Das Lesen und Schreiben von E-Mails gehört fest zum Büro- und Arbeitsalltag. Doch manchmal kannst oder willst Du vielleicht nicht auf Nachrichten reagieren, zum Beispiel im Urlaub, auf Dienstreisen, während Fortbildungen oder bei Krankheit. Dann kann Microsoft Outlook für Dich eine Automatische Antwort senden. Der Inhalt dieser Nachricht lässt sich in der E-Mail-Software festlegen und frei gestalten. Wie Du so eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten kannst, zeige ich Dir in diesem Blog-Artikel.
Ich setze hier voraus, dass Du mit Outlook schon vertraut bist. Dein E-Mail-Konto ist hoffentlich entsprechend eingerichtet und unterstützt Automatische Antworten. Du solltest Nachrichten wahlweise in der Web-App oder in der Desktop-Version von Outlook öffnen und beantworten können. Für den Einstieg empfehle ich Dir gerne auch 📙 mein Handbuch „Microsoft 365 Education“, das sich vor allem an Lehrende richtet.
Automatische Antworten in Outlook Online
Zuerst schauen wir uns an, wie man die Abwesenheitsnotiz in der Online-Oberfläche von Outlook einrichten kann und welche Einstellungen dabei zur Verfügung stehen.
- Öffne Dein Postfach im Browser, zum Beispiel über das 👉🏻 Online-Portal von Microsoft 365 oder direkt über die 🌍 offizielle Website von Outlook.
- Klicke dann erst rechts oben auf das Zahnrad und dann ganz unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Daraufhin öffnet sich eine neue Übersicht mit weiteren Optionen.
- Entscheide Dich nun unten für den Eintrag Automatische Antworten. Aktiviere den dortigen Schalter, um die Funktion mit den verfügbaren Einstellungen zu aktivieren.
Ab sofort reagiert Outlook auf jede eingehende E-Mail mit einer Automatischen Antwort – zumindest so lange, bis Du die Funktion über den Schalter oben wieder deaktivierst. Dabei spielen die folgenden Optionen eine wichtige Rolle.
Zeitraum für Abwesenheit festlegen
Bei einer geplanten Abwesenheit – zum Beispiel einer Dienstreise oder einem Urlaub – kannst Du einen Zeitraum für die Abwesenheitsnotiz festlegen. Setze den entsprechenden Haken und lege über die vorgegebenen Felder die Startzeit und die Endzeit fest.
Outlook beginnt dann erst ab dem ausgewählten Datum und zur ausgewählten Uhrzeit mit dem Versand der Automatischen Antworten. Außerdem wird die Abwesenheitsnotiz automatisch ausgeschaltet, sobald Du wieder zurück bist.
Ich setze die Zeitangabe übrigens immer mindestens einen Tag später. So verschaffe ich mir einen Puffer, um zunächst alle im Urlaub aufgelaufenen E-Mails abzuarbeiten.
Beachte auch die weiteren Optionen unter den Zeitangaben. Hier kannst Du jeweils noch einstellen, dass Outlook Deine Abwesenheit im Kalender blockt, Terminanfragen für den Zeitraum automatisch ablehnt und bereits geplante Besprechungen absagt.
Nachricht für Abwesenheitsnotiz eintragen
In dem Feld darunter kannst du nun den Text für Deine Abwesenheitsnotiz einfügen. Viele Anwender*innen verfassen einfach eine kurze Information darüber, dass sie gerade nicht erreichbar sind und zu einem späteren Zeitpunkt antworten. In Firmen und offiziellen Einrichtungen ist es auch oft üblich, in der Abwesenheitsnotiz einen anderen zuständigen Ansprechpartner für den Zeitraum anzugeben.
Beim Verfassen der Nachricht lassen sich die üblichen Formatierungen für Text auswählen. Du kannst über das Menü über dem Textfeld die Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe festlegen. Außerdem stehen zum Beispiel Aufzählungen, Links und Tabellen zur Verfügung, um die Automatische Nachricht zu gestalten.
Nach meiner Erfahrung fällt es vielen Anwendern aber leichter, die Abwesenheitsnotiz in einer E-Mail oder einem 👉🏻 Word-Dokument vorzubereiten, zu kopieren und dann hier in Outlook Online einzufügen. So lässt sich zum Beispiel auch Deine Signatur übernehmen.
Falls Du ein Business- oder Schulkonto von Microsoft 365 nutzt, kannst Du sogar zwei verschiedene Versionen Deiner Abwesenheitsnotiz eintragen: Eine für alle Personen innerhalb Deiner Organisation und eine für Absender von außerhalb – auf Wunsch auch nur an Kontakte in Deinem Outlook-Adressbuch.
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Die Einstellungen für Automatische Antworten werden übrigens dank Microsoft-Konto synchronisiert und gelten für alle Versionen von Outlook. Sie werden also auch in der mobilen App und in der Desktop-Version für Windows und Mac angezeigt.
Abwesenheitsnotiz einrichten in der Desktop-Version
Auf meinem PC gehört Microsoft Outlook zu den Programmen, die fast dauerhaft geöffnet sind. Der Vorteil ist, dass Du in der Software mehrere Postfächer parallel verwalten und jeweils auch eine eigene Abwesenheitsnotiz einrichten kannst.
Alle eingerichteten Microsoft– und Exchange-Konten Automatische Antworten auch dann, wenn Outlook gerade nicht geöffnet ist. Je nach E-Mail-Anbieter kann das anders sein.
Klicke links oben auf Datei. Wähle dann oben unter Kontoinformationen ein bereits eingerichtetes Benutzerkonto aus. Wenn Du nun auf die Schaltfläche Automatische Antworten klickst, öffnet Outlook ein neues Fenster.
Hier findest Du alle Einstellungen wieder, die Du schon aus der Web-App Outlook Online im Browser kennst (s. o.). Auch hier kannst Du einen Zeitraum für die Abwesenheitsnotiz angeben und im Textfeld die dazugehörige Nachricht hineinschreiben. Bei einem geschäftlichen Konto bietet Dir Outlook ebenfalls wieder an, Varianten für Personen innerhalb und außerhalb Deiner Organisation einzutragen.
Zusätzliche Regeln festlegen
Links unten findest Du eine weitere Schaltfläche mit der Aufschrift Regeln. Vielleicht kennst Du die Regeln in Outlook schon: Du kannst eingehende Nachrichten damit automatisch behandeln und sie zum Beispiel – je nach Absender oder Betreff – in bestimmte Ordner verschieben oder an bestimmte Personen weiterleiten. Die hier festgelegten Regeln gelten nur während Deiner Abwesenheit.
So nimmt Dir Outlook also etwas Arbeit im Postfach ab, während Du krank oder im Urlaub bist. Weniger wichtige Newsletter landen in dem Zeitraum zum Beispiel direkt im Papierkorb. Wichtige E-Mails vom Chef oder von der Schulleitung kannst du Dir automatisch an eine private Mail-Adresse senden lassen.
Automatische Antworten ausschalten
Wenn eine Abwesenheitsnotiz aktiv ist, findest Du oben im Programmfenster eine gelbe Leiste mit dem entsprechenden Hinweis. Über den vorhandenen Button kannst Du den Versand automatischer Antworten Deaktivieren.
Du kannst die Abwesenheitsnotiz aber auch in den Einstellungen von Outlook wieder ausschalten, also bei den Kontoinformationen unter Datei.
Welche Einstellungen kannst Du für Automatische Antworten empfehlen? Wie formulierst Du Deine Abwesenheitsnotiz in Outlook? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Blog-Artikel! Außerdem empfehle ich Dir meine Praxis-Tipps, um Deinen 👉🏻 Posteingang in Outlook auch darüber hinaus im Griff zu behalten …
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