Viele Menschen haben Word als Bestandteil von Microsoft Office kennengelernt. Mittlerweile gehört die Software zum Angebot Microsoft 365 (Education).
Mit einer passenden Lizenz kannst Du die Software auf nahezu allen Geräten nutzen – als Web-App im Browser, als Desktop-Version auf dem PC sowie als App für mobile Geräte wie Tablet und Smartphone. Die verschiedenen Versionen von Microsoft Word mit ihren jeweiligen Eigenheiten stelle ich Dir in diesem Beitrag nacheinander vor.
Ich setze hier voraus, dass Du ein Benutzerkonto zur Verfügung hast, mit dem Du Word nutzen darfst. Falls Du als Lehrkraft keine Lizenz von Deiner Schule gestellt bekommst, kannst Du alternativ über ein eigenes Abonnement von Microsoft 365 nachdenken und viele Anwendungen dann auch privat verwenden. Mit einer passenden Lizenz können Lehrer*innen und Schüler*innen zum Beispiel auch die Tabellenkalkulation Excel, die Notizbuch-App OneNote sowie PowerPoint zum Erstellen von Präsentationen nutzen.
Word Online: Web-App in Microsoft 365
Wir schauen uns zunächst die Web-App an, die Lehrer*innen mit jeder Lizenz für Microsoft 365 nutzen können.
Das Arbeiten im Internetbrowser ist für Dich vielleicht noch gewöhnungsbedürftig. Die Anwendung ist nicht auf Deinem Gerät installiert. Stattdessen öffnest Du die Benutzeroberfläche im Internetbrowser.
Du brauchst also eine verlässliche Online-Verbindung und bearbeitest bevorzugt Dateien, die in der Cloud OneDrive gespeichert sind. Dafür kannst Du die Web-App an jedem Ort und auf jedem Gerät nutzen – unabhängig vom Betriebssystem.
Web-App im Browser öffnen
Öffne Deinen bevorzugten Browser und gib die folgende Adresse ein:
Auf dieser Seite kannst Du Dich mit Deinem Benutzerkonto anmelden. Du gelangst dann zum Online-Portal mit allen verfügbaren Anwendungen. Über das App-Menü oben links kannst Du Word aufrufen. Der Browser öffnet die Benutzeroberfläche in einer neuen Registerkarte.
Von der Startseite aus kannst Du eine neue Datei erstellen oder ein vorhandenes Dokument öffnen, sofern es in der Cloud OneDrive gespeichert ist. Auch Vorlagen für verschiedene Zwecke stehen in der Online-Version von Word zur Verfügung.
Ein neues leeres Dokument entspricht zunächst einer weißen Papierseite im bei uns üblichen Format DIN A4. Das Blatt wird mittig im Browserfenster angezeigt. Du kannst theoretisch sofort lostippen. An der Position des blinkenden Text-Cursors erscheint der eingegebene Text am Stück.
Übrigens: Wenn Du die Web-Apps aufrufst, kannst Du den Internetbrowser vorübergehend in den Vollbildmodus umschalten und Dich so besser auf die Arbeit an Deinen Dokumenten konzentrieren.
Im Browser Microsoft Edge blendet die Funktionstaste F11 die Adresszeile, die Favoritenleiste und die Statusanzeige am unteren Bildschirmrand aus. Du siehst nur die aktuelle Internetseite auf dem Monitor, in diesem Fall eben die Benutzeroberfläche von Word Online. So fühlt sich die Arbeit mit der Web-App fast so an wie mit der installierten PC-Version.
Drücke nochmal die Taste F11, um den Vollbildmodus wieder zu beenden.
Menüband von Word Online anpassen
Das Menüband über der Seite enthält die wichtigsten Funktionen, um den Text zu formatieren, um weitere Inhalte einzufügen und um das Layout anzupassen. Die Funktionen sind auf mehrere Reiter verteilt – von Einfügen über Layout bis Ansicht.
In der Standardansicht erscheint das Menüband in einer schmalen, vereinfachten Version. Die Leiste nimmt im Browser wenig Raum ein und lässt sich gut mit dem Finger oder per digitalem Stift bedienen.
Wenn Du mit der Maus über ein Symbol fährst, wird eine sogenannte Quick-Info angezeigt, die die jeweilige Aktion erklärt.
Du kannst aber auch zum Klassischen Menüband wechseln, das mehr Funktionen enthält. Klicke dafür auf den kleinen Pfeil ganz rechts und wechsle dort die Ansicht. Die Menüband wird dann nach unten aufgeklappt und ähnelt dadurch der PC-Version für Windows.
Das klappt übrigens nicht nur in Word Online, sondern auch bei anderen Web-Apps der Office-Familie sowie in Microsoft OneNote als Desktop-Programm.
Dateien speichern und verwalten in Word Online
Änderungen am Inhalt werden automatisch erkannt und gespeichert. Das erkennst Du an dem Wolken-Symbol mit dem grünen Haken – oben in der Titelleiste. Dort kannst Du auch den Dateinamen ändern und den genauen Speicherort innerhalb der Cloud OneDrive ermitteln.
Neue Word-Dokumente werden in der Regel mit der Dateiendung .docx gespeichert. Das siehst Du hier auf Anhieb nicht. Microsoft möchte Dir die Arbeit mit Word Online so einfach wie möglich machen und kümmert sich um solche technischen Besonderheiten im Hintergrund für Dich.
Weitere Funktionen zum Verwalten von Dokumenten erscheinen, wenn Du links oben auf Datei klickst und damit ein weiteres Menü aufklappst. Dort kannst Du das aktuell geöffnete Dokument u. a. für andere Personen freigeben, drucken oder in einen anderen Ordner verschieben.
In den Online-Versionen von PowerPoint und Excel sieht das Datei-Menü übrigens ähnlich aus.
Dokument bearbeiten in Word Online
Um einfache Inhalte zu erstellen oder Passagen kurz zu bearbeiten, reicht die Web-App meist aus. Bei Text mit aufwändigem Layout und integrierten Mediendateien empfehle ich Dir aber das umfangreichere PC-Programm. Das Bearbeiten läuft darin spürbar flüssiger als im Browser. Die wichtigsten Funktionen zeige ich Dir in meiner Anleitung „Word für Lehrer“, die Du als Taschenbuch oder E-Book bestellen kannst.
Ein online geöffnetes Dokument kannst Du übrigens direkt an die installierte Software weitergeben und dort weiterarbeiten. Klicke rechts oben im Menü auf Bearbeiten und dann auf In der Desktopversion öffnen. Sofort startet Word lokal auf dem PC und zeigt die gewünschte Datei an.
Microsoft Word für Windows und Mac
Die meisten Anwender*innen nutzen Word wohl direkt als Programm auf dem Windows-PC bzw. auf dem Mac. Das ist nun mal die populärste und flexibelste Version der Textverarbeitung mit den meisten Funktionen. Sie lässt sich auch offline verwenden, also ohne Internetverbindung. Du hast außerdem die Wahl, ob Du Dateien lokal auf der Festplatte oder in der Cloud speichern willst.
Stelle sicher, dass Du in der Office-Software mit Deinem Benutzerkonto angemeldet bist. Dank Verbindung zu OneDrive werden alle Veränderungen am Dokument auch hier automatisch gesichert. Du verlierst also keine Zwischenstände, nur weil Du mal versehentlich das Speichern vergessen hast.
Microsoft 365: Office-Programme auf Windows-PC inst...
Beachte dafür auch die Anzeige in der Titelleiste links oben – so wie in den anderen Office-Programmen. Wenn Du auf den angezeigten Dateinamen klickst, siehst Du zudem den Versionsverlauf, über den Du später vorherige Zwischenstände aufrufen und wiederherstellen kannst.
Optionen in der PC-Version
Die Benutzeroberfläche und Funktionsweise der PC-Version lässt sich teilweise an Deine Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu erst auf Datei und dann ganz unten auf Optionen. Am besten machst Du Dich bei Gelegenheit mal mit den möglichen Einstellungen vertraut, die Du in dem neu geöffneten Fenster siehst.
Microsoft Word als App für mobile Geräte
Vielleicht hast Du Word schon auf Deinem Tablet oder Smartphone installiert. Stattdessen empfehle ich Dir hier nochmal die App Microsoft 365 (Office), die sowohl fürs mobile Betriebssystem Android als auch für die Hardware-Familie von Apple verfügbar ist.
Diese App vereint die Office-Tools Word, Excel und PowerPoint in einer gemeinsamen Anwendung. So kannst Du verschiedene Dokumente an einem Ort aufrufen, erstellen und unterwegs bearbeiten.
Auch in der App gilt: Du kannst Dokumente vorrangig und am einfachsten öffnen, wenn sie in der Cloud OneDrive gespeichert sind. Einzelne Dateien lassen sich darin aber auch offline halten, also lokal auf Deinem mobilen Gerät. So kannst Du die Dateien selbst dann aufrufen, wenn Du gerade mal keine Internetverbindung zur Verfügung hast. Das Prinzip kennst Du vielleicht schon aus der OneDrive-App.
Word auf dem Smartphone
Wenn Du eine Word-Datei auf dem Smartphone öffnest, siehst Du das Dokument zunächst in einer mobilen Ansicht. Die Ansicht ist optimiert für die Lesbarkeit auf kleinen Displays und verzichtet möglichst auf Layout-Vorgaben wie Kopfzeilen, Spalten und Abstände.
Zum Bearbeiten der Datei tippst Du auf das Stiftsymbol mit der Beschriftung Bearbeiten. Erst dann siehst Du den Textcursor im Dokument, die Touch-Tastatur Deines Geräts unten sowie eine schmale Menüleiste darüber.
In dieser Zeile sind die wichtigsten Funktionen abgelegt. Wische auf der Menüleiste zur Seite, um alle Möglichkeiten im Menü zu entdecken – von der Schriftfarbe über nummerierte Listen bis hin zu Links, Bildern und Tabellen.
Den kompletten Funktionsumfang der App entdeckst Du, wenn Du ganz rechts in der Leiste auf den kleinen Pfeil nach oben tippst und so das komplette Menü öffnest. Die Menüpunkte entsprechen den Registerkarten in der Web-App und dem PC-Programm. Die Funktionen sind auf mehrere Abschnitte verteilt, die Du über das Feld Start auswählst.
Wenn Du mit der Bearbeitung des Dokuments fertig bist, verlässt Du die Datei über die Zurück-Taste auf Deinem Smartphone bzw. über einen sichtbaren Pfeil auf Deinem Tablet. Inhaltliche Änderungen werden dann automatisch gespeichert und wie oben erwähnt mit der Cloud synchronisiert. Du solltest also auf jedem Gerät jederzeit an ein und demselben Zwischenstand weiterarbeiten können.
Wie Du nun anschauliche Dokumente erstellst und beim Verfassen von Texten und Layouts viel Arbeit und Zeit sparst, erfährst Du in meiner Schnell-Start-Anleitung „Word für Lehrer“ – speziell für Einsteiger.