OneNote: Seite per E-Mail senden [Anleitung für Outlook]

In OneNote gibt es die Funktion Seite per E-Mail senden. In wenigen Schritten kannst Du damit den Inhalt einer Notizbuchseite verschicken, zum Beispiel an Freunde, Bekannte und Kollegen. Das kann ein gelungenes Kochrezept, eine Liste mit Buchtipps, eine Briefvorlage für Kund*innen oder die Tagesordnung für eine anstehende Besprechung im Team sein.

Was Du beim Senden einer Seite als E-Mail beachten solltest, erfährst Du in dieser Anleitung. Mit den Grundfunktionen der digitalen Notizbücher bist Du hoffentlich schon vertraut. Schau Dir dafür auch gerne meine beliebten Handbücher für OneNote an.

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Seite per E-Mail senden in OneNote (Windows)

Die gute Nachricht: Du musst den Inhalt der Seite nicht umständlich in OneNote kopieren, zum E-Mail-Programm wechseln, dort eine neue Nachricht erstellen und den Inhalt dann aus der Zwischenablage einfügen. Diese vielen Handgriffe kannst Du Dir in Zukunft sparen.

Stattdessen wandelt OneNote die aktuelle Seite auf Wunsch direkt in eine E-Mail um, die Du dann direkt an einen oder mehrere Adressaten senden kannst.

Diese Funktion findest Du oben im Menüband auf der Registerkarte Start. Sie heißt dort passenderweise Seite per E-Mail senden. Alternativ klappt das auch über den Button Freigeben rechts oben und die dortige Option E-Mail-Kopie der Seite.

OneNote erstellt und öffnet dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit dem ausgewählten Seiteninhalt. Am besten funktioniert das natürlich mit Outlook, der bekannten E-Mail-Software von Microsoft.

Auf der folgenden Abbildung siehst Du die automatisch erstellte Nachricht. Auf Wunsch kannst Du den Text vor dem Absenden noch ändern und bearbeiten – unabhängig vom Inhalt der eigentlichen Seite in OneNote.

Wenn die Seite zusätzlich Fotos oder handschriftliche Notizen enthält, übernimmt OneNote auch diese in der Nachricht und macht eine Bilddatei daraus.

Die Bilddatei ist eventuell so groß, dass Du sie vor dem Versenden verkleinern solltest, entweder über die Anfasser an den Seiten oder oben im Menü der E-Mail auf der Registerkarte Bildformat.

Unten in der E-Mail wird automatisch der Zusatz »Erstellt mit OneNote« eingefügt, den Du hier einfach löschen kannst. Wenn Du auf diesen Werbetext grundsätzlich verzichten möchtest, lässt sich das in den Optionen unter Erweitert ändern.

Trage zuletzt oben im Feld An die Adressen aller gewünschten Empfänger*innen oder eines Mail-Verteilers Eurer Firma oder Einrichtung ein und klicke auf Senden zum Abschicken der Nachricht.

Weil es in Schulungen oft gefragt wird: Du verschickst mit dieser Methode immer den aktuellen Stand der Notizbuchseite. Spätere Änderungen an dem Inhalt haben keinen Einfluss mehr auf bereits versendete E-Mails.

Seite per E-Mail senden mit iPad und Android

Auch die OneNote-Apps für iPad und Android bieten Dir die Möglichkeit, die Kopie einer Seite direkt per E-Mail zu versenden, und zwar über die Schaltfläche Teilen.

Wenn Du das Icon rechts oben antippst, findest Du ganz unten – ein wenig unscheinbar – die Funktion Kopie der Seite senden. Tippe darauf und wähle dann Deine bevorzugte Mail-App aus.

Sofort erstellt OneNote eine neue E-Mail für Dich. Wenn Du Outlook als Mail-App auf dem iPad nutzt, sieht die erstellte Nachricht vermutlich so aus wie auf der folgenden Abbildung:

Die Notizbuch-Seite wird dabei in eine PDF-Datei umgewandelt und als Anhang eingefügt – anders als auf dem PC. Du kannst den Inhalt hier also vor dem Absenden nicht mehr bearbeiten.

Jetzt musst Du noch den oder die Adressaten sowie einen passenden Betreff eingeben. Bei Bedarf kannst Du einen Nachrichtentext hinzufügen, bevor Du die E-Mail wie üblich verschickst.

Viele weitere Tipps und Beispiele für die Zusammenarbeit im Team findest Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote – wahlweise als Taschenbuch oder als E-Book im PDF-Format.