Outlook: Gesendete Nachricht zurückrufen [Anleitung]

Wie ärgerlich! Du hast eine E-Mail versendet – und erst danach fällt Dir ein Fehler in der Nachricht auf. Vielleicht hast Du Glück und kannst die E-Mail zurückrufen, bevor der Empfänger sie öffnet. Wie das mit Microsoft Outlook funktionieren kann, erkläre ich Dir in dieser Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit den Grundlagen von Outlook vertraut bist und dass Dein Postfach entsprechend eingerichtet ist. Weitere Tipps für die Arbeit mit E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben findest Du auf meiner Themenseite über Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook für Lehrer: E-Mails, Termine, Kon...

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In diesem Beispiel möchte ein Lehrer seine Schülerin per E-Mail über einen anstehenden Praktikumsbesuch informieren. Die Nachricht verfasst und versendet er wie üblich mit Outlook.

Doch versehentlich hat er im Betreff der Nachricht ein falsches Datum für den Termin angegeben. Um jegliche Verwirrung zu vermeiden, möchte er die E-Mail also gerne zurückrufen.

Voraussetzungen für Nachrichtenrückruf mit Outlook

Um eine gesendete Nachricht zurückholen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

• Absender und Empfänger sind Mitglieder derselben Organisation und nutzen Microsoft 365 bzw. ein Exchange-Postfach. Du kannst also keine Nachrichten an Personen außerhalb Deiner Schule, Firma oder Einrichtung zurückrufen.

• Der Nachrichtenrückruf muss in den Einstellungen von Microsoft 365 grundsätzlich erlaubt sein. Die Optionen findest Du im Exchange Admin Center – sofern Du die entsprechende Berechtigung dafür hast.

• Du findest die Funktion in den PC-Versionen von Outlook sowie in der Web-App Outlook Online im Browser. In der Smartphone-App gibt es die Funktion bislang nicht.

Du musst aber damit rechnen, dass der Empfänger die E-Mail schon geöffnet und gelesen hat. Falls er eine automatische Weiterleitung an ein anderes Postfach eingerichtet hat oder Nachrichten automatisch in andere Ordner verschieben lässt, klappt der Rückruf auch nicht.

Nachricht zurückrufen in Outlook Online und Outlook (new)

Wir schauen uns zunächst an, wie Du eine Nachricht in der Web-App und in der frisch überarbeiteten PC-Version Outlook (new) zurückrufen kannst.

1. Wechsle zum Ordner Gesendete Elemente und wähle die E-Mail aus, die Du gerne zurückholen möchtest.

2. Klicke oben im Menüband auf die Schaltfläche Nachricht zurückrufen und bestätige den Rückrufversuch mit OK. Über dem Text der E-Mail erscheint ein Balken mit einem entsprechenden Hinweis.

Anleitung für Windows-Version Outlook (classic)

In der klassischen PC-Version von Outlook für Windows hast Du zwei verschiedene Möglichkeiten, um den Nachrichtenrückruf anzustoßen:

• Wechsle zum Ordner Gesendete Elemente und öffne die E-Mail per Doppelklick in einem neuen Fenster. Oben im Menüband unter Nachricht findest Du die Schaltfläche Aktionen. Dahinter verbirgt sich die Funktion Diese Nachricht zurückrufen.

• Alternativ kannst Du auch links oben auf Datei klicken. Unten auf der Seite Informationen lässt sich die Nachricht ebenfalls zurückrufen.

Outlook bietet Dir dann jeweils zwei Optionen an: Du kannst wahlweise versuchen, die E-Mail beim Empfänger zu löschen oder sie direkt durch eine neue Nachricht zu ersetzen.

Der Haken unter der Auswahl sorgt dafür, dass die Adressaten über die Maßnahme informiert werden – im Sinne der Transparenz.

Nachrichtenrückruf überprüfen

Wenn Du einen Nachrichtenrückruf anstößt, landet eine automatisch generierte E-Mail in Deinem Postfach. Sie stammt von der allgemeinen Adresse Office365Reports@microsoft.com und trägt vorne den Betreff „Rückrufbericht für Nachricht“.

Die E-Mail selbst enthält einen Link, der 7 Tage gültig ist. Ein Klick darauf öffnet einen Statusbericht für den Nachrichtenrückruf im Browser. Eventuell musst Du Dich vorab nochmal mit Deinem Benutzerkonto und Deinem Kennwort anmelden.

Der Statusbericht verrät Dir u. a., ob die Nachricht erfolgreich zurückgerufen werden konnte. Es kann allerdings eine Weile dauern, bis der entsprechende Hinweis hier auf der Seite erscheint. Vor allem bei E-Mails an mehrere Kontakte musst Du Dich gedulden, bis die Details für alle Empfänger ermittelt sind.

Zusätzlicher Tipp: E-Mails zeitverzögert senden

Weil der Nachrichtenrückruf innerhalb von Microsoft 365 und Exchange nicht immer zuverlässig funktioniert, habe ich noch einen weiteren Tipp für Dich.

Ein Tippfehler in der Anrede, ein fehlender Anhang, ein falsches Datum: Solche peinlichen Fehler fallen meist direkt auf, nachdem man die E-Mail abgesendet hat. Geht Dir das auch so?

Es würde also oft schon helfen, wenn die Nachricht nicht sofort verschickt wird, sondern erst ein paar Minuten später. Auch das kann man in der PC-Version von Outlook grundsätzlich einstellen, und zwar als Regel für alle gesendeten E-Mails definieren.

Regel in Outlook einrichten

1. Klicke zum Beispiel links oben auf Datei und dann links in der Spalte auf den Eintrag Informationen. Dort auf der Seite findest Du die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

2. In einem neuen Fenster – dem Regel-Assistenten – kannst Du nun Dein Postfach auswählen und dafür eine Neue Regel erstellen.

3. Unter 1. Schritt legst Du fest, dass Du die Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden willst.

4. Klicke zweimal auf Weiter, damit die neue Regel in Zukunft ausnahmslos für alle gesendeten E-Mails gilt.

5. „Was soll mit dieser Nachricht passieren?“ – Hier kannst Du für E-Mails nun festlegen, dass Outlook „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“ soll. Klicke unten im Fenster auf den Eintrag, um die Anzahl von Minuten genauer zu definieren.

6. Zuletzt gibst Du dieser Regel noch einen Namen. Du kannst sie sofort aktivieren und Fertig stellen, damit sie gespeichert wird und für das ausgewählte Postfach gilt.

Wie klappt der Nachrichtenrückruf bei Dir? Hast Du noch weitere Tipps für Outlook, um solche Pannen im Schulalltag zu vermeiden? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter dieser Anleitung!