Outlook mit Copilot: E-Mail schreiben und beantworten mit KI

Die Integration von Microsoft Copilot in Outlook liegt natürlich nahe: Die KI kann zum Beispiel E-Mails schreiben und beantworten. Du kannst Dir den Inhalt von Nachrichten im Postfach zusammenfassen lassen. Außerdem hilft Dir der KI-Assistent mit persönlichem Feedback dabei, Deine E-Mail verständlicher und freundlicher zu formulieren.

In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du Copilot in Outlook nutzen kannst. Ich setze hier voraus, dass Du mit der Software grundsätzlich vertraut bist. Schaue Dir auch meine Übersicht mit weiteren Tipps für Microsoft Outlook an.

Voraussetzungen für Copilot in Microsoft Outlook

Um Copilot direkt in Outlook und den anderen Office-Programmen nutzen zu können, benötigst Du eine zusätzliche Lizenz für Microsoft 365. Die gibt es sowohl für Business- und Schulkonten als auch für persönliche Benutzerkonten (Copilot Pro).

Mit einer entsprechenden Lizenz erscheinen die KI-Funktionen dann zum einen in der Web-App Outlook Online im Browser. Zum anderen ist Copilot in die neue Version des PC-Programms integriert, aktuell noch bekannt als das neue Outlook für Windows. Die Funktionalität ist in beiden Benutzeroberflächen nahezu gleich.

Das neue Outlook soll demnächst die langjährige Desktop-Version ablösen. Darin sind die folgenden Möglichkeiten von Copilot bislang nur zum Teil integriert, laut Gerüchteküche aber in Kürze doch noch zu erwarten.

Inhalt einer E-Mail zusammenfassen

Diese Funktion ist hilfreich, wenn Du eine umfangreiche E-Mail erhältst oder einen längeren Nachrichtenverlauf rekapitulieren möchtest. Dann kann Copilot den Inhalt der E-Mail und die bisherige Kommunikation für Dich zusammenfassen.

1. Wähle die Nachricht im Posteingang aus. Unter dem Betreff erscheint der Hinweis Zusammenfassung durch Copilot (s. Abbildung oben).

2. Wenn Du auf diesen Hinweis klickst, nimmt sich die KI die E-Mail vor und generiert eine Inhaltsangabe. Das kann je nach Länge der Nachricht ein paar Sekunden dauern.

3. Danach erscheint die Zusammenfassung in einfacher Textform. Nach Möglichkeit hebt Copilot hervor, wer im Verlauf der Kommunikation welche Aussage geschrieben hat.

Klicke auf das Kreuz rechts oben, um die Inhaltsangabe auszublenden. Mit den Daumen rechts unten kannst Du das Ergebnis bewerten und so Microsoft ein Feedback geben.

Beachte auch den wichtigen Hinweis unter der Zusammenfassung: „KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.“ – Verlasse Dich also auch hier niemals blind auf das, was Copilot ausspuckt.

Entwurf für E-Mail von Copilot erstellen lassen

Das ist wohl die spannendste Möglichkeit, Copilot in Outlook zu nutzen: Die KI kann für Dich neue E-Mails verfassen und Nachrichten im Postfach beantworten. Die Texte sind immer nur vorformulierte Entwürfe. Sie werden nicht ohne Deine manuelle Bestätigung versendet. Du kannst generierte Nachrichten natürlich auch vorher bearbeiten.

Outlook macht Dir den Einsatz der KI so einfach wie möglich. Unter einer E-Mail im Postfach zeigt Copilot bereits mögliche Vorschläge für Deine Antwort an. Die sind oft schon erstaunlich sinnvoll.

Alternativ findest Du oben im Menüband der geöffneten Nachricht eine Schaltfläche für den KI-Assistenten. Klicke darauf, um einen Entwurf mit Copilot zu verfassen.

Innerhalb der Nachricht erscheint ein Eingabefeld. Das erinnert Dich vielleicht an die Integration von Copilot in Microsoft Word. Hier kannst Du einen sogenannten Prompt eingeben, also eine Eingabeaufforderung an die KI.

Wenn es um eine schnelle Antwort geht, reichen meist ein paar Stichwörter. Für eine längere E-Mail solltest Du natürlich ausführlichere Anweisungen schreiben und Copilot mehr Infos zum gewünschten Inhalt zur Verfügung stellen.

Tonfall und Länge der E-Mail anpassen

Beachte auch noch die Möglichkeiten zum Anpassen der Nachricht. Klicke dafür rechts unten im Eingabefeld auf das Icon für die Optionen.

• Du kannst Copilot hier darum bitten, die E-Mail in einem bestimmten Tonfall zu formulieren. Berufliche Kommunikation soll ja meist Formell klingen. Unter Freunden und Kolleg*innen sind umgangssprachliche Nachrichten üblich.

• Du hast auch Einfluss auf die Länge der Nachricht. Outlook bietet hier die etwas nichtssagenden Optionen Kurz, Mittel und Lang an.

Klicke dann auf Generieren. In wenigen Sekunden formuliert Copilot eine passende Antwort für Dich vor.

Entwurf von Copilot übernehmen oder anpassen

Du siehst unter dem Entwurf nun mehrere Optionen, die im Grunde selbsterklärend sind:

• Du kannst den Text verbessern, indem Du konkrete Änderungswünsche eingibst.

• Du kannst die generierte Antwort Beibehalten. Der Text wird dann in die aktuell geöffnete E-Mail übernommen.

• Klicke auf Verwerfen, wenn Du den Vorschlag der KI so nicht gebrauchen kannst. Vielleicht ist der Entwurf zumindest als Inspiration eine Hilfe.

• Ein Klick auf Neu generieren bitte Copilot darum, Dir einen anderen Vorschlag zu erstellen.

Zweifelsohne kannst Du mithilfe der KI in Outlook viel Arbeit und Zeit sparen. Die Qualität der Antworten steht und fällt aber immer auch mit Deiner Anweisung. Schau Dir dazu auch meine Tipps für bessere KI-Prompts an.

Coaching von Copilot für bessere E-Mails

Vielleicht hast Du es auf der Abbildung oben schon gesehen: Hinter der Schaltfläche im Menüband steckt noch die Funktion Coaching von Copilot. Damit kannst Du Dir ein persönliches Feedback zu Deinen selbst formulierten E-Mails geben lassen.

Voraussetzung dafür ist, dass Du schon eine Nachricht mit mindestens 100 Zeichen geschrieben. Wähle dann Coaching von Copilot aus und schaue Dir die Verbesserungsvorschläge der KI im Einzelnen an.

Du erhältst hier erstaunlich konkrete Rückmeldungen zu Deiner bisherigen E-Mail – sortiert in drei Kategorien:

• Stil
• Leserstimmung
• Klarheit

Dabei macht Dir Copilot immer auch Vorschläge für bessere Formulierungen in Deinem Text. Die Anregungen sind natürlich unverbindlich, vielleicht auch nur ein bedenkenswerter Impuls für Dich, bevor Du die Nachricht abschickst.

Übrigens: Das Coaching hat es bereits in die noch aktuelle Desktop-Version für Windows geschafft. Du findest die Funktion oben im Menüband von Outlook unter Nachricht.

Copilot in Outlook – hilfreich, aber ausbaufähig!

Das möchte ich auch hier betonen: Copilot ist ein digitaler Assistent, der Dich bei Deiner Arbeit unterstützt. Die Ergebnisse der KI sind selten perfekt und müssen in der Regel noch bearbeitet und angepasst werden.

Außerdem ist die Technologie noch vergleichsweise jung. Die Entwickler arbeiten kontinuierlich daran, die automatisch generierten Antworten zu verbessern und weitere Funktionen in die Software einzubauen. Ich bin jedenfalls gespannt, was sich Microsoft für Outlook noch einfallen lassen wird.

Ein paar Möglichkeiten vermisse ich aktuell noch. Vielleicht sind sie ja sogar schon in Arbeit:

• Bislang kann die KI in Outlook nur Texte verfassen. Obwohl Copilot grundsätzlich auch Bilder generieren kann, klappt das innerhalb einer Nachricht noch nicht.

• Die KI-Funktionen in Outlook betreffen bislang offenbar nur E-Mails. Das Programm steht aber ja auch für die Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben. Dort habe ich bislang noch keinen Copilot entdeckt.

• Dann gibt es noch eine ärgerliche Einschränkung. Wie die meisten nutze auch ich mehrere E-Mail-Adressen, zum Beispiel um berufliche und private Kommunikation zu trennen. Copilot lässt sich aber offenbar immer nur in dem Benutzerkonto nutzen, das mit der kostenpflichtigen Lizenz verknüpft ist. Wer für den KI-Assistenten zusätzlich zahlt, wird hier wohl besonders enttäuscht sein.

Hast Du beim Ausprobieren noch weitere Funktionen entdeckt? Für welche Aufgaben nutzt Du Copilot in Outlook? Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen mit dem KI-Assistenten – gerne als Kommentar unter diesem Beitrag!