Microsoft Word: Formatvorlagen anwenden und anpassen [Anleitung]

Beim Gestalten von Arbeitsblättern, Lesetexten und Projektberichten mühen sich Lehrkräfte oft unnötig ab. Sie passen das Layout im Word-Dokument manuell an, indem sie Überschriften, Absätze und Listen einzeln formatieren. Zusätzlich kostet es viel Arbeit und Zeit, wenn man den Text und seine Gliederung nachträglich ändern möchte.

Einfacher klappt das mit den Formatvorlagen in Microsoft Word. Damit lassen sich die Formatierungen wiederkehrender Textteile übergreifend definieren und dann mit wenigen Klicks auf das gesamte Dokument anwenden.

In diesem Beitrag erfährst Du, was Du über Formatvorlagen wissen solltest. Mehr Tipps für Schule und Unterricht findest Du in meiner Schnell-Start-Anleitung „Word für Lehrer“ – wahlweise als Taschenbuch oder E-Book.

Gliederung im Dokument mit Formatvorlagen

Eine erkennbare optische Gliederung verbessert die Lesbarkeit längerer Texte. Ein gut strukturiertes Dokument besteht deshalb meist aus Elementen wie Überschriften, Absätzen, Listen sowie Hervorhebungen besonderer Begriffe.

Diese Elemente unterscheiden sich meist in der Textgröße, oft auch in Schriftart und Schriftfarbe. Im besten Fall können Leser*innen den Aufbau des Dokuments auf einen Blick optisch erfassen.

Wie oben beschrieben: Einsteiger*innen machen oft den Fehler, Überschriften und weitere Elemente in ihrem Dokument jeweils einzeln anzupassen. Das kostet nicht nur viel Zeit. Es führt auch schnell zu einem uneinheitlichen Schriftbild, wenn Du nicht durchgängig gut aufpasst.

Stattdessen solltest Du es Dir also ab sofort angewöhnen, die Formatvorlagen in Microsoft Word zu nutzen.

Formatvorlagen im Menüband auswählen und anwenden

Bei den Formatvorlagen handelt es sich um vordefinierte Standard-Einstellungen für diverse Textteile, die Du jeweils mit einem Klick anwenden kannst.

Du findest die Formatvorlagen oben im Menüband von Word unter Start. Jeder Eintrag in der Liste zeigt eine Vorschau der ausgewählten Schriftart, Schriftfarbe und Schriftgröße an.

Das Anwenden der Formatvorlagen in Word hat mehrere Vorteile: Du kannst damit zum Beispiel die im Dokument vorkommenden Überschriften schneller als solche definieren.

Später kannst Du die Formatierung aller Überschriften auf einmal ändern, statt sie auf jeder Seite einzeln händisch korrigieren zu müssen.

So lassen sich die vorgegebenen Stile anpassen:

• Markiere eine selbst formatierte Passage im Text.

• Klicke die Formatvorlage dann oben im Menüband mit der rechten Maustaste an und aktualisiere schließlich den gewünschten Eintrag.

Diese Änderungen gelten zunächst nur für das gerade geöffnete Dokument, nicht für neu erstellte Word-Dateien.

Weitere Vorteile von Formatvorlagen

Auch darüber hinaus profitierst Du von Formatvorlagen:

• Die Elemente im Text werden meist auch beim Kopieren in andere Programme erkannt und darin sofort entsprechend behandelt. Das gilt zum Beispiel für andere Office-Anwendungen wie OneNote, in denen Du Texte ebenfalls mithilfe von Formatvorlagen gestalten kannst.

• Zudem erhöhen korrekt markierte Überschriften und Absätze die Barrierefreiheit: Die Formatvorlagen werden von unterstützenden Tools wie Vorlese-Software erkannt und darin für eine bessere Verständlichkeit entsprechend benannt.

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