Microsoft Word: Versionen im Vergleich [Übersicht]

Muss man Microsoft Word überhaupt vorstellen? Die Textverarbeitung wird vermutlich zuerst genannt, wenn man ans Office-Paket von Microsoft denkt.

Word ist natürlich auch Teil der Sammlung Microsoft 365 (Education). Du kannst die Software zum Erstellen von Dokumenten in verschiedenen Versionen nutzen – online im Browser, als Desktop-Programm auf dem PC und als mobile App für Tablet und Smartphone.

Einen kurzen Überblick über die verschiedenen Versionen von Microsoft Word gebe ich Dir in diesem Blog-Artikel.

Was ist Microsoft Word?

Die meisten von Euch haben mit Microsoft Word sicher schon mal einen Brief oder eine Hausarbeit geschrieben. Lehrer*innen nutzen die Textverarbeitung, um Arbeitsblätter für den Unterricht zu erstellen. Wenn ich als Autor ein Buch veröffentliche, ist das Manuskript meist mit Word entstanden.

Wenn es also darum geht, ein Dokument in einem bestimmten Layout mit Kopfzeile, Absätzen, Spalten und Seitenzahlen zu gestalten, dann sollte Microsoft Word für Dich die erste Wahl sein.

Die Software muss zudem oft für spontane Notizen, einfache Tabellen oder schnelle Listen herhalten. Auch wenn sich dafür ein Notizbuch-Programm wie OneNote besser eignet: Eine neue Word-Datei ist eben schnell erstellt und Branchen-Standard in vielen Firmen. Erstellte Dateien lassen sich aber auch in Libre Office und den meisten anderen Textverarbeitungen öffnen.

Microsoft entwickelt das Programm kontinuierlich weiter. Zuletzt hat man den mächtigen KI-Assistenten Copilot in Word integriert. Damit kannst Du Dir Dokumente zusammenfassen und komplette Texte vorschreiben lassen.

Microsoft Word für Windows und Mac

Die meisten Anwender*innen nutzen Word als Desktop-Programm auf dem PC bzw. auf dem Mac. Das ist die umfangreichste Version der Textverarbeitung mit den meisten Funktionen und Optionen. Sie eignet sich auch deshalb für lange Dokumente mit vielen Formatierungen und eingefügten Medien.

Voraussetzung für die PC-Version ist eine entsprechende Lizenz von Microsoft Office bzw. Microsoft 365. Damit darfst Du das Software-Paket mit Excel, PowerPoint, Outlook und eben auch Word installieren und legal nutzen.

Die Desktop-Version lässt sich auch offline verwenden, also ohne Internetverbindung. Du hast außerdem die Wahl, ob Du Dateien lokal auf der Festplatte oder in Cloud speichern willst. Dank Anbindung an OneDrive werden Veränderungen am Dokument automatisch gesichert. Du verlierst also keine Zwischenstände, weil Du mal versehentlich das Speichern vergisst.

Beachte dabei die Anzeige in der Titelleiste links oben – so wie in den anderen Office-Programmen.

In der installierten Desktop-App kannst Du außerdem zahlreiche Einstellungen vornehmen und Microsoft Word so an Deine persönlichen Bedürfnisse anpassen. Klicke dazu erst auf Datei und dann ganz unten auf Optionen. Mache Dich in dem neu geöffneten Fenster mit den Möglichkeiten vertraut.

Man sagt, dass der durchschnittliche Anwender nur einen Bruchteil der in Word verfügbaren Funktionen nutzt. Dennoch lohnt sich eine Lizenz für die Desktop-Version, weil Du damit flexibel arbeiten kannst und Dir natürlich auch die weiteren Office-Programme zur Verfügung stehen.

Word Online als Web-App in Microsoft 365

Im Web-Portal von Microsoft 365 findest Du eine Online-Version von Word, die komplett im Browser läuft. Du öffnest sie zum Beispiel innerhalb der Benutzeroberfläche über das App-Menü links oben.

Alternativ kannst Du schon von der Startseite aus ein neues Dokument erstellen oder eine bestehende Datei aufrufen, sofern sie in der Cloud OneDrive vorliegt. Auch Vorlagen stehen in der Web-App zur Verfügung.

Wie üblich ist Dein neues Dokument zunächst eine weiße Seite, die in Word Online mittig im Browserfenster angezeigt wird. Du kannst in dem Fenster sofort lostippen und Text eingeben. Auf den ersten Blick bemerkst Du kaum einen Unterschied zur installierten PC-Version von Microsoft Word.

Das Menüband oben enthält die wichtigsten Funktionen, um Dein Dokument mit Text und Inhalt zu füllen. In der Standardansicht erscheint das Menüband in einer reduzierten, vereinfachten Version. So nimmt die Leiste im Browser nicht so viel Platz weg.

Du kannst aber auch zum Klassischen Menüband wechseln – über den kleinen Pfeil ganz rechts.

Die Funktionsleiste wird dann nach unten aufgeklappt und ähnelt mehr dem Menüband der installierten Desktop-Anwendung. Das gilt übrigens nicht nur für Word Online, sondern für die meisten weiteren Web-Apps der Office-Familie.

Um einfache Textdokumente zu erstellen oder Passagen kurz zu bearbeiten, reicht die Online-Version von Microsoft Word meist aus. Voraussetzung ist aber, dass Deine Dateien in OneDrive gesichert sind, damit Word Online darauf zugreifen kann. Dank Cloud kannst Du die Dokumente so von jedem Ort aus aufrufen.

Ein weiterer Vorteil der Web-App: Du musst Dich nie um Software-Updates kümmern: Word Online ist immer aktuell!

Bei umfangreichen Dokumenten mit vielen Layout-Anpassungen und integrierten Mediendateien empfehle ich Dir aber auf jeden Fall die PC-Version von Word. Das Bearbeiten läuft in der installierten Anwendung spürbar flüssiger als im Browser.

Übrigens: Du kannst fast nahtlos das im Browser geöffnete Dokument in der Desktop-Version aufrufen und darin weiterarbeiten. Klicke dafür oben im Menü erst auf die Schaltfläche Bearbeiten und dann auf In Desktop-App öffnen. Sofort startet Word lokal auf dem PC und zeigt die gewünschte Datei darin an.

Microsoft Word als App für mobile Geräte

Du kannst ein Word-Dokument auch auf mobilen Geräten öffnen und bearbeiten – nicht nur innerhalb der Web-App im Browser. Microsoft bietet die Textverarbeitung nämlich auch als App an – sowohl fürs mobile Betriebssystem Android als auch für die Geräte-Familie von Apple.

Ich empfehle Dir hier aber explizit NICHT, die Word-App auf Deinem Smartphone oder iPad zu installieren. Stattdessen lege ich Dir die App Microsoft 365 (Office) als Download ans Herz. Sie vereint die Office-Tools Word, Excel und PowerPoint in einer Anwendung. So kannst Du Dokumente auch unterwegs grob bearbeiten oder sogar erstellen.

Auch in der mobilen App von Microsoft 365 gilt: Du kannst Dokumente vorrangig und am einfachsten öffnen, wenn sie in der Cloud OneDrive gespeichert sind.

Einzelne Dateien lassen sich darin aber auch offline halten, also auf Deinem mobilen Gerät. So kannst Du die Dokumente ansehen und bearbeiten, selbst wenn Du gerade keine Internetverbindung zur Verfügung hast.

Verschiedene Funktionen und Anwendungsfälle für Word in Schule und Unterricht zeige ich Dir in meinem Handbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erfährst Du zum Beispiel auch, wie Du Dateien mit Schüler*innen und Kolleg*innen teilst und wie Du Dokumente handschriftlich korrigierst.