Muss man Microsoft Word überhaupt vorstellen? Die Textverarbeitung gibt es seit mehr als 40 Jahren. Sie wird meist zuerst genannt, wenn man an das Office-Paket von Microsoft denkt.
Sicher hast Du mit dem Programm schon mal einen Brief, vielleicht sogar einen Bericht oder eine Hausarbeit geschrieben. Für Protokolle, Arbeitsblätter und Broschüren kommt Word ebenfalls oft zum Einsatz.
Microsoft Word ist für viele also die erste Wahl, wenn sie nicht nur einen Text tippen, sondern ein Dokument mit einem festen Layout gestalten möchten. Die wichtigsten Funktionen sind schnell zu lernen und intuitiv zu bedienen.
Neues Dokument in Microsoft Word
Egal, ob Du Word als Web-App im Browser, als Desktop-Programm auf dem PC oder als App auf dem iPad nutzt: Ein neues leeres Dokument entspricht zunächst einer weißen Papierseite im bei uns üblichen Format DIN A4. Das leere Blatt wird mittig unter dem Menüband angezeigt.
Du kannst sofort lostippen. An der Position des blinkenden Text-Cursors erscheint der eingegebene Text am Stück und bricht am rechten Rand in die nächste Zeile um.
Das Menüband darüber enthält die wichtigsten Funktionen, um den Textabsatz zu formatieren, weitere Inhalte einzufügen und das Design anzupassen. Die Funktionen sind auf mehrere Registerkarten verteilt – von Einfügen über Layout bis Ansicht.
Neue Textdokumente erhalten üblicherweise die Dateiendung .docx. Wenn Du die Datei in der Cloud OneDrive bzw. in SharePoint speicherst, werden alle Änderungen am Inhalt automatisch erkannt und gesichert.
Viele Funktionen für strukturierte Inhalte
Sehr hilfreich sind die Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und Listen. Damit kannst Du Texte über das ganze Dokument hinweg schnell und gut nachvollziehbar strukturieren. Formatvorlagen sorgen zudem für mehr Barrierefreiheit.
Du kannst lange Fließtexte in Spalten darstellen, sie mit Fußnoten versehen und in verschiedene Papierformate bringen. Außerdem lassen sich Listen, Tabellen, Formen, Links und Bilder einfügen.
Tatsächlich verwenden die meisten Anwender*innen nur einen Bruchteil der vielen Möglichkeiten. Schade eigentlich.
Das gilt übrigens auch für den gesamten Umfang von Microsoft 365. Viele der Apps und Dienste schlummern unbekannterweise in dem Benutzerkonto. Einen Überblick über die wichtigsten Werkzeuge und ihre Grundfunktionen zum Nachlesen gibt’s in meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Endlich ein Buch für alle(s).
Die neue Anleitung für Office, Cloud & Copilot – von Profis empfohlen! ⭐⭐⭐⭐⭐
KI-Assistent Copilot in Microsoft Word
Auch in Word hat Microsoft den KI-Assistenten Copilot integriert. Mit der Premium-Lizenz kannst Du ihn innerhalb der Textverarbeitung aufrufen, während der Arbeit an Dokumenten Fragen stellen und den Inhalt sogar auf Zuruf bearbeiten lassen.
Copilot in den Microsoft-Apps
In den meisten Apps steht Copilot rechts unten im Programmfenster bereit. Wenn Du mit der Maus darüber fährst, siehst Du Vorschläge zur Bearbeitung. In den Office-Apps lässt sich der Button auch oben im Menüband platzieren.
Klicke auf das Symbol, um den Chat in der Seitenleiste zu öffnen. Über dem Eingabefeld kannst Du einstellen, ob Copilot Änderungen an der geöffneten Datei vornehmen darf (Bearbeitung zulassen) oder ausschließlich Fragen zum Inhalt beantworten kann (Nur Chat).
Fertige Dokumente lassen sich ausdrucken oder als PDF-Datei exportieren. Wenn Du mit einem Layout zufrieden bist, kannst Du es schließlich als Vorlage speichern und dann immer wieder verwenden. Diese und weitere Optionen findest Du unter Datei im sogenannten Backstage-Menü.
Tatsächlich ist Word nur eine von vielen Anwendungen in Microsoft 365, mit denen Du eigene Inhalte erstellen und bearbeiten kannst. Über die weiteren Apps und Dienste informiere ich Dich in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
![Microsoft Word: Formatvorlagen anwenden und anpassen [Anleitung]](https://www.malter365.de/wp-content/uploads/m365_word_formatvorlagen_teaser-160x90.webp)
