Copilot in Word: Anleitung für KI-Funktionen

Schon früh hat Copilot Einzug in Microsoft Word gehalten, das wohl bekannteste Office-Programm der Welt. Bei der Arbeit an Texten kann die KI ihre Stärken voll ausspielen – sowohl in der Web-App Word Online als auch im installierten PC-Programm für Windows.

Copilot unterstützt Dich in Word beim Erstellen und Bearbeiten von Inhalten sowie bei der Recherche von Informationen – nicht nur von der Randleiste aus, sondern auch direkt innerhalb des Dokuments.

Die Umsetzung finde ich ziemlich gelungen. Im Vergleich zu den anderen Office-Anwendungen gefällt mir die Integration von Copilot in die Textverarbeitung am besten.

Um die KI-Funktionen innerhalb von Microsoft Word und den anderen Office-Apps nutzen zu können, benötigst Du ein Benutzerkonto für Microsoft 365 und zusätzlich eine kostenpflichtige Lizenz für Copilot.

Neues Word-Dokument mit Copilot erstellen

Wenn Du Word öffnest und eine neue Datei erstellst, erscheinen über der Seite mehrere Vorschläge für den Einstieg sowie das Eingabefeld für Deinen ersten Prompt.

Copilot-Optionen für neues Dokument in Word Online
Copilot-Optionen für neues Word-Dokument

Copilot kann eine bestehende Datei in der Cloud auslesen und deren Inhalt als Grundlage nehmen. Alternativ kannst Du in Deinem Prompt um einen komplett neu generierten Text bitten.

In der Web-App Word Online schlägt Copilot während der Eingabe vor, wie Du den Prompt noch um weitere Hinweise ergänzen könntest. Drücke die [Tab]-Taste (Tabulator) auf Deiner Tastatur, um den Vorschlag zu übernehmen.

Eingabefeld mit Vorschlag für weiteren Prompt
Eingabefeld mit Vorschlag für weiteren Prompt

Neben inhaltlichen Vorgaben solltest Du auch an konkrete Angaben zu Textart und Textlänge denken. Außerdem kannst Du Dir hier in Word spezielle Formatierungen wie Überschriften, Absätze, Listen und Aufzählungen wünschen.

Inhalt aus der Cloud hinzufügen

Die Büroklammer im Eingabefeld kennst Du sicher schon vom Chatbot auf der Webseite. Du kannst eine Datei zu Deinem Prompt hochladen oder auf ein Element in der Cloud verweisen, zum Beispiel auf ein anderes Office-Dokument, auf eine E-Mail in Deinem Postfach oder auf eine Online-Besprechung aus Microsoft Teams.

Nutze im Zweifel das Suchfeld, um die gewünschte Datei zu finden. Copilot analysiert diesen Anhang dann und bezieht dessen Inhalt in seinen Entwurf ein.

auf Inhalt in der Cloud verweisen
auf Inhalt in der Cloud verweisen

Sobald Du den Prompt absendest, entsteht in wenigen Sekunden und vor Deinen Augen ein ansehnliches Dokument in der gewünschten Struktur.

KI-generiertes Word-Dokument
KI-generiertes Word-Dokument
  • Zunächst ist der Entwurf noch blau hinterlegt. Möchtest Du den KI-generierten Text Beibehalten, also in Dein aktuell geöffnetes Dokument übernehmen? Dann klicke auf die gleichnamige Schaltfläche unter dem Entwurf.
  • Das Icon daneben mit den beiden Pfeilen generiert einen neuen Vorschlag.
  • Ein Klick auf den Papierkorb löscht den Vorschlag.
  • Im Eingabefeld auf der rechten Seite kannst Du Copilot um konkrete Nachbesserungen bitten, bis Du mit dem Text zufrieden bist.

Natürlich kannst Du den Text danach noch selbst bearbeiten und anpassen. Dafür stehen alle in Word vorhandenen Funktionen bereit.

Wenn Du Dein Dokument in der Cloud speicherst und zu einem späteren Zeitpunkt in der Web-App im Browser oder im PC-Programm öffnest, erscheint über der ersten Seite automatisch eine Zusammenfassung des Inhalts, deren Länge Copilot anpasst.

automatische Zusammenfassung in Word Online
automatische Zusammenfassung in Word Online

Copilot-Logo im Word-Dokument

Während Du an einem Word-Dokument arbeitest und zum Beispiel Texte tippst, erscheint direkt auf der Seite ein kleines Copilot-Icon – immer jeweils links vor der aktuellen Zeile. Ein Klick auf das Logo öffnet verschiedene Funktionen, die sich je nach Version von Word unterschieden.

Word Online

In der Web-App Word Online erscheint ein kleines Fenster. Oben in der Zeile kannst Du einen weiteren Prompt eingeben, also Copilot um weiteren Text bitten.

Hilfreich finde ich die Option »Schreibvorgang fortsetzen« darunter. Die KI schaut sich dann den vorhandenen Inhalt an und versucht, den Text eigenständig weiterzuschreiben.

Menü zum Copilot-Icon in Word Online
Menü zum Copilot-Icon in Word Online

Wenn Du Schreiben von Vorschlägen wählst, gibt Copilot ein persönliches Feedback zu Deinem Text und zeigt Dir konkrete Anregungen für inhaltliche Verbesserungen, vielleicht auch präzisere Formulierungen.

Schreiben von Vorschlägen in Word
Schreiben von Vorschlägen in Word

Blättere die Vorschläge der KI einfach mal durch und überlege Dir, ob sie eine Bereicherung für Dein Dokument sein können.

Der Eintrag Einfügen einer Zusammenfassung ist wohl selbsterklärend. Die letzte Option ganz unten heißt »Chat mit Copilot«. Sie öffnet einfach den Chatbot in der Randleiste auf der rechten Seite – genau wie die bereits erwähnte Schaltfläche oben im Menüband unter Start.

Wenn eine vorhandene Textpassage im Dokument markiert ist und Du dann auf das Copilot-Icon klickst, enthält das kleine Fenster noch andere Funktionen:

  • Automatisch umschreiben – Der ausgewählte Text wird umformuliert und im besten Fall stilistisch verbessert.
  • Kürzen – Der markierte Text wird nach Möglichkeit gerafft, ohne den Inhalt zu verändern, vielleicht durch kürzere Wörter und einfachere Satzkonstruktionen.
  • FormalisierenCopilot macht Vorschläge, wie Dein Text professioneller wirken könnte. Umgangssprachliche Formulierungen werden formeller und neutraler.
  • Als Tabelle visualisieren – Aus einem kompakten Fließtext wird eine Tabelle mit Zeilen und Spalten. Die KI bemüht sich, den beschriebenen Inhalt übersichtlich und sinnvoll aufzuteilen.

Beim Einfügen von Text aus dem Zwischenspeicher erscheint zudem der Hinweis Einfügen mit Copilot. Im dazugehörigen Kontextmenü kannst Du diese Optionen ebenfalls direkt anwenden.

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Word für Windows und iPad

Aktuell haben das PC-Programm für Windows und die iPad-App für Word noch das Nachsehen, weil sie weniger Möglichkeiten anbieten.

Wenn Du hier im Text jeweils auf das kleine Copilot-Icon im Text klickst, öffnet sich nur das übliche Eingabefeld auf der Seite und wartet auf Deine nächste Anweisung.

Word auf dem iPad mit Copilot
Word auf dem iPad mit Copilot

Auf dem PC erscheint immerhin noch die Option Schreibvorgang fortsetzen. Falls Du vorher eine Textpassage im Dokument markiert hast, stehen zudem die beiden Optionen Automatisches Umschreiben und Als Tabelle visualisieren zur Verfügung.

Chatbot in Word

In allen Versionen von Word kannst Du den Chatbot auch darüber hinaus befragen, ohne dafür eigens ein Browser-Fenster oder eine weitere App zu öffnen.

  • In der Web-App Word Online und im PC-Programm öffnest Du ihn per Copilot-Button oben im Menüband unter Start. Der Chatbot zeigt sich dann in der Randleiste auf der rechten Seite.
  • Auf mobilen Geräten nutzt Du am besten die App Microsoft 365 Copilot, um Word-Dokumente zu öffnen und zu bearbeiten. Mit passender Lizenz erscheint das Copilot-Icon dann oben in der Titelleiste. Wenn Du es antippst, steht der Chatbot auf Deinem Smartphone oder Tablet zur Verfügung.

Unter der persönlichen Begrüßung findest Du wie üblich ein paar Vorschläge für erste Anweisungen. Ganz unten sitzt das Eingabefeld für Deinen Prompt. Stelle der KI wie üblich eine Frage oder Aufgabe.

Antwort von Copilot in Word einfügen
Antwort von Copilot in Word einfügen

Unter der generierten Antwort erscheint die Schaltfläche Einfügen. Damit kannst Du den Text direkt in die geöffnete Word-Datei übernehmen. So sparst Du Dir das umständliche Hin-und-her-kopieren.

Von der Randleiste aus kannst Du Fragen zum nebenstehenden Dokument stellen und Dir zum Beispiel den Inhalt zusammenfassen lassen.

aktuelles Dokument mit geöffnetem Chatbot in Word
aktuelles Dokument mit geöffnetem Chatbot in Word

Bitte den Chatbot auch gerne darum, Formulierungen zu kürzen, Formatierungen anzupassen und passende Bilder einzufügen.

Microsoft erweitert den Umfang der verfügbaren Aktionen kontinuierlich. Probiere deshalb unbedingt selbst aus, ob Copilot Deine bevorzugten Funktionen in Word schon versteht und umsetzen kann.

Weitere Funktionen im Eingabefeld

Unten im Eingabefeld verbergen sich weitere Funktionen, die Du so oder ähnlich schon von der Web-App kennst. Die ersten vier stecken hinter dem Pluszeichen:

  • Anfügen – Verweise in Deinem Prompt auf ein Element in der Cloud.
  • Prompts anzeigen – Öffne die Copilot-Promptsammlung mit Vorschlägen von Microsoft sowie Deinen selbst gespeicherten Eingabeaufforderungen.
  • Bild hinzufügen – Nutze die Bilderkennung, indem Du ein Foto oder eine Grafik bereitstellst und es von der KI analysieren lässt.
  • Fragen Sie einen Agent. – Beziehe einen Deiner vorkonfigurierten Chatbots in den Prompt ein und bitte den Agent um Unterstützung.
Optionen im Eingabefeld
Optionen im Eingabefeld

Zwei weitere Symbole siehst Du rechts unten im Eingabefeld:

  • Mit dem Schalter hinter der kleinen Weltkugel kannst Du Copilot erlauben oder verbieten, für seine Antworten auf Webinhalte zuzugreifen.
  • Das Mikrofon-Symbol aktiviert die Spracherkennung. Du kannst Deinen Prompt einsprechen und sparst Dir das Tippen. Den erkannten Befehl musst Du dann nur noch manuell absenden.

Die kleine Sprechblase mit dem Pluszeichen rechts oben beginnt einen Neuen Chat zu einem anderen Thema. Wenn Du links oben neben dem Schriftzug Copilot auf die drei kurzen Linien klickst, kannst Du einen Agent auswählen.

Die Schaltfläche ganz unten führt zum Chatverlauf. Hier kannst Du frühere Unterhaltungen mit dem Chatbot nochmal aufrufen oder sie über das Papierkorb-Icon einzeln löschen.

Copilot-Chats in Word
Copilot-Chats in Word

Der Hinweis »Gesamten Copilot-Verlauf löschen« öffnet den Internetbrowser und zeigt die dazugehörigen Einstellungen innerhalb Deines Benutzerkontos an. Hier auf der Seite kannst Du mit nur zwei Handgriffen alle bisherigen Aktivitäten in Verbindung mit Copilot löschen.

Copilot-Aktivitätsverlauf in Microsoft 365 löschen
Copilot-Aktivitätsverlauf in Microsoft 365 löschen

Das gilt dann – wie unter dem angezeigten Link beschrieben – nicht nur für Word, sondern für alle Anwendungen in Microsoft 365.

Auch in den anderen Office-Programmen stecken mittlerweile viele hilfreiche KI-Funktionen. Ich zeige sie Dir in meinem aktuellen Handbuch “Microsoft Copilot für Einsteiger”. Du kannst es jetzt als Taschenbuch oder als E-Book bestellen.

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