Outlook: Postfach aufräumen, Ordner und Anhänge löschen

Ein überfülltes Postfach belegt auf dem PC oft viel Speicherplatz. Wie kann man umfangreiche E-Mails in Outlook löschen und volle Ordner aufräumen – teilweise auch automatisch?

In dieser Anleitung sammle ich Tipps zum schnellen Ausmisten unnötiger Nachrichten und Anhänge. Ich zeige Dir, wie Dich Microsoft Outlook beim Aufräumen Deiner Ordner im Postfach unterstützen kann.

Die meisten Menschen nutzen die Desktop-Version von Outlook. Deshalb kannst Du die folgenden Tipps mit dem Office-Programm für Windows nachvollziehen.

Probleme mit Outlook: Volles Postfach!

Vielleicht bemühst Du Dich bereits, Deinen Posteingang möglichst leer zu halten und erledigte E-Mails in Ordner zu sortieren. In einem früheren Blog-Artikel habe ich Dir gezeigt, wie Du die tägliche Nachrichtenflut möglichst im Griff behalten kannst.

Trotzdem sammeln sich mit der Zeit immer mehr E-Mails in Deinem Postfach. Zu volle Ordner in Outlook können dann zu verschiedenen Problemen führen:

• Das Postfach belegt immer mehr Speicherplatz – vor allem wegen E-Mails mit großen Dateianhängen. Bei günstigen Laptops und Tablets mit überschaubarer Festplatte stößt Du dann schnell an Grenzen.

• Outlook startet immer langsamer. Das E-Mail-Programm zu öffnen, bremst Dich bei der Arbeit am PC aus. Auch die Bedienung der Software wirkt behäbiger als bei einem aufgeräumten Postfach.

• Manche Mail-Anbieter bombardieren Dich mit Fehlermeldungen, wenn das Postfach zu voll und der für E-Mails angebotene Speicherplatz überschritten wird. Zuletzt waren zahlreiche Nutzer*innen von OneDrive betroffen. Spätestens dann musst Du in Outlook zwangsläufig aufräumen. Vorher kannst Du meist keine weiteren Nachrichten senden.

Die besten Aufräum-Tipps für Outlook

Du kannst Dein Postfach in Microsoft Outlook natürlich aufräumen, indem Du eingegangene und gesendete E-Mails einzeln manuell löschst.

Das schrittweise Ausmisten dauert leider wahnsinnig lange – vor allem wenn Du den Posteingang lange vernachlässigt hast und viele hundert Nachrichten einzeln prüfen musst.

Mit den folgenden Tipps für Outlook sparst Du viel Zeit und gewinnst im besten Fall schnell wertvollen Speicherplatz zurück.

E-Mails im Ordner sortieren und gesammelt löschen

Normalerweise zeigt Outlook alle erhaltenen E-Mails in chronologischer Reihenfolge an. Du kannst die Sortierung im aktuellen Ordner aber auch ändern, zum Beispiel nach Absendern.

Das hat den Vorteil, dass Du die Nachrichten einer bestimmten Person in der Ansicht leicht en bloc löschen kannst.

1. Klicke in der Spalte der angezeigten E-Mails auf Nach Datum.

2. Wähle im aufgeklappten Menü unter Anordnen nach den Eintrag Von.

3. Scrolle zur Gruppe der Person, deren Nachrichten Du löschen willst.

4. Markiere die erste zu löschende E-Mail in der Gruppe per Mausklick.

5. Klicke die letzte E-Mail der Gruppe mit gedrückter Shift-Taste an.

6. Alle nun markierten Nachrichten löschst Du zum Beispiel mit der Entf-Taste auf der Tastatur oder per Klick auf Löschen, also auf das Papierkorb-Symbol oben im Menüband.

Diesen Vorgang solltest Du im Ordner Gesendete Elemente wiederholen. Hier sortierst Du die E-Mails am besten nach Adressaten, also nach dem Feld An.

Besonders große E-Mails finden und löschen

Manchmal muss oder möchte man möglichst schnell möglichst viel Speicherplatz zurückgewinnen.

• Vielleicht ist Deine knapp bemessene Festplatte so voll, dass Du keine weiteren Dateien auf dem Gerät speichern kannst.

• Vielleicht hat Dein E-Mail-Anbieter das Postfach wegen Überfüllung deaktiviert und den Versand von Nachrichten vorübergehend gesperrt.

Du möchtest deshalb bevorzugt besonders umfangreiche E-Mails finden. Das sind meist E-Mails mit einem oder mehreren Anhängen wie Fotos und Videos.

Suchordner einrichten in Outlook

Dafür richten wir in Outlook einen sogenannten Suchordner ein. Suchordner zeigen alle Nachrichten im Postfach an, die bestimmte, von Dir festgelegte Kriterien erfüllen.

Wir erstellen hier einen Suchordner für alle E-Mails, die größer als 1 MB (Megabyte) sind.

1. Suche links in der Ordner-Übersicht Deines Postfachs den Eintrag Suchordner ganz unten.

2. Klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Neuer Suchordner.

3. In einem neuen Fenster kannst Du die gewünschten Kriterien bestimmen. Für unser Beispiel nehmen wir Große Nachrichten.

4. Darunter kannst Du anpassen, ab welcher Dateigröße E-Mails angezeigt werden sollen. Das wären hier alle Nachrichten, die größer sind als 1000 KB (= 1 MB).

5. Der neue Suchordner taucht dann links in der Übersicht von Outlook auf. Ein Klick darauf zeigt jetzt und in Zukunft alle passenden E-Mails an – aus allen verfügbaren Ordnern im Postfach.

6. Wie in anderen Ordnern auch kannst Du hier nun einzelne oder mehrere markierte Nachrichten gleichzeitig löschen.

Große Anhänge aus E-Mails löschen

Manchmal musst oder möchtest Du eine E-Mail aufbewahren, weil ihr Textinhalt wichtig ist. Auf die oft großen Dateien im Anhang kannst Du aber getrost verzichten.

Wie gut, dass sich Anhänge in Outlook separat löschen lassen. Die eigentliche Nachricht bleibt dann erhalten und im Postfach gespeichert.

1. Öffne die betreffende E-Mail in der Übersicht.

2. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei im Anhang.

3. Nun kannst Du wahlweise die Anlage entfernen oder die angehängte Datei vorher woanders Speichern unter. Ein Klick auf Alle Anlagen speichern… sichert auf Wunsch mehrere Dateien auf einmal.

Ordner / Unterhaltungen aufräumen lassen

Outlook bringt von Haus aus eine Funktion mit, die Dich beim Aufräumen Deiner Ordner unterstützt. Sie kümmert sich um Unterhaltungen in Deinem Postfach, also Mail-Wechsel zwischen zwei oder mehr Personen.

Immer noch nutzen viele Menschen E-Mails für den Austausch im Team oder Kollegium – statt einer Kommunikations-Plattform wie Microsoft Teams. Dabei sammeln sich im Postfach viele Nachrichten an – inklusive Deiner gesendeten E-Mails.

Zudem werden die Nachrichten in Outlook immer umfangreicher, weil sie jeweils den kompletten Text der bisherigen Konversation enthalten. Kein Wunder also, dass sich Deine Festplatte immer schneller füllt.

Outlook erkennt solche Unterhaltungen. Die Software kann auf Wunsch alle E-Mails eines Kommunikationsstrangs löschen – bis auf die letzte Nachricht. Diese umfasst ja den Verlauf der bisherigen Unterhaltung. So kannst Du weiterhin nach dem Inhalt suchen und den Austausch nachvollziehen.

Anleitung zum automatischen Aufräumen:

1. Wähle im betreffenden Postfach einen Ordner aus.

2. Wechsle oben im Menüband zur Registerkarte Ordner.

3. Klicke auf die Schaltfläche Ordner aufräumen und entscheide dann, ob Outlook sich nur den aktuellen Ordner oder auch ggf. vorhandene Unterordner vornehmen soll.

4. Du kannst Dir vorab die Einstellungen dieser Funktion in den Optionen von Outlook ansehen. Unter Unterhaltungen aufräumen siehst Du, dass zum Beispiel ungelesene, kategorisierte und gekennzeichnete Nachrichten nicht verschoben werden.

5. Klicke zuletzt auf Ordner aufräumen. Wenn der Vorgang länger dauert, kannst Du den Fortschritt unten in der Statuszeile verfolgen.

6. Die verschobenen E-Mails findest Du nun unter Gelöschte Elemente, also im Papierkorb von Outlook. So kannst Du vorsichtshalber kontrollieren, welche Nachrichten automatisch aussortiert wurden.

Bonus-Tipp: Exchange-Cache-Modus ändern

Viele Postfächer unterstützen den Online-Dienst Exchange. Das gilt zum Beispiel für E-Mail-Adressen von Outlook.com und Benutzerkonten in Microsoft 365.

Dazu gehört der Exchange-Cache-Modus. Dieser Modus unterstützt, dass Dein Postfach oder ein Teil davon in Outlook heruntergeladen wird. So kannst Du auch auf E-Mails, Termine und Kontakte zugreifen, wenn Du unterwegs bist und gerade keine Internetverbindung hast.

Beim Einrichten Deiner Postfächer in Outlook kannst Du festlegen, dass nur Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum heruntergeladen werden.

Du kannst diese Einstellung ändern und dadurch viel Speicherplatz auf Deiner Festplatte freigeben. Auf dem Server bleibt Dein Postfach natürlich so voll wie vorher.

1. Klicke links oben auf Datei und dann auf der Seite hintereinander auf Kontoeinstellungen • Kontoeinstellungen.

2. In einem neuen Fenster siehst Du alle in Outlook eingerichteten E-Mail-Konten. Klicke doppelt auf den gewünschten Eintrag.

3. Mit dem angezeigten Schieberegler legst Du nun den Zeitraum für herunterzuladende Nachrichten aus. Alternativ kannst Du hier den Exchange-Cache-Modus ganz ausschalten und auf Offline-Inhalte in Outlook verzichten.

4. Klicke zuletzt auf Weiter und schließe alle Fenster. Damit die Änderung wirksam wird, musst Du Outlook in der Regel beenden und nochmal öffnen.

Wie viel Speicherplatz hast Du gewonnen?

Nach so einer Aufräumaktion möchtest Du sicher wissen, wie viel Speicherplatz Du auf der Festplatte effektiv gewonnen hast. Wie Du das ermitteln kannst, erkläre Dir jetzt auch noch.

Größe der Outlook-Datendatei ermitteln

1. Klicke nochmal links oben auf Datei und dann hintereinander auf Kontoeinstellungen • Kontoeinstellungen.

2. Wechsle in dem Fenster zum Reiter Datendateien und klicke rechts auf Dateispeicherort öffnen…

3. Outlook öffnet den Datei-Explorer von Windows. In dem Ordner findest Du zu jedem Postfach (mindestens) eine Outlook-Datendatei mit der Endung .ost. Sie enthält jeweils alle heruntergeladenen Inhalte wie E-Mails, Termine und Kontakte.

4. Die aktuelle Größe der Outlook-Datendatei solltest Du in der dazugehörigen Spalte ablesen können. Klicke alternativ mit der rechten Maustaste auf die Datei und dann im Kontextmenü auf Eigenschaften. Merke Dir den belegten Speicherplatz, um ihn gleich vergleichen zu können.

Gelöschte Elemente leeren und Ordner komprimieren

5. Durch die obigen Tipps und Maßnahmen sind viele E-Mails im Ordner Gelöschte Elemente gelandet, quasi dem Papierkorb von Outlook. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner und dann im Kontextmenü auf Ordner leeren. Erst dann sind die Nachrichten gelöscht – nach kurzer Synchronisierung auch auf dem Server.

Tatsächlich wurde der Speicherplatz noch nicht freigegeben. Dafür musst Du die Outlook-Datendatei zuletzt noch komprimieren. Der Weg dorthin ist etwas länger.

6. Öffne nochmal unter Datei die Kontoeinstellungen. Klicke doppelt auf das gewünschte Postfach und dann auf Weitere Einstellungen.

7. Das neue Fenster hat unter Erweitert die Schaltfläche Outlook-Datendateieinstellungen. Dahinter verbirgt sich endlich die Funktion Jetzt komprimieren.

8. Ein Klick darauf startet den Vorgang, der je nach Dateigröße etwas dauert. Wiederhole das Komprimieren für alle weiteren Postfächer in Outlook.

Nun sollten die Outlook-Datendateien im Datei-Explorer spürbar geschrumpft sein. Ich hoffe, Du konntest mit diesen Maßnahmen Dein Postfach in Outlook aufräumen und viel Speicherplatz zurückgewinnen.

Übrigens: Auch das Betriebssystem Windows kann mit der Zeit träge werden, weil sich überflüssige Dateien auf der Festplatte ansammeln. Wie Du Dokumente, Fotos und sonstige Inhalte klug verwaltest, zeige ich Dir in meinem beliebten Handbuch „Windows 11 mit Microsoft Copilot“. Du bekommst es wahlweise als Taschenbuch oder E-Book.