

Den Gastzugriff auf Microsoft Teams muss der IT-Verantwortliche bzw. Administrator allerdings einmalig aktivieren. Die Einstellungen dafür findest Du mit entsprechender Berechtigung im 👉🏻 Admin Center von Microsoft 365.

Wechsle dort im Menü zunächst ins spezielle Microsoft Teams Admin Center. Unter Benutzer versteckt sich der Eintrag Gastzugriff.

Gastzugriff im Microsoft Teams Admin Center
Gastzugriff im Microsoft Teams Admin Center

Auf dieser Seite lässt sich der Gastzugriff in Teams ermöglichen – grundsätzlich für alle Personen außerhalb Deiner Organisation. Externe Personen lassen sich dann über deren E-Mail-Adresse zu einem Chat in der Messenger-Umgebung einladen.

Schau Dir auch noch die Optionen weiter unten. Dort entscheidest Du zum Beispiel, ob Gäste ihre Nachrichten im Teams-Chat selbst bearbeiten oder löschen dürfen.


Chat starten in Microsoft Teams

Öffne Microsoft Teams wie üblich als Desktop-Programm oder als 👉🏻 Web-App im Internetbrowser oder als Desktop-Programm.

Wechsle dann in der linken Spalte zum Reiter Chat. Solltest Du schon mal mit jemandem gechattet haben, findest Du hier die bisherige Konversation. Aktuelle Chats werden in der Grundeinstellung von Teams immer oben angezeigt.

Chat in Microsoft Teams
Chat in Microsoft Teams

Eine neue Konversation startest Du links in der Chat-Spalte per Klick auf das kleine Symbol mit dem Stift. Alternativ funktioniert auch die Tastenkombination Alt + N. Gib dann oben im Feld An: ein, wen Du anschreiben möchtest.

Name für Chat-Partner eingeben
Kontakt für Chat eingeben in Microsoft Teams

Nach wenigen getippten Buchstaben sollte der Name der Person schon erkannt werden. Bestätige den Namen dann mit der Enter-Taste. Du kannst in dem Feld auch direkt mehrere Personen angeben und so in Microsoft Teams einen Gruppenchat eröffnen.

Eingabefeld für neue Nachrichten

Starte dann die Konversation unten im Feld Eine neue Nachricht eingeben. Das ist der Platz, um Deinen Text zu tippen und abzuschicken. Unter dem Eingabefeld findest Du Möglichkeiten, Deine Chat-Nachrichten in Microsoft Teams zu gestalten.

Du kannst den Text zum Beispiel Formatieren. Dafür steht das erste Symbol in der Reihe mit dem kleinen A und dem Stift.

Neue Nachricht eingeben im Teams-Chat
Neue Nachricht eingeben im Teams-Chat

Du versendest die fertige Nachricht per Enter-Taste oder per Klick auf den Papierflieger ganz rechts unten. Die Chat-Nachricht wird danach im Fenster samt aktueller Uhrzeit angezeigt.

Der oder die Empfänger erhalten außerdem eine Benachrichtigung in ihrer Version von Teams, zum Beispiel im Browser oder auf dem Smartphone. Wenn Du die 👉🏻 Web-Version von Microsoft Teams nutzt, musst Du die Desktop-Benachrichtigungen eventuell einmalig Einschalten und im Internetbrowser erlauben.


Emojis & GIFs in Teams-Chat

Die Kommunikation in einem Chat läuft meist umgangssprachlich und weniger formell – anders als in E-Mails. Du kannst Dich direkter und schneller mit anderen Personen austauschen. Dabei spielen Rechtschreibung und Zeichensetzung oft nur eine untergeordnete Rolle. Überlege Dir bei einem dienstlichen Chat trotzdem, wie Deine Nachrichten auf Kollegen, Partner oder Vorgesetzte wirken können.

Mit ausgewählten Emojis kannst Du direkt auf eingegangene Chat-Nachrichten reagieren. Die Smileys und Symbole kennst Du vielleicht schon aus anderen Messenger-Apps sowie sozialen Netzwerken.

Emojis als Reaktion im Teams-Chat
Emojis als Reaktion im Chat

Fahre mit dem Mauspfeil über eine Nachricht und vergib zum Beispiel einen »Daumen hoch!«, wenn Du einer Aussage zustimmst, oder einen lachenden Smiley, wenn Du Deine Freude über etwas ausdrücken möchtest.

Beliebt und typisch für Online-Chats sind auch animierte GIFs. Das sind kleine bewegte Bildchen und Clips, mit denen Du Gefühle und andere Reaktionen ausdrückst. Auch in Microsoft Teams kannst Du ein GIF aus dem Internet suchen und in Deine Nachricht einfügen.

Animiertes GIF im Chat
Animiertes GIF im Chat

Wusstest Du schon, dass es in Windows ein eigenes 👉🏻 Menü zum Eingeben von Emojis gibt? Ich stelle es Dir in einem eigenen Blog-Artikel vor und zeige Dir darin, wie Du das Emoji-Menü per Tastenkürzel öffnest.

Vielleicht haben habt Ihr ja Spaß daran, Eure Kommunikation im Teams oder im Kurs mit solchen Elementen kreativer zu gestalten. Im professionellen Alltag stehen im Chat aber meist die schnelle Übermittlung von Infos und Absprachen per Textnachricht im Vordergrund.


Weitere Funktionen von Microsoft Teams als Messenger

Wenn Du Dich für Microsoft Teams als Messenger entscheidest, bietet der Chat noch weitere praktische Funktionen. Die folgenden Möglichkeiten solltest Du aus meiner Sicht kennen und ausprobieren:

Dateien per Chat senden

Du kannst an eine Chat-Nachricht Dokumente und sonstige Dateien anfügen – wahlweise aus Deiner Cloud OneDrive oder hochgeladen vom Computer. In einem separaten Blog-Artikel erfährst Du mehr über den 👉🏻 Austausch von Dateien über Microsoft Teams.

Chats in Teams verwalten

Klicke in der Chat-Spalte auf die drei Punkte neben einem Kontakt. Hier kannst Du eine Unterhaltung zum Beispiel dauerhaft oben Anheften oder Benachrichtigungen Stummschalten, wenn die ständigen Nachrichten einer bestimmten Person irgendwann nerven. Wenn sich ein Austausch im Messenger vorerst erledigt hat, kannst Du den Chat in der Spalte auch Ausblenden.

weitere Optionen für Chat in Teams
weitere Optionen für Chat in Microsoft Teams

Behalte den Überblick über Deine Chats, indem Du sie über das Trichtersymbol oben in der Chat-Zeile filterst. Lasse Dir zum Beispiel nur Chats mit bestimmten Personen oder nur neue Nachrichten anzeigen.

Chat um Apps erweitern

Ähnlich wie in Kanälen kannst Du jedem Chat in Microsoft Teams zusätzliche Reiter hinzufügen, zum Beispiel um eine Website, eine Präsentation oder ein digitales Notizbuch dauerhaft einzubinden. Klicke dazu oben rechts neben Aktivität auf das Pluszeichen und wähle die gewünschte App aus.

Pop-out-Chat in Microsoft Teams

Die installierte Desktop-App enthält die zusätzliche Funktion Pop-out-Chat. Damit kannst Du eine Konversation in ein separates Fenster auslagern und in diesem weiterchatten. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Du parallel noch etwas anderes in Microsoft Teams erledigen möchtest. Der aktuelle Chat bleibt währenddessen griffbereit.

Pop-out-Chat in Microsoft Teams
Pop-out-Chat in Microsoft Teams

Kopple das Fenster einfach über das Symbol mit Kästchen und Pfeil rechts oben ab. Schließe den Pop-out-Chat über das Kreuz rechts oben im Fenster, wenn Du ihn nicht mehr benötigst.

Chat per Outlook Online starten

Du kannst einen neuen Chat auch von anderen Apps aus starten, zum Beispiel in der Personen-Ansicht von Outlook Online. Klicke hier auf einen Kontakt und dann auf Chat beginnen. Du wirst daraufhin direkt zu Microsoft Teams geleitet.

Messenger auf dem Smartphone

Dank der mobilen App von Microsoft Teams für Android und iOS kannst Du auch unterwegs chatten und verpasst keine Nachrichten im Messenger. Wie das funktioniert und was die Teams-App auf dem Smartphone sonst noch kann, erkläre ich Dir auch 📙 in meinem Buch „Microsoft 365 Education“.

In meinem Praxishandbuch erfährst Du außerdem u. a., wie Du mit Microsoft Teams Online-Unterricht und virtuelle Elternabende durchführst. Außerdem zeige ich Dir darin Beispiele für die Zusammenarbeit mit weiteren Apps und Programmen in Microsoft 365 Education.

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4 Gedanken zu „Microsoft Teams als Messenger: Chat mit Kontakten“

  1. Hallo Herr Malter,
    gibt es bei Chats mit MS Teams die Möglichkeit, dass die Kommunikation eingeschränkt wird. D.h. dass Chats nur zwischen Schülern (S-S) nicht möglich sind, aber zwischen S-L und L-L und L-S (der erste soll immer den Chat erstellen können)?
    Vielen Dank für Ihre Antwort.

    Antworten
  2. Hallo Herr Malter, wie verwenden Sie Teams zur Kommunikation mit den Eltern? Wir suchen für unsere Schule noch einen Weg per Messenger mit den Eltern zu kommunizieren.

    Antworten

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Stefan Malter mit Brief

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