KI-Richtlinien für Unternehmen & Schule [Update 2025]

KI-Anwendungen werden mittlerweile in vielen Betrieben und Einrichtungen ganz selbstverständlich genutzt. Protokolle schreiben, Vorträge vorbereiten, eingehende E-Mails beantworten, Arbeitsblätter erstellen: Bei diesen und weiteren Aufgaben erleichtert Künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag enorm.

Gleichzeitig wächst vielerorts das Bewusstsein dafür, dass diese immer noch recht neuen Technologien nicht nur begrüßenswerte Chancen mit sich bringen, sondern auch relevante Risiken im Schlepptau haben.

• Unternehmen lassen sich beraten, wie sie KI rechtssicher einsetzen können.
• Medien müssen klären, wie sie glaubwürdig und trotzdem wettbewerbsfähig bleiben.
• Die Politik ringt um Maßnahmen, die einen Missbrauch der Werkzeuge verhindern sollen.
• Auch in Lehrerkreisen wird leidenschaftlich über Regeln diskutiert: Sollen Schüler*innen die Tools verwenden dürfen, um Hausaufgaben zu erledigen und Referate vorzubereiten?

Auf dieser Seite findest Du einen Vorschlag für KI-Richtlinien, die sich in vielen Firmen und Schulen bewähren. Meine fünf Prinzipien sind leicht verständlich und allgemein gehalten, damit sie sich auf nahezu jeden Arbeitsalltag übertragen lassen.

Diese Regeln sind aber nicht in Stein gemeißelt – auch weil sich die Technik so rasant entwickelt. Bevor Ihr solche Leitlinien in Eurem Team vereinbart, solltet Ihr sie in jedem Fall gemeinsam besprechen und bei Bedarf um eigene Regeln ergänzen.

Außerdem interessieren mich Deine Erfahrungen: Wie geht ihr im Arbeitsalltag mit Copilot & Co. um? Welche Richtlinien gelten in Deinem Unternehmen bzw. in Deiner Schule für den Einsatz von KI? Schreibe Deinen Kommentar gerne unter diesen Beitrag.

1. KI-Einsatz transparent machen

• „Ist dieses Foto wirklich echt?“
• „Kann das stimmen, was ich gerade in Sozialen Netzwerken lese?“
• „Ist das tatsächlich passiert, was ich in diesem Onlinevideo sehe?“

Spätestens seit sich KI-Tools so schnell verbreiten und für nahezu alle Menschen auf der Welt zugänglich sind, können und sollten wir nicht mehr alles ungeprüft glauben. Unsere Medienkompetenz wird gerade massiv herausgefordert.

Um diese Verwirrung im beruflichen Kontext zu vermeiden und kein Vertrauen zu verspielen, solltest Du den Einsatz von KI-Anwendungen nach Möglichkeit immer transparent machen und explizit erwähnen. So fühlt sich niemand getäuscht.

• Weise Kunden darauf hin, wenn bei einer Support-Anfrage keine echte Person antwortet, sondern ein Chatbot.
• Markiere KI-generierte Texte und Abbildungen mit sichtbaren Hinweisen.

• Kündige an, dass die interne Videokonferenz automatisch protokolliert und von einer passenden Anwendung ausgewertet wird.
• Erkläre in der Schule, warum Du Übungsaufgaben mithilfe von KI erstellst und warum man dabei trotzdem selbst mitdenken sollte.

2. Ergebnisse kontrollieren und Verantwortung übernehmen

Auch wenn die Ergebnisse von ChatGPT, Copilot & Co. immer besser werden: Ihre Antworten können fehlerhaft sein.

Manchmal geben Chatbots Fakten falsch wieder, verrechnen sich bei Aufgaben oder ziehen bei der Analyse von Datensätzen falsche Schlüsse.

Nicht ohne Grund siehst Du bei der Nutzung der Werkzeuge an mehreren Stellen entsprechende Hinweise, wenn auch meist eher im Kleingedruckten.

In vielen Organisationen gilt deshalb die Regel: Jeder KI-generierte Text muss erst von einem echten Menschen auf Richtigkeit kontrolliert werden, bevor er intern oder extern veröffentlicht werden darf.

Prüfe nach dem Einsatz von Copilot & Co. also immer, ob Angaben zu Personen stimmen, ob die automatisch erzeugten Daten im Geschäftsbericht korrekt sind und ob die KI-generierten Musterlösungen für die Klassenarbeit wirklich logisch sind.

Oft hilft auch schon der gesunde Menschenverstand dabei, falsche Behauptungen und unlogische Erklärungen der Tools zu erkennen.

So ein Faktencheck ist übrigens auch aus rechtlicher Sicht sinnvoll: Du bist selbst für alle Inhalte verantwortlich, die Du online und offline verbreitest.

Bei Konflikten, die aus veröffentlichten Fehlern und Falschaussagen resultieren, kannst Du Dich nicht darauf berufen, dass das Ergebnis doch eigentlich von einer KI stammt.

3. Diskriminierung vermeiden

KI-Anwendungen basieren auf Unmengen von Daten, die wir Menschen ihnen zur Verfügung stellen. Dafür wirken die ausgegebenen Ergebnisse meist sehr ausgewogen, für einige Kritiker*innen oft schon zu gewollt »politisch korrekt«.

Trotzdem belegen Studien, dass generierte Texte, Fotos und Videos Vorurteile und Klischees bedienen können.

Ich habe Copilot zum Beispiel darum gebeten, Bilder mit einem bestimmten Motiv zu erstellen – geschlechterneutral formuliert:

„Konferenzraum in einem Finanzunternehmen, Personen diskutieren über einen Geschäftsbericht“

Das Resultat meines einfachen Tests: Auf allen angebotenen Bildern sind Frauen in der Unterzahl. Menschen mit anderen Hautfarben kommen kaum vor. Ähnliches wirst Du bei anderen Aufgaben erleben.

Entwickle also ein Bewusstsein dafür, dass Künstliche Intelligenz oft Stereotypen ausgibt, die Vorurteile schüren und diskriminierend wirken können.

Achte darauf, möglichst keine KI-Inhalte zu verbreiten, die andere Menschen ausschließen oder die ungewollt diskriminierende Botschaften aussenden.

4. Sensible Daten schützen

Machen wir uns nichts vor: Die erfolgreichsten KI-Anwendungen stammen zurzeit von Anbietern aus dem Ausland, zum Beispiel aus den USA oder aus China. Viele davon speichern Deine Eingaben und nutzen sie zum Beispiel zum Training der Künstlichen Intelligenz. Willst Du das?

Den versprochenen Unternehmensdatenschutz in Microsoft 365 habe ich schon in diesem Blog-Artikel erwähnt: Bei geschäftlichen und schulischen Benutzerkonten werden Daten im Sinne der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) nur innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Unterhaltungen mit dem Chatbot werden auch nicht zum Training der KI verwendet, verspricht der US-Konzern.

Das können mittlerweile wohl auch Privatkund*innen verhindern, indem sie die Einstellungen von Microsoft Copilot entsprechend anpassen.

Trotzdem solltest Du kritisch bleiben und im Zweifel lieber misstrauisch sein. Auch wenn die Tech-Unternehmen hierzulande eine datenschutzkonforme Nutzung versprechen, ist das sicher kein Freifahrtschein für einen nachlässigen Umgang mit sensiblen Informationen.

• Ohne Erlaubnis solltest Du niemals personenbezogene Informationen Deiner Mitarbeiter*innen, Kund*innen oder Schüler*innen eingeben. Denke auch vor dem Hochladen eigener Dokumente daran, enthaltene Namen, Kontaktdaten und vergleichbare Informationen zu anonymisieren.
• Entscheide bewusst, welche Unterlagen Du den Tools zur Verfügung stellst – und welche nicht. Vermeide zum Beispiel den Zugriff auf geheime Verträge und vertrauliche Geschäftsberichte, damit diese Infos nicht ungewollt in einer KI-generierten Präsentation oder in einer E-Mail an externe Partner auftauchen.

5. Nutzen der KI-Tools abwägen

An diesem Punkt waren viele Firmen und Schulen eigentlich schon, als es um die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung ging. Plötzlich wollten und sollten wir alle nur noch papierlos arbeiten und alle Arbeitsschritte durchtechnologisieren.

Die Umstellung mit dem Holzhammer hat in vielen Abteilungen und Kollegien eher zu Frust geführt. Die wenigsten haben die erhoffte Effizienzsteigerung gespürt.

Mein Credo als Dozent hat sich seitdem nicht verändert und gilt jetzt auch für den Bereich Künstliche Intelligenz: Es geht explizit nicht darum, alle Aufgaben nur noch mithilfe von KI-Tools zu erledigen bzw. erledigen zu lassen. Was Du ohne Copilot & Co. besser und schneller erreichst, solltest Du weiterhin so umsetzen.

Stattdessen ist die Fallunterscheidung der Schlüssel für den Erfolg:

Wir sollten KI-Anwendungen bewusst dann einsetzen, wenn es sinnvoll ist, also wenn wir mithilfe der neuen Technologien wirklich Zeit sparen, wenn sie unsere Arbeit erleichtern oder wenn wir mit ihrer Hilfe bessere Ergebnisse erzielen können.

Versuche gezielt herauszufinden, wie sich nervige Aufgaben im Alltag vereinfachen und wie sich zeitraubende Routine-Tätigkeiten automatisieren lassen. Um diese Entscheidung kompetent treffen zu können, muss man sich natürlich erst mal mit den Möglichkeiten der KI-Anwendungen vertraut machen.

In Firmen und Schulen eignet sich oft ein gemeinsamer Workshop dafür. Die Investition in so eine praxisnahe Fortbildung für Microsoft Copilot lohnt sich: Beim gemeinsamen Ausprobieren bekommt man im Team ein Gefühl dafür, welches Potenzial in der Software steckt und an welche Grenzen sie stößt. Auf dieser Basis könnt Ihr dann vereinbaren, wie Ihr innerhalb Eurer Arbeitswelt mit Copilot umgehen wollt.

Aktuelles Schulungsmaterial für Firmen und Schulen

Du interessierst Dich für Schulungsmaterial, das Du in Deinem Unternehmen bzw. in Deiner Bildungseinrichtung einsetzen kannst?

• Mein aktuelles Handbuch für Microsoft Copilot ist der perfekte Einstieg für alle, die den KI-Assistenten von Grund auf kennenlernen möchten – mit vielen Tipps und Beispielen, einfach erklärt!
• Passend dazu biete ich einen Videokurs für Microsoft 365 Copilot, der in einigen Firmen auch schon für die interne Weiterbildung genutzt wird.