Der neue KI-Assistent Copilot hält Einzug in Microsoft Word. Die Integration in die Textverarbeitung gefällt mir bislang am besten. In Word spielt Copilot seine Stärken aus: Die KI unterstützt Dich beim Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie bei der Recherche von Informationen – direkt im Programmfenster.
In dieser Anleitung zeige ich Dir, wie der Copilot in Word funktioniert und was ich bei der Bedienung nach meinem Test noch vermisse.
Um die KI-Funktionen in Microsoft 365 nutzen zu können, benötigst Du zusätzlich eine kostenpflichtige Lizenz. Der Copilot soll voraussichtlich ab Januar 2024 für alle Kunden verfügbar sein. Als Microsoft MVP nutze ich einen Test-Account und berichte hier unabhängig über meine Eindrücke.
Der Copilot steckt sowohl in der Web-App Word Online als auch im installierten PC-Programm für Windows. Ich setze hier voraus, dass Du mit den verschiedenen Versionen von Word vertraut und mit einem geeigneten Benutzerkonto für Microsoft 365 angemeldet bist. Außerdem benötigst Du für die Nutzung eine Internetverbindung.
Copilot in der Seitenleiste von Microsoft Word
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den Copilot in Word zu nutzen. Diese erste Option kennst Du vielleicht schon von anderen Windows-Programmen wie OneNote, Excel und PowerPoint.
Wie in den anderen Office-Apps findest Du auch im Menüband von Word eine Schaltfläche für Copilot, und zwar unter auf der Registerkarte Start ganz rechts. Ein Klick darauf öffnet rechts im Programmfenster eine Seitenleiste. Darin wird der Browser-basierte KI-Assistent geladen.
Unter der Begrüßung erscheint das übliche Eingabefeld, das Du vielleicht schon vom Copilot in Windows 11 oder in Microsoft Edge kennst. Darin kannst Du der KI nun Fragen und Aufgaben stellen – einfach in natürlicher Sprache, so wie Du eine andere Person fragen würdest.
- Dir fehlen noch Ideen, was Du hier ausprobieren könntest? Dann klicke mal auf das kleine Notizbuch-Icon, um Dir Vorschläge für mögliche Eingabeaufforderungen anzeigen zu lassen.
- Mit dem Mikrofon-Symbol startest Du eine Sprachaufnahme. Du kannst Dein Kommando dann einsprechen und sparst Dir das Tippen.
Zur Zeit dauert das Generieren von Texten offenbar etwas länger. Bei meinem Test schien Copilot gelegentlich ausgelastet zu sein. Irgendwann spuckt die KI dann doch ihre für Dich erstellte Antwort aus.
Den Textvorschlag oder die recherchierte Information kannst Du nun Kopieren und dann in das aktuelle Word-Dokument einfügen. Das direkte Übertragen der Antwort scheint Copilot bislang noch nicht anzubieten.
Hinweis für KI-Einsteiger
Wie viele KI-Assistenten greift auch Copilot auf gesammelte Daten sowie Informationen aus dem Internet zurück. So kannst Du Dich beim Recherchieren von Inhalten oder beim Verfassen von Texten unterstützen lassen.
Beachte aber immer den Hinweis unter den Antworten: „KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.“ – Du solltest Dich also niemals ohne Gegenprobe auf die zusammengestellten Angaben einer Künstlichen Intelligenz verlassen.
Von der Seitenleiste aus kannst Du auch Fragen zum gerade geöffneten Word-Dokument stellen und Dir zum Beispiel einen längeren Text zusammenfassen lassen. Copilot greift dann auf den Inhalt der Datei zu und versucht, Deine Anfrage wunschgemäß zu erfüllen.
Bei meinem Test konnte ich die KI allerdings nicht dazu bewegen, bestehende Inhalte im Dokument zu ändern, also zum Beispiel Formulierungen zu kürzen oder Formatierungen anzupassen. Copilot verweist bislang offenbar nur auf die dazugehörigen Funktionen im Menüband von Word.
Copilot direkt im Word-Dokument nutzen
Gelungener und spannender finde ich, dass man die KI auch innerhalb des Word-Dokuments um Unterstützung bitten kann.
Direkt auf der Seite erscheint ein kleines Copilot-Icon – jeweils links vor der aktuellen Zeile. Ein Klick darauf öffnet wieder ein Eingabefeld.
Beschreibe möglichst genau, welche Textart und Textlänge Du generieren lassen möchtest. Du kannst Copilot hier nicht nur inhaltliche Vorgaben machen, sondern Dir auch spezielle Formatierungen wie Listen und Aufzählungen wünschen. So entsteht in wenigen Sekunden ein ansehnliches Dokument.
Noch ist der Entwurf blau hinterlegt. Möchtest Du den erstellten Text Beibehalten, also in Dein Dokument übernehmen? Dann klicke auf die gleichnamige Schaltfläche unter den generierten Absätzen.
Das gefiel mir im Test besonders gut: Mit den weiteren Buttons kannst Du den Entwurf nicht nur neu erstellen oder löschen, sondern auch konkrete Änderungen anfordern. Auf Wunsch bessert Copilot nach, bis Du mit dem Text zufrieden bist.
Außerdem kannst Du im Eingabefeld Auf eine Datei verweisen, zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation oder eine Excel-Tabelle. Der KI-Assistent nimmt das ausgewählte Dokument dann als Grundlage für Deinen Befehl, analysiert seinen Inhalt und kann passend dazu dann einen neuen Entwurf erstellen.
Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Dateien in Deinem OneDrive gespeichert sind, also im Cloud-Speicher Deines Benutzerkontos. Nur dann kannst Du die Elemente hier als Verweis angeben.
Praktische Integration: Copilot in Word – sinnvoll gelöst!
Das habe ich oben schon vorweggenommen: Die Integration von Copilot in Microsoft Word gefällt mir ziemlich gut – auch im Vergleich zu den anderen Office-Apps.
Dass der KI-Assistent hier direkt im Dokument erscheint und das Feilen an Entwürfen erlaubt, finde ich im Alltag wirklich praktisch. So kann man sich in Zukunft ein weiteres geöffnetes Browser-Fenster zum Generieren von KI-Texten mit ChatGPT oder Bing sparen.
Ich kann mir auch gut vorstellen, dass man beim Ändern von Formatierungen viel Zeit sparen kann, wenn man einfach die KI darum bittet. So eine spezifische Integration von Copilot hätte ich mir auch in OneNote gewünscht, wurde aber bislang enttäuscht.
Die Seitenleiste dagegen fühlt sich limitiert an – vor allem weil das direkte Bearbeiten eines Dokuments von hier aus noch nicht klappt. Mir ist bewusst, dass Microsoft kontinuierlich an seinem Copilot arbeitet. Hier fehlt mir aber der spürbare Mehrwert gegenüber der Integration in Windows 11, die ebenfalls Browser-basiert und vor allem kostenlos verfügbar ist.
Ich habe beim Testen auch einige naheliegende Funktionen vermisst, bei denen der Copilot aktuell noch passen muss. Die KI konnte zum Beispiel weder ein passendes Bild einfügen noch meinen bestehenden Text in Spalten setzen. Hat Microsoft sein aktuelles Vorzeigeprojekt mal wieder unfertig und zu früh veröffentlicht?
In dem folgenden Video kannst Du Dir jetzt auch anschauen, wie Copilot in Microsoft Word integriert ist und in Echtzeit funktioniert.
Nach Möglichkeit werde ich diesen Test in regelmäßigen Abständen wiederholen und aktualisieren. Natürlich interessieren mich auch Deine Erfahrungen mit dem Copilot in Word: Welche Befehle erleichtern Dir die Arbeit an Dokumenten? Welche Funktionen vermisst Du? Ich bin gespannt auf Deinen Kommentar unter diesem Beitrag!
