Microsoft Teams: 7 häufige Fehler beim Einsatz in der Schule

In vielen Schulen gehört Microsoft Teams längst zur bevorzugten Software für die Zusammenarbeit. Lehrer*innen tauschen sich dort per Chat und in Kanälen aus. Manche Schüler*innen erhalten digitales Unterrichtsmaterial und Aufgaben über die beliebte Kommunikationsplattform.

Eingeführt wurde Microsoft Teams vielerorts während der Corona-Pandemie. So war es Lehrkräften in kurzer Zeit möglich, den Kontakt zum Kollegium und ihren Klassen zumindest online zu halten.

Doch weil die Einrichtung damals so schnell gehen musste, wurde die Software oft nicht sinnvoll angepasst. Die Verantwortlichen haben wichtige Einstellungen im Admin-Bereich einfach ignoriert. Fortbildungen für Microsoft Teams gab es auch im Nachgang kaum.

Über die Jahre hat sich die Arbeit mit der Plattform dann verselbstständigt. Erstellte Teams liegen oft brach. Manche Kanäle lassen sich gar nicht mehr zuordnen. Hochgeladene Dateien scheinen verschwunden zu sein. Kurzum: Einige Schulen bekommen den Wildwuchs nicht mehr allein in den Griff.

Deshalb sammle ich in diesem Beitrag die häufigsten Fehler beim Einsatz von Microsoft Teams im Bildungsbereich. Du erfährst, wie sich typische Probleme vermeiden lassen und mit welchen Tipps Du als Lehrkraft in Zukunft den Überblick innerhalb der Teams und Kanäle behältst.

1. Einstellungen von Microsoft Teams nicht anpassen

Man kann in Microsoft Teams sehr genau festlegen, welche Personen welche Funktionen nutzen dürfen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, damit Schüler*innen keinen Quatsch verbreiten und Kolleg*innen nicht versehentlich etwas löschen können.

Auf die dazugehörigen Einstellungen haben nur Administratoren Einfluss, also Benutzer mit den passenden Rechten. Die Optionen stehen gesammelt im Teams Admin Center bereit. Microsoft bietet dort sogar schon vorgefertigte Richtlinien für Schulen und für Hochschulen an.

Du solltest Dir die verfügbaren Einstellungen aber auch nochmal separat anschauen. Im Teams Admin Center kannst Du zum Beispiel grundsätzlich festlegen, ob man gesendete Chat-Nachrichten bearbeiten darf und ob man mit Gästen außerhalb der Schule kommunizieren kann.

Zusätzlich findest Du in Microsoft Teams selbst noch spezielle Einstellungen für jedes erstellte Team.

2. Teams und Kanäle nicht einheitlich benennen

Das ist für alle Beteiligten nervig: Spontan erstellen Kolleg*innen auf eigene Faust irgendwelche Teams und richten darin zahlreiche Kanäle ein. Dann ist Chaos oft vorprogrammiert!

Denn innerhalb der Schule gibt es meist kein nachvollziehbares Konzept für die Benennung. Die einen wählen einfache Begriffe, die anderen setzen auf längere Kürzel mit Buchstaben und Zahlen. Wenn dann noch Emojis und sonstige Zeichen in Spiel kommen, behält man in Microsoft Teams nur schwer den Überblick.

Darunter leiden vor allem Schüler*innen, die Mitglied in mehreren Kursen sind. Im besten Fall sprechen sich Lehrkräfte also ab und sorgen für eine einheitliche Benennung und Struktur der Teams.

Im Idealfall werden die Kurse sogar auf Grundlage von Vorlagen erstellt. So ist sichergestellt, dass sich alle Klassen in jedem Fach sofort zurechtfinden und wissen, wo sie Infos und Unterrichtsmaterial finden.

3. Benachrichtigungen nicht sinnvoll konfigurieren

Wer Microsoft Teams regelmäßig auf verschiedenen Geräten nutzt, verpasst im Schulalltag keine aktuellen Infos. Die Software benachrichtigt Dich auf Wunsch zum Beispiel über neue Chats von Kontakten, über aktuelle Nachrichten in den Kanälen und über frisch hochgeladene Dateien. Nicht umsonst kommt Teams in vielen Schulen als Messenger-App zum Einsatz.

Doch bei Einrichtungen mit vielen Personen nimmt die Anzahl der täglichen Benachrichtigungen oft überhand. Im schlimmsten Fall ploppen auf dem PC oder auf dem Smartphone ständig Fenster mit Meldungen auf – vielleicht sogar noch mit einem aufdringlichen Sound. Vor allem während Online-Besprechungen per Videokonferenz nerven die vielen Chat-Meldungen.

In den Optionen der Windows-Version gibt es eine eigene Seite rund um alle Benachrichtigungen und Aktivitäten. Dort kannst Du ziemlich passgenau festlegen, auf welche Weise Du über neue Nachrichten, Erwähnungen und anstehende Besprechungen informiert werden möchtest.

Dabei spielen auch die Windows-typischen Banner eine Rolle, die rechts unten auf dem Desktop erscheinen und sich auf Wunsch deaktivieren lassen.

In der Smartphone-App kannst Du außerdem Ruhezeiten bestimmen. Microsoft Teams lässt Dich dann in bestimmten Stunden oder an bestimmten Tagen in Ruhe und meldet sich erst wieder, wenn Du es erlaubst.

4. Unnötig viele Kanäle im Team erstellen

Bei meinen Fortbildungen sehe ich immer wieder Teams mit einer langen Liste von Kanälen. Offenbar gibt es oft das Bedürfnis, für jedes einzelne Thema einen eigenen Kanal eröffnen zu wollen.

Tatsächlich werden diese Bereiche oft nur einmalig genutzt. Danach nerven sie einfach nur beim Scrollen. Zudem traut sich niemand, die verwaisten Kanäle irgendwann einfach wieder zu löschen.

Manchmal erzählen mir die Verantwortlichen auch, dass sie die vielen Kanäle nur erstellt haben, um passende Speicherorte für Dateien anzulegen. Das führt mich in dieser Aufzählung direkt zum nächsten typischen Fehler.

5. Teams grundsätzlich als Speicherort für Dateien nutzen

Was viele nicht wissen: Wenn man in Microsoft Teams Dateien hochlädt, dann werden diese im Hintergrund in der Cloud gespeichert. Einsteiger sehen dabei auf Anhieb nicht, dass die Elemente eigentlich im gemeinsamen SharePoint als Speicherort landen. In Microsoft 365 hängt eben alles mit allem zusammen.

Mit der Zeit landen dort immer mehr Dokumente, Präsentationen und sonstige Inhalte – quer verteilt über verschiedene Gruppen und Ordner hinweg. Wer eine bestimmte Datei sucht, durchforstet dann mühsam die verschiedenen Teams und Kanäle. Wer dafür zig PDF- und Word-Dokumente einzeln anklicken, herunterladen und öffnen muss, verliert schnell die Lust und die Nerven.

Deshalb rate ich grundsätzlich von dem Versuch ab, Microsoft Teams als Dateispeicherort fürs Kollegium etablieren zu wollen. Dort Ordnerstrukturen zu schaffen, die für alle Lehrkräfte gut auffindbar sind, geht nach meiner Erfahrung oft schief und ist dann der Ursprung chaotischer Strukturen.

Bessere Alternative schulinterne Unterlagen

Um interne Unterlagen, Protokolle zu Konferenzen, Mitteilungen der Behörden und sonstige Dokumente rund um die Schulorganisation bereitzustellen, eignet sich Microsoft OneNote viel besser. In den digitalen Notizbüchern lassen sich alle Inhalte einfacher ablegen, übersichtlicher sortieren, für alle Kolleg*innen freigeben und schneller wiederfinden.

Schau Dir am besten mal die Möglichkeiten der Software an. Für den Einstieg empfehle ich Dir gerne mein Handbuch „OneNote für Lehrer“ mit vielen Tipps und Beispielen speziell für Schule und Unterricht.

Teams bleibt also der richtige Ort für die Kommunikation, während OneNote zur festen Anlaufstelle für Informationen wird. Diese einfache Vereinbarung sollte für alle Beteiligten gut nachzuvollziehen sein. Zudem lässt sich ein digitales Notizbuch bei Bedarf auch in Microsoft Teams einbetten und online aufrufen.

6. Microsoft-Apps nur noch innerhalb von Teams nutzen

Microsoft Teams erscheint auch deshalb so mächtig, weil es im Tandem mit vielen anderen Anwendungen funktioniert.

• Apps wie Planner und Forms lassen sich in die Benutzeroberfläche einbinden und so ohne zusätzliches Browser-Fenster nutzen.

• Hochgeladene Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen kann man direkt innerhalb von Teams öffnen und bearbeiten.

• Auch die beliebten Kursnotizbücher – eigentlich eine Erweiterung für OneNote – entdecken viele Lehrkräfte erst innerhalb Teams.

Nachteile der integrierten Apps und Dienste

Tatsächlich kommen hier aber immer nur die Web-Apps von Microsoft 365 zum Einsatz, die Du sonst separat im Internetbrowser aufrufen würdest. Das hat bei der täglichen Arbeit einige Nachteile:

• Die Online-Versionen der Apps und Dienste haben meist weniger Funktionen als die auf dem PC installierten Pendants. Das gilt vor allem für Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint und OneNote.

• Inhalte müssen kontinuierlich aus dem Internet nachgeladen werden. Bei der Bearbeitung von Dokumenten kommt es immer wieder zu Verzögerungen, vor allem wenn sie größere Elemente wie Bilder und Videos enthalten.

• Du bist immer auf eine schnelle und stabile Internetverbindung angewiesen. Präsentationen vorzubereiten und Schüleraufgaben zu korrigieren klappt also kaum, wenn Du unterwegs bist oder in der Schule kein WLAN zur Verfügung hast.

Deshalb solltest Du Dir erst gar nicht angewöhnen, Inhalte ausschließlich innerhalb von Microsoft Teams zu öffnen. Du kannst Dateien aus den Kanälen auf Deinen PC synchronisieren und mit den installierten Windows-Programmen aufrufen. Bei der Arbeit mit OneNote profitierst Du ja eh davon, dass alle geöffneten Notizbücher und Kursnotizbücher auch offline zur Verfügung stehen.

OneNote für Lehrer

Die leicht verständliche Anleitung für Schule und Unterricht inkl. Kursnotizbuch

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7. Nur noch digital per Teams kommunizieren!

Wir haben uns mittlerweile sehr daran gewöhnt, online miteinander zu kommunizieren. Microsoft Teams macht es uns besonders einfach, mit Kolleg*innen und Schüler*innen zu chatten und Infos in Kanälen zu streuen. Auch deshalb kommt die Plattform oft als Messenger für schulische und berufliche Zwecke zum Einsatz.

Doch digitale Tools sollten den persönlichen Austausch niemals komplett ersetzen. Bei manchen Themen ist es immer noch sinnvoller, nicht nur eine lapidare Kurznachricht zu schreiben, sondern das Gespräch im Team zu suchen. So lassen sich auch Nachfragen besser ausräumen und unnötige Missverständnisse vermeiden.

Vielleicht ist das ja auch ein schöner Vorsatz fürs neue Jahr: Gemeinsam verabreden, wann Microsoft Teams ein geeignetes Kommunikationsmittel ist – und wann wir doch lieber persönlich miteinander sprechen sollten.