E-Mail zurückrufen in Microsoft Outlook – mit Tipp für die Zukunft

Lass mich raten: Du hast eine E-Mail zu früh abgesendet – mit Fehlern oder ohne Anhang oder an die falsche Person. So ein Mist!

Vielleicht hast Du Glück und kannst die Nachricht noch zurückrufen, BEVOR sie geöffnet und gelesen wird. Mit Microsoft Outlook ist das oft noch möglich.

Die Anleitung dafür gibt’s auf dieser Seite. Außerdem erfährst Du unten, wie Dir dieses Problem in Zukunft nicht mehr so schnell passiert.

Checkliste: So klappt der Nachrichtenrückruf

Ob der Nachrichtenrückruf bei Dir klappen kann, prüfen wir zuerst. Das sind die Voraussetzungen dafür:

• Welche Version von Outlook nutzt Du? Gute Karten hast Du mit der neuen Outlook-App für Windows, mit dem klassischen Office-Programm und mit der Web-App Outlook Online im Browser. In den Apps für mobile Geräte wie Smartphone und Tablet gibt es die Funktion bislang nicht.
• Knifflig wird’s bei Personen außerhalb Deiner Firma oder Schule. Die Chance ist größer, wenn Absender und Empfänger Mitglieder derselben Organisation sind und Microsoft 365 bzw. ein Exchange-Postfach nutzen.

Du musst immer damit rechnen, dass der Empfänger die E-Mail schon geöffnet und gelesen hat. Falls er eine automatische Weiterleitung an ein anderes Postfach eingerichtet hat oder Nachrichten automatisch in andere Ordner verschieben lässt, klappt der Rückruf auch nicht.

• Der Nachrichtenrückruf muss in den Einstellungen von Microsoft 365 erlaubt sein. Die Optionen dafür findest Du im Exchange Admin Center – sofern Du die entsprechende Berechtigung dafür hast. Wende Dich bei Bedarf an Deinen IT-Beauftragten.

Outlook Online & Outlook für Windows (neu)

Jetzt schauen wir uns an, wie Du eine Nachricht in der Web-App und in der neuen PC-Version von Outlook zurückrufst.

1. Wechsle zum Ordner Gesendete Elemente.
2. Wähle die E-Mail aus, die Du gerne zurückholen möchtest.
3. Klicke oben im Menüband auf die Schaltfläche Nachricht zurückrufen.

4. Bestätige den Rückrufversuch mit OK.
5. Über dem Text der E-Mail erscheint ein Balken mit einem entsprechenden Hinweis (s. Screenshot oben).

Outlook (classic) für Windows

In der klassischen PC-Version von Outlook für Windows hast Du zwei verschiedene Möglichkeiten, um den Nachrichtenrückruf anzustoßen:

• Wechsle zum Ordner Gesendete Elemente und öffne die E-Mail per Doppelklick in einem neuen Fenster. Oben im Menüband unter Nachricht findest Du die Schaltfläche Aktionen. Dahinter verbirgt sich die Funktion Diese Nachricht zurückrufen.

• Alternativ kannst Du links oben auf Datei klicken. Unten auf der Seite Informationen lässt sich die Nachricht ebenfalls zurückrufen.

Outlook bietet Dir dann jeweils zwei Optionen an: Du kannst wahlweise versuchen, die E-Mail beim Empfänger zu löschen oder sie direkt durch eine neue Nachricht zu ersetzen.

Der Haken unter der Auswahl sorgt dafür, dass die Adressaten über die Maßnahme informiert werden – natürlich im Sinne der Transparenz.

Nachrichtenrückruf überprüfen

Sobald Du einen Nachrichtenrückruf anstößt, landet eine automatisch generierte E-Mail in Deinem Postfach. Die Benachrichtigung stammt von der allgemeinen Adresse Office365Reports@microsoft.com und trägt vorne den Betreff „Rückrufbericht für Nachricht“.

Die E-Mail selbst enthält einen Link, der 7 Tage gültig ist. Ein Klick darauf öffnet einen Statusbericht für den Nachrichtenrückruf im Browser. Eventuell musst Du Dich vorab nochmal mit Deinem Benutzerkonto und Deinem Kennwort anmelden.

Der Statusbericht verrät Dir u. a., ob die Nachricht erfolgreich zurückgerufen werden konnte. Es kann allerdings eine Weile dauern, bis der entsprechende Hinweis hier auf der Seite erscheint. Vor allem bei E-Mails an mehrere Kontakte musst Du Dich gedulden, bis die Details für alle Empfänger ermittelt sind.

Praxis-Tipp: E-Mails zeitverzögert senden

Leider klappt der Nachrichtenrückruf innerhalb von Microsoft 365 und Exchange nicht immer. Deshalb habe ich hier noch einen Tipp für Dich, damit Du das Problem in Zukunft vermeidest.

Ein Tippfehler in der Anrede, ein fehlender Anhang, ein falsches Datum: Solche peinlichen Fehler fallen ja meist direkt auf, nachdem man die E-Mail abgesendet hat. Geht Dir das auch so?

Es würde oft helfen, wenn die Nachricht nicht sofort verschickt wird, sondern erst ein paar Minuten später. Das kann man in der PC-Version von Outlook einstellen, und zwar als Regel für alle gesendeten E-Mails.

Regel in Outlook einrichten

1. Klicke erst links oben auf Datei und dann links in der Spalte auf den Eintrag Informationen. Dort auf der Seite findest Du die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. In einem neuen Fenster – dem Regel-Assistenten – kannst Du nun Dein Postfach auswählen und dafür eine Neue Regel erstellen.
3. Unter 1. Schritt legst Du fest, dass Du die Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden willst.
4. Klicke zweimal auf Weiter, damit die neue Regel in Zukunft ausnahmslos für alle gesendeten E-Mails gilt.
5. „Was soll mit dieser Nachricht passieren?“ – Hier kannst Du für E-Mails nun festlegen, dass Outlook „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“ soll. Klicke unten im Fenster auf den Eintrag, um die Anzahl von Minuten genauer zu definieren.

6. Zuletzt gibst Du dieser Regel noch einen Namen. Du kannst sie sofort aktivieren und Fertig stellen, damit sie gespeichert wird und für das ausgewählte Postfach gilt.

FAQ: Häufige Fragen zum Nachrichtenrückruf mit Microsoft Outlook

Kann ich eine gesendete E‑Mail in Outlook zurückrufen?

Ja, das kann klappen. Voraussetzung dafür ist, dass der Empfänger ein Postfach im selben Exchange‑System nutzt, am besten in Microsoft 365.

Warum funktioniert der Nachrichtenrückruf in Outlook nicht?

Vermutlich hat der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder nutzt ein anderes E‑Mail‑System.

Gibt es den Nachrichtenrückruf in der Outlook-App auf dem Smartphone?

Nein. Die Funktion gibt es nur in Outlook für Windows und in der Web-App Outlook Online.

Gibt es eine Alternative zum Nachrichtenrückruf?

Du kannst in Outlook eine Regel erstellen, damit E-Mails zeitverzögert versendet werden. So kannst Du das versehentliche Absenden vielleicht rechtzeitig verhindern.

Ein ähnliches Problem kann Dir in Microsoft Teams passieren. Wie Du Chat-Nachrichten nicht mehr zu früh absendest, zeige ich Dir hier: