Hilfe bei zu vielen E-Mails: Posteingang mit Outlook endlich im Griff!

Wie bekommt man die tägliche Flut an E-Mails in den Griff? Microsoft Outlook bietet zahlreiche Funktionen, um im überfüllten Posteingang den Überblick zu behalten.

Egal ob Du Outlook als Web-App oder als Desktop-Programm nutzt: Mit den Tipps in diesem Blog-Artikel hast Du garantiert weniger Stress wegen zu vieler Nachrichten im Postfach!

Ich gehe hier davon aus, dass Du mit Outlook bereits vertraut bist und mit der Software Deine E-Mails, Termine und Kontakte verwaltest.

Voller Posteingang mit Folgen

Das Problem kennen fast alle Internetnutzer: Täglich trudeln immer mehr E-Mails im Posteingang ein – von Kolleg*innen, vom Chef und von Geschäftspartnern. Dazu kommen Newsletter von Online-Portalen, Werbung für Produkte – und oft auch unerwünschte Spam-Mails. Viele dieser Nachrichten bleiben ungelesen, manche schlummern unbeantwortet im Posteingang.

Eine Umfrage in der Online-Community zeigt: Rund zwei Drittel der Befragten horten mehr als hundert Nachrichten im Posteingang, knapp die Hälfte sogar mehr als tausend E-Mails!

SONNTAGSFRAGE: Wie viele E-Mails hast Du insgesamt im Posteingang? 🤔#twlz #Lehrer #Schule #Produktivität #Digitalisierung #Mails #Outlook

— Stefan Malter | Malter365.de (@Malter365) May 9, 2021

Ein überfüllter Posteingang mit so vielen Mails – oft mit großen Anhängen – kann in Outlook für verschiedene Probleme sorgen:

• Je voller der Posteingang wird, desto langsamer starten Mail-Apps und -Programme wie Outlook. Schließlich müssen alle Nachrichten in den Arbeitsspeicher geladen werden, um beim Anzeigen im Posteingang zur Verfügung zu stehen.

• Die Nachrichten belegen wertvollen Speicherplatz auf dem Server Deines E-Mail-Anbieters, der vielleicht begrenzt ist. Dasselbe gilt für die Festplatte auf Deinem PC, oft auch für mobile Geräten wie Tablets und Smartphones.

• Mit der Zeit wird es bei der Vielzahl der Nachrichten immer schwieriger, wichtige E-Mails in Outlook wiederzufinden und den Überblick über zu erledigende Aufgaben zu behalten.

• Oft bewiesen: Der tägliche Blick auf den vollen Posteingang in Outlook kann viele Menschen zusätzlich stressen. Ein leerer Ordner dagegen verschafft Dir ein gutes Gefühl.

Inbox Zero – Leerer Posteingang als realistisches Ziel?

Bei Fortbildungen zum Thema Produktivität wird oft das Ziel ausgerufen, den angezeigten Posteingang in Outlook immer komplett leer zu halten.

„Inbox Zero“ heißt die Strategie, bei der jede eingehende E-Mail sofort bearbeitet, archiviert oder gelöscht werden soll. Verfechter von „Inbox Zero“ beschreiben den leeren Posteingang als erfüllendes Ziel. Die Realität holt viele Büroarbeiter aber irgendwann ein: Im eng getakteten Arbeitsalltag schaffen das die wenigsten.

Ich empfehle Dir trotzdem, Deinen Posteingang möglichst leer zu halten, nur wichtige E-Mails in Outlook aufzubewahren und erledigte Nachrichten sowie unnütze Newsletter nach Möglichkeit konsequent zu löschen, am besten sogar abzubestellen. Du bewahrst ja sicher auch nicht alle Briefe, Rechnungen und Werbeprospekte ewig auf. Gewöhne Dich also auch digital daran, regelmäßig auszumisten.

Zusätzlich kannst Du mit den folgenden Tipps und Funktionen in Outlook viel Zeit sparen und den Überblick über Dein Postfach behalten.

Outlook hilft bei vielen E-Mails im Posteingang!

Ich möchte Dir nun einige Strategien und Funktionen von Outlook vorstellen, mit denen Du mehr Ordnung in Dein E-Mail-Aufkommen bringen kannst. Natürlich sind das alles nur Vorschläge, um Dich im Arbeitsalltag zu entlasten. Jeder muss selbst entscheiden, welche Tipps ihn dabei am besten unterstützen.

Fast alle hier vorgestellten Funktionen findest Du sowohl in der Web-App Outlook Online als auch im Office-Programm, das Du vielleicht schon auf Deinem Computer installiert hast.

Wie Du Dein E-Mail-Konto in Outlook nutzt und einrichtest, erkläre ich auch in meinem Handbuch „Microsoft 365 Education“.

»Relevant« und »Sonstige« im Posteingang

Neue Nachrichten im Posteingang kann Outlook auf Wunsch automatisch in den Kategorien Relevant oder Sonstige anzeigen. Das klappt in vielen Fällen verlässlich: E-Mails von bekannten Personen gelten meist als relevant, Rundmails und Newsletter stuft Outlook oft als weniger wichtig ein.

Unklug oder falsch zugeordnete Nachrichten kannst Du über das Kontextmenü der rechten Maustaste in die jeweils andere Rubrik verschieben.

Du kannst die Unterteilung aber auch komplett deaktivieren: Klicke dazu auf das Zahnrad rechts oben und schalte dort den Posteingang mit Relevanz aus. Danach werden alle E-Mails in Outlook gleichberechtigt gelistet.

E-Mails filtern und sortieren

Über die Funktion Filter oben im Posteingang kannst Du nur bestimmte Nachrichten anzeigen oder alle E-Mails im Ordner automatisch sortieren lassen, zum Beispiel nach Datum, Absender oder Größe.

Ordner und Unterordner in Outlook

Stichwort Ordner: Damit Dein Posteingang übersichtlich bleibt, solltest Du mit der Zeit mehr Ordnung in Deine E-Mails bringen.

Gelesene und erledigte Nachrichten kannst Du zum Beispiel in den Standardordner Archiv verschieben. Ziehe die Mail im Posteingang dafür mit gedrückter linker Maustaste auf das Ordnersymbol in der linken Spalte.

Du kannst in Outlook noch weitere Ordner und Unterordner zum Sortieren Deiner E-Mails anlegen:

Klicke in der linken Spalte auf Neuer Ordner und vergib einen Namen. Wenn Du mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klickst, findest Du im Kontextmenü die Option Neuen Unterordner erstellen.

So entsteht Schritt für Schritt Dein eigenes Ordnungssystem. Über die rechte Maustaste kannst Du bestimmte Ordner übrigens auch Zu Favoriten hinzufügen. Diese Ordner erscheinen dann ganz oben im Postfach.

Der Ordner Gelöschte Elemente ist Dein Papierkorb in Outlook. Von hier aus kannst Du versehentlich entfernte E-Mails Wiederherstellen oder endgültig Löschen – jeweils über die Funktionen oben im Menü.

Kategorien für E-Mails

Nutze Kategorien, um E-Mails zu bestimmten Themen farbig zu markieren und so einen besseren Überblick über Dein Postfach zu haben.

Die Funktion Kategorisieren kannst Du über das Menü oben oder per Klick auf die rechte Maustaste auf eine Nachricht anwenden.

Auf Wunsch kannst Du eigene Kategorien erstellen und frei benennen. Per Suchfunktion in der Titelleiste lassen sich später auch alle E-Mails einer bestimmten Kategorie gesammelt anzeigen.

Nachrichten in Outlook kennzeichnen

Wenn Du eine E-Mail erst später bearbeiten möchtest, kannst Du sie über das Menü oben oder per Kontextmenü zur Nachverfolgung Kennzeichnen. Daneben wird dann jeweils ein rotes Fähnchen angezeigt.

Gekennzeichnete E-Mails werden dann sowohl in Outlook als auch in der App Microsoft To Do als Aufgaben angezeigt, wenn Du es dort entsprechend so einstellst.

Spam als Junk-E-Mail markieren

Spam-Mails nerven uns alle! Unnütze Werbenachrichten und böswillige Betrugsversuche erkennt Outlook meist automatisch und verschiebt sie in den Ordner Junk-E-Mail.

Der Filter lernt mit Deiner Hilfe dazu: Wenn eine solche Nachricht doch mal in Deinen Posteingang rutscht, kannst Du sie über die Schaltfläche oben als Junk-E-Mail markieren.

Prüfe den Spam-Ordner aber regelmäßig selbst, um versehentlich verschobene E-Mails zu retten.

Regeln in Outlook: E-Mails automatisch sortieren

Manche Handgriffe kann Outlook automatisch erledigen, zum Beispiel bestimmte E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben oder mit einer ausgewählten Kategorie versehen. Dafür kannst Du Regeln erstellen.

Klicke erst auf das Zahnrad rechts oben und lasse Dir dann ganz unten Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Unter Regeln kannst Du eine Neue Regel hinzufügen. Regeln funktionieren nach dem Prinzip »Wenn …, dann …«.

Du legst also eine oder mehrere Bedingungen fest und bestimmst danach eine oder mehrere Aktionen als Konsequenz – so wie in dieser Abbildung:

Wenn Dein Chef oder die Schulleitung Dir eine E-Mail schreibt, soll diese automatisch in den Ordner Schulleitung verschoben werden. Ganz oben bekommt die Regel einen Namen.

Als Bedingung ist eingetragen, für welche Absender die Regel gelten soll. Unter Aktion hinzufügen siehst Du, dass Verschieben in und der dafür vorgesehene Ordner ausgewählt sind.

Wenn Du die Regel über die Schaltfläche unten rechts speicherst, tritt die Regel ab sofort in Kraft.

Mit solchen Regeln kannst Du also viel Zeit beim Sortieren von E-Mails sparen und Outlook für Dich arbeiten lassen. Schaue Dir auch die weiteren möglichen Bedingungen und Aktionen an.

Automatische Antworten mit Outlook erstellen

Weiter unten in den Einstellungen findest Du noch den Menüpunkt Automatische Antworten. In den Schulferien, im Krankheitsfall oder während einer mehrtägigen Fortbildung kannst oder willst Du vielleicht nicht auf E-Mails reagieren.

Outlook antwortet auf Wunsch automatisch für Dich. Zunächst musst Du Automatische Antworten aktivieren. Trage dann in den Feldern ein, welche Nachricht die Empfänger als Abwesenheitsnotiz per Outlook erhalten sollen – auf Wunsch nur in einem bestimmten Zeitraum.

Dabei kannst Du zwischen Personen innerhalb Deiner Organisation und Personen außerhalb Deiner Organisation, also Deiner Schule, unterscheiden.

E-Mails aus Outlook in OneNote verschieben

Zum Ende dieses Abschnitts verweise ich gerne wieder auf die Desktop-Version von Outlook, mit der Du Deine Nachrichten noch bequemer und auch offline verwalten kannst.

Sinnvoll finde ich hier besonders die Option, bestimmte E-Mails in OneNote abzulegen – also im Abschnitt eines digitalen Notizbuchs.

Klicke mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Nachricht und dann im Kontextmenü auf OneNote. Wähle nun den gewünschten Abschnitt aus, in dem die E-Mail dann abgelegt und synchronisiert wird.

Im OneNote-Notizbuch sind manche Informationen vermutlich besser aufgehoben und schneller zu finden als im meist überfüllten Mail-Postfach.

Du siehst: Outlook bietet Dir viele Funktionen, um Deine E-Mails im Posteingang clever zu sortieren und zu verwalten. Wie Du Dich außerdem noch effizient organisieren kannst, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin erkläre ich Dir zum Beispiel auch, wie Du Unterlagen digital erstellst und wie der Austausch mit Kolleg*innen einfacher wird.